1.Europaparlamentet noterar att kommitténs budget sorterar under rubrik 7 i den fleråriga budgetramen, ”Europeisk offentlig förvaltning”, som 2023 uppgick till totalt 12,3 miljarder EUR, dvs. 6,4 % av unionens budgetutgifter. Parlamentet noterar att kommitténs budget för 2023 utgjorde 0,95 % av anslagen under rubrik 7 i den fleråriga budgetramen.

2.Europaparlamentet noterar i revisionsrättens årsrapport för budgetåret 2023 att ett urval bestående av 70 transaktioner granskades under rubrik 7 i den fleråriga budgetramen, av vilka 21 (30 %) innehöll fel. Parlamentet noterar vidare att revisionsrätten kvantifierade fem av dessa fel och uppskattade att felnivån låg under väsentlighetsgränsen.

3.Europaparlamentet noterar i revisionsrättens årsrapport att de administrativa utgifterna omfattar utgifter för personal, inklusive pensioner, som 2023 utgjorde omkring 70 % av de totala administrativa utgifterna, och utgifter för byggnader, utrustning, energi, kommunikation och it. Parlamentet välkomnar att revisionsrätten återigen konstaterar att de administrativa utgifterna på det stora hela är förknippade med låg risk.

4.Europaparlamentet beklagar bedömningen i revisionsrättens årsrapport att löptiden på tio år för ett kontrakt avseende byggnadsunderhåll inte var tillräckligt motiverad när det gäller en transaktion som kommittén gjorde 2023.

5.Europaparlamentet noterar i kommitténs årliga verksamhetsrapport för 2023 att kommitténs slutliga antagna budget uppgick till 116 675 392 EUR 2023, inklusive ändringsbudget nr 4/2023 (avseende löner och energi), vilket innebär en ökning med 6 698 534 EUR (dvs. +6,10 %) jämfört med 2022. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att kommitténs budgetgenomförandegrad för innevarande års åtagandebemyndiganden ökade från 99,20 % 2022 till 99,9 % 2023, och genomförandegraden för innevarande års betalningsbemyndiganden ökade från 88 % 2022 till 91,20 % 2023. Parlamentet välkomnar också ökningen av genomförandegraden för C8-anslag från 81,60 % 2022 till 85 % 2023. Parlamentet ser dessa höga genomförandegrader å ena sidan som ett tecken på god budgetförvaltning och ekonomisk förvaltning från kommitténs sida tack vare förstärkt övervakning av budgetgenomförandet, budgetprognoser i rätt tid och omfördelning av resurser för att hantera oförutsedda händelser och å andra sidan som ett möjligt tecken på att kommittén behöver ytterligare resurser. Parlamentet uppmanar kommissionen och budgetmyndigheten att beakta detta i samband med budgetförfarandet.

6.Europaparlamentet noterar att kommittén under 2023 genomförde 31 överföringar på totalt 2,84 miljoner EUR, varav 25 interna överföringar på totalt 0,98 miljoner EUR och 6 externa överföringar på totalt 1,86 miljoner EUR, varav ca 0,8 miljoner EUR överfördes till budgetposter som omfattar kontrakt som påverkas av hög inflation/indexering. Parlamentet noterar att effekterna av Rysslands anfallskrig mot Ukraina fortsatte att pressa kommitténs budget under 2023. Parlamentet noterar i detta sammanhang att kommittén påverkades som mest av den höga inflationstakten, direkt eller indirekt, på områden såsom resekostnader (tjänsteresor), energi, hyra och leasing av byggnader, underhållskontrakt, byggprojekt samt papper och offsetplåtar.

7.Europaparlamentet noterar att betalningarna till kommitténs ledamöter ökade med ca 20 %, från 6 573 307 EUR 2022 till 7 955 968 EUR 2023, vilket inbegriper betalningar för resekostnader (8 119 betalningar), traktamenten för resdagar (4 449 betalningar) samt traktamenten för sammanträdesdagar vid deltagande på plats (7 845 betalningar) och vid deltagande på distans (152 betalningar).

8.Europaparlamentet noterar att budgeten för tjänsteresor (anslag för det innevarande året) förblev stabil under 2023, med 420 833 EUR (jämfört med 419 657 EUR 2022) och en genomförandegrad på ca 80 % (i likhet med 2022). Parlamentet noterar att kommitténs budget för tjänsteresor, trots en ökning av de genomsnittliga kostnaderna för resor och logi, förblev stabil eftersom antalet tjänsteresor som genomfördes minskade med 13 % under 2023 jämfört med 2022. Parlamentet välkomnar att kommitténs ordförandeskaps (ordföranden och första vice ordföranden) ersättning för rese- och sammanträdeskostnader, som finansieras genom den allmänna budgeten för ledamöternas utgifter, minskade från 71 810 EUR till 62 268 EUR, vilket innebär en minskning med 13 % mellan 2022 och 2023. Parlamentet uppmuntrar kommittén att ytterligare rationalisera och minska utgifterna på detta område och säkerställa en optimal resursfördelning i linje med principerna om sund ekonomisk förvaltning.

9.Europaparlamentet noterar med oro att anslagen för tolktjänster under det innevarande året ökade med ca 19 %, från 3,494 miljoner EUR 2022 till 4,167 miljoner EUR 2022. Parlamentet ber kommittén att förklara skälen till denna ökning, med tanke på att kommittén samtidigt har rapporterat besparingar i samband med användningen av tolkning på distans under 2023.

10.Europaparlamentet noterar att det traktamente för distanssammanträden som kommittén betalar till sina ledamöter, deras suppleanter samt föredragandenas sakkunniga och talare som bjudits in att delta i distanssammanträden eller hybridsammanträden fram till den 23 juli 2023 uppgick till 200 EUR. Parlamentet noterar vidare att nya bestämmelser i frågan trädde i kraft den dagen, i vilka traktamentet för distanssammanträden fastställdes till 50 % av det ordinarie traktamentet för sammanträdesdagar, där det senare uppgick till 359 EUR och det förra uppgick till 179,50 EUR. Parlamentet noterar i detta sammanhang en betydande minskning av det totala belopp som betalas för traktamenten för distanssammanträden, från 1 742 000 EUR 2021 och 489 600 EUR 2022 till 32 632 EUR 2023. De totala utgifterna i samband med budgetpost 1004 (”Utgifter för resa och uppehälle i samband med sammanträden samt därtill hörande kostnader”) ökade emellertid avsevärt, från ca 6,6 miljoner EUR 2022 till ca 8 miljoner EUR 2023, främst på grund av att man i stor utsträckning återgick till fysiska sammanträden under 2023 och på grund av att de reserelaterade priserna steg efter covid-19-pandemin.

11.Europaparlamentet uttrycker oro över att de traktamenten för res- och sammanträdesdagar som betalas ut till kommitténs ledamöter ökade avsevärt, från 6,6 miljoner EUR 2022 till 8 miljoner EUR 2023. Parlamentet uppmanar kommittén att anta en tydlig kostnadseffektivitetsstrategi för resekostnader som innefattar ökad användning av distansdeltagande och hybridsammanträden för att minska onödiga kostnader och utsläpp, samtidigt som det politiska engagemanget upprätthålls.

12.Europaparlamentet beklagar att den genomsnittliga betalningstiden ökade från 17,87 dagar 2022 till 21,88 dagar 2023. Parlamentet förstår dock att denna ökning berodde på att kommittén under 2023 behandlade och betalade ett rekordstort antal fakturor, närmare bestämt 5 723, jämfört med 4 260 under 2022. Parlamentet noterar i detta sammanhang att andelen kommersiella fakturor som kommittén mottar elektroniskt ökade från 68 % 2022 till 76 % 2023, och att den fortsatte att öka under 2024.

13.Europaparlamentet konstaterar att kommittén spelar en grundläggande roll när det gäller att bidra till utvecklingen av EU:s politik och beslutsprocesser genom att företräda de lokala och regionala myndigheternas intressen inom unionen. Parlamentet noterar att rapporteringen av kommitténs verksamhetsresultat 2023, inom ramen för den årliga verksamhetsplanen, var baserad på 25 målsättningar, där uppnåendet bedömdes med hjälp av 80 kvantitativa indikatorer, och att målen för de allra flesta av dessa indikatorer (ca 75 %) uppnåddes till 90 % eller mer.

14.Europaparlamentet påminner om att kommittén bidrar till EU:s politik och beslutsprocess ur unionens regionala och lokala myndigheters perspektiv och tillhandahåller en ram för att stärka samarbetet mellan lokal, regional, nationell och europeisk nivå och föra EU närmare medborgarna. Parlamentet beklagar att budgetbegränsningar har gjort det svårare för kommittén att till fullo uppnå sitt mål att föra medborgarna närmare unionen, vilket har begränsat kommitténs mervärde.

15.Europaparlamentet stöder, med tanke på kommitténs viktiga roll när det gäller att stärka unionslagstiftningens demokratiska legitimitet genom att sörja för en aktiv samordning mellan regionala och lokala myndigheter, kommittén i dess ansträngningar att komma med fler territoriella konsekvensbedömningar, även i linje med slutrapporten och rekommendationerna från konferensen om Europas framtid.

16.Europaparlamentet lovordar kommittén för de politiska resultaten på dess prioriterade områden under 2023. Parlamentet noterar att kommittén fullgör sitt uppdrag genom yttranden över lagstiftningsförslag från kommissionen (remisser), yttranden på eget initiativ, där EU-institutionerna uppmanas att vidta åtgärder, samt resolutioner, där kommitténs ståndpunkter i specifika frågor lyfts fram. Parlamentet noterar att kommittén under 2023 antog 53 yttranden och 6 resolutioner, vilket innebär en minskning från de 55 yttranden och 8 resolutioner som antogs under 2022, trots ökade anslag och personalresurser. Parlamentet uppmuntrar kommittén att fortsätta arbetet med att förbättra verksamhetsresultaten och effektiviteten. Parlamentet välkomnar kommitténs ansträngningar att införa reformerande och innovativa lösningar, rationalisera administrationen och undvika roller som överlappar andra organ.

17.Europaparlamentet uppskattar att kommittén under 2023 fortsatte att genomföra åtgärder för att modernisera sin förvaltning och öka kostnadseffektiviteten inom ramen för programmet ”Going for IMPact”. I detta sammanhang noterar parlamentet bland annat de framsteg som gjordes när det gäller digitalisering och optimering av arbetsflödet, moderniseringen av kommitténs planerings- och rapporteringsinstrument, inrättandet av en central sammanträdestjänst och förstärkningen av samarbetet med andra institutioner och organ (t.ex. Europeiska ekonomiska och sociala kommittén (EESK), kommissionen, parlamentet och Infrastruktur- och logistikbyrån). Parlamentet lovordar kommittén för att ha genomfört nästan 90 % av de förenklingsprojekt som inleddes under 2021 på områdena administrativa förfaranden, skriftliga förfaranden och (interna) rättsliga dokument.

18.Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse i kommitténs svar på frågeformuläret för beviljandet av ansvarsfrihet för 2023 (frågeformuläret) från parlamentets budgetkontrollutskott att kommittén tack vare programmet ”Going for IMPact” under 2023 lyckades anpassa sina mål till de tillgängliga resurserna, som var ansträngda till följd av inflationseffekterna av kriget i Ukraina. Parlamentet lovordar i synnerhet de framsteg som kommittén gjorde när det gäller ”Convergence”-projektet (ett Sharepoint‑baserat verktyg för planering, rapportering, riskbedömning och driftskontinuitet) och den nya kontinuitetspolicyn.

19.Europaparlamentet erkänner genomslaget för kommitténs arbete, särskilt yttrandena, av vilka några återspeglades i kommissionens, parlamentets och rådets resolutioner, ståndpunkter, förslag, betänkanden, översyner, slutsatser och trepartsmöten under 2023. Parlamentet uppmanar kommittén att fortsätta att ge unionens institutioner och andra som omfattas av unionens politik användbar och relevant input, såsom uppgifter från fältet och analyser. Parlamentet välkomnar kommitténs stärkta deltagande under hela unionens politiska cykel och lagstiftningscykel genom samarbetsavtal och handlingsplaner med kommissionen, parlamentet och Europeiska investeringsbanken. Parlamentet anser att kommitténs och EESK:s ledamöter bör bjudas in till relevanta parlamentssammanträden om frågor inom deras ansvarsområde. Parlamentet noterar att kommitténs ledamöter under 2023 också träffade rådet och ständiga representationer och deltog i de evenemang som anordnades av rådets ordförandeskap, för att säkerställa att kommitténs ståndpunkter återspeglas i unionslagstiftningen. Parlamentet lovordar kommittén för att ha stärkt sin delaktighet i lagstiftande trepartsmöten, särskilt genom att kommittén under 2023 för första gången fick tillgång till handlingar från trepartsmöten.

20.Europaparlamentet uppmanar kommittén att se till att de regionala och lokala myndigheterna blir mer delaktiga i unionens beslutsfattande genom att inrätta mekanismer för strukturerade samråd med regionala och lokala myndigheter, inbegripet parlament, kommuner och lokala civilsamhällesorganisationer, innan yttranden avges. Parlamentet uppmanar med kraft kommittén att verka för en obligatorisk process för samråd om lagstiftningsfrågor som i hög grad påverkar den regionala utvecklingen och sammanhållningspolitiken.

21.Europaparlamentet noterar med avseende på den nya ramen för intern kontroll att kommittén började tillämpa en ny metod för efterhandskontroller under 2023, i syfte att förenkla och anpassa förfaringssättet till de andra unionsinstitutionernas praxis, vilket innebär att efterhandskontrollerna nu är centraliserade, i kontrast till tidigare decentraliserad praxis. Parlamentet noterar att efterhandskontrollerna under 2023 var inriktade på grundlönen och den arbetade tiden, att 55 ärenden kontrollerades och att den statistiska uppskattningen av felprocenten i referenspopulationen var 0 %. Parlamentet noterar vidare att kommittén under 2023 återupptog sitt efterlevnads- och effektivitetsarbete för att bedöma i vilken utsträckning kommittén efterlever vissa normer för intern kontroll och hur effektivt de genomförs. Parlamentet lovordar kommittén för att ha rapporterat om en förbättring på detta område i förhållande till resultaten för 2022. Parlamentet uppmuntrar kommittén att fortsätta med sina ansträngningar för att ytterligare öka efterlevnaden och effektiviteten i fråga om de befintliga åtgärderna för intern kontroll. När det gäller den nya policyn för känsliga befattningar noterar parlamentet med tillfredsställelse att kommittén under 2023 genomförde en granskning för att fastställa risknivån för varje befattning och därmed hur känslig befattningen är, liksom de nödvändiga åtgärderna för att minska riskerna.

22.Europaparlamentet noterar att kommittén under 2023 inledde två nya revisioner: en om hur olika funktioner (t.ex. riskhantering, planering och kontrollsystem) överensstämmer med tillämplig dataskyddslagstiftning och en om hur it-organisationen inom samfunktionerna (kommitténs och EESK:s nya gemensamma direktorat för innovation och informationsteknik) fungerar. Parlamentet noterar att det för varje revision utfärdades elva rekommendationer, varav sju ansågs vara mycket viktiga. Parlamentet noterar vidare att det efter den revision av förvaltningen av lediga tjänster som inleddes 2022 utfärdades tio rekommendationer, varav tre var mycket viktiga. Parlamentet uppmanar kommittén att så snart som möjligt genomföra alla rekommendationer som ännu inte genomförts och att hålla den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten informerad om framsteg i detta avseende.

23.Europaparlamentet noterar att kommittén i slutet av 2023 hade totalt 559 anställda (utstationerade nationella experter, interimsanställda, externa konsulter som arbetade på plats och praktikanter ej medräknade), jämfört med 533 anställda 2022. Parlamentet noterar att 74 kontraktsanställda, jämfört med 56 kontraktsanställda 2022, och 96 tillfälligt anställda, jämfört med 89 tillfälligt anställda 2022, var anställda av kommittén i slutet av 2023, varav 21 kontraktsanställda med tillsvidareanställning, 53 kontraktsanställda med tidsbegränsad anställning, 53 tillfälligt anställda på fasta tjänster med tidsbegränsad anställning, 50 tillfälligt anställda med tillsvidareanställning och 3 tillfälligt anställda på tillfälliga tjänster (i två fall med tillsvidareanställning och i generalsekreterarens fall för en period på fem år). Parlamentet noterar dessutom att kommittén sysselsatte 5 interimsanställda och 12 externa konsulter som arbetade på plats, förutom externa tjänsteleverantörer på områdena logistik och it. Parlamentet hoppas att det finns rimliga skäl till personalökningen. Parlamentet noterar att sysselsättningsgraden för tjänsterna i tjänsteförteckningen var 98 % (en ökning från 96 % 2022) och att personalomsättningen var 6,6 % (en minskning från 10,80 % 2022) under 2023.

24.Europaparlamentet noterar att kommittén blir allt mer beroende av kontraktsanställda och tillfälligt anställda (som utgör upp till 26 % av kommitténs personal). I frågeformuläret noterar parlamentet att detta framför allt beror på att det sedan 2018 inte finns några reservlistor från Epso för handläggare med generalistprofil. Parlamentet befarar att kommitténs stabilitet och driftskontinuitet på lång sikt hotas av att de tidsbegränsade kontrakt som erbjuds är mindre attraktiva. Parlamentet understryker vikten av fast anställd personal för att behålla kompetens, upprätthålla kontinuitet och sörja för en produktiv arbetsmiljö. Parlamentet noterar att kommittén anordnade ett internt uttagningsprov för generalister i fem lönegrader (AST/SC1, AST1, AST3, AD5 och AD7) under 2024. Parlamentet stöder kommittén i dess ansträngningar att ta itu med dessa utmaningar. Parlamentet uppmanar kommittén att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om sådana uttagningsprov som anordnades under 2024.

25.Europaparlamentet noterar att 56,9 % av kommitténs anställda i slutet av 2023 var kvinnor medan 43,1 % var män. Parlamentet beklagar att kommittén ännu inte har uppnått en jämn könsfördelning bland sina ledande befattningar, men framhåller de betydande framsteg som gjorts inom ramen för kommitténs femåriga strategi och handlingsplan för mångfald och inkludering för åren 2022–2026, bland annat den markanta ökningen av andelen kvinnor i den högsta ledningen från 37,5 % 2022 till 44,4 % 2023. Parlamentet rekommenderar att det vidtas åtgärder för att öka inkluderingen i meddelanden om lediga tjänster och uppmuntra ett större kvinnligt deltagande när det gäller befattningar som högre chefer och mellanchefer, inbegripet genom mål för en jämn könsfördelning, en balanserad representation i uttagningskommittéer, utbildningsmöjligheter riktade till kvinnliga anställda som strävar efter ledande befattningar och främjande av mer flexibla arbetsformer. Parlamentet uppmuntrar kommittén att fortsätta med sina ansträngningar att uppnå en jämn könsfördelning och begär i detta sammanhang att medlemsstaterna nominerar både en manlig och en kvinnlig kandidat i samband med utnämningen av kommitténs ledamöter, så att representationen blir bättre på alla nivåer.

26.Europaparlamentet noterar att kommittén, som ett resultat av ett pilotprojekt om hybridarbetsformer och en personalenkät som genomfördes 2022, den 1 januari 2024 antog ett beslut som föreskriver ett system för hybridarbete och ett individanpassat veckoarbetsschema för varje anställd samt möjligheten att arbeta hemifrån upp till 60 % av arbetstiden (utom för personalkategorier som är oförenliga med distansarbete) och att arbeta utanför anställningsorten i upp till 15 dagar om året. Parlamentet konstaterar att dessa åtgärder syftar till att förbättra balansen mellan arbete och privatliv och samtidigt upprätthålla operativ effektivitet och personalens tillfredsställelse.

27.Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att kommitténs system för hybridarbete har haft en positiv inverkan på kortvarig sjukledighet eftersom antalet anställda utan sjukledighet ökade från 71 (eller 12 % av all personal) 2018 till 211 (eller 36 % av all personal) 2023, antalet anställda som var sjukskrivna i mindre än sju dagar minskade från 257 (eller 46 % av all personal) 2018 till 201 (eller 35 % av all personal) 2023 och antalet anställda som var sjukskrivna i mellan 7,5 och 21 dagar minskade från 140 (eller 25 % av all personal) 2018 till 92 (eller 16 % av all personal) 2023. Parlamentet uppmanar kommittén att övervaka effekterna av de nya arbetsformerna och att ha med detta ämne även i kommande personalenkäter. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att 90,25 % (82 % bland cheferna) av dem som svarade på personalenkäten i december 2022 uppgav att de var nöjda med dessa flexibla arrangemang.

28.Europaparlamentet noterar med oro att 18 fall av utbrändhet rapporterades i kommittén under 2023, vilket innebär en ökning från 16 fall 2022. Parlamentet understryker att utbrändhet har en betydande social och yrkesmässig inverkan på personalens välbefinnande och prestationer. Parlamentet noterar vidare att kommittén lyckades återintegrera 16 anställda under 2023 efter en långvarig frånvaro till följd av utbrändhet, tack vare en individanpassad uppföljning av långvarig sjukledighet. Parlamentet välkomnar de förebyggande åtgärder som kommittén vidtog för att minska de psykosociala riskerna och förekomsten av utbrändhet. Parlamentet uppskattar i detta sammanhang läkarmottagningens proaktivitet och de konferenser, utbildningar och kurser som kommittén organiserade för att öka medvetenheten. Parlamentet lyfter dock fram behovet av att ytterligare stärka insatserna för att ta itu med de bakomliggande orsakerna till utbrändhet och främja en hälsosammare arbetsmiljö.

29.Europaparlamentet noterar att kommittén under 2023 fortsatte att informera om de åtgärder som införts för att förebygga och bekämpa trakasserier på arbetsplatsen, i enlighet med sitt beslut av den 26 april 2021 om skydd av värdighet på arbetsplatsen, hantering av konflikter och bekämpande av trakasserier, i synnerhet genom särskild vägledning, intern kommunikation och anordnande av flera informationsmöten för personal och chefer. Parlamentet välkomnar i synnerhet de fem utbildningstillfällen som anordnades under 2023 om förebyggande av psykologiska och sexuella trakasserier samt respekt och värdighet för ett högpresterande team, och rekommenderar att man fortsätter med detta initiativ. Parlamentet noterar vidare med tillfredsställelse att inga nya, pågående eller avslutade ärenden om sexuella trakasserier rapporterades under året.

30.Europaparlamentet lovordar kommittén för dess åtgärder under 2023 i samband med integreringen av personer med funktionsnedsättning, som bland annat bestod i att göra kommitténs byggnader tillgängliga för personer med nedsatt rörlighet och se till att alla lediga tjänster är tillgängliga för sökande med funktionsnedsättning.

31.Europaparlamentet noterar att kommittén under 2023 rekryterade personal som företrädde alla nationaliteter i EU (och en person med ukrainskt medborgarskap), och att vissa av dem var överrepresenterade (t.ex. Belgien). Parlamentet välkomnar att kommittén gjorde ytterligare ansträngningar att balansera den geografiska fördelningen bland personalen genom att offentliggöra inbjudningar att anmäla intresse för kontraktsanställda och tillfälligt anställda på sin webbplats och sina sociala medier för att nå ut till en bredare publik. Parlamentet beklagar den fortsatta bristen på geografisk balans bland kommitténs personal, där vissa nationaliteter fortfarande är överrepresenterade jämfört med andra. Parlamentet uppmuntrar kommittén att anstränga sig mer för att den geografiska fördelningen ska bli mer balanserad, särskilt på ledningsnivå. Parlamentet uppmanar kommittén att hålla den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten informerad om resultatet av denna typ av åtgärder.

32.Europaparlamentet välkomnar att kommitténs avdelning för praktiktjänstgöring för andra gången i rad deltog i ”Opportunities for young Roma”, som hölls i april 2023. Parlamentet lovordar initiativet att presentera kommitténs praktikprogram för unga och motiverade romska och andra deltagare, vilket visar på ett starkt engagemang för att främja inkludering, mångfald och lika möjligheter. Parlamentet uppmuntrar till en fortsättning och utvidgning av sådana initiativ för att ytterligare engagera underrepresenterade grupper och främja en mer inkluderande arbetskraft i EU.

33.Europaparlamentet välkomnar de framsteg som gjordes när det gäller att uppnå en jämn könsfördelning inom ledningen och som tog sig uttryck i en ökning av andelen kvinnor bland både mellancheferna (från 29,7 % 2022 till 32,5 % 2023) och de högre cheferna (från 37,5 % 2022 till 44,4 % 2023).

34.Europaparlamentet välkomnar kommittéernas arbete under 2023 med att konsolidera etiska regler och praxis i en enda etisk rättslig ram (beslut nr 157/2023) som bland annat omfattar disciplinära förfaranden, värdighet på arbetsplatsen, hantering av konflikter, bekämpande av trakasserier, bisysslor och visselblåsning. Parlamentet noterar att detta arbete ledde fram till ett beslut (nr 157/2023) som var resultatet av omfattande samråd med olika berörda parter och en uppföljning av en intern enkät om personalens etiska medvetenhet och genomförandet av en rekommendation från internrevisionen om denna fråga. Parlamentet lovordar kommittén för att ha fortsatt att erbjuda kurser i etik, integritet och respekt och värdighet på arbetsplatsen för olika personalgrupper såsom nyanställda, chefer och personal i allmänhet under 2023.

35.Europaparlamentet noterar att Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) behandlade två ärenden under 2023: ett ärende där en kommittéledamot ska ha ägnat sig åt inkomstbringande bisysslor och ett ärende där en anställd ska ha återupptagit otillåtna bisysslor. I det första fallet noterar parlamentet att Olaf inte inledde någon utredning på grund av bristen på proportionalitet mellan de resurser som behövdes för att genomföra en utredning och de förväntade resultaten, medan kommittén ansåg att det inte förelåg några intressekonflikter eftersom kommitténs ledamöter inte får någon ersättning från unionen och inte heller är skyldiga att deklarera sin yrkesverksamhet, där ledamöterna kanske får betalt för sina lokala eller regionala uppdrag. I det andra fallet noterar parlamentet att Olaf inledde en utredning som avslutades med två rekommendationer, vilka kommittén genomförde genom att inleda ett disciplinärt förfarande mot den anställda och genom att återkräva den vinst som den anställda gjort i samband med de otillåtna bisysslorna. Parlamentet påminner om att det ärende som avslutades 2022 rörande anklagelser om ekonomiska oegentligheter, trakasserier och dålig förvaltning i en av de samfunktioner som kommittén har tillsammans med EESK ledde fram till ett konflikthanteringsförfarande som inbegrep de berörda personerna och till en handlingsplan i fem punkter. Parlamentet välkomnar att handlingsplanen hade genomförts fullt ut i slutet av 2023, vilket framgår av den rapport med vilken kommittén följde upp parlamentets beslut om ansvarsfrihet för kommitténs budgetgenomförande 2022.

36.Europaparlamentet påminner om att kommittén antog anvisningar nr 6/2023 av den 4 juli 2023 om transparensåtgärder med fokus på ledamöter med befattningar och föredragande. Parlamentet lovordar i detta sammanhang kommittén för att formellt ha anslutit sig till EU:s öppenhetsregister den 1 januari 2024.

37.Europaparlamentet uppmanar med eftertryck kommittén att förbättra upptäckten och förebyggandet av intressekonflikter genom att ålägga avgående ledamöter en obligatorisk karenstid innan de får ägna sig åt lobbyverksamhet eller rådgivande verksamhet som involverar unionens institutioner. Parlamentet vill se ett proaktivt offentliggörande av alla jävsbeslut som fattats av kommitténs ledamöter på grund av intressekonflikter.

38.Europaparlamentet välkomnar att kommittén tog nya tag för att upptäcka och förebygga intressekonflikter under 2023. Parlamentet noterar att kommittén i och med sitt beslut nr 157/2023 definierade begreppet intressekonflikter och införde en mekanism för att upptäcka och förhindra dessa, varvid anställda måste uppge om de skulle kunna ha en intressekonflikt (potentiell eller möjlig) genom att fylla i ett formulär vid olika viktiga tidpunkter under sin karriär eller yrkesverksamhet. I frågeformuläret noterar parlamentet med tillfredsställelse att den årliga informationen om tidigare högre tjänstemäns yrkesverksamhet offentliggörs på ett transparent sätt på kommitténs webbplats. Parlamentet noterar att kommittén under 2023 inte upptäckte några situationer med intressekonflikter som skulle ha krävt förvaltningens uppföljning.

39.Europaparlamentet noterar att inga fall av visselblåsning rapporterades till kommittén under 2023, med undantag för information från Olaf om ett visselblåsarärende mot en anställd vid kommittén, som i slutändan avvisades av Olaf. Parlamentet noterar att kommittén under 2023 inte antog några nya åtgärder avseende visselblåsning utan fortsatte att förlita sig på de åtgärder som införts sedan 2015 och att uppmärksamma dem genom kurser i etik och informationsspridning. Parlamentet stöder regelbundna obligatoriska kurser i etik för personalen såväl som ledningen.

40.Europaparlamentet noterar att kommittén har infört en rad bedrägeribekämpningsåtgärder som är tillämpliga på dess ledamöter och personal och som genomförs av olika avdelningar. Parlamentet konstaterar att det inte fanns någon strategi mot bedrägerier 2023, trots parlamentets krav i tidigare resolutioner om ansvarsfrihet. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att kommittén i enlighet med parlamentets rekommendation åtog sig att ytterligare stärka de befintliga bedrägeribekämpningsåtgärderna genom att anta en strategi mot bedrägerier 2025, vilket anges i frågeformuläret. Parlamentet uppmuntrar kommittén att möjliggöra regelbundna och obligatoriska kurser i bedrägeribekämpning som ett led i strategin. Parlamentet uppmanar kommittén att hålla den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten informerad om denna fråga.

41.Europaparlamentet noterar att kommitténs och EESK:s sammanlagda it-budget för 2023 uppgick till 12,7 miljoner EUR, jämfört med 11,712 miljoner EUR 2022, vilket innebär en ökning med 8,40 %, och att 350 000 EUR av den budgeten gick till cybersäkerhet under 2023.

42.Europaparlamentet välkomnar kommitténs nya digitala strategi 2024–2026, som antogs i slutet av 2023. Parlamentet lovordar i detta sammanhang kommittén för dess framsteg i digitaliseringen under 2023 på områden såsom administrativa förfaranden (inbegripet urval av personal), upphandling och tolkning. Parlamentet uppmanar kommittén att påskynda digitaliseringsarbetet genom att säkerställa ett fullständigt genomförande av elektroniska arbetsflöden, elektroniska underskrifter och digitala verktyg för ärendehantering senast 2026, begränsa pappersbaserade processer i linje med hållbarhetsåtagandena samt ställa om till en förvaltning som i högre grad är papperslös.

43.Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att 90 % av projekten för förenkling genom digitalisering inom ramen för initiativet ”Going for IMPact” hade genomförts fullt ut i slutet av 2023. Dessutom noterar parlamentet att ytterligare effektivitetsvinster gjordes genom ett it-projekt som gick ut på att fastställa det bästa verktyget för elektronisk hantering av formulärbaserade arbetsflöden, varvid många av kommitténs förfaranden började förenklas och digitaliseras med hjälp av Microsoft 365-verktyg. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att kommittén använder upphandlingsmoduler såsom e-Tendering, e-Notices, e-Submission och Myworkplace samt kvalificerade elektroniska underskrifter för undertecknande av kontrakt, som infördes 2023. Parlamentet välkomnar att kommittén antog interna riktlinjer för användning av artificiell intelligens som lägger grunden för möjliga framtida lösningar samt uppmuntrar införandet av regelbundna obligatoriska kurser i säker användning av artificiell intelligens.

44.Europaparlamentet noterar vidare att Europeiska datatillsynsmannen (EDPS) inte gjorde någon utredning eller förfrågan avseende kommitténs behandling av personuppgifter under 2023. Parlamentet noterar att EDPS under 2023 gick ut med ett allmänt frågeformulär om utnämningen av dataskyddsombudet och dataskyddsombudets ställning, som besvarades av kommitténs dataskyddsombud.

45.Europaparlamentet noterar att kommittén inte drabbades av några cyberattacker under 2023, utöver några överbelastningsattacker mot kommitténs externt hysta webbplats. I frågeformuläret noterar parlamentet kommitténs verktyg och strategier för övervakning av hot i realtid och identifiering av sårbarheter i kommitténs system. Parlamentet lovordar kommittén för att ha följt standarder när det gäller cybersäkerhetsrelaterade riskbedömningar och för att ha infört ett system som bygger på incidenthanteringsplaner, återhämtningsåtgärder och tillvaratagna erfarenheter. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att kommittén och EESK antog cybersäkerhetsramverket NIST CSF, där fokus under 2023 låg på principerna ”skydda” och ”upptäcka”. Parlamentet uppmuntrar kommittén att öka sina ledamöters och sin personals medvetenhet om cybersäkerhet, att genomföra regelbundna riskbedömningar av sin it-infrastruktur och att säkerställa regelbundna revisioner och tester av sitt cyberförsvar.

46.Europaparlamentet noterar att kommitténs budget (anslag för det innevarande året) för 2023 uppgick till 18,594 miljoner EUR (jämfört med 18,930 miljoner EUR 2022) med en genomförandegrad för betalningar på 93,70 % (jämfört med 82,60 % 2022). Parlamentet noterar med tillfredsställelse att bytet av B68- och TRE74-byggnaderna mot VMA-byggnaden under 2022 innebar besparingar i och med de lägre kostnaderna för att hyra hela VMA under 2023.

47.Europaparlamentet noterar att renoveringsarbetet i VMA (tredje till nionde våningen) fortsatte under 2023. Parlamentet noterar vidare en låg genomförandegrad för betalningar när det gäller C8-anslagen (som överfördes från 2022 till 2023), dvs. 18,90 %, som användes för inredning av VMA-lokalerna. Parlamentet förstår kommitténs förklaring att denna låga genomförandegrad beror på att byggnadsentreprenören inte kunde slutföra delar av renoveringsarbetet i VMA. Parlamentet upprepar sin uppmaning till kommittén om att uppdatera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om avkastningen på investeringarna i den smarta teknik som installerats i VMA.

48.Europaparlamentet välkomnar kommitténs och EESK:s åtagande att systematiskt tillämpa principen om design för alla på sin infrastruktur genom att i själva utformningen säkerställa byggnadens tillgänglighet. Parlamentet noterar att kommittéerna vidtog en rad olika åtgärder för att säkerställa att deras byggnader är tillgängliga för personer med olika typer av funktionsnedsättning (rullstolsanvändare, blinda personer och personer med synnedsättning, personer som är döva, äldre personer med muskel- eller kärlproblem).

49.Europaparlamentet noterar att kommittén fortsatte att genomföra en rad olika miljöåtgärder under 2023, såsom användning av innovativa energieffektiva installationer, inköp av 100 % grön el, papperslösa arbetsflöden med digitala signaturer, tillämpning av miljökriterier i alla anbudsförfaranden (med skräddarsydda miljökriterier för anbudsinfordringar på över 60 000 EUR), fokus på avfallsminskning och ökad återvinning, genomförande av åtgärder för ett mer hållbart resande bland personalen, inbegripet ekonomiska bidrag från kommittén till personalens kostnader för kollektivtrafik, användning av tolkning helt på distans vid stadgeenliga sammanträden och andra energibesparande åtgärder. I frågeformuläret noterar parlamentet med tillfredsställelse att kommittén minskat koldioxidutsläppen inom sin administration med 18 % jämfört med 2019.

50.Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse i frågeformuläret att kommitténs energiförbrukning, tack vare de energibesparande åtgärderna, minskade med uppskattningsvis 3,4 % 2023 jämfört med 2022, vilket motsvarar en ekonomisk vinst på 64 240 EUR. Parlamentet lovordar kommittéerna för att ha överträffat Emas-målen för 2021–2025 på alla områden (el, gas, vatten, avfall, avfallssortering, papper för kontorsbruk och koldioxidutsläpp).

51.Europaparlamentet välkomnar de budgetmässiga och administrativa besparingar som gjordes genom interinstitutionellt samarbete, särskilt det nära samarbete som inrättats på administrativ nivå med EESK, som kommittén delar lokaler och samfunktioner med på områdena översättning, infrastruktur, logistik och it, där de två institutionerna gemensamt förfogar över en personalstyrka på 470 personer och över ca 60 miljoner EUR (lönerelaterade utgifter ej medräknade). Parlamentet noterar med tillfredsställelse att kommittén utvidgade sitt samarbete med EESK ännu mer genom att utnyttja ytterligare synergier i form av gemensamma hälso- och sjukvårdstjänster samt ett gemensamt centralt dataskyddsregister och gemensam databehandling på grundval av det avtal om gemensamt personuppgiftsansvar som kommittén och EESK undertecknade 2023. Parlamentet upprepar sin uppmaning till kommittén om att fortsätta och utvidga detta samarbete på andra områden i syfte att undvika dubbelarbete och ytterligare rationalisera driftskostnaderna för avdelningarna i kommitténs och EESK:s gemensamma lokaler. Parlamentet uppmanar kommittén och EESK att undersöka möjligheten att inrätta en enda förvaltning för sina samfunktioner och fortsätta att ha separata direktorat eller enheter för de funktioner som arbetar med frågor som rör kommittéernas specifika och oberoende mandat. Parlamentet uppmuntrar kommittén och EESK att även i fortsättningen sträva efter att utveckla ytterligare samarbete och synergier.

52.Europaparlamentet välkomnar att kommittén strävade efter synergier genom att köpa tjänster från andra institutioner genom servicenivåavtal och genom att vara med i interinstitutionella samordningsorgan och interinstitutionella upphandlingsförfaranden. Parlamentet välkomnar också de effektivitetsvinster som kommittén rapporterat om i frågeformuläret när det gäller kommunikation i samband med valet till Europaparlamentet 2024. Parlamentet noterar att dessa vinster var möjliga eftersom kommittén undertecknade ett samförståndsavtal med parlamentet i februari 2024 och ett nytt samarbetsavtal i maj 2024. Parlamentet noterar vidare att samarbetsavtalet även omfattar samarbete på politisk och administrativ nivå mellan de två institutionerna.

53.Europaparlamentet uppmanar kommittén att fördjupa sitt samarbete med parlamentet och kommissionen genom att inrätta en strukturerad årlig dialog mellan kommitténs företrädare och unionens lagstiftare om viktiga lagstiftningsärenden som påverkar regional utveckling, klimatpolitik och social sammanhållning. Parlamentet uppmanar eftertryckligen kommittén att undersöka gemensamma initiativ med parlamentets utskott för regional utveckling (REGI) och utskott för miljö, klimat och livsmedelssäkerhet (ENVI) för att främja hållbara regionala investeringar.

54.Europaparlamentet noterar att kommittén samarbetar med kommissionen (mot en årlig avgift) när det gäller hantering av personalfrågor och användning av olika it-plattformar för ekonomisk förvaltning och personalförvaltning. Parlamentet noterar vidare att kommittén håller sina plenarsessioner i parlamentets och kommissionens lokaler för att kompensera för kapacitetsbristen i de egna konferenslokalerna och att den köper tolktjänster av dessa två institutioner.

55.Europaparlamentet välkomnar 2023 års översyn av samarbetsavtalet mellan kommittén och parlamentet inför det slutliga undertecknandet 2024. Parlamentet stöder kommitténs samarbete med flera av parlamentets utskott, tvärpolitiska grupper och generaldirektorat och anser det vara nödvändigt att kommitténs och EESK:s ledamöter regelbundet och systematiskt bjuds in till relevanta parlamentsdiskussioner, inbegripet utskottssammanträden, om frågor som de arbetar med.

56.Europaparlamentet noterar att kommitténs kommunikationsverksamhet är inriktad på förbindelser med pressen, anordnande av evenemang, digitalt innehåll och sociala medier, med en total budget (anslag för det innevarande året) på ca 2,8 miljoner EUR för 2023. Parlamentet beklagar den mycket låga genomförandegraden för betalningar på dessa områden (mellan 24,70 % och 48,20 %). Parlamentet noterar dock en hög genomförandegrad för C8-anslag (överförda från 2022 till 2023) på mellan 98 % och 100 %. Parlamentet begär att kommittén vidtar åtgärder för att förbättra sin budgetplanering avseende kommunikationsrelaterade budgetposter.

57.Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse kommitténs resultat när det gäller att främja unionens politik och program på lokal och regional nivå, nå ut bättre med det rådgivande arbetet och öka synligheten och genomslaget. Parlamentet noterar att kommitténs kommunikationsstrategi syftar till att stärka organets institutionella och politiska profil som företrädare för unionens regioner, städer, byar och kommuner, samtidigt som ledamöternas viktiga bidrag till att koppla samman unionens politik med medborgarna och främja engagemang på lokal och regional nivå lyfts fram. Parlamentet noterar i detta sammanhang kommitténs kommunikationsåtgärder under 2023 på områden såsom sammanhållning (t.ex. kampanjen Främja sammanhållning som ett grundläggande värde för EU inom ramen för Europeiska veckan för regioner och städer, med mer än 8 000 deltagare), klimatförändringar (t.ex. kampanjen Bygga motståndskraftiga och innovativa lokalsamhällen), demokrati (t.ex. kampanjen Ett nytt kapitel för demokratin i EU, med 1 400 anmälningar till den 14:e EuroPCom‑konferensen) och landsbygdsutveckling (2023 års europeiska Leader‑kongress) under 2023. Parlamentet lovordar kommittén för ökningen av antalet personer som är registrerade i europeiska nätverket för regionala och lokala fullmäktigeledamöter (från 2 307 år 2022 till 3 000 år 2023) och antalet deltagare i programmet för unga folkvalda politiker (från 775 år 2022 till 836 år 2023).

58.Europaparlamentet välkomnar kommitténs insatser för att nå ut mer till regionala myndigheter och lokalsamhällen, inbegripet utvidgningen av europeiska nätverket för regionala och lokala fullmäktigeledamöter och programmet för unga folkvalda politiker. Parlamentet uppmanar kommittén att anslå ytterligare resurser till stöd för regionala kapacitetsuppbyggnadsprogram som ger lokala myndigheter möjlighet att bättre genomföra unionens politik.

59.Europaparlamentet noterar kommitténs framgång när det gäller att nå ut till medierna, som framgår av den allmänna statistiken för 2023, såsom 13 210 omnämnanden i medierna, 129 % fler webbesökare och 11 % fler följare. När det gäller digitalt engagemang noterar parlamentet att kommittén inte lyckades uppnå sitt mål för 2023. Parlamentet noterar att kommittén i slutet av 2023 hade 200 000 följare på sina sociala medier, dvs. 15 % fler än 2022, varav 57 603 (+5 %) på X (tidigare Twitter), 61 170 (+5 %) på Facebook, 68 613 (+31 %) på Linkedin och 15 392 (+47 %) på Instagram.

60.Europaparlamentet välkomnar kommitténs initiativ för att öka medvetenheten om de särskilda åtgärderna inom ramen för förordningen om digitala tjänster och förordningen om digitala marknader samt om cybersäkerhet och säkerhet på nätet, vilka framhålls i frågeformuläret. Parlamentet erkänner kommitténs bidrag till att unionen rör sig mot en digital framtid. Parlamentet lovordar i detta sammanhang kommittén för att under 2023 ha anordnat en rad digitala masterclass-kurser för både personal och externa målgrupper.