1.rileva che il bilancio del Comitato rientra nella rubrica 7 del QFP, "Pubblica amministrazione europea", che nel 2023 ammontava a un totale di 12,3 miliardi di EUR, ossia al 6,4 % della spesa di bilancio dell'Unione; osserva che nel 2023 il bilancio del Comitato ammontava all'1,29 % degli stanziamenti a titolo della rubrica 7 del QFP;

2.osserva che la Corte, nella sua relazione annuale per l'esercizio 2023 ("relazione della Corte"), ha esaminato un campione di 70 operazioni a titolo della rubrica 7, di cui 21 (30 %) erano inficiate da errori; osserva inoltre che per cinque di tali errori quantificati dalla Corte, quest'ultima ha stimato un livello di errore inferiore alla soglia di rilevanza;

3.rileva dalla relazione della Corte che le spese amministrative includono le spese per le risorse umane comprese le pensioni, che nel 2023 hanno rappresentato circa il 70 % del totale delle spese amministrative, e le spese per gli immobili, gli impianti e le apparecchiature, l'energia, le comunicazioni e le tecnologie dell'informazione; accoglie con favore il fatto che la Corte abbia concluso, come negli esercizi precedenti, che, nel complesso, la spesa amministrativa è a basso rischio; osserva che la Corte non ha individuato alcun problema specifico riguardante il Comitato nel 2023;

4.osserva che il bilancio definitivo adottato per il Comitato ammontava a 158 767 970 EUR nel 2023, importo che rappresenta un aumento complessivo del 4,1 % rispetto al 2022; apprende dalle risposte del Comitato al questionario della commissione per il controllo dei bilanci per il discarico del bilancio 2023 ("questionario") e dalla relazione annuale di attività del Comitato per il 2023 ("relazione annuale") che la linea di bilancio relativa a retribuzioni e indennità (spese per il personale e i membri del Comitato) è aumentata dell'8,4 % tra il 2022 e il 2023 a causa dell'inflazione; apprende dal questionario che il bilancio per l'assistenza esterna per il funzionamento, lo sviluppo e la manutenzione di sistemi software è aumentato del 33,70 % dal 2022 al 2023, in quanto nel 2023 il Comitato ha reso prioritaria l'attuazione della sua strategia digitale per il periodo 2024-2026; osserva peraltro che la ripartizione degli stanziamenti tra altre linee di bilancio nel bilancio 2023 del Comitato è rimasta comparabile a quella degli esercizi precedenti;

5.osserva con soddisfazione che il tasso di esecuzione del bilancio del Comitato per gli stanziamenti d'impegno dell'esercizio in corso è ulteriormente aumentato, passando dal 96,12 % nel 2022 al 98,70 % nel 2023, dopo una serie di tassi di esecuzione inferiori negli anni precedenti a causa della pandemia di COVID-19 e delle relative restrizioni di viaggio; osserva inoltre che il tasso di esecuzione degli stanziamenti di pagamento dell'esercizio in corso è aumentato, passando dall'88,12 % nel 2022 al 90,67 % nel 2023; osserva che nel 2023 il tempo medio di pagamento è stato di 20,14 giorni, superiore a quello del 2022 (che era di 18,34 giorni);

6.osserva che il riporto di stanziamenti dal 2023 al 2024 è ammontato a 13 827 713 EUR (ossia circa l'8,70 % del bilancio del Comitato per il 2023), il che rappresenta una diminuzione rispetto al livello di 20 162 518 EUR dell'esercizio precedente (ossia circa il 13 % del bilancio del Comitato per il 2022); rileva inoltre con soddisfazione che il tasso di esecuzione degli stanziamenti riportati dal 2022 al 2023 è stato dell'86,76 % nel 2023, rispetto al 76,91 % del 2022; incoraggia il Comitato a proseguire l'impiego efficiente dei fondi erogati;

7.osserva che i servizi del Comitato hanno avviato 12 procedure negoziate di valore inferiore a 60 000 EUR nel 2022, per lo più per perizie, studi e supporto logistico; osserva che il Comitato ha inoltre avviato sei procedure di appalto con i servizi congiunti condivisi con il Comitato europeo delle regioni ("CdR"), principalmente nel settore della logistica e della manutenzione;

8.osserva che nel 2023 il Comitato ha continuato a migliorare l'efficacia dei costi delle proprie attività, in particolare grazie alla modalità di lavoro ibrida, a un maggior ricorso al telelavoro, alla completa dematerializzazione dei circuiti finanziari e alla riduzione dei consumi energetici; apprende dal questionario che il Comitato ha realizzato risparmi finanziari pari a 65 000 EUR nel 2023 grazie a una riduzione del consumo energetico; elogia il Comitato per aver firmato un nuovo contratto quadro per i controlli medici che prevede prezzi più bassi, una maggiore flessibilità e un servizio migliore nel complesso rispetto al contratto precedente; riconosce i significativi risparmi di bilancio e amministrativi realizzati dal Comitato attraverso la cooperazione interistituzionale, in particolare i servizi congiunti con il CdR e l'esternalizzazione (accordi sul livello dei servizi) di servizi specifici alla Commissione nella gestione delle risorse umane e nell'uso di strumenti informatici per la gestione finanziaria e delle risorse umane, nonché la partecipazione a procedure di appalto interistituzionali condotte da altre istituzioni; apprende dal questionario che il costo totale sostenuto dal Comitato per l'esternalizzazione di servizi specifici alla Commissione è aumentato da 743 600 EUR nel 2022 a 793 000 EUR nel 2023;

9.ricorda che la decisione del Consiglio del 25 maggio 2023 ha fissato l'indennità per la partecipazione a distanza dei membri del Comitato alle riunioni non statutarie a 145 EUR al giorno per riunione a distanza, il che rappresenta il 50 % dell'indennità giornaliera per la partecipazione fisica nel 2023; ritiene che, sebbene la partecipazione a distanza sia uno strumento importante per istituzioni al passo con i tempi, in quanto riduce anche i costi delle riunioni e consente una partecipazione più ampia, l'assegnazione di un'indennità per la partecipazione a distanza alle riunioni, anche se ridotta e destinata soltanto ad alcuni tipi di eventi, sia difficile da comprendere per il pubblico, a maggior ragione se si tiene conto della differenza corrisposta ai membri del CESE e ai membri del CdR per la partecipazione a distanza; rileva con soddisfazione dalla relazione del Comitato sul seguito dato alla risoluzione del Parlamento sull'esecuzione del bilancio del Comitato per il 2022 ("relazione di follow-up") che l'applicazione di tale decisione ha già prodotto risparmi di bilancio pari a 1 677 000 EUR grazie alla riduzione delle spese di viaggio e delle indennità versate, nonché risparmi ambientali pari a circa 553,66 tonnellate di CO2, grazie alla riduzione dei viaggi nel 2023; apprende dalla relazione annuale che il numero di giorni di riunione con partecipazione da remoto rimborsati è stato di 2006 (6 259 nel 2022), con una durata media di 3 ore per riunione, per un costo totale di 294 930 EUR nel 2023 (922 925 EUR nel 2022); accoglie con favore i molteplici controlli effettuati dal Comitato per dimostrare la partecipazione da remoto dei membri prima del pagamento dell'indennità;

10.osserva che l'impatto della guerra di aggressione della Russia contro l'Ucraina ha continuato a esercitare pressioni sul bilancio del Comitato nel 2023, a causa dell'aumento dell'inflazione e degli adeguamenti retributivi, delle difficoltà nei progetti immobiliari dovute ai ritardi e all'aumento dei prezzi delle materie prime, dell'indicizzazione dei contratti di locazione (+10,3 % nel 2023 rispetto al 2022) e dell'indicizzazione dei contratti relativi ai servizi di manutenzione e sicurezza (+13,50 % nel 2023 rispetto al 2021); constata in particolare che i costi energetici erano passati da 726 000 EUR nel 2021 a 3 125 000 EUR nel 2022, prima di scendere a 1 923 391 nel 2023; prende atto del massimale del 2 % per le spese non connesse alle retribuzioni; elogia in tale contesto il Comitato per la sua iniziativa volta ad affrontare le difficoltà a livello di bilancio, ad esempio attuando strategie di risparmio energetico attraverso misure a breve nonché medio e lungo termine, il che ha permesso di evitare l'adozione di un bilancio rettificativo nel 2023;

11.prende atto di una diminuzione degli stanziamenti dell'esercizio in corso per la linea di bilancio 1004 (spese di viaggio dei deputati, comprese le indennità di soggiorno e di riunione) da 19 790 milioni di EUR nel 2022 (di cui 15 895 milioni di EUR versati) a 19 761 milioni di EUR nel 2023 (di cui 18 344 milioni di EUR versati); rileva con soddisfazione un miglioramento del tasso di esecuzione di tali stanziamenti dall'80,31 % nel 2022 al 92,83 % nel 2023; osserva che il Presidente del Comitato ha partecipato a 35 missioni per un totale di 71 926 EUR nel 2023, rispetto a 26 missioni nel 2022 ammontanti complessivamente a 38 042 EUR;

12.apprende dal questionario che la direzione congiunta dell'Innovazione e dell'informatica del Comitato e del CdR destina circa il 3 % del suo bilancio informatico alla cibersicurezza, il che è ben lontano dall'obiettivo del 10 % previsto dalla legislazione pertinente; invita i colegislatori e la Commissione a tenerne conto nel quadro della procedura annuale di bilancio;

13.apprende dalla relazione annuale che, nell'ambito del suo programma di lavoro annuale per il 2023, il Comitato aveva fissato un totale di 31 obiettivi concepiti per tutte le entità della sua amministrazione e, nell'ambito della strategia del segretariato generale per il periodo 2021-2025, il Comitato aveva fissato cinque valori fondamentali e cinque obiettivi strategici fondamentali; apprende dal questionario che il numero di pareri elaborati e di partecipazioni a riunioni ad alto livello sono indicatori chiave per misurare la performance del Comitato; prende atto dal questionario che il Comitato dispone di indicatori di performance in vari settori, quali l'informatica, le risorse umane, la traduzione e la comunicazione; chiede al Comitato di includere nelle sue future relazioni un elenco di tutti gli indicatori chiave di performance e di tutti gli obiettivi, per ciascuna attività, nonché l'obiettivo ( %) fissato per conseguirli e il livello ( %) del loro conseguimento;

14.rileva che il Comitato svolge la propria funzione tramite la pubblicazione di pareri, che si riferiscono alle proposte legislative presentate dalla Commissione (consultazioni), pareri d'iniziativa, che invitano le istituzioni dell'Unione a intraprendere azioni, o pareri esplorativi, che confluiscono nell'attività della Commissione sulle iniziative programmate, e che le posizioni del Comitato possono essere sottolineate nelle risoluzioni o incluse nelle relazioni di valutazione o di informazione; elogia il Comitato per i suoi risultati nell'assistere il Parlamento, il Consiglio e la Commissione nel ciclo legislativo del 2023; osserva, in tale contesto, che nel 2023 il Comitato ha adottato 213 pareri e relazioni, un aumento rispetto ai 202 del 2022, e ha organizzato 146 audizioni e 23 conferenze, che nel 2022 erano state rispettivamente 116 e 29; osserva che nel 2023 i membri del Comitato hanno partecipato a 429 riunioni di alto livello, vertici e conferenze, rispetto a 345 del 2022;

15.apprezza il fatto che il Comitato abbia intrapreso azioni nel 2023 per migliorare la visibilità e l'impatto delle sue attività concernenti il formato dei suoi pareri, la metodologia per i pareri di follow-up, la cooperazione con il Parlamento e la Commissione e altri progetti di natura trasversale, nonché iniziative innovative quali, tra l'altro, la valutazione d'impatto dell'UE dal punto di vista dei giovani (EU Youth test), l'iniziativa relativa ai membri di paesi candidati all'allargamento e la piattaforma europea delle parti interessate per l'economia circolare;

16. elogia le iniziative intraprese dal Comitato per promuovere l'impegno attivo dei giovani nel processo di elaborazione delle politiche;

17.accoglie con favore il progetto pilota attuato tra settembre 2022 e aprile 2023 con l'obiettivo di rafforzare il seguito dato a pareri selezionati nei confronti di tutte le istituzioni, mentre 19 pareri sono stati selezionati per un seguito rafforzato nell'ambito di tale progetto; prende atto dal questionario dei risultati complessivamente positivi di tale progetto pilota, quali il miglioramento della capacità del Comitato di intraprendere azioni di follow-up, una migliore definizione delle priorità dei lavori del Comitato e un aumento della diffusione e dell'impatto dei pareri selezionati;

18.sottolinea che la gestione efficace delle risorse limitate è rimasta una sfida fondamentale per tutto il 2023 a causa della carenza di organico, aggravata dall'aumento delle attività nell'ambito di una politica costante e stabile in materia di personale; prende atto del piano del Comitato di introdurre un nuovo approccio alla pianificazione strategica della forza lavoro e all'assegnazione del personale, sfruttando la raccolta di dati sulle competenze del personale, l'ascolto attivo in tutta l'organizzazione e le riflessioni sulle priorità strategiche da parte degli organi politici del Comitato; invita il Comitato a tenere informato il Parlamento in merito all'esito di questo nuovo piano, in quanto potrebbe ispirare altre istituzioni che si trovano ad affrontare sfide analoghe e ricorrenti dal punto di vista delle risorse;

19.osserva, per quanto riguarda le norme di controllo interno (NCI), che l'esercizio di conformità del 2023 ha evidenziato miglioramenti rispetto al 2022; rileva, in tale contesto, che la conformità, vale a dire la misura in cui sono attuati i requisiti delle 16 NCI, è aumentata dall'80,30 % nel 2022 all'87,40 % nel 2023, mentre l'efficacia, ossia la misura in cui l'attuazione di tali requisiti funziona come previsto, è aumentata dal 74 % nel 2022 al 78,10 % nel 2023; osserva inoltre che l'esercizio annuale 2023 di valutazione del rischio ha dimostrato che l'applicazione dei controlli interni ha ridotto del 53 % i rischi intrinseci (nelle categorie "critico" e "molto importante"), che nel 2023 sono passati da 40 a 19;

20. rileva che nel 2023 è stata effettuata una ristrutturazione del Servizio di audit interno (SAI), il che ha consentito di rafforzare la conformità di quest'ultimo alle norme internazionali in materia di audit e di razionalizzare e documentare tutte le sue procedure;

21.osserva che, nel settore delle transazioni finanziarie, all'inizio del 2023 il servizio di audit interno del Comitato (SAI) ha adottato una nuova decisione sulla valutazione dei rischi per l'attuazione di una procedura semplificata; osserva inoltre che nel 2023 l'Ufficio di presidenza del Comitato ha adottato una nuova carta dell'audit interno e una carta del comitato di audit che comprende norme procedurali;

22.apprende dalla relazione annuale e dal questionario che nel 2023 il SAI ha avviato quattro audit sui seguenti temi: autorizzazioni delle riunioni, selezione della commissione consultiva sulle trasformazioni industriali, ciclo strategico, indennità di durata e distanza per i membri del Comitato; invita il Comitato a tenere informata l'autorità di discarico in merito all'esito di tali audit e ad attuare tutte le raccomandazioni in sospeso risultanti da audit precedenti (sulle scadenze istituzionali, l'interpretazione, la verifica, l'etica e l'integrità, i diritti statutari e i tempi di pagamento);

23.rileva che, alla fine del 2023, il Comitato contava 707 membri del personale, rispetto ai 706 del 2022; osserva inoltre che nel 2023 erano impiegati 49 agenti contrattuali e 130 agenti temporanei, di cui 52 assunti nel 2023 (rispetto ai 50 agenti contrattuali e ai 128 agenti temporanei del 2022); osserva altresì che il Comitato ha impiegato 12 agenti interinali e 10 membri esterni del personale operanti in loco, esclusi i fornitori di servizi esterni nei settori della logistica e dell'informatica; prende atto del fatto che nel 2023 il tasso di occupazione è stato del 95,50 %, rispetto al 95,10 % del 2022, e il tasso di avvicendamento del personale è stato del 7 %;

24.accoglie con favore l'impegno continuo profuso dal Comitato per migliorare il quadro relativo alle risorse umane al fine di proporsi come datore di lavoro attrattivo e offrire un luogo di lavoro nel quale ciascun individuo è valorizzato e può esprimere pienamente le proprie potenzialità; osserva che, nell'ambito dell'attuazione della sua strategia in materia di risorse umane per il periodo 2023-2025, il Comitato ha realizzato diverse tappe fondamentali nel 2023, con l'adozione di nuove decisioni riguardanti, tra l'altro, le condizioni di lavoro (lavoro ibrido, straordinari, congedi speciali), la strategia per la diversità e l'inclusione e il piano d'azione per il periodo 2023-2027, la mobilità del personale e la metodologia per i posti sensibili, nonché il sistema di valutazione e promozione del personale; prende atto con favore dei risultati positivi del sondaggio sulla soddisfazione del personale pubblicato nel maggio 2023, in cui sia il personale che i dirigenti si dichiarano molto soddisfatti rispetto a varie questioni relative alle risorse umane, in particolare per quanto riguarda le modalità di lavoro, un tema su cui sembra che il Comitato abbia trovato il perfetto equilibrio;

25.osserva che il Comitato è diventato un importatore netto di talenti (da altre istituzioni) per il secondo anno consecutivo a seguito dell'attuazione di un piano mirato di attrattiva e fidelizzazione; riconosce tuttavia le difficoltà persistenti dovute al ricorso ad agenti temporanei in un contesto di carenza di elenchi di riserva dell'EPSO, il che comporta rischi per il trattenimento delle competenze; sottolinea l'importanza del personale permanente per il mantenimento delle competenze, della continuità e di un ambiente di lavoro produttivo; raccomanda al Comitato di attuare iniziative per rispondere a tali sfide, ad esempio organizzando concorsi interni;

26.osserva che, al fine di distribuire meglio le sue scarse risorse, nel 2023 è stato ultimato un audit esterno di mappatura delle risorse umane, commissionato dal Comitato; osserva con inquietudine che i risultati di tale audit hanno confermato il pesante carico di lavoro in numerosi servizi in seno al Comitato, il che mette a rischio l'adempimento della missione e degli obblighi del Comitato; invita il Comitato a mettere in pratica le raccomandazioni dell'audit, tra cui la revisione del sistema di valutazione delle prestazioni entro il 2025, l'adozione della nuova decisione sulle condizioni di lavoro e il monitoraggio periodico del coinvolgimento del personale; insiste sull'importanza della pianificazione strategica della forza lavoro per ottimizzare l'assegnazione delle risorse, garantire l'allineamento alle priorità di elevato livello stabilite dalle autorità politiche e proseguire gli sforzi di efficientamento dei costi;

27.osserva che nel 2023 sono proseguite le tendenze positive rilevate a partire dal 2022 in relazione all'assunzione di personale; elogia il Comitato per le azioni intraprese in questo settore, quali, ad esempio, l'allineamento della pubblicazione dei posti vacanti con la pubblicazione dei nuovi elenchi di riserva dell'EPSO o la pubblicazione di opportunità di lavoro sul sito web del Comitato e su LinkedIn, tra gli altri; chiede al Comitato di tenere informato il Parlamento in merito ai risultati del suo progetto pilota sulle attività di "employer branding" (promozione della sua immagine in quanto datore di lavoro); sottolinea che l'inserimento dei nuovi assunti costituisce un fattore importante di allineamento strategico, in quanto garantisce che il personale sia informato in merito alle norme e alle strategie poste in essere in seno a un'istituzione; elogia il Comitato per aver migliorato l'inserimento dei nuovi membri del personale nel 2023 attraverso un opuscolo di benvenuto e una lettera di inserimento aggiornati, un pacchetto di benvenuto contenente gadget ecologici, un ciclo di feedback sull'esperienza di inserimento, una migliore tempistica delle sessioni di benvenuto, il rinnovo della pagina web dedicata ai nuovi assunti (Newcomers' Corner), nonché consigli destinati ai dirigenti per l'inserimento dei nuovi assunti;

28.ricorda che il Comitato ha adottato la decisione 282/23A, con effetto dal 1° gennaio 2024, che istituisce una politica del lavoro ibrido flessibile e basata sulla fiducia, offrendo nel contempo al personale un migliore equilibrio tra vita professionale e vita privata e migliorando l'adattabilità e l'efficienza; chiede al Comitato di informare tempestivamente l'autorità competente per il discarico sugli sviluppi a tale riguardo;

29.plaude alla nomina di una donna alla carica di Segretario generale nel gennaio 2024, che rappresenta un passo positivo verso il conseguimento dell'equilibrio di genere; deplora tuttavia che nel 2023 la percentuale di donne nei quadri di alto livello sia rimasta bassa, con solo due dei sette posti di alto livello attualmente occupati da donne; si compiace tuttavia del fatto che il Comitato consideri importante l'equilibrio di genere nel suo personale, in particolare nell'alta dirigenza, e invita il Comitato a migliorare rapidamente la situazione ai suoi livelli più alti, garantendo una rappresentanza equilibrata in linea con gli impegni che ha assunto in materia di diversità e inclusione;

30.deplora che il Comitato non sia stato in grado di fornire dati sui casi di burnout nel 2023 e respinge la posizione espressa dal Comitato nella sua relazione di follow-up, secondo cui il burnout in quanto tale non è una diagnosi medica riconosciuta e le ragioni del burnout possono essere molteplici; ricorda l'importanza di dati statistici sul burnout per contribuire a prendere decisioni sul benessere del personale, che dovrebbero basarsi anche sugli insegnamenti tratti dalle esperienze passate alquanto infelici e sulle valutazioni esterne del quadro attuale; riconosce i vincoli in materia di protezione dei dati ma sottolinea il valore dei dati statistici anonimizzati a sostegno di decisioni manageriali informate; prende atto con preoccupazione dei risultati che evidenziano un carico di lavoro pesante in diversi servizi a causa delle limitate risorse umane; plaude all'adozione di nuove modalità di lavoro quale passo positivo, pur incoraggiando il Comitato a prendere ulteriori misure per garantire la pubblicazione di dati anonimizzati sui casi di burnout;

31.prende atto che nel 2023 il Comitato impiegava membri del personale provenienti da tutti gli Stati membri, alcuni dei quali erano sovrarappresentati (ad esempio, Belgio e Italia); prende atto che, nel 2023, il 24 % dei membri del personale che ricoprivano posti a livello direttivo presso il Comitato provenivano dai 13 Stati membri che hanno aderito all'Unione dopo il 2004, il che rappresenta un leggero incremento rispetto al 21 % nel 2022 e al 19 % nel 2021; ribadisce l'invito al Comitato a continuare a prendere misure per raggiungere un'adeguata distribuzione geografica all'interno del suo personale, con particolare attenzione al livello direttivo;

32.accoglie con favore gli sforzi compiuti dal Comitato per creare un ambiente di lavoro sano per i membri del suo personale; elogia in particolare il Comitato per l'importanza accordata alla salute mentale e fisica del personale e per le misure di sensibilizzazione in merito alle questioni relative alla salute; prende atto delle misure adottate dal Comitato sulla gestione dei congedi di malattia, come il lavoro a tempo parziale per motivi medici e l'estensione del telelavoro, al fine di garantire che il personale assente per malattia di lunga durata ritorni al lavoro al momento opportuno, nonché dell'aumento della percentuale di personale che non ha fatto nessuna assenza dal 27 % nel 2022 al 30 % nel 2023; prende atto con soddisfazione che il Comitato ha organizzato una campagna gratuita di screening dei tumori della pelle presso i suoi locali, nell'ambito della quale nel 2023, durante quattro giorni, 104 membri del personale sono stati visitati da dermatologi esterni;

33.accoglie con favore l'adozione della nuova strategia per la diversità e l'inclusione, in vigore fino al 2027; elogia le azioni specifiche di sensibilizzazione alla disabilità intraprese all'inizio del 2024; rimarca con soddisfazione che la formazione in materia di diversità e inclusione resta obbligatoria per i dirigenti e raccomandata per il personale; riconosce il forte impegno del Comitato a promuovere un luogo di lavoro pienamente inclusivo; incoraggia il Comitato ad adottare ulteriori misure per monitorare la rappresentanza dei lavoratori con disabilità e garantire la pubblicazione di dati anonimizzati al riguardo;

34.prende atto che il Comitato ha proseguito il suo processo di riforma interna con l'adozione di una decisione sulle disposizioni generali di esecuzione relative alle indagini amministrative e sulle norme di attuazione per i procedimenti disciplinari nel 2023; elogia il Comitato per aver compiuto quest'ultimo passo necessario per attuare pienamente le misure per un quadro deontologico rafforzato del Comitato; apprende dalla relazione di follow-up che il Comitato e il revisore interno hanno concordato un piano d'azione riguardante l'audit sull'etica e l'integrità del Comitato, che comprende otto raccomandazioni attuate e chiuse e due raccomandazioni ancora da attuare entro il marzo 2025; invita il Comitato a tenere informata l'autorità di discarico riguardo ai progressi compiuti in tale ambito;

35.prende atto che nel 2023 il Comitato ha continuato a formare il personale e a sensibilizzarlo in merito ai temi relativi alle denunce di irregolarità, ai conflitti di interessi e ad altre questioni etiche; prende atto con soddisfazione, in tale contesto, dei risultati dell'indagine sul coinvolgimento del personale condotta nel 2023, da cui emerge un elevato tasso di consapevolezza del personale per quanto riguarda il quadro deontologico del Comitato, in particolare per quanto riguarda le reti dei consulenti di fiducia (93 %) e dei consulenti in materia di etica (83 %); osserva che nel 2023 il Comitato ha organizzato 12 sessioni di formazione su tali temi, a cui hanno partecipato in totale 79 membri del personale; elogia il Comitato per aver organizzato una formazione obbligatoria sul rispetto e la dignità sul luogo di lavoro per tutto il personale, compresi i dirigenti;

36.osserva che nel 2023 è stata segnalata una denuncia di molestie, che è stata chiusa lo stesso anno a seguito di un'indagine e di una mediazione da parte del Comitato, senza l'imposizione di sanzioni; ricorda che il Comitato è parte civile nel procedimento legale in corso avviato dalle autorità nazionali belghe contro un ex membro accusato di condotta illecita, procedimento attualmente in corso dinanzi ai tribunali belgi; chiede al Comitato di informare il Parlamento in merito agli sviluppi del caso; ritiene che la promozione di una cultura del rispetto e della dignità, sostenuta da una politica di tolleranza zero nei confronti delle molestie, sia fondamentale per prevenire future accuse e garantire un ambiente di lavoro sicuro e inclusivo in seno al Comitato;

37.ribadisce che una politica di tolleranza zero nei confronti delle molestie è necessaria per proteggere il benessere del personale ed è un dovere di qualsiasi datore di lavoro; ricorda che, nell'affrontare le denunce di molestie, dovrebbe essere messo in atto un approccio basato sugli insegnamenti appresi al fine di evitare ogni possibile irregolarità; ritiene, tuttavia, che un'indagine esterna e indipendente sul caso attualmente oggetto di procedimento legale risulterebbe utile per migliorare la reazione del Comitato in casi analoghi;

38.apprezza la disponibilità del Comitato a cooperare con gli organi investigativi dell'Unione, in particolare l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF), la Procura europea (EPPO) e il Mediatore; prende atto che nel 2023 sono stati aperti due casi dell'OLAF, entrambi archiviati nello stesso anno: uno per mancanza di elementi probatori sufficienti e l'altro dopo il suo deferimento al Comitato per il seguito da dare; invita il Comitato a tenere informata l'autorità di discarico riguardo ai progressi compiuti riguardo al secondo caso; prende atto inoltre che nel 2023 il Mediatore ha avviato un'indagine relativa alla gestione di un caso riguardante accuse di molestie; chiede al Comitato di informare l'autorità di discarico in merito ai risultati dell'indagine;

39.prende atto con soddisfazione del lavoro svolto dal Comitato per una maggiore trasparenza delle sue attività nel 2023; prende atto, in tale contesto, dell'adozione di una decisione che amplia la gamma di documenti disponibili online attraverso il registro per la trasparenza, quali i verbali delle riunioni del Comitato e gli elenchi di presenza, nonché di una decisione che chiede ai membri del Comitato di incontrare solo le parti interessate registrate, di pubblicare gli elenchi delle riunioni e di allegare la loro "impronta legislativa" ai loro pareri; esprime apprezzamento per il fatto che il Comitato pubblica online informazioni sul suo bilancio annuale, sui suoi indicatori di performance, sulla spesa e sugli appalti pubblici; chiede che siano pubblicate tutte le riunioni tenute dai membri del CESE con terzi;

40.prende atto con soddisfazione del fatto che il Comitato ha messo in atto norme e procedure solide per prevenire i conflitti di interessi ed evitare il fenomeno delle "porte girevoli" per quanto riguarda il personale impegnato in attività esterne o gli ex membri del Comitato che assumono nuove funzioni; prende atto, a tale riguardo, che nel 2023 il Comitato ha introdotto un nuovo modulo per la "dichiarazione di interessi finanziari"; osserva che il modulo deve essere presentato dai membri, dai delegati, dai supplenti e dai consiglieri per le loro cariche o attività retribuite e non retribuite al di fuori del Comitato; elogia inoltre il Comitato per il suo coinvolgimento nel 2023 nei negoziati politici volti a creare l'organismo etico interistituzionale incaricato di definire norme etiche per rafforzare la trasparenza e l'integrità;

41.osserva che, il 21 marzo 2023, l'Ufficio di presidenza del Comitato ha adottato diverse misure in materia di trasparenza conformemente ai principi stabiliti in relazione al registro per la trasparenza dell'UE, quali la raccomandazione per i membri titolari di cariche di incontrare solo le parti interessate registrate, l'obbligo per i membri titolari di cariche di pubblicare gli elenchi delle riunioni e una "impronta legislativa" volontaria per i relatori; osserva che sono state intraprese diverse azioni per attuare la decisione dell'Ufficio di presidenza, tra cui la pubblicazione di una nota di servizio che stabilisce le modalità pratiche per l'attuazione della decisione, una campagna formativa di sensibilizzazione e la messa a disposizione di modelli di messaggi da includere nella corrispondenza tra i membri del Comitato e le parti interessate esterne per incoraggiare l'adesione al registro per la trasparenza dell'UE (se del caso);

42.esorta il CESE ad attuare un monitoraggio in tempo reale dei conflitti di interesse dichiarati, imponendo a tutti i membri e al personale di alto livello di rendere pubblici, ogni anno, gli interessi finanziari, i beni e le affiliazioni esterne, al fine di evitare indebite influenze sul processo decisionale;

43.prende atto dell'assenza di casi di frode, conflitti di interessi e denunce di irregolarità nel 2023; osserva che è stato effettuato un riesame dell'efficacia delle misure antifrode del Comitato al fine di elaborare una strategia antifrode, che ancora manca nonostante le ripetute richieste formulate dal Parlamento nelle sue risoluzioni sul discarico di adottare azioni volte a migliorare il sistema antifrode globale; ricorda l'importanza di una strategia antifrode globale e invita il Comitato a tenere informata l'autorità di discarico circa l'esito di tale esercizio, che avrebbe dovuto concludersi con l'adozione di una strategia antifrode nel 2024;

44.prende atto che il bilancio combinato per il settore informatico del Comitato e del CdR ammontava a 12 700 000 EUR nel 2023, rispetto a 11 712 000 EUR nel 2022, registrando un aumento dell'8,4 %, mentre 350 000 EUR di tale bilancio (pari al 3 %) sono stati destinati alla cibersicurezza nel 2023; osserva inoltre che il 6,24 % del bilancio totale del Comitato per il 2023 rappresentava spese per le azioni di attuazione della nuova "Strategia digitale per il periodo 2024-2026" (DS2026) elaborata dalla direzione congiunta dell'Innovazione e delle tecnologie dell'informazione (DIIT) nel 2023;

45.osserva che la DS2026 prevede un futuro in cui la tecnologia è integrata nella missione principale del Comitato, concentrandosi sull'efficienza, la velocità e il proseguimento dell'evoluzione digitale, ponendo sia l'amministrazione che i membri al centro della trasformazione digitale e mirando a migliorare la prestazione dei servizi, la responsabilizzazione e l'adattabilità; osserva che la DS2026 è strutturata intorno a otto obiettivi, otto principi fondamentali e quattro grandi progetti, tra cui l'adozione di Ares e EdiT, che dovrebbero essere avviati rispettivamente nel 2026 e nel 2025; prende atto con soddisfazione dal questionario dei progressi compiuti dalla DIIT nell'attuazione della DS2026 nel 2023, con l'attuazione di azioni quali, tra l'altro, l'adozione di orientamenti sull'intelligenza artificiale destinati al personale, l'integrazione dei flussi degli emendamenti negli strumenti di traduzione e la creazione di un ufficio di gestione dei progetti;

46.prende atto dalla relazione annuale delle azioni adottate dal Comitato nel settore della protezione dei dati personali e del loro trattamento; rileva che nel 2023 il Comitato ha creato una nuova versione online del suo registro delle attività e un nuovo registro comune delle attività con il CdR, e che il primo contava 121 attività e il secondo ne contava 25 alla fine del 2023; osserva inoltre che il Comitato ha adottato una nuova procedura per il trattamento delle violazioni dei dati, ha pubblicato una guida sulla protezione dei dati e ha attuato diverse iniziative di sensibilizzazione destinate al suo personale e ai suoi membri nel 2023; osserva infine che nel 2023 il Garante europeo della protezione dei dati (GEPD) ha avviato un'indagine relativa alla gestione di un audit esterno e ha proseguito un'indagine precedente sull'utilizzo dei servizi cloud nell'ambito dei contratti Cloud II da parte delle istituzioni dell'Unione, e che per entrambe le indagini le conclusioni sono ancora in sospeso; invita il Comitato a tenere informata l'autorità di discarico sui progressi compiuti a tale riguardo;

47.prende atto che nel 2023 il Comitato ha completato il suo progetto per l'attrezzatura di tutte le sue sale riunione e che altre 14 sale riunione sono state dotate di tecnologie che le rendono pienamente operative in modalità ibrida; esprime apprezzamento per il fatto che il Comitato ha condotto tutte le procedure di appalto per contratti di valore elevato in modo completamente digitalizzato, ha utilizzato la firma elettronica qualificata per qualsiasi tipo di accordo contrattuale e ha fornito al personale formazioni sulla transizione al sistema dello strumento di gestione degli appalti pubblici e al portale Finanziamenti e appalti nel 2023;

48.elogia il Comitato per le sue azioni concrete volte a garantire che il suo personale acquisisca le competenze digitali necessarie in un luogo di lavoro sempre più digitalizzato nel 2023; prende atto in tale contesto delle attività, come i "mini-hackaton", organizzate nel quadro di una rete tra pari istituita con il CdR per promuovere un uso e una comprensione migliori degli strumenti digitali collaborativi, nonché il coaching tra pari e gli scambi di esperienze; prende atto che il risultato di tali attività è stato integrato nell'offerta formativa del Comitato;

49.osserva che nell'ottobre 2023 sono stati adottati orientamenti per il personale sull'uso dell'intelligenza artificiale (IA), che è stata organizzata una sessione informativa per tutti i membri del personale che ne ha evidenziato le opportunità e le sfide, e che sull'intranet del Comitato sono stati pubblicati articoli basati sulla conoscenza per sensibilizzare maggiormente il personale sul tema;

50.prende atto che nel 2023 sono proseguiti i lavori riguardanti l'adozione e l'applicazione del quadro in materia di cibersicurezza del NIST (Istituto nazionale delle norme tecniche e della tecnologia) all'interno sia del Comitato che del CdR e che le azioni intraprese in quell'anno si sono concentrate su alcuni dei principi di tale quadro, vale a dire la protezione e l'individuazione dei principi; prende atto che le strategie di mitigazione sono attuate utilizzando il quadro in materia di cibersicurezza "Essential Eight"; osserva inoltre che nel 2023 il Comitato non ha subito attacchi informatici, ma che alla fine del 2022 e all'inizio del 2024 ha subito brevi attacchi di tipo "negazione del servizio" (Denial of Service, DoS) contro i suoi siti web istituzionali ospitati esternamente;

51.esorta il CESE ad aumentare il suo bilancio per la cibersicurezza portandolo ad almeno il 10 % della sua spesa informatica totale, conformemente alle direttive dell'UE in materia di cibersicurezza, garantendo una maggiore protezione dalle minacce informatiche, in particolare per quanto riguarda i dati sensibili relativi alle questioni politiche e di bilancio;

52.conferma di aver ricevuto la relazione del Comitato del 3 giugno 2024 che informa l'autorità di discarico in merito alla sua politica immobiliare, conformemente all'articolo 266, paragrafo 1, del regolamento finanziario dell'Unione; prende atto con soddisfazione da tale relazione che il Comitato, insieme al CdR, ha conseguito una delle principali priorità della sua strategia immobiliare per il 2017, vale a dire la "concentrazione geografica degli edifici"; prende atto inoltre che tale risultato ha già permesso di realizzare risparmi grazie al minor costo di locazione dell'intero edificio VMA rispetto ai tre edifici precedentemente affittati; constata che tali risparmi ammontano a circa 1,8 milioni di EUR, importo che, secondo tale relazione, equivale al canone di locazione pagato per l'edificio B100; osserva che il Comitato sta attualmente lavorando all'aggiornamento della sua strategia immobiliare a lungo termine del 2017 e che tale lavoro dovrebbe concludersi entro la fine del 2025; invita il Comitato a tenere informata l'autorità di discarico circa l'esito di tale esercizio;

53.accoglie con favore il completamento della ristrutturazione (ossia i lavori di sistemazione) dell'edificio VMA di recente acquisizione, che hanno incluso l'installazione di tecnologie intelligenti per il risparmio energetico; sostiene il piano del Comitato di effettuare audit tecnici e ambientali di tutti i suoi edifici e indica che l'esito di tali audit dovrebbe consentire di individuate tutte le installazioni tecniche e le componenti degli edifici che devono essere ristrutturate in tutto o in parte, nonché quelle che possono essere mantenute nel loro stato attuale, allineandosi in tal modo agli obiettivi del Green Deal europeo; invita il Comitato ad aggiornare l'autorità di discarico in merito all'esito di tali audit e al relativo seguito;

54.prende atto che la task force sulle nuove modalità di lavoro, istituita nel 2022, ha pubblicato una prima relazione prospettica nel 2023, incentrata sugli spazi per uffici disponibili e sulle possibili opzioni di ottimizzazione; prende atto del piano del Comitato di proseguire tale esercizio attraverso un processo di partecipazione del personale alla progettazione dei futuri spazi di lavoro; invita il Comitato a tenere informata l'autorità di discarico riguardo ai progressi compiuti in tale ambito;

55.plaude all'impegno assunto dal Comitato e dal CdR di applicare sistematicamente il principio di "progettazione universale" alle proprie infrastrutture, in modo da garantire l'accessibilità dei loro edifici attraverso la progettazione; osserva che nel 2023 i due Comitati hanno adottato una serie di diverse misure per garantire l'accessibilità dei loro edifici alle persone con vari tipi di disabilità, anche al momento dell'ammodernamento degli ascensori nell'edificio JDE;

56.accoglie con favore le pratiche verdi del Comitato e plaude all'ulteriore riduzione del consumo di gas, elettricità e acqua e delle emissioni di carbonio e all'aumento del tasso di riciclaggio in relazione alle attività del Comitato nel 2023 rispetto al 2019; rileva un leggero deterioramento, rispetto ai livelli del 2019, del tasso del volume dei rifiuti, da -66 % nel 2022 a -56 % nel 2023 a causa di una maggiore presenza in ufficio;

57.osserva che l'efficienza energetica e la riduzione delle emissioni sono state conseguite attraverso investimenti in impianti edilizi innovativi efficienti sotto il profilo energetico, tra cui tecnologie intelligenti di risparmio energetico installate nell'edificio VMA, l'acquisto del 100 % di elettricità verde, l'introduzione di criteri ambientali (personalizzati) in tutte le procedure di gara di valore pari o superiore a 60 000 EUR, l'uso di flussi di lavoro privi di supporti cartacei e altre misure quali, tra l'altro, la riduzione dell'orario di funzionamento del sistema di illuminazione, la riduzione della temperatura di riferimento invernale in tutti gli edifici a 19 °C o ancora la chiusura degli edifici nei periodi di scarsa presenza di personale; prende atto che la riduzione del consumo energetico del Comitato corrisponde a un tasso del 3,4 % e a un guadagno finanziario di 65 395 EUR;

58.prende atto dalla relazione di follow-up che le tecnologie intelligenti per il risparmio energetico installate nell'edificio VMA, recentemente ristrutturato, hanno contribuito a una riduzione del consumo energetico (gas ed elettricità) del Comitato dal 20 % al 30 % nel 2023; rinnova tuttavia il suo invito il Comitato a fornire al Parlamento un aggiornamento degli utili sugli investimenti di tali installazioni tecnologiche;

59.si compiace del fatto che il Comitato ha adottato una strategia di risparmio energetico, con misure a breve, medio e lungo termine; prende atto, in tale contesto, che il Comitato ha avviato un audit ambientale di tutti i suoi edifici al fine di individuare, tra l'altro, il livello di prestazione energetica delle strutture e delle attrezzature attuali, nonché di stimare il rendimento ambientale degli investimenti necessari rispetto ai costi complessivi (manutenzione, consumo, ecc.) su un periodo di 30 anni; prende atto inoltre che sono previsti studi sulle misure di efficienza energetica per il 2024 e il 2025; invita il Comitato a tenere informata l'autorità di discarico riguardo ai progressi compiuti in tali ambiti;

60.ricorda che nel 2022 l'elettricità prodotta dai pannelli solari del Comitato era di 15,5 MWh, pari al 0,25 % del consumo annuo del Comitato, mentre nel 2023 la stessa cifra è scesa a 5,75 MWh; apprende con soddisfazione dal questionario che il Comitato sta dando l'esempio per quanto riguarda le misure e le azioni intraprese a favore della mobilità sostenibile;

61.plaude alla stretta cooperazione instaurata dal Comitato con il CdR a livello amministrativo, attraverso il nuovo accordo di cooperazione firmato nel 2022, in base al quale i due Comitati condividono locali e servizi congiunti nei settori della traduzione, delle infrastrutture, della logistica, della sicurezza, degli appalti, della gestione finanziaria e delle tecnologie dell'informazione, mantenendo al contempo la piena autonomia istituzionale; accoglie con favore lo sviluppo positivo registrato nel 2023, quando i due Comitati hanno ulteriormente concordato lo sviluppo e il finanziamento di uno spazio di comunicazione condiviso con strutture audiovisive congiunte nell'edificio JDE; chiede al Comitato di individuare e informare il Parlamento in merito ai risparmi di bilancio realizzati durante il primo anno di attuazione di tale accordo nel settore audiovisivo; ribadisce l'invito al Comitato a proseguire e rafforzare tale cooperazione in altri ambiti, nell'ottica di evitare duplicazioni e razionalizzare ulteriormente i costi operativi dei servizi disponibili nei locali condivisi dal Comitato e dal CdR; esorta il Comitato e il CdR a valutare la possibile istituzione di un'unica amministrazione per i servizi congiunti, mantenendo direzioni o unità separate per i servizi riguardanti gli aspetti inerenti ai loro ambiti di competenza specifici e indipendenti; incoraggia il Comitato e il CdR a portare avanti i loro sforzi per sviluppare ulteriormente la cooperazione e le sinergie;

62.prende atto che hanno continuato a essere realizzati risparmi di bilancio e incrementi di efficienza attraverso una cooperazione attiva tra il Comitato e le altre istituzioni dell'Unione nel 2023, anche organizzando le sessioni plenarie del Comitato nei locali della Commissione e del Parlamento, in cui i locali e i servizi associati sono forniti gratuitamente o a tassi inferiori ai prezzi di mercato esterni;

63.prende atto con soddisfazione che nel 2023 il Comitato e il Parlamento hanno rinegoziato il loro accordo interistituzionale, che hanno successivamente firmato nel 2024, e che tale accordo mira a fornire contributi più pertinenti e tempestivi durante l'intero ciclo legislativo e a rafforzare la cooperazione bilaterale; accoglie con favore il fatto che il nuovo protocollo di cooperazione del Comitato con la Commissione, firmato nel 2022, ha già apportato miglioramenti all'impatto del Comitato, ad esempio nella fase prelegislativa mediante pareri esplorativi; incoraggia l'ulteriore rafforzamento delle sinergie politiche, legislative e di comunicazione tra il Comitato e il Parlamento, in particolare nel contesto dell'iniziativa dei cittadini europei e del semestre europeo;

64.ribadisce il proprio apprezzamento per l'esternalizzazione (accordi sul livello dei servizi) di servizi specifici alla Commissione nell'ambito della gestione delle risorse umane e dell'uso di strumenti informatici finanziari e di gestione delle risorse umane, nonché per la partecipazione del Comitato alle procedure di appalto interistituzionali condotte da altre istituzioni, in virtù delle quali nel 2023 il Comitato ha continuato a beneficiare di sinergie nei settori dell'informatica, dei viaggi istituzionali, delle assicurazioni, dei trasporti, della traduzione e delle attrezzature audiovisive;

65.rileva che il Comitato svolge un ruolo nel rafforzamento dei legami con i consigli economici e sociali nazionali degli Stati membri e fra di essi; prende atto dal questionario delle misure adottate dal Comitato per rafforzare la rete e la comunità online con i CES nazionali, quali, tra l'altro, la creazione di gruppi di lavoro congiunti e di programmi di scambio, la collaborazione su una piattaforma informatica collaborativa e la partecipazione a eventi comuni; chiede una cooperazione costante su temi di interesse comune e lo scambio di buone pratiche, sottolineando il ruolo fondamentale della società civile nell'affrontare le attuali sfide dell'Unione;

66.prende atto che nel 2023 il bilancio complessivo del Comitato per la comunicazione è ammontato a 2,15 milioni di EUR, registrando un aumento rispetto ai 1,5 milioni di EUR del 2022; rileva che tale bilancio è stato destinato principalmente ai quattro eventi faro organizzati nel 2023 (l'iniziativa dei cittadini europei, "La vostra Europa, la vostra opinione!", i premi per gli alimenti biologici e la 14a edizione del Premio per la società civile), al miglioramento e/o al rinnovo dei social media, del sito web esterno e della produzione audiovisiva del Comitato, nonché ai media e alle pubblicazioni di carattere giornalistico; elogia il Comitato per le sue attività di comunicazione volte a realizzare tali priorità di comunicazione per il 2023, tra cui l'iniziativa Blue Deal, la COP28, la risoluzione sulla democrazia e il 65o anniversario del Comitato;

67.elogia il Comitato per i suoi sforzi in relazione alla sua comunicazione strategica nel 2023; prende atto che il Comitato ha adottato una nuova strategia di comunicazione volta a rafforzarne l'immagine e la comunicazione; osserva che, nell'ambito di tale strategia, il Comitato ha trasmesso in streaming i suoi eventi più importanti, principalmente in tutte le lingue dell'Unione, ha introdotto nuovi strumenti di comunicazione, come la serie di video "Reporting from the plenary", ha concentrato le sue risorse di comunicazione sugli eventi faro del Comitato per il 2023 e ha compiuto particolari sforzi per aumentare la sua presenza sui social media;

68.invita il CESE a rafforzare il monitoraggio e la rendicontazione in materia di diritti del lavoro, inclusione sociale e violazioni dei diritti umani nell'ambito dei programmi finanziati dall'UE, garantendo una maggiore responsabilità nelle sue funzioni consultive e nelle raccomandazioni politiche;

69.osserva che il numero di follower sui social media sulle piattaforme istituzionali del Comitato è aumentato notevolmente di 25 000 follower nel 2023; osserva che, alla fine del 2023, il Comitato ha raggiunto 61 416 follower su X, ossia un aumento del 5 % rispetto al 2022, 61 761 follower su LinkedIn, ossia un aumento del 30 % rispetto al 2022, 46 868 follower su Facebook, ossia un aumento del 5,3 % rispetto al 2022, e 17 428 follower su Instagram, ossia un aumento del 45 % rispetto al 2022;

70.si compiace dell'approccio positivo del Comitato all'uso di soluzioni open-source per le comunicazioni online; prende atto che nel luglio 2023 il Comitato ha aperto il suo primo account sulla piattaforma EU Voice Mastodon, una rete di social media decentralizzata, gratuita e open-source che collega gli utenti in un ambiente orientato alla privacy e privo di pubblicità; prende atto che, nel corso del secondo semestre del 2023, il Comitato ha comunicato attivamente sull'account Mastodon, alimentandolo ogni giorno lavorativo con post sulle sue attività e priorità e fornendo informazioni sull'Unione; prende atto della decisione del Comitato di interrompere la sua presenza su tale piattaforma a partire dal 2024.