1.bemærker, at Ombudsmandens budget falder ind under FFR-udgiftsområde 7, "Europæisk offentlig forvaltning", som i 2023 beløb sig til i alt 12,3 mia. EUR eller 6,4 % af Unionens udgifter; bemærker, at Ombudsmandens budget udgjorde 0,11 % af bevillingerne under FFR-udgiftsområde 7;

2.bemærker, at Revisionsretten i sin årsberetning for regnskabsåret 2023 (herefter "Revisionsrettens beretning") undersøgte en stikprøve på 70 transaktioner under udgiftsområde "Europæisk offentlig forvaltning", hvoraf 21 (30 %) var behæftet med fejl; bemærker endvidere, at Revisionsretten for så vidt angår fem af de fejl, som Revisionsretten kvantificerede, anslog, at fejlforekomsten var under væsentlighedstærsklen; bemærker med tilfredshed, at Revisionsretten i årsberetningen for 2023 ikke konstaterede nogen signifikante problemer vedrørende Ombudsmanden;

3.noterer sig på grundlag af Revisionsrettens beretning bemærkningen om, at administrationsudgifter omfatter udgifter til menneskelige ressourcer, herunder pensioner, som i 2023 tegnede sig for ca. 70 % af de samlede administrationsudgifter, samt udgifter til bygninger, udstyr, energi, kommunikation og informationsteknologi; glæder sig over, at Revisionsretten, som den gjorde i de foregående år, konkluderede, at de administrative udgifter samlet set er forbundet med en lav risiko;

4.bemærker, at Ombudsmandens budget beløb sig til 13 212 447 EUR i 2023, hvilket svarer til en stigning på 990 339 EUR (dvs. +8,1 %) i forhold til 2022; noterer sig på baggrund af Ombudsmandens svar på spørgeskemaet fra Budgetkontroludvalget i forbindelse med meddelelsen af decharge for budgettet for 2023 ("spørgeskemaet"), at denne stigning hovedsagelig skyldes løntilpasninger og to yderligere stillinger, der var nødvendige for at styrke Ombudsmandens kerneaktiviteter;

5.bemærker, at budgetovervågningsindsatsen i regnskabsåret 2023 resulterede i en budgetgennemførelsesgrad på 95,39 %, hvilket er et fald på 1,58 % i forhold til 2022; bemærker, at udnyttelsesgraden for betalingsbevillinger i det pågældende år var på 97,58 %, svarende til en stigning på 1,31 % i forhold til 2022, hvilket førte til et fald i automatiske fremførsler fra 3,73 % (eller 442 209 EUR) i 2022 til 2,42 % (eller 304 550 EUR) i 2023; beklager ikke desto mindre den lavere udnyttelsesgrad for de automatiske fremførsler af bevillinger fra det foregående år, som i 2023 var på 73,27 % sammenlignet med 92,59 % i 2022; opfordrer til en forbedring i denne henseende;

6.bemærker, at Ombudsmanden i løbet af 2023 foretog ni budgetoverførsler i henhold til finansforordningens artikel 29, svarende til i alt 241 150 EUR eller 1,8 % af det pågældende regnskabsårs bevillinger, i forhold til 2,8 % i 2022; bemærker, at disse overførsler var nødvendige for at styrke forskellige budgetposter vedrørende f.eks. møbler, sikkerhed og overvågning af bygninger, digitalisering af arkiver eller informationsteknologi; bemærker i den forbindelse, at IT-udgifterne er steget med 41 % fra 159 714 EUR i 2022 til 224 698 EUR i 2023;

7.bemærker, at der for tredje år i træk er sket en yderligere stigning i den gennemsnitlige betalingstid; anerkender, at den gennemsnitlige betalingstid på trods af en stigning i betalingstiden fra 11,35 dage i 2021 til 13,50 dage i 2023 fortsat er relativt kort og under den lovbestemte maksimale betalingstid (30 dage); glæder sig i den forbindelse over, at Ombudsmanden i mellemtiden fuldt ud har gennemført et elektronisk faktureringssystem, som yderligere bør forbedre effektiviteten af betalingsprocessen fra 2024;

8.bemærker, at Europa-Parlamentet for så vidt angår 2023 ikke havde pålagt Ombudsmanden en væsentlig forhøjelse af lejen og de faste bygningsafgifter, hvilket har gjort det muligt for Ombudsmanden at reducere sin budgetpost for leje med 8,06 % med henblik på at styrke andre budgetposter i 2023; noterer sig imidlertid, at Ombudsmanden for så vidt angår 2024 forventer en stigning i de bygningsrelaterede udgifter med 170 % (eller 122 260 EUR);

9.glæder sig over, at budgettet for personalets tjenesterejser faldt fra 120 000 EUR i 2022 til 100 000 EUR i 2023 takket være omfattende brug af videokonferencefaciliteter på begge arbejdssteder; roser i den forbindelse Ombudsmanden for at have foretaget en nedskæring af budgettet for tjenesterejser for fjerde år i træk; bemærker, at Ombudsmandens budget for tjenesterejser og rejser forblev det samme i 2023 som i de foregående år (2021 og 2022), dvs. 35 000 EUR;

10.bemærker, at Ombudsmanden til sine overordnede mål i sin "Hen imod 2024"-strategi har knyttet ni centrale resultatindikatorer (KPI'er) bestående af 19 komponenter som fastsat i Ombudsmandens årlige forvaltningsplan for 2023; bemærker, at 14 af disse KPI-komponenter blev nået eller overgået i 2023;

11.bemærker en samlet stigning i Ombudsmandens arbejdsbyrde i forhold til det foregående år, idet Ombudsmanden i 2023 behandlede 2 392 nye klager (2 223 i 2022), indledte 398 undersøgelser (348 i 2022), herunder 56 undersøgelser af offentlig betydning (60 i 2022), afsluttede 372 undersøgelser (330 i 2022) og behandlede et rekordstort antal klager om aktindsigt, som er steget fra 117 i 2022 til et rekordstort antal på 167 i 2023, hvoraf 118 blev fulgt op med undersøgelser; roser i den forbindelse Ombudsmanden for de effektivitetsgevinster, der blev opnået i 2023 for at mindske antallet af klager, ved at forenkle behandlingen af undersøgelser vedrørende "manglende svar" og strømline behandlingen af klager "uden for mandatet" og anmodninger om oplysninger; opfordrer Ombudsmanden til at arbejde på en mere målrettet kommunikation for at løse dette problem i fremtiden; glæder sig over Ombudsmandens bestræbelser på at fortsætte strømliningen og procesforenklingen i de kommende år;

12.roser Ombudsmanden for at have reduceret den tid, der er nødvendig for at behandle sager på de forskellige stadier i proceduren, såsom den tid, der blev brugt på at træffe afgørelse om antagelighed (fra 16 dage i 2022 til 11 dage i 2023), eller den gennemsnitlige tid, der blev brugt på at afslutte sager vedrørende aktindsigt (fra 46 dage i 2022 til 42 dage i 2023); beklager imidlertid, at den gennemsnitlige behandlingstid (165 dage) for en undersøgelse forblev høj i 2023; forstår dog Ombudsmandens forklaring om, at dette gennemsnit blev påvirket af forsinket afslutning af undersøgelser på grund af gentagne udvekslinger af oplysninger med de berørte institutioner;

13.bemærker endvidere en forbedring med hensyn til EU-institutionernes positive svar på Ombudsmandens forslag om at forbedre deres administrative praksis med en samlet acceptrate på 81 % i 2023 (sammenlignet med 79 % i 2022); anmoder Ombudsmanden om fortsat at arbejde på at skabe større overensstemmelse med resultater, henstillinger og forslag;

14.anerkender Ombudsmandens indsats i 2023 for at øge bevidstheden om og forståelsen af Ombudsmandens mandat; bemærker i den forbindelse med tilfredshed en stigning på 20 % i antallet af klager, der ligger inden for mandatet fra 740 i 2022 til 885 i 2023 samt en stigning i andelen af denne type klager fra 33 % i 2022 til 37 % i 2023;

15.anerkender Ombudsmandens indsats for og positive indvirkning på etik, gennemsigtighed og ansvarlighed i 2023, navnlig som følge af anmodninger om aktindsigt og interessekonflikter vedrørende forskellige EU-institutioner, -agenturer eller Den Europæiske Investeringsbank; udtrykker sin påskønnelse af Ombudsmandens særberetning fra september 2023 om forsinkelser i Kommissionens håndtering af anmodninger om aktindsigt;

16.noterer sig på baggrund af Ombudsmandens beretning til dechargemyndigheden med titlen "Beretning om opfølgningen på decharge for regnskabsåret 2022" de problemer, der er konstateret på området for genopretnings- og resiliensfaciliteten, nemlig væsentlige forsinkelser, som Kommissionen er stødt på i forbindelse med besvarelse af anmodninger om adgang til aktindsigt, navnlig den forsinkede offentliggørelse af de største støttemodtagere under genopretnings- og resiliensfaciliteten efter medlemsstat, hvilket underminerer gennemsigtigheden samt med hensyn til den begrundelse, på grundlag af hvilken Kommissionen fastsatte niveauet for at give aktindsigt i visse tilfælde; udtrykker bekymring over Kommissionens beslutning om ikke at acceptere alle de forslag og løsningsforslag, som Ombudsmanden fremsatte i denne henseende, og minder om betydningen af principperne for god praksis for gennemsigtighed i den offentlige forvaltning i anvendelsen af genopretningsmidler, der er udarbejdet i samarbejde med OECD; beklager, at der fortsat er betydelige forskelle på nationalt plan med hensyn til rettidigheden og fuldstændigheden af oplysningerne om endelige modtagere; opfordrer Kommissionen til at intensivere sine bestræbelser på at afhjælpe disse mangler som led i sine løbende overvågnings- og kontrolfunktioner; understreger betydningen af konsekvent og fuldstændig rapportering i alle medlemsstater for at sikre gennemsigtighed og ansvarlighed; opfordrer Ombudsmanden til at opretholde sin overvågning af Kommissionens bestræbelser på at sikre gennemsigtighed og effektivt tilsyn med genopretnings- og resiliensfaciliteten; opfordrer endvidere Ombudsmanden til fortsat regelmæssigt at underrette budgetmyndigheden om de vanskeligheder, der er opstået i dens arbejde med hensyn til gennemsigtighed og ansvarlighed i forbindelse med genopretnings- og resiliensfaciliteten;

17.fremhæver, at Ombudsmanden i 2023 efter en undersøgelse på eget initiativ, der afslørede, at når enkeltpersoner anmodede om en prøvelse af en afgørelse om aktindsigt, kendt som en genfremsat anmodning, overskred Kommissionen i 85 % af sagerne de frister, der er fastsat i loven, indtrængende opfordrede Kommissionen til straks at afhjælpe systemiske forsinkelser i behandlingen af anmodninger om aktindsigt; opfordrer til en hurtig gennemførelse af Ombudsmandens hastehenstilling om en grundig revurdering for at sikre overholdelse af de frister, der er fastsat i EU-retten, såsom forordning (EF) nr. 1049/2001; roser Ombudsmanden for hendes særlige beretning til Europa-Parlamentet og anmoder institutionen om dens formelle støtte til at få Kommissionen til at reagere på hendes henstilling; minder om, at Ombudsmanden drøftede beretningen med medlemmer af Europa-Parlamentet i Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender i november 2023 https://www.ombudsman.europa.eu/da/doc/annual-report/en/183636;

18.bemærker med stor bekymring, at Ombudsmanden modtager mange klager fra borgerne over ekstreme forsinkelser med hensyn til at få adgang til de ønskede dokumenter; støtter Ombudsmandens synspunkt om, at forsinket adgang reelt er et afslag på adgang, og at de administrative processer bør strømlines for at sikre, at borgerne får aktindsigt rettidigt https://www.ombudsman.europa.eu/en/multimedia/infographics/da/142;

19.bemærker, at den interne revisor foretog en gennemgang af Ombudsmandens risikostyringsramme; bemærker, at parterne blev enige om en handlingsplan med ni punkter, der skal gennemføres inden udgangen af 2024; opfordrer Ombudsmanden til at underrette dechargemyndigheden om de fremskridt, der gøres med gennemførelsen af denne plan;

20.bemærker en stigning på 11 % i det samlede antal af Ombudsmandens personale fra 74 i 2022 til 82 i 2023, som hovedsagelig skyldes en stigning i antallet af kontraktansatte og midlertidigt ansatte; bemærker endvidere, at 40 tjenestemænd i 2023 var ansat ved Ombudsmandens kontor sammenlignet med 39 og 38 i henholdsvis 2022 og 2021, og at der var 33 midlertidigt ansatte sammenlignet med 28 og 30 i henholdsvis 2022 og 2021 og 9 kontraktansatte sammenlignet med 7 og 6 i henholdsvis 2022 og 2021; bemærker med tilfredshed en stigning i den personaleandel, der arbejder med Ombudsmandens kerneaktiviteter (klager og undersøgelser), fra 40,54 % i 2022 til 42,68 % i 2023; bemærker med tilfredshed, at besættelsesgraden for personalet steg fra 91,8 % i 2022 til 95 % i 2023, og at personaleomsætningen faldt fra 9,9 % i 2022 til 5,2 % i 2023;

21.beklager, at stillingen som generalsekretær for Ombudsmanden har været ubesat i mere end to år, navnlig siden den 1. september 2022; bemærker på baggrund af spørgeskemaet, at "som en gestus over for den nye Ombudsmand, der vil blive valgt inden udgangen af 2024, besluttede den nuværende Ombudsmand at lade stillingen være ubesat og overlade det til hendes efterfølger at træffe afgørelse om udnævnelsen"; opfordrer den næste Ombudsmand til at sikre, at de perioder, hvor der er ledige lederstillinger, forbliver så korte som muligt og ikke varer længere tid, end hvad der er nødvendigt for at ansætte nyt personale i disse stillinger;

22.roser Ombudsmanden for indkaldelsen af interessetilkendegivelser vedrørende ansættelse af medarbejdere med ansvar for undersøgelser, der blev afsluttet med et positivt resultat i 2023 med oprettelsen af en reserveliste med 19 kandidater, hvoraf seks var blevet ansat samme år; bemærker, at dette har gjort det muligt for Ombudsmanden at reducere den tid, der er nødvendig for at ansætte medarbejdere, hvilket tidligere har været et problem; bemærker endvidere, at Ombudsmanden med hjælp fra EPSO afholdt tre interne udvælgelsesprøver i 2023 med henblik på at fastholde interne talenter; anerkender, at sådanne foranstaltninger bidrager til at forbedre institutionens effektivitet;

23.bemærker, at Ombudsmanden, selv om den er en lille institution, formåede at have 19 nationaliteter repræsenteret i sit personale i 2023 takket være proaktiv kommunikation og outreachaktiviteter, navnlig ved at bruge sociale medier og onlineplatforme til at annoncere ledige stillinger; konstaterer med beklagelse en overrepræsentation af visse nationaliteter (f.eks. fransk og irsk) og en underrepræsentation af andre nationaliteter (f.eks. rumænsk og spansk); opfordrer indtrængende Ombudsmanden til at fortsætte sine bestræbelser på at opnå en afbalanceret geografisk fordeling af statsborgere fra alle medlemsstater blandt sit personale, navnlig på ledelsesniveau, ved at forbedre kommunikationen, fremme synligheden og forbedre jobforholdene for at tiltrække underrepræsenterede nationaliteter;

24.bemærker, at Ombudsmanden med hensyn til kønsbalance beskæftiger flere kvinder end mænd i alle personalekategorier, navnlig på ledelsesniveau, og at den samlede fordeling af kvinder og mænd i 2023 var den samme som i 2022, dvs. 67 % kvinder og 33 % mænd; tilskynder Ombudsmanden til at fortsætte sine bestræbelser på at opnå en mere ligelig kønsfordeling blandt sit personale;

25.bemærker, at Ombudsmanden gør en indsats for at sikre sit personales fysiske og mentale trivsel på arbejdspladsen og fokuserer på at styrke samarbejdsånden; glæder sig i den forbindelse over resultatet af den generelle personaleundersøgelse, der blev gennemført i 2023, og som viste en generel tilfredshedsgrad blandt personalet på 87 %, idet 95 % af deltagerne i undersøgelsen havde reageret positivt på spørgsmålet om Ombudsmandens varetagelse af personalets trivsel, 97 % var tilfredse med Ombudsmandens hybride og fleksible arbejdsordninger, og 90 % var tilfredse med det udstyr og materiale, som deres arbejdsgiver leverede til dem til fjernarbejde; bemærker med tilfredshed, at Ombudsmanden i 2023 besluttede at stille ergonomiske stole til rådighed for alle ansatte, der anmoder herom;

26.anerkender, at Ombudsmandens kontors beskedne størrelse gør det muligt for lederne nøje at overvåge personalets arbejdsbyrde og foretage de nødvendige tilpasninger, hvilket gør det muligt tidligt at opdage tilfælde af udbrændthed; bemærker, at personaleundersøgelsen fra 2023 ikke viste nogen problemer med fordelingen af arbejdsbyrden eller arbejdsrelaterede sundhedsproblemer, og at Europa-Parlamentets lægetjeneste ikke rapporterede om langsigtede sygdomme i forbindelse med udbrændthed;

27.noterer sig med tilfredshed, at der ikke blev indberettet nogen chikanesager i 2023; anerkender Ombudsmandens indsats for at sikre et arbejdsmiljø uden seksuel og psykisk chikane, navnlig gennem bevidstgørelse og uddannelse; bemærker med tilfredshed, at en undersøgelse foretaget i 2023 i forbindelse med en intern revision af den etiske ramme viste, at 90 % af personalet var bekendt med politikken og retningslinjerne vedrørende chikane;

28.bemærker med tilfredshed, at Ombudsmanden bød 18 lønnede praktikanter velkommen i 2023 (samme antal som i 2022), hvoraf én blev udvalgt efter Ombudsmandens første indkaldelse, der var rettet mod ansøgere med handicap; anerkender, at dette initiativ fremmer inklusion og lige muligheder ved at give praktikanter værdifuld erfaring i EU-institutionerne;

29.glæder sig over Ombudsmandens fortsatte bestræbelser på at styrke og øge bevidstheden om institutionens etiske rammer; bemærker med tilfredshed, at Ombudsmanden i 2023 reviderede whistleblowerpolitikken for at styrke beskyttelsen af potentielle whistleblowere, sikre bedre overensstemmelse med databeskyttelsesstandarderne, øge fortroligheden og støtten og indarbejde bestemmelser om medarbejdere med ansvar for etiske spørgsmål; glæder sig endvidere over det fuldt ud indførte etiske SYSPER-værktøj, der gør det muligt for personalet at ajourføre erklæringer (om deres interessekonflikter og om deres ægtefællers/partneres erhvervsmæssige aktiviteter), og over afholdelsen af et interaktivt uddannelseskursus med titlen "Respect and dignity at work and our roles as actors, recipients and bystanders" (Respekt og værdighed på arbejdspladsen og vores roller som aktører, modtagere og tilskuere); glæder sig over resultatet af den generelle personaleundersøgelse, der blev gennemført i 2023, og som bekræfter en høj grad af bevidsthed blandt personalet om etiske spørgsmål; opfordrer til offentliggørelse af alle møder på højt plan i Ombudsmandens kontor med eksterne aktører, herunder virksomheder, interessegrupper og EU-agenturer, med henblik på at sikre gennemsigtighed i beslutningstagningen og den interesseskabende indsats;

30.bemærker, at den interne revision (beretning 22/03) vedrørende Ombudsmandens etiske ramme blev afsluttet i 2023 med fremsættelse af seks henstillinger, der skulle gennemføres senest den 31. december 2024; noterer sig på baggrund af spørgeskemaet, at fire af disse henstillinger er blevet gennemført fuldt ud; opfordrer Ombudsmanden til at aflægge beretning til dechargemyndigheden om status for gennemførelsen af de resterende to henstillinger;

31.bemærker, at Ombudsmandens strategi til bekæmpelse af svig i vid udstrækning er baseret på den eksisterende etiske ramme og princippet om adskillelse af opgaver i forbindelse med finansielle funktioner; bemærker, at Ombudsmanden i 2023 gennemgik og vedtog den kodeks af faglige standarder, der gælder for personale, der beskæftiger sig med kontrollen af finansielle transaktioner, og som fastsætter opgaver og ansvar i forbindelse med afsløring af svigagtige transaktioner, herunder den procedure, der skal følges i tilfælde af mistanke om svig;

32.bemærker med tilfredshed, at der ikke blev indberettet tilfælde af interessekonflikter og tilfælde af whistleblowing i 2023;

33.bemærker på baggrund af spørgeskemaet, at Ombudsmanden ikke formelt tilsluttede sig EU's åbenhedsregister (oprettet ved den interinstitutionelle aftale af 20. maj 2021 mellem Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Kommissionen om et obligatorisk åbenhedsregister) for at sikre, at hun også har mulighed for at undersøge potentielle klager vedrørende sekretariatet for dette åbenhedsregister; bemærker imidlertid, at Ombudsmanden har tilpasset sine praksisser til principperne i åbenhedsregistret ved at kontrollere, at talere eller samtalepartnere i arrangementer eller møder arrangeret af Ombudsmanden er registreret deri; glæder sig over den høje grad af åbenhed, som Ombudsmanden har opnået gennem offentliggørelsen på sit websted af oplysninger om undersøgelser, tjenesterejser, møder og arrangementer, som Ombudsmanden deltager i;

34.opfordrer Ombudsmanden til at indføre en obligatorisk erklæring om økonomiske interesser for ledende medarbejdere med offentlig adgang i realtid til oplysninger om potentielle interessekonflikter, eksterne engagementer og finansielle aktiver;

35.glæder sig over, at Ombudsmandens endelige budget (efter overførsler) til bygninger og omkostninger i forbindelse hermed faldt med ca. 15 % fra 1 622 200 EUR i 2022 til 1 373 000 EUR i 2023; bemærker, at bevillingerne til leje faldt med 26 % fra 1 177 700 EUR i 2022 til 866 100 EUR i 2023 med en udnyttelsesgrad for betalinger i begge år på næsten 100 %;

36.bemærker, at bygningen efter Ombudsmandens flytning af kontoret i Bruxelles til nye faciliteter, som Parlamentet stillede til rådighed i 2021, blev indrettet som et samarbejdsbaseret arbejdsområde med meget få individuelle kontorer og fleksible samarbejdsbaserede mødefaciliteter; noterer sig med tilfredshed, at Ombudsmanden ikke praktiserer hotdesking, og at alle medarbejdere har deres eget bord med gode opbevaringsmuligheder; bemærker, at der ikke blev foretaget nogen ændringer af kontorerne i 2023, og at en generel personaleundersøgelse, der blev gennemført i 2023, viste, at størstedelen af de ansatte (56 %) svarede positivt for så vidt angår de nye fysiske rammer i deres kontorer i Bruxelles;

37.minder om, at Ombudsmanden ikke ejer sine egne bygninger, men lejer en bygning i Bruxelles og kontorlokaler i Strasbourg; bemærker med tilfredshed, at HAVEL-bygningen i Strasbourg er fuldt tilgængelig for personer med nedsat mobilitet eller andre handicap, og beklager dybt, at adgangen til den bygning, der lejes i Bruxelles, trænger til forbedring; opfordrer Parlamentet til at forbedre adgangen til den bygning, der lejes til Ombudsmanden i Bruxelles;

38.anerkender succesen med Ombudsmandens mangeårige tilgang med at udnytte integrerede systemer og ressourcer fra andre EU-institutioner, navnlig Parlamentet og Kommissionen, med henblik på at optimere budgetudnyttelsen og styrke koordineringen, f.eks. inden for digitalisering; bemærker i den forbindelse den vellykkede gennemførelse af Kommissionens maskinoversættelsesværktøjer, der er blevet integreret i Ombudsmandens systemer (f.eks. webstedet) i 2023; bemærker med tilfredshed på baggrund af spørgeskemaet, at dette projekt har ført til en nedbringelse af oversættelsesomkostningerne, som anslås at udgøre mere end 30 % om året, samt til en reduceret administrativ byrde;

39.glæder sig over den fulde gennemførelse af den kvalificerede elektroniske signatur, der gør det muligt for personalet at underskrive dokumenter på en sikker måde, samt over anvendelsen af Kommissionens QSign, der gør det muligt for personalet at underskrive og håndtere dokumenter, herunder udbuds- og kontraktdokumenter;

40.bemærker, at Ombudsmanden siden 2023 aktivt har undersøgt de muligheder, som anvendelsen af kunstig intelligens (AI) kan føre med sig; glæder sig i den forbindelse over Ombudsmandens partnerskab med Europa-Kommissionens Fælles Forskningscenter om at eksperimentere med store sprogmodeller og teste og evaluere AI-brugstilfælde; bemærker endvidere, at Ombudsmanden købte flere AI-værktøjer, som med succes har bidraget til produktion af videoindhold; glæder sig over Ombudsmandens vedtagelse af interne retningslinjer for at sikre, at eksterne AI-værktøjer anvendes på en ansvarlig og gennemsigtig måde; opfordrer Ombudsmanden til at sikre, at personalet modtager obligatorisk uddannelse i sikker og etisk anvendelse af AI-værktøjer for at øge deres forståelse og afbøde potentielle risici; opfordrer Ombudsmanden til at holde dechargemyndigheden underrettet om de fremskridt, der gøres med hensyn til test og anvendelse af AI-løsninger;

41.bemærker, at Ombudsmanden med hensyn til IT er afhængig af Parlamentets infrastruktur- og cybersikkerhedsramme og arbejder tæt sammen med Kommissionen om integration og vedligeholdelse af Unionens institutionsinterne værktøjer (Sysper, ABAC, MiPS og Ares) og brugen af IT-rammekontrakter; bemærker, at Ombudsmanden, i betragtning af at kontrollen med dataene er begrænset, indgik serviceleveranceaftaler med de berørte institutioner for at sikre, at behandlingen af personoplysninger er i overensstemmelse med den gældende retlige ramme; bemærker med tilfredshed, at Ombudsmanden ikke blev udsat for cyberangreb i 2023;

42.tilskynder Ombudsmanden til at arbejde tæt sammen med ENISA (Den Europæiske Unions Agentur for Cybersikkerhed); foreslår, at alt personale ved Ombudsmanden tilbydes regelmæssigt ajourførte cybersikkerhedsrelaterede uddannelsesprogrammer;

43.bemærker med hensyn til den interne revisionsberetning 21/03 om revisionen af Ombudsmandens databeskyttelsesramme, at én foranstaltning fortsat var uafsluttet i fjerde kvartal af 2023, og at der med hensyn til den interne revisionsberetning 20/04 om Ombudsmandens IKT-sikkerhed var syv igangværende foranstaltninger i 2023; opfordrer Ombudsmanden til at holde dechargemyndigheden ajour om fremskridt i denne henseende;

44.glæder sig over, at Ombudsmanden i årenes løb har reduceret sit miljøaftryk, navnlig gennem digitalisering af sine processer, fjernelse af individuelle printere, undladelse af at udskifte centrale databehandlingsenheder, når de er udtjent, foranstaltninger til at gøre arrangementer mere bæredygtige og omfattende brug af videokonferencesystemer for at undgå tjenesterejser; bemærker, at Ombudsmanden med hensyn til sine bygningers miljømæssige fodaftryk baserer sig på de foranstaltninger, som Parlamentet har truffet som ejer af bygningerne; bemærker med tilfredshed, at begge bygninger, hvor Ombudsmanden har kontorer, kører på 100 % ren energi; glæder sig over Parlamentets installation af solpaneler, herunder på HAVEL-Bygningen i Strasbourg i 2024;

45.bemærker, at Ombudsmanden fortsatte med at tilskynde til bæredygtig mobilitet i 2023; glæder sig i den forbindelse over, at Ombudsmanden har vedtaget en ny mobilitetspolitik, der gør det muligt at udbetale et fast bidrag til medarbejdere, der er ansat i op til lønklasse AST8/AD8, og som anvender bæredygtige transportformer for at komme på arbejde; bemærker endvidere på baggrund af spørgeskemaet, at Ombudsmandens initiativ til at stille cykler til rådighed til brug for personalet i arbejdstiden, slog fejl, idet der næsten ikke blev gjort brug af cyklerne i løbet af forsøgsperioden;

46.glæder sig over de finansielle og administrative besparelser, der er opnået gennem interinstitutionelt samarbejde, navnlig over den brede vifte af serviceleveranceaftaler (SLA'er), der er indgået med Parlamentet og Kommissionen, og over deltagelsen i interinstitutionelle udbudsprocedurer; glæder sig over, at samarbejdet mellem Parlamentet og Ombudsmanden på cybersikkerhedsområdet er blevet formaliseret i kraft af en revideret interinstitutionel aftale, som fastsætter en ramme for, at Parlamentet fortsat kan yde solid cybersikkerhedsstøtte til Ombudsmanden; bemærker endvidere, at Ombudsmanden i 2023 underskrev en serviceleveranceaftale med EPSO med henblik på at afholde interne udvælgelsesprøver;

47.roser Ombudsmanden for det gode samarbejde med OLAF, Revisionsretten og EPPO, som i 2023 udmøntede sig i afholdelse af møder og drøftelser vedrørende eksempelvis metoder til at forbedre EU-institutionernes gennemsigtighed og integritet eller Unionens tilsynsramme; minder om, at Ombudsmanden og OLAF har indført et system for at undgå dobbeltarbejde i forbindelse med undersøgelser; bemærker på baggrund af spørgeskemaet, at Ombudsmanden og EDPS hovedsagelig samarbejder på ad hoc- og uformel basis med henblik på at sikre et hurtigt og effektivt samarbejde, når det er nødvendigt; opfordrer Ombudsmanden til at arbejde tæt sammen med de øvrige EU-institutioner og -organer;

48.opfordrer Ombudsmanden til at etablere en formaliseret årlig dialog med Europa-Parlamentets CONT-udvalg og LIBE-udvalg for at sikre systematisk opfølgning på institutionel gennemsigtighed, forvaltningsreformer og beskyttelse af grundlæggende rettigheder;

49.anerkender betydningen af at opretholde et højt niveau af udveksling og samarbejde med Det europæiske netværk af ombudsmænd (ENO); glæder sig over afholdelsen af ENO's årlige konference med møder i 2023 om emner som migration, kunstig intelligens og etik i den offentlige forvaltning; bemærker med tilfredshed, at Ombudsmanden gennem forespørgselsproceduren hjælper ENO-medlemmer med undersøgelser på nationalt og regionalt plan, idet Ombudsmanden i 2023 afsluttede fem forespørgsler fra fem EU-medlemsstater; roser afholdelsen af ENO's årlige konference i 2023 som en værdifuld platform for dialog om centrale spørgsmål, der påvirker ombudsmændenes aktiviteter i hele Europa;

50.glæder sig over, at Ombudsmanden i 2023 fortsatte det tætte samarbejde med Europa-Parlamentets relevante udvalg om vigtige undersøgelser, hvorved man enten præsenterer arbejdet direkte på udvalgsmøder eller sender oplysninger til udvalgsformændene; understreger, at Ombudsmandens strategiske initiativer og undersøgelser er afgørende for at forbedre EU-forvaltningens gennemsigtighed og ansvarlighed;

51.bemærker, at det samlede budget til kommunikations- og PR-aktiviteter (publikationer, tilrettelæggelse af arrangementer, digital kommunikation osv.) steg med 17,20 % fra 132 400 EUR i 2022 til 155 200 EUR i 2023;

52.glæder sig over Ombudsmandens indsats og tiltag i 2023 med hensyn til at øge borgernes bevidsthed om Ombudsmandens rolle og muligheden for at gøre brug af denne i tilfælde af fejl eller forsømmelser begået af en EU-institution; bemærker i den forbindelse de kommunikationskampagner, der blev gennemført i 2023 i forbindelse med en række videoer, der præsenterer Ombudsmandens arbejde og forklarer tre af de vigtigste arbejdsområder i form af en scrollerbar forklaring om indvirkningen af Ombudsmandens arbejde over tid og en vejledning om aktindsigt; glæder sig endvidere over afholdelsen af ceremonien i forbindelse med "Den Europæiske Ombudsmands pris for god forvaltning", over Ombudsmandens deltagelse i EU's åbent hus-dag i Bruxelles og Strasbourg, hvor denne var vært for målrettede arrangementer for interessenter med akademikere og tænketanke, samt over deltagelsen i Det Europæiske Ungdomsarrangement i Strasbourg i 2023;

53.anerkender den indsats, som Ombudsmanden har gjort for at tilvejebringe gennemsigtige oplysninger og offentliggøre data (herunder statistikker om sagsmængde) i et informativt og brugervenligt format på Ombudsmandens websted (selv om sådanne data ikke er tilgængelige i et åbent format); glæder sig over, at der på webstedet er blevet offentliggjort en tidslinje for alle undersøgelser af klager, som giver information om tidligere og fremtidige delmål i de enkelte undersøgelser;

54.bemærker, at Ombudsmanden har konti på de sociale medier på Instagram, LinkedIn, X (tidligere Twitter), hvor antallet af følgere og engagementsraterne fortsatte med at vokse i 2023; lykønsker Ombudsmandens deltagelse i et pilotprojekt, der gennemføres under ledelse af EDPS, og som har til formål at få EU's institutioner til at anvende EU-Voice og EU-Video, som er to gratis open source-baserede sociale medienetværk baseret på Mastodonsoftware, og som gør det muligt for EU's institutioner at interagere med offentligheden ved at dele tekster, billeder, videoer og podcasts.