1.Europaparlamentet noterar att kommitténs budget sorterar under rubrik 7 i den fleråriga budgetramen, ”Europeisk offentlig förvaltning”, som 2023 uppgick till totalt 12,3 miljarder EUR, dvs. 6,4 % av unionens budgetutgifter. Parlamentet noterar att kommitténs budget 2023 utgjorde 1,29 % av anslagen under rubrik 7 i den fleråriga budgetramen.

2.Europaparlamentet noterar i revisionsrättens årsrapport för budgetåret 2023 att ett urval bestående av 70 transaktioner granskades under rubrik 7, av vilka 21 (30 %) innehöll fel. Parlamentet noterar vidare att revisionsrätten kvantifierade fem av dessa fel och uppskattade att felnivån låg under väsentlighetsgränsen.

3.Europaparlamentet noterar i revisionsrättens rapport att de administrativa utgifterna omfattar utgifter för personal, inklusive pensioner, som 2023 utgjorde cirka 70 % av de totala administrativa utgifterna, och utgifter för byggnader, utrustning, energi, kommunikation och it. Parlamentet välkomnar att revisionsrätten i likhet med tidigare år kom fram till att de administrativa utgifterna på det stora hela är förknippade med låg risk. Parlamentet noterar att revisionsrätten inte fann några specifika problem när det gällde kommittén under 2023.

4.Europaparlamentet noterar att kommitténs slutliga antagna budget 2023 uppgick till 158 767 970 EUR, vilket är en ökning med 4,1 % i förhållande till 2022. Parlamentet noterar i kommitténs svar på det frågeformulär som budgetkontrollutskottet översände inför förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet för 2023 (frågeformuläret) och kommitténs årliga verksamhetsrapport för 2023 att budgetposten för löner och ersättningar (utgifter för kommitténs personal och ledamöter) ökade med 8,4 % från 2022 till 2023 på grund av inflationen. Parlamentet noterar på grundval av frågeformuläret att budgeten för ”Externa tjänster för utveckling, användning och underhåll av systemprogramvara” ökade med 33,70 % från 2022 till 2023 på grund av att kommittén under 2023 gjorde genomförandet av sin digitala strategi för 2024–2026 till en prioritet. Parlamentet noterar att fördelningen av anslag mellan övriga budgetposter i kommitténs budget för 2023 i övrigt förblev jämförbar med fördelningen under tidigare år.

5.Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att kommitténs budgetgenomförandegrad för det innevarande årets åtagandebemyndiganden fortsatte att öka, från 96,12 % 2022 till 98,70 % 2023, vilket innebär ett slut på tidigare års lägre budgetgenomförande på grund av covid-19-pandemin och de reserestriktioner som hörde därtill. Parlamentet noterar vidare att genomförandegraden för det innevarande årets betalningsbemyndiganden ökade från 88,12 % 2022 till 90,67 % 2023. Parlamentet noterar att den genomsnittliga betalningstiden 2023 uppgick till 20,14 dagar, vilket var längre än 2022 (dvs. 18,34 dagar).

6.Europaparlamentet noterar att överföringen av anslag från 2023 till 2024 uppgick till 13 827 713 EUR (dvs. omkring 8,70 % av kommitténs budget för 2023), vilket är en minskning jämfört med föregående års nivå på 20 162 518 EUR (dvs. omkring 13 % av kommitténs budget för 2022). Parlamentet välkomnar vidare att genomförandegraden för de anslag som fördes över från 2022 till 2023 låg på 86,76 % för 2023, jämfört med 76,91 % för 2022. Parlamentet uppmanar kommittén att även i fortsättningen använda tilldelade medel effektivt.

7.Europaparlamentet noterar att kommitténs egna avdelningar under 2022 inledde 12 förhandlade förfaranden värda mindre än 60 000 EUR, främst för fallstudier, studier och logistiskt stöd. Parlamentet noterar att kommittén även inledde sex upphandlingsförfaranden inom de samfunktioner som delas med Europeiska regionkommittén (ReK), främst på området logistik och underhåll.

8.Europaparlamentet noterar att kommittén under 2023 fortsatte att förbättra kostnadseffektiviteten i sin verksamhet genom bl.a. hybridarbete, ökat distansarbete, fullständig dematerialisering av finansiella flöden och minskad energiförbrukning. Parlamentet noterar i frågeformuläret att kommittén gjorde ekonomiska besparingar på 65 000 EUR under 2023 genom att minska energiförbrukningen. Parlamentet lovordar kommittén för undertecknandet av ett nytt ramavtal för hälsokontroller, som möjliggör lägre priser och på det stora hela tillhandahåller ökad flexibilitet samt bättre service än det föregående avtalet. Parlamentet noterar vidare de betydande budgetmässiga och administrativa besparingar kommittén gjorde genom interinstitutionellt samarbete, särskilt samfunktionerna med ReK och utkontraktering (servicenivåavtal) av särskilda tjänster till kommissionen för hantering av personalfrågor och användning av it-verktyg för ekonomisk förvaltning och personalförvaltning samt genom deltagande i interinstitutionella upphandlingsförfaranden under ledning av andra institutioner. I frågeformuläret noteras att kommitténs totala kostnader för utkontraktering av särskilda tjänster till kommissionen ökade från 743 600 EUR 2022 till 793 000 EUR 2023.

9.Europaparlamentet påminner om att traktamentet för kommitténs ledamöters distansnärvaro vid icke stadgeenliga sammanträden enligt rådets beslut av den 25 maj 2023 uppgår till 145 EUR per distanssammanträde och dag, vilket 2023 motsvarade 50 % av dagtraktamentet för fysiskt deltagande. Parlamentet anser att distansnärvaro är ett viktigt instrument för moderna institutioner, eftersom det bland annat minskar kostnaderna för sammanträden och möjliggör ett större deltagande, men menar att det kan vara svårt för allmänheten att förstå varför traktamente betalas ut för distansnärvaro vid sammanträden, även om det är begränsat och endast betalas ut i samband med evenemang av vissa slag, och särskilt med tanke på skillnaden mellan det som betalas ut till kommitténs ledamöter och till ReK:s ledamöter för distansnärvaro. Mot bakgrund av kommitténs uppföljningsrapport med anledning av Europaparlamentets resolution om genomförandet av kommitténs budget för budgetåret 2022 (uppföljningsrapporten) noterar Europaparlamentet med tillfredsställelse att tillämpningen av detta beslut redan har lett till budgetbesparingar på 1 677 000 EUR tack vare sänkta kostnader för resor och traktamenten samt miljöbesparingar på omkring 553,66 ton koldioxid på grund av minskat resande under 2023. Parlamentet noterar i den årliga verksamhetsrapporten att det betalades ut ersättning för distansnärvaro för 2 006 sammanträdesdagar (6 259 under 2022), vars genomsnittliga längd var 3 timmar, till en total kostnad på 294 930 EUR 2023 (922 925 EUR 2022). Parlamentet välkomnar att kommittén genomförde åtskilliga kontroller för att bevisa ledamöternas deltagande på distans innan ersättningen betalades ut.

10.Europaparlamentet noterar att inverkan av Rysslands anfallskrig mot Ukraina fortsatte att belasta kommitténs budget under 2023 på grund av stigande inflation och lönejusteringar, utmaningar med fastighetsprojekt på grund av förseningar och höjda råvarupriser, indexering av hyresavtal (+10,3 % 2023 i förhållande till 2022) samt indexering av underhålls- och säkerhetstjänstkontrakt (+13,50 % 2023 jämfört med 2021). Parlamentet noterar särskilt att energikostnaderna ökade från 726 000 EUR till 3 125 000 EUR mellan 2021 och 2022, innan de minskade till 1 923 391 EUR 2023. Parlamentet värdesätter taket på 2 % för icke lönerelaterade utgifter. Parlamentet lovordar i detta sammanhang kommittén för dess handlingskraft när det gäller att ta itu med utmaningar på budgetnivå, t.ex. i form av strategier för energibesparingar med hjälp av åtgärder på kort, medellång och lång sikt, som därmed inte kräver någon ändringsbudget för 2023.

11.Europaparlamentet noterar en minskning av anslagen för det innevarande året för budgetpost 1004 (ledamöternas resekostnader, inbegripet dagtraktamente och traktamente för sammanträdesdagar) från 19,790 miljoner EUR 2022 (varav 15,895 miljoner EUR betalades ut) till 19,761 miljoner EUR 2023 (varav 18,344 miljoner EUR betalades ut). Parlamentet noterar med tillfredsställelse en förbättring av genomförandegraden för dessa anslag, från 80,31 % 2022 till 92,83 % 2023. Parlamentet noterar att kommitténs ordförande deltog i 35 tjänsteresor för sammanlagt 71 926 EUR under 2023, jämfört med 26 tjänsteresor för sammanlagt 38 042 EUR under 2022.

12.Europaparlamentet noterar i frågeformuläret att kommitténs och ReK:s gemensamma direktorat för innovation och informationsteknik anslår omkring 3 % av sin it-budget till cybersäkerhet, vilket är långt från det mål på 10 % som anges i relevant lagstiftning. Parlamentet begär att medlagstiftarna och kommissionen tar hänsyn till detta i samband med det årliga budgetförfarandet.

13.Europaparlamentet noterar i den årliga verksamhetsrapporten att kommittén i sitt årliga arbetsprogram för 2023 slog fast totalt 31 mål, utformade för alla enheter inom förvaltningen, och att kommittén, som en del av generalsekretariatets strategi för 2021–2025, har fem grundläggande värden och fem centrala strategiska mål. Parlamentet noterar i frågeformuläret att antalet utarbetade yttranden och deltagandet i högnivåmöten utgör nyckelindikatorer för att mäta kommitténs verksamhetsresultat. Parlamentet noterar i frågeformuläret att kommittén har prestationsindikatorer för olika områden, såsom it, personal, översättning och kommunikation. Parlamentet uppmanar kommittén att i sin framtida rapportering inkludera en förteckning över alla nyckelprestationsindikatorer och mål, uppdelade per verksamhet, samt det mål som fastställts för att uppnå dem (i procent) och uppnåendegraden (i procent).

14.Europaparlamentet noterar att kommittén fullgör sitt uppdrag genom yttranden, som hänför sig till lagstiftningsförslag från kommissionen (remisser), yttranden på eget initiativ, där unionens institutioner uppmanas att vidta åtgärder, och förberedande yttranden, avsedda att bidra till kommissionens arbete med dess planerade initiativ, och att kommitténs ståndpunkter kan lyftas fram i resolutioner eller ingå i utvärderings- och informationsrapporter. Parlamentet lovordar kommittén för dess prestationer vad gällde att bistå parlamentet, rådet och kommissionen i lagstiftningscykeln under 2023. Parlamentet noterar i detta sammanhang att kommittén under 2023 antog 213 yttranden och rapporter, vilket är en ökning från 202 under 2022, och att kommittén anordnade 146 hearingar och 23 konferenser, jämfört med 116 respektive 29 under 2022. Parlamentet noterar att kommitténs ledamöter deltog i 429 högnivåmöten, toppmöten och konferenser under 2023, jämfört med 345 under 2022.

15.Europaparlamentet värdesätter att kommittén under 2023 vidtog åtgärder för att förbättra sin verksamhets synlighet och genomslag vad gäller yttrandenas format, metoden för uppföljningsyttranden, samarbetet med parlamentet och kommissionen och andra övergripande projekt samt innovativa initiativ, såsom EU:s ungdomstest, initiativet om kandidatlandsledamöter och Europeiska plattformen för berörda aktörer inom den cirkulära ekonomin.

16. Europaparlamentet lovordar de initiativ som kommittén tagit för att främja ungdomars aktiva deltagande i beslutsprocessen.

17.Europaparlamentet välkomnar det pilotprojekt som genomfördes mellan september 2022 och april 2023 i syfte att förbättra uppföljningen av utvalda yttranden gentemot alla institutioner, och inom ramen för vilket 19 yttranden valdes ut för förstärkt uppföljning. Parlamentet noterar på grundval av frågeformuläret att detta pilotprojekt överlag uppnådde goda resultat, t.ex. genom att kommitténs förmåga att vidta uppföljningsåtgärder förbättrades, kommittén bättre kunde prioritera sitt arbete och öka antalet mottagare och genomslaget för de utvalda yttrandena.

18.Europaparlamentet betonar att det förblev en stor utmaning att förvalta de begränsade resurserna effektivt under hela 2023 på grund av personalbegränsningar, och därtill ökade verksamheten samtidigt som personalpolitiken förblev stabil. Parlamentet noterar kommitténs plan att införa en ny strategi för strategisk personalplanering och personalfördelning, dra nytta av datainsamling om personalens kompetensområden, aktivt lyssna i hela organisationen och reflektera över strategiska prioriteringar i kommitténs politiska organ. Parlamentet uppmanar kommittén att hålla parlamentet underrättat om resultatet av denna nya plan, eftersom den skulle kunna inspirera andra institutioner som återkommande har liknande resursproblem.

19.Europaparlamentet noterar att efterlevnadsarbetet när det gäller normerna för intern kontroll under 2023 uppvisade förbättringar i förhållande till 2022. Parlamentet noterar i detta sammanhang att efterlevnaden (dvs. i vilken utsträckning kraven i de 16 normerna för internkontroll genomförs) ökade från 80,30 % 2022 till 87,40 % 2023, medan effektiviteten (dvs. i vilken utsträckning genomförandet av dessa krav fungerar som avsett) ökade från 74 % 2022 till 78,10 % 2023. Parlamentet noterar vidare att den årliga riskbedömningen för 2023 visade att tillämpningen av interna kontroller minskade de inneboende riskerna (i kategorierna ”kritisk” och ”mycket viktig”) med 53 %, från 40 till 19, under 2023.

20. Europaparlamentet noterar att man genom att omstrukturera tjänsten för internrevision 2023 stärkte dess efterlevnad av internationella revisionsstandarder och förenklade och dokumenterade hela dess arbetsflöde.

21.Europaparlamentet noterar att kommitténs tjänst för internrevision antog ett nytt beslut om riskbedömning för genomförandet av ett förenklat förfarande med avseende på finansiella tjänster i början av 2023. Parlamentet noterar vidare att kommitténs presidium 2023 antog en ny stadga för internrevision och en stadga för sin revisionskommitté med procedurregler.

22.Europaparlamentet noterar i den årliga verksamhetsrapporten och frågeformuläret att tjänsten för internrevision under 2023 inledde fyra revisioner, som handlade om godkännande av sammanträden, val till det rådgivande utskottet för industriell omvandling, den strategiska cykeln och tids- och avståndsersättning för kommitténs ledamöter. Parlamentet uppmanar kommittén att hålla den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten informerad om resultatet av dessa revisioner och att genomföra alla rekommendationer som ännu inte genomförts från tidigare revisioner (om de institutionella fristerna, tolkning, kontroller, etik och integritet, lagstadgade rättigheter och betalningstider).

23.Europaparlamentet noterar att kommittén i slutet av 2023 hade 707 anställda, jämfört med 706 under 2022. Parlamentet noterar vidare att 49 kontraktsanställda och 130 tillfälligt anställda (varav 52 rekryterades 2023) var anställda 2023 (jämfört med 50 kontraktsanställda och 128 tillfälligt anställda 2022). Parlamentet noterar dessutom att kommittén sysselsatte 12 interimsanställda och 10 externa konsulter som arbetade på plats, förutom externa tjänsteleverantörer på områdena logistik och it. Parlamentet noterar att sysselsättningsgraden låg på 95,50 % 2023 jämfört med 95,10 % 2022 och att personalomsättningen 2023 var 7 %.

24.Europaparlamentet välkomnar kommitténs pågående insatser för att förbättra sin personalförvaltningsram i syfte att bli en attraktiv arbetsgivare och arbetsplats där varje individ kommer till sin rätt och fullt ut kan utveckla sin potential. Parlamentet noterar att kommittén 2023 inom ramen för genomförandet av sin personalstrategi för 2023–2025 uppnådde flera viktiga milstolpar tack vare antagandet av nya beslut om bl.a. arbetsvillkor (hybridarbete, övertid, särskild ledighet), strategin och handlingsplanen för mångfald och inkludering för 2023–2027, personalrörlighet och metoden för känsliga befattningar såväl som systemet för personalbedömning och befordran. Parlamentet noterar med tillfredsställelse de positiva resultaten av den personalenkät som offentliggjordes i maj 2023, där både personal och chefer uttryckte stor tillfredsställelse kring olika personalrelaterade frågor, i synnerhet när det gäller arbetsformer, där kommittén tycks ha hittat en perfekt jämvikt.

25.Europaparlamentet noterar att kommittén för andra året i rad var en nettoimportör av talanger (från andra institutioner) efter att ha genomfört en plan med inriktning på att locka till sig och behålla personal. Parlamentet är dock medvetet om att utmaningar kvarstår då kommittén i avsaknad av reservlistor från Epso är beroende av tillfälligt anställda och riskerar att förlora sakkunskap. Parlamentet understryker vikten av fast anställd personal för att behålla kompetens, upprätthålla kontinuitet och sörja för en produktiv arbetsmiljö. Parlamentet rekommenderar kommittén att vidta initiativ för att ta itu med dessa utmaningar, till exempel genom att anordna interna uttagningsprov.

26.Europaparlamentet noterar att en extern revision för kartläggning av personalresurser slutfördes 2023. Den hade beställts av kommittén i syfte att bättre fördela de knappa resurserna. Parlamentet noterar med oro att resultaten av denna revision bekräftade att arbetsbördan är tung vid många olika avdelningar inom kommittén, vilket äventyrar fullgörandet av kommitténs uppdrag och skyldigheter. Parlamentet uppmanar kommittén att genomföra revisionens rekommendationer, inbegripet att se över bedömnings- och resultatsystemet under 2025, anta det nya beslutet om arbetsvillkor och regelbundet undersöka personalens engagemang. Parlamentet betonar vikten av strategisk personalplanering för att optimera resursfördelningen, säkerställa förenlighet med de högnivåprioriteringar som fastställts inom politiska instanser och fortsätta med insatserna för kostnadseffektivitet.

27.Europaparlamentet noterar att den positiva utvecklingen kring rekrytering av personal som inleddes 2022 höll i sig under 2023. Parlamentet lovordar kommittén för de åtgärder som har vidtagits på detta område, såsom att man bland annat har rättat utlysningen av lediga tjänster efter offentliggörandet av nya reservlistor från Epso eller offentliggjort arbetstillfällen på kommitténs webbplats och Linkedin. Parlamentet uppmanar kommittén att hålla parlamentet underrättat om resultatet av sitt pilotprojekt om arbetsgivarprofilering. Parlamentet understryker att introduktion av ny personal utgör en viktig faktor för strategisk anpassning genom att säkerställa att personalen informeras om de regler och strategier som gäller vid en institution. Parlamentet lovordar kommittén för att ha förbättrat introduktionen av ny personal under 2023 med hjälp av en uppdaterad välkomstbroschyr och ett introduktionsbrev, ett välkomstpaket med miljövänliga småpresenter, en metod för återkoppling om introduktionen, ett bättre val av tidpunkt för välkomstsessioner, en uppdaterad webbsida för ny personal och introduktionstips till chefer.

28.Europaparlamentet påminner om kommitténs antagande av beslut 282/23A, som trädde i kraft den 1 januari 2024, som inrättar ett flexibelt och förtroendebaserat system för hybridarbete och samtidigt möjliggör en bättre balans mellan arbete och privatliv samt en förbättrad anpassningsförmåga och effektivitet för personalen. Parlamentet uppmanar kommittén att utan dröjsmål informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om utvecklingen i detta avseende.

29.Europaparlamentet välkomnar utnämningen av en kvinnlig generalsekreterare i januari 2024 som en positiv utveckling i riktning mot en jämn fördelning mellan könen. Parlamentet beklagar dock att andelen kvinnor i den högsta ledningen förblev låg under 2023, och att endast två av sju högre chefsbefattningar för närvarande innehas av kvinnor. Parlamentet välkomnar dock att kommittén betraktar könsfördelningen bland sin personal, särskilt i den högsta ledningen, som en viktig faktor, och uppmanar kommittén att i linje med kommitténs åtaganden om mångfald och inkludering snabbt förbättra situationen inom kommitténs högsta ledning.

30.Europaparlamentet beklagar att kommittén inte kunde tillhandahålla några uppgifter om fall av utbrändhet under 2023 och avvisar den ståndpunkt kommittén framför i uppföljningsrapporten, dvs. att utbrändhet i sig inte är en erkänd medicinsk diagnos och att det finns åtskilliga orsaker till utbrändhet. Parlamentet påminner om vikten av statistisk om utbrändhet i syfte att bidra till beslut om personalens välbefinnande, vilka även bör utgå från lärdomar från tidigare mycket olyckliga erfarenheter och externa utvärderingar av den nuvarande ramen. Parlamentet är medvetet om att det föreligger dataskyddsrelaterade begränsningar, men betonar värdet av anonymiserade statistiska uppgifter som underlag för välgrundade ledningsbeslut. Parlamentet noterar med oro de uppgifter som visar på en hög arbetsbelastning inom flera avdelningar på grund av begränsade personalresurser. Parlamentet välkomnar antagandet av nya arbetsformer som ett positivt steg, men uppmuntrar kommittén att vidta ytterligare åtgärder för att säkerställa att anonymiserade uppgifter om fall av utbrändhet offentliggörs.

31.Europaparlamentet noterar att kommittén under 2023 rekryterade personal från alla medlemsstater, och att några medlemsstater var överrepresenterade (t.ex. Belgien och Italien). Parlamentet noterar att 24 % av de chefer som arbetade för kommittén under 2023 kom från de 13 medlemsstater som anslöt sig till unionen efter 2004, vilket är en liten ökning jämfört med 21 % 2021 och 19 % 2021. Parlamentet upprepar sin uppmaning till kommittén att fortsätta att vidta åtgärder för att få till stånd en lämplig geografisk fördelning bland personalen, med ett särskilt fokus på ledningsnivån.

32.Europaparlamentet välkomnar kommitténs insatser för att skapa en sund arbetsmiljö för sin personal. Parlamentet lovordar särskilt kommitténs fokus på personalens psykiska och fysiska hälsa samt de insatser som gjorts för att öka medvetenheten om hälsorelaterade frågor. Parlamentet noterar kommitténs åtgärder för hantering av sjukledighet, såsom deltid av medicinska skäl och utökat distansarbete, för att säkerställa att personal med långvarig sjukfrånvaro återgår till arbetet i rätt tid, liksom en ökning av andelen anställda utan frånvaro från 27 % 2022 till 30 % 2023. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att kommittén anordnade en kostnadsfri hudcancerscreening i kommitténs lokaler, inom ramen för vilken externa dermatologer under fyra dagar 2023 undersökte 104 anställda.

33.Europaparlamentet välkomnar antagandet av den nya strategin för mångfald och inkludering, som gäller till 2027. Parlamentet lovordar de särskilda insatser som gjordes i början av 2024 för att öka medvetenheten om funktionsnedsättning. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att utbildning om mångfald och inkludering förblir obligatorisk för chefer och rekommenderas för personalen. Parlamentet noterar kommitténs starka engagemang för att främja en fullt inkluderande arbetsplats. Parlamentet uppmuntrar kommittén att vidta ytterligare åtgärder för att kartlägga representationen av anställda med funktionsnedsättning och säkerställa att anonymiserade uppgifter om detta offentliggörs.

34.Europaparlamentet noterar att kommittén under 2023 fortsatte med sin interna reformprocess och antog ett beslut om allmänna genomförandebestämmelser för administrativa utredningar och disciplinära förfaranden. Parlamentet lovordar kommittén för att ha tagit detta sista nödvändiga steg för att fullt ut genomföra åtgärderna som fullbordar kommitténs förstärkta etiska ram. Parlamentet noterar i uppföljningsrapporten att kommittén och internrevisorn med anledning av revisionen av kommitténs etik och integritet har enats om en handlingsplan med rekommendationer, varav åtta har genomförts och avslutats och två ännu inte har genomförts och ska genomföras senast i mars 2025. Parlamentet uppmanar kommittén att hålla den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten underrättad om framsteg i detta avseende.

35.Europaparlamentet noterar att kommittén under 2023 fortsatte att utbilda personal och öka medvetenheten om frågor som rör visselblåsning, intressekonflikter och andra etiska spörsmål. Parlamentet noterar i detta sammanhang med tillfredsställelse resultaten av den personalenkät som genomfördes 2023 och som visar på att personalen har god kännedom om kommitténs etiska ram, i synnerhet om nätverken av konfidentiella och etiska rådgivare (93 % respektive 83 %). Parlamentet noterar att kommittén under 2023 anordnade 12 utbildningstillfällen om dessa frågor, i vilka totalt 79 anställda deltog. Parlamentet välkomnar att kommittén anordnade obligatorisk utbildning om respekt och värdighet på arbetsplatsen för all personal, inbegripet chefer.

36.Europaparlamentet noterar att ett klagomål om trakasserier rapporterades 2023 och avslutades samma år utan att sanktioner ålades, till följd av kommitténs utredning och medling. Parlamentet påminner om att kommittén är civilrättslig part i de pågående rättsliga förfaranden som inletts av de belgiska nationella myndigheterna mot en före detta ledamot som anklagas för att ha begått tjänstefel och som för närvarande är under behandling vid en belgisk domstol. Parlamentet uppmanar kommittén att informera parlamentet om hur förfarandena fortskrider. Parlamentet anser att det är av största vikt att främja en kultur av respekt och värdighet, understödd av en nolltoleranspolitik mot trakasserier, för att förhindra framtida klagomål och sörja för en säker och inkluderande arbetsmiljö inom kommittén.

37.Europaparlamentet upprepar att nolltolerans mot trakasserier är nödvändigt för att skydda personalens välbefinnande och att detta är en skyldighet för alla arbetsgivare. Parlamentet påminner om att man vid hanteringen av påstådda trakasserier för att undvika eventuella missförhållanden bör agera på grundval av de lärdomar som dragits. Parlamentet hyser fortfarande åsikten att en extern och oberoende utredning av det ärende som för närvarande är föremål för rättsliga förfaranden skulle förbättra kommitténs svar i liknande situationer.

38.Europaparlamentet uppskattar kommitténs beredvillighet att samarbeta med unionens utredningsorgan, dvs. Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf), Europeiska åklagarmyndigheten (Eppo) och Europeiska ombudsmannen. Parlamentet noterar att två Olaf-ärenden inleddes och avvisades under 2023: det ena avvisades på grund av brist på tillräcklig bevisning och det andra hänsköts till kommittén för uppföljning. Parlamentet uppmanar kommittén att hålla den ansvarsbefrielsebeviljande myndigheten informerad om framsteg som görs med det andra ärendet. Parlamentet noterar vidare att ombudsmannen 2023 inledde en utredning om hanteringen av ett ärende som rörde påståenden om trakasserier. Parlamentet uppmanar kommittén att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om resultatet av denna utredning.

39.Europaparlamentet välkomnar kommitténs arbete för ökad insyn i dess verksamhet under 2023. Parlamentet noterar i detta sammanhang antagandet av ett beslut om att utvidga omfattningen av handlingar som görs tillgängliga online via öppenhetsregistret, såsom kommitténs sammanträdesprotokoll och närvarolistor, samt av ett beslut enligt vilket ledamöter endast ska träffa registrerade intressenter, offentliggöra sina mötesförteckningar och bifoga ett lagstiftningsfotavtryck till sina yttranden. Parlamentet välkomnar att kommittén offentliggör information online om årlig budget, prestationsindikatorer, utgifter och offentliga upphandlingar. Parlamentet efterfrågar att alla möten som EESK:s ledamöter håller med tredje parter offentliggörs.

40.Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att kommittén har infört solida regler och förfaranden för att förebygga intressekonflikter och undvika svängdörrsproblematik när det gäller personal med bisysslor eller ledamöter som tar nya jobb när de har lämnat kommittén. Parlamentet noterar i detta sammanhang att kommittén 2023 införde ett nytt formulär för förklaring om ekonomiska intressen. Parlamentet noterar att ledamöter, delegater, suppleanter och rådgivare i detta formulär ska redovisa både avlönade och oavlönade tjänster eller verksamhet utanför kommittén. Parlamentet lovordar vidare att kommittén under 2023 deltog i de politiska förhandlingarna om inrättandet av det interinstitutionella organet för etiska normer, som har till uppgift att fastställa etiska normer för att stärka transparensen och integriteten.

41.Parlamentet noterar att kommitténs presidium den 21 mars 2023 antog flera öppenhetsåtgärder i enlighet med de principer som fastställts för EU:s öppenhetsregister, såsom en rekommendation om att ledamöter med befattningar endast ska träffa registrerade intressenter, skyldigheten för ledamöter med befattningar att offentliggöra sina mötesförteckningar och ett frivilligt lagstiftningsfotavtryck för föredragande. Parlamentet noterar att flera åtgärder har vidtagits för att genomföra presidiets beslut, såsom utfärdandet av ett tjänstemeddelande med praktiska villkor för genomförandet av beslutet, genomförandet av en informationskampanj och tillhandahållandet av en mall för standardmeddelanden att använda i korrespondens mellan kommitténs ledamöter och externa intressenter i syfte att uppmuntra till anslutning till EU:s öppenhetsregister (i tillämpliga fall).

42.Europaparlamentet uppmanar med eftertryck EESK att genomföra realtidsspårning av deklarerade intressekonflikter, med krav på att alla ledamöter och högre tjänstemän årligen offentliggör information om ekonomiska intressen, tillgångar och externa anknytningar för att förhindra otillbörlig påverkan på beslutsfattandet.

43.Europaparlamentet noterar att det inte förekom några fall av bedrägerier, intressekonflikter eller visselblåsning under 2023. Parlamentet noterar att en översyn har gjorts av ändamålsenligheten av kommitténs bedrägeribekämpningsåtgärder i syfte att utarbeta en strategi mot bedrägerier, som fortfarande lyser med sin frånvaro trots att parlamentet har tagit upp frågan om att förbättra det övergripande systemet för bedrägeribekämpning i flera resolutioner om ansvarsfrihet. Parlamentet påminner om vikten av en heltäckande strategi för bedrägeribekämpning och uppmanar kommittén att hålla den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten underrättad om resultatet av detta arbete, som borde ha resulterat i antagandet av en strategi för bedrägeribekämpning under 2024.

44.Europaparlamentet noterar att kommitténs och ReK:s sammanlagda it-budget för 2023 uppgick till 12 700 000 EUR, jämfört med 11 712 000 EUR 2022, vilket innebär en ökning med 8,4 %, och att 350 000 EUR av den budgeten (eller 3 %) gick till cybersäkerhet under 2023. Parlamentet noterar vidare att 6,24 % av kommitténs totala budget för 2023 bestod av utgifter för åtgärder som genomför den nya digitala strategin 2024–2026, förberedd av det gemensamma direktoratet för innovation och informationsteknik under 2023.

45.Europaparlamentet noterar att man i den nya digitala strategin 2024–2026 föreställer sig en framtid där tekniken är integrerad i kommitténs kärnuppdrag, med fokus på effektivitet, snabbhet och kontinuerlig digital utveckling, där både administration och ledamöter sätts i centrum för den digitala omvandlingen, och där tekniken syftar till att förbättra utförandet av uppdraget samt öka egenmakten och anpassningsförmågan. Parlamentet noterar att den digitala strategin 2024–2026 bygger på åtta mål, åtta huvudprinciper och fyra större projekt, såsom införandet av Ares och EdiT som förväntas ske under 2026 respektive 2025. I frågeformuläret noterar parlamentet med tillfredsställelse de framsteg som direktoratet för innovation och informationsteknik gjorde under 2023 med genomförandet av den digitala strategin 2024–2026, bland annat genom att anta riktlinjer riktade till personalen om artificiell intelligens, integrera arbetsflödena för ändringsförslag med översättningsverktyg och inrätta ett projektledningskontor.

46.Europaparlamentet noterar kommitténs åtgärder på området skydd och behandling av personuppgifter i den årliga verksamhetsrapporten. Parlamentet noterar att kommittén under 2023 skapade en ny online-version av sitt register över uppgiftsbehandling och ett nytt gemensamt register med ReK. I det förstnämnda stod 121 uppgiftsbehandlingar listade och i det senare fanns det 25 uppgiftsbehandlingar i slutet av 2023. Parlamentet noterar vidare att kommittén antog ett nytt förfarande för hantering av dataintrång, offentliggjorde vägledning om skydd av personuppgifter och genomförde flera upplysningskampanjer gentemot personal och ledamöter under 2023. Parlamentet noterar slutligen att Europeiska datatillsynsmannen 2023 inledde en utredning om förvaltningen av en extern revision och fortsatte med en äldre utredning om unionsinstitutionernas användning av molntjänster inom ramen för Cloud II-avtalen. Slutsatserna för båda dessa utredningar är ännu inte klara. Parlamentet uppmanar kommittén att hålla den ansvarsbefrielsebeviljande myndigheten informerad om uppföljningen av dessa ärenden.

47.Europaparlamentet noterar att kommittén 2023 slutförde projektet att utrusta alla sammanträdeslokaler, och att därmed ytterligare 14 sammanträdeslokaler utrustades med teknik och gjordes fullt operativa för hybridmöten. Parlamentet värdesätter att kommittén 2023 genomförde alla upphandlingsförfaranden för kontrakt till höga värden på ett helt digitaliserat sätt, använde sig av kvalificerade elektroniska underskrifter för alla typer av avtal och tillhandahöll utbildning till personalen om övergången till verktyg för förvaltning av offentlig upphandling och om finansierings- och anbudsportalen.

48.Europaparlamentet lovordar kommittén för dess konkreta åtgärder för att säkerställa att personalen under 2023 förvärvar de digitala färdigheter som krävs på en alltmer digitaliserad arbetsplats. Parlamentet noterar i detta sammanhang de aktiviteter, såsom ”minihackatons”, som organiserades inom ramen för det peer-to-peer-nätverk som inrättats tillsammans med ReK i syfte att främja bättre användning av och kunskap om gemensamma digitala verktyg, men även peer-to-peer-coachning och erfarenhetsutbyte. Parlamentet noterar att resultatet av dessa aktiviteter införlivades i kommitténs kursutbud.

49.Europaparlamentet noterar att riktlinjer för personalen om användning av artificiell intelligens (AI) antogs i oktober 2023, att ett informationsmöte hölls för all personal, där möjligheter och utmaningar betonades, och att ytterligare kommunikation med målet att öka medvetenheten riktades till personalen på kommitténs intranät i form av kunskapsbaserade artiklar.

50.Europaparlamentet noterar att arbetet med att anta och tillämpa cybersäkerhetsramverket NIST CSF fortsatte inom både kommittén och ReK under 2023. De åtgärder som vidtogs det året var inriktade på några av ramens principer, såsom principerna om skydd och upptäckt. Parlamentet noterar att begränsningsstrategier genomförs med hjälp av cybersäkerhetsramen ”Essential eight”. Parlamentet noterar vidare att kommittén inte drabbades av några cyberattacker under 2023, men att den i slutet av 2022 och början av 2024 utsattes för kortvariga överbelastningsattacker mot kommitténs externt hysta webbplatser.

51.Europaparlamentet uppmanar med eftertryck EESK att öka sin budget för cybersäkerhet till minst 10 % av sina totala it-utgifter, i enlighet med EU:s cybersäkerhetsdirektiv, för att på så vis säkerställa ett bättre skydd mot cyberhot, i synnerhet när det gäller känsliga uppgifter rörande politiska frågor och budgetfrågor.

52.Europaparlamentet noterar mottagandet av kommitténs rapport av den 3 juni 2024 med information till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om kommitténs fastighetspolitik, i enlighet med artikel 266.1 i unionens budgetförordning. Parlamentet noterar med tillfredsställelse utifrån denna rapport att kommittén tillsammans med ReK har genomfört en av de viktigaste prioriteringarna från 2017 års fastighetsstrategi, nämligen ”geografisk koncentration av byggnaderna”. Parlamentet noterar vidare att det redan har gjorts besparingar på grund av denna insats, eftersom hyreskostnaderna för hela VMA är lägre än för de tre byggnader som tidigare hyrdes. Parlamentet konstaterar att dessa besparingar uppgår till cirka 1,8 miljoner EUR, vilket enligt rapporten motsvarar hyran för B100-byggnaden. Parlamentet noterar att kommittén för närvarande arbetar med att uppdatera sin långsiktiga fastighetsstrategi från 2017, och att detta arbete förväntas vara klart i slutet av 2025. Parlamentet uppmanar kommittén att hålla den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten underrättad om resultatet av detta arbete.

53.Europaparlamentet välkomnar att renoveringen (dvs. inredningsarbetena) av den nyförvärvade VMA-byggnaden har fullbordats, inbegripet installationen av smart energisparteknik. Parlamentet stöder kommitténs planer på att genomföra tekniska revisioner och miljörevisioner av alla sina byggnader. Dessa revisioner bör resultera i en kartläggning av alla tekniska installationer och byggnadskomponenter som helt eller delvis behöver renoveras eller behållas som de är, så att målen i den europeiska gröna given respekteras. Parlamentet uppmanar kommittén att underrätta den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om resultatet av dessa revisioner och uppföljningen av dem.

54.Europaparlamentet noterar att arbetsgruppen om nya arbetssätt, som inrättades 2022, under 2023 utarbetade en första framåtblickande rapport med fokus på tillgängliga kontorsutrymmen och möjliga optimeringsalternativ. Parlamentet noterar kommitténs plan att tillsammans med personalen fortsätta med detta arbete i en deltagandeprocess i syfte att gemensamt utforma de framtida arbetsutrymmena. Parlamentet uppmanar kommittén att hålla den ansvarsbefrielsebeviljande myndigheten informerad om de framsteg som görs i detta avseende.

55.Europaparlamentet välkomnar kommitténs och ReK:s åtagande att systematiskt tillämpa principen om ”design för alla” på sin infrastruktur genom att i själva utformningen säkerställa byggnadens tillgänglighet. Parlamentet noterar att de två kommittéerna under 2023 vidtog en rad olika åtgärder för att säkerställa tillgängligheten för personer med olika typer av funktionsnedsättning i sina byggnader, bland annat vid moderniseringen av hissarna i JDE-byggnaden.

56.Europaparlamentet välkomnar kommitténs miljöarbete och lovordar den ytterligare minskningen av förbrukningen av gas, el och vatten samt utsläppen av koldioxid, såväl som den ökade återvinningsgraden inom kommitténs verksamhet under 2023 jämfört med 2019. Parlamentet noterar en viss försämring jämfört med 2019 års nivåer vad gäller avfallsvolymen (från -66 % 2022 till -56 % 2023) på grund av ökad närvaro på kontoret.

57.Europaparlamentet noterar att energieffektivitet och utsläppsminskningar har uppnåtts genom att man har investerat i innovativa energieffektiva installationer, bland annat genom installationen av smart energisparteknik i VMA-byggnaden, inköp av 100 % grön el, införande av (skräddarsydda) miljökriterier i alla anbudsförfaranden värda minst 60 000 EUR, användning av papperslösa arbetsflöden och andra åtgärder, såsom att minska driftstiden för belysning, sänka vinterreferenstemperaturen i alla byggnader till 19 grader eller stänga byggnader under perioder med låg personalnärvaro. Parlamentet noterar att minskningen av kommitténs energiförbrukning motsvarar 3,4 % och en ekonomisk vinning på 65 395 EUR.

58.Europaparlamentet noterar i uppföljningsrapporten att den smarta energisparteknik som installerats i den nyligen renoverade VMA-byggnaden bidrog till en minskning av kommitténs energiförbrukning (gas och el) från 20 % till 30 % 2023. Parlamentet upprepar däremot sin uppmaning om att kommittén ska uppdatera parlamentet om avkastningen på investeringarna i dessa tekniska installationer.

59.Europaparlamentet välkomnar att kommittén antog en energisparstrategi med åtgärder på kort, medellång och lång sikt. Parlamentet noterar i detta sammanhang att kommittén inledde en miljörevision av alla sina byggnader för att bland annat bedöma de nuvarande strukturernas och utrustningsdelarnas energiprestanda samt uppskatta miljöavkastningen av de nödvändiga investeringarna jämfört med de totala kostnaderna (underhåll, förbrukning osv.) under en 30-årsperiod. Parlamentet noterar vidare att studier om energieffektivitetsåtgärder planeras för 2024 och 2025. Parlamentet uppmanar kommittén att hålla den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten informerad om framsteg i detta avseende.

60.Europaparlamentet påminner om att den totala elproduktionen från kommitténs solpaneler uppgick till cirka 15,5 MWh 2022, vilket motsvarar 0,25 % av kommitténs årliga förbrukning, men att samma siffra minskade till 5,75 MWh 2023. Parlamentet noterar med tillfredsställelse i frågeformuläret att kommittén föregår med gott exempel när det gäller åtgärder och insatser till förmån för hållbar mobilitet.

61.Europaparlamentet lovordar det nära samarbete kommittén har inrättat på administrativ nivå med ReK, genom det nya samarbetsavtal som undertecknades 2022, varvid de två kommittéerna delar lokaler och samfunktioner för översättning, infrastruktur, logistik, säkerhet, upphandling, ekonomisk förvaltning och it och samtidigt behåller fullständig institutionell autonomi. Parlamentet välkomnar den positiva utvecklingen under 2023 då de två kommittéerna enades om att även utveckla och finansiera ett gemensamt kommunikationsområde med gemensam audiovisuell utrustning i JDE-byggnaden. Parlamentet uppmanar kommittén att fastställa vilka budgetbesparingar som gjorts under det första året av genomförandet av detta avtal på det audiovisuella området och att informera parlamentet om dem. Parlamentet upprepar sin uppmaning till kommittén om att fortsätta och utvidga detta samarbete på andra områden i syfte att undvika dubbelarbete och ytterligare rationalisera driftskostnaderna för avdelningarna i kommitténs och ReK:s gemensamma lokaler. Parlamentet uppmanar kommittén och ReK att undersöka möjligheten att inrätta en enda förvaltning för sina samfunktioner och fortsätta att ha separata direktorat eller enheter för de funktioner som arbetar med frågor som rör kommittéernas specifika och oberoende mandat. Parlamentet uppmuntrar kommittén och ReK att även i fortsättningen sträva efter att utveckla ytterligare samarbete och synergier.

62.Europaparlamentet konstaterar att budgetbesparingar och effektivitetsvinster fortsatte att uppnås genom ett aktivt samarbete mellan kommittén och andra EU-institutioner under 2023, bland annat genom anordnandet av kommitténs plenarsammanträden i kommissionens och parlamentets lokaler, där lokaler och tillhörande tjänster tillhandahålls antingen kostnadsfritt eller till priser som ligger under externa marknadspriser.

63.Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att kommittén och parlamentet 2023 omförhandlade ett interinstitutionellt avtal, som undertecknades 2024. Avtalet syftar till att tillhandahålla mer relevanta bidrag vid rätt tidpunkt under hela lagstiftningscykeln och att stärka det bilaterala samarbetet. Parlamentet välkomnar kommitténs nya samarbetsprotokoll med kommissionen, som undertecknades 2022, som redan har lett till bättre genomslag för kommittén genom t.ex. förberedande yttranden före lagstiftningsfasen. Parlamentet uppmuntrar till ytterligare förstärkning av de politiska, lagstiftnings- och kommunikationsrelaterade synergierna mellan kommittén och parlamentet, särskilt i samband med det europeiska medborgarinitiativet och den europeiska planeringsterminen.

64.Europaparlamentet uttrycker återigen sin uppskattning för utkontrakteringen (servicenivåavtal) av särskilda tjänster till kommissionen för hantering av personalfrågor och användning av it-verktyg för ekonomisk förvaltning och personalförvaltning, samt för kommitténs deltagande i interinstitutionella upphandlingsförfaranden under ledning av andra institutioner, varvid kommittén fortsatte att dra nytta av synergier på områdena it, tjänsteresor, försäkringar, transport, översättning och audiovisuell utrustning under 2023.

65.Europaparlamentet noterar kommitténs roll när det gäller att stärka förbindelserna med och mellan de nationella ekonomiska och sociala råden i medlemsstaterna. Parlamentet noterar, på grundval av frågeformuläret, att kommittén har vidtagit åtgärder för att stärka nätverket och den virtuella gemenskapen med de nationella ekonomiska och sociala råden genom att t.ex. inrätta gemensamma arbetsgrupper och utbytesprogram, utarbeta en plattform för it-samarbete och delta i gemensamma evenemang. Parlamentet efterlyser fortsatt samarbete i frågor av gemensamt intresse och utbyte av bästa praxis, och betonar det civila samhällets avgörande roll när det gäller att ta itu med de utmaningar som unionen står inför.

66.Europaparlamentet noterar att kommitténs totala budget för kommunikation under 2023 uppgick till 2,15 miljoner EUR, vilket är en ökning i förhållande till 1,5 miljoner EUR under 2022. Parlamentet noterar att denna budget främst anslogs till de fyra flaggskeppsevenemang som anordnades 2023 (det europeiska medborgarinitiativet, Ditt Europa, din mening, Utmärkelserna för ekologiska livsmedel och 14:e priset till det civila samhället), till förbättring och/eller modernisering av kommitténs sociala medier, externa webbplatser och audiovisuell produktion samt publikationer i medier och press. Parlamentet lovordar kommittén för kommunikationsinsatserna i samband med genomförandet av kommunikationsprioriteringarna för 2023, såsom initiativet om en blå giv, COP28, resolutionen om demokrati och kommitténs 65-årsjubileum.

67.Europaparlamentet lovordar kommittén för insatserna i samband med den strategiska kommunikationen under 2023. Parlamentet noterar att kommittén antog en ny kommunikationsstrategi med inriktning på att stärka kommitténs image och räckvidd. Parlamentet noterar att kommittén på grundval av denna strategi webbsände sina viktigaste evenemang (oftast på alla EU-språk), införde nya kommunikationsverktyg såsom videoserien ”Rapportering från plenarsammanträdet”, inriktade sina kommunikationsresurser på kommitténs flaggskeppsevenemang för 2023 och bemödade sig om att öka sin närvaro på sociala medier.

68.Europaparlamentet uppmanar EESK att stärka sin övervakning och rapportering om arbetstagares rättigheter, social inkludering och kränkningar av de mänskliga rättigheterna inom ramen för EU-finansierade program för att säkerställa större ansvarsskyldighet i sin rådgivande roll och sina politiska rekommendationer.

69.Europaparlamentet noterar att antalet följare på kommitténs plattformar på sociala medier ökade med så mycket som 25 000 under 2023. Parlamentet noterar att kommittén i slutet av 2023 hade så många som 61 416 följare på X (en ökning med 5 % i förhållande till 2022), 61 761 följare på Linkedin (en ökning med 30 % i förhållande till 2022), 46 868 följare på Facebook (en ökning med 5,3 % jämfört med 2022) och 17 428 följare på Instagram (en ökning med 45 % i förhållande till 2022).

70.Europaparlamentet välkomnar kommitténs positiva inställning till användningen av lösningar med öppen källkod för sin online-kommunikation. Parlamentet konstaterar att kommittén i juli 2023 öppnade sitt första konto på plattformen EU Voice Mastodon, ett decentraliserat och kostnadsfritt sociala medier-nätverk med öppen källkod som kopplar samman användare i en integritetsorienterad och reklamfri miljö. Parlamentet noterar att kommittén under andra halvåret 2023 aktivt kommunicerade på sitt Mastodon-konto genom att varje arbetsdag publicera innehåll om sin verksamhet och sina prioriteringar samt öka medvetenheten om unionen. Parlamentet noterar kommitténs beslut att lämna denna plattform från och med 2024.