1.stellt fest, dass der Haushalt der Bürgerbeauftragten unter die MFR-Rubrik 7 „Europäische öffentliche Verwaltung“ fällt, die sich im Jahr 2023 auf insgesamt 12,3 Mrd. EUR belief, was 6,4 % der Ausgaben der Union entsprach; stellt fest, dass der Haushalt der Bürgerbeauftragten 0,11 % der Mittel der MFR-Rubrik 7 entsprach;

2.stellt fest, dass der Rechnungshof in seinem Jahresbericht für das Haushaltsjahr 2023 (im Folgenden „Bericht des Rechnungshofs“) eine Stichprobe von 70 Vorgängen geprüft hat, die unter die Rubrik „Europäische öffentliche Verwaltung“ fallen, von denen 21 (30 %) Fehler enthielten; stellt ferner fest, dass der Rechnungshof fünf dieser Fehler quantifiziert und eine Fehlerquote unterhalb der Wesentlichkeitsschwelle ermittelt hat; stellt mit Zufriedenheit fest, dass der Rechnungshof seinem Bericht zufolge für das Jahr 2023 keine wesentlichen Probleme im Zusammenhang mit der Bürgerbeauftragten festgestellt hat;

3.betont, dass dem Bericht des Rechnungshofs zufolge die Verwaltungsausgaben Ausgaben für Personal, einschließlich Versorgungsbezüge, die im Jahr 2023 rund 70 % der gesamten Verwaltungsausgaben ausmachten, sowie für Gebäude, Ausstattung, Energie, Kommunikation und Informationstechnologie umfassen; begrüßt, dass der Rechnungshof wie in den Vorjahren zu dem Schluss gekommen ist, dass die Verwaltungsausgaben insgesamt mit einem geringen Risiko verbunden sind;

4.stellt fest, dass sich der Haushalt der Bürgerbeauftragten im Jahr 2023 auf 13 212 447 EUR belief, was einer Erhöhung um 990 339 EUR (+8,1 %) gegenüber 2022 entspricht; entnimmt den Antworten der Bürgerbeauftragten auf den Fragebogen des Haushaltskontrollausschusses für die Entlastung 2023 (im Folgenden „Fragebogen“), dass diese Erhöhung hauptsächlich auf Anpassungen der Dienstbezüge und zwei zusätzliche Stellen zurückzuführen ist, die erforderlich waren, um die Kernaktivitäten der Bürgerbeauftragten auszubauen;

5.stellt fest, dass die Bemühungen um die Überwachung der Haushaltsmittel im Laufe des Haushaltsjahres 2023 zu einer Haushaltsvollzugsquote von 95,39 % geführt haben, was einem Rückgang um 1,58 % im Vergleich zu 2022 entspricht; stellt fest, dass die Vollzugsquote bei den Mitteln für Zahlungen im laufenden Jahr 97,58 % betrug und damit um 1,31 % im Vergleich zu 2022 angestiegen ist, was dazu geführt hat, dass die automatischen Mittelübertragungen von 3,73 % (442 209 EUR) im Jahr 2022 auf 2,42 % (304 550 EUR) im Jahr 2023 zurückgegangen sind; bedauert jedoch, dass die Vollzugsquote bei den automatischen Mittelübertragungen aus dem Vorjahr zurückgegangen ist, und zwar von 92,59 % im Jahr 2022 auf 73,27 % im Jahr 2023; fordert diesbezüglich eine Verbesserung;

6.stellt fest, dass die Bürgerbeauftragte im Laufe des Haushaltsjahres 2023 neun Mittelübertragungen gemäß Artikel 29 der Haushaltsordnung vornahm, die sich insgesamt auf einen Betrag von 241 150 Mio. EUR bzw. 1,8 % der Mittelzuweisungen für dieses Haushaltsjahr beliefen, gegenüber 2,8 % im Jahr 2022; stellt fest, dass diese Mittelübertragungen für die Aufstockung verschiedener Haushaltslinien erforderlich waren, beispielsweise in den Bereichen Mobiliar, Sicherheit und Überwachung der Gebäude, Digitalisierung von Archiven oder Informatik; stellt in diesem Zusammenhang fest, dass die IT-Ausgaben um 41 %, von 159 714 EUR im Jahr 2022 auf 224 698 EUR im Jahr 2023, angestiegen sind;

7.stellt fest, dass sich der Zeitraum, der durchschnittlich für die Ausführung von Zahlungen erforderlich ist, im dritten Jahr in Folge verlängert hat; stellt fest, dass der Zeitraum, innerhalb dessen Zahlung geleistet werden, im Durchschnitt nach wie vor relativ kurz ist und unter der vorgeschriebenen Höchstfrist (30 Tage) liegt, auch wenn er sich zwischen 2021 und 2023 von 11,35 auf 13,5 Tage verlängert hat; begrüßt in diesem Zusammenhang, dass die Bürgerbeauftragte ein System für elektronische Rechnungsstellung inzwischen vollständig eingeführt hat, wodurch sich die Effizienz des Zahlungsverfahrens ab 2024 weiter verbessern sollte;

8.stellt fest, dass das Parlament für 2023 keine erheblichen Erhöhungen in Bezug auf die Miete und die pauschalen Gebäudegebühren an die Bürgerbeauftragte weitergegeben hat, was es der Bürgerbeauftragten ermöglicht hat, ihre Haushaltslinie für Mietaufwendungen um 8,06 % zu kürzen, um im Jahr 2023 andere Haushaltslinien aufzustocken; nimmt jedoch zur Kenntnis, dass die Bürgerbeauftragte für 2024 einen Anstieg der gebäudebezogenen Ausgaben um 170 % (122 260 EUR) erwartet;

9.begrüßt, dass die Mittel für Dienstreisen des Personals aufgrund einer umfassenden Nutzung von Videokonferenzanlagen an beiden Dienstorten von 120 000 EUR im Jahr 2022 auf 100 000 EUR im Jahr 2023 gesunken sind; begrüßt in diesem Zusammenhang, dass es der Bürgerbeauftragten im vierten Jahr in Folge gelungen ist, die für Dienstreisen ihres Personals verwendeten Mittel zu verringern; stellt fest, dass die Mittel für Dienstreisen und sonstige Reisen der Bürgerbeauftragten im Jahr 2023 gegenüber den Vorjahren (2021 und 2022) unverändert geblieben sind (35 000 EUR);

10.stellt fest, dass die Bürgerbeauftragte, wie in ihrem jährlichen Managementplan für 2023 dargelegt, neun wesentliche Leistungsindikatoren (KPI – Key Performance Indicators), die aus 19 Komponenten bestehen, mit den übergeordneten Zielen ihrer Strategie „Die nächsten Schritte bis 2024“ verknüpft hat; stellt fest, dass 14 dieser KPI im Jahr 2023 erreicht oder übertroffen wurden;

11.stellt fest, dass die Arbeitsbelastung der Bürgerbeauftragten im Jahr 2023 im Vergleich zum Vorjahr insgesamt gestiegen ist: Sie bearbeitete 2 392 neue Beschwerden (2 223 im Jahr 2022), leitete 398 Untersuchungen ein (348 im Jahr 2022), darunter 56 Untersuchungen von öffentlicher Bedeutung (60 im Jahr 2022), schloss 372 Untersuchungen ab (330 im Jahr 2022) und prüfte eine Rekordzahl von 167 Beschwerden in Bezug auf den Zugang der Öffentlichkeit (117 im Jahr 2022), von denen 118 im Rahmen von Untersuchungen weiterverfolgt wurden; begrüßt in diesem Zusammenhang, dass die Bürgerbeauftragte im Jahr 2023 Effizienzgewinne erzielt hat, um die Zahl der Beschwerden zu verringern, indem sie die Bearbeitung von Untersuchungen, die Nichtbeantwortungen betreffen, vereinfacht sowie die Verfahren für Beschwerden außerhalb ihrer Zuständigkeit und für Auskunftsersuchen gestrafft hat; fordert die Bürgerbeauftragte auf, an einer zielgerichteteren Kommunikation zu arbeiten, um diesem Problem in Zukunft entgegenzuwirken; begrüßt, dass sie sich darum bemüht, die Straffung und Vereinfachung der Verfahren in den kommenden Jahren fortzusetzen;

12.begrüßt, dass die Bürgerbeauftragte den Zeitraum, der für die Bearbeitung von Dossiers auf verschiedenen Verfahrensebenen benötigt wird, verkürzt hat, darunter die Zeit für die Prüfung der Zulässigkeit (von 16 Tagen im Jahr 2022 auf elf Tage im Jahr 2023) sowie die durchschnittliche Dauer für den Abschluss von Fällen, die den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten betreffen (von 46 Tagen im Jahr 2022 auf 42 Tage im Jahr 2023); bedauert jedoch, dass die durchschnittliche Dauer für die Bearbeitung von Untersuchungen im Jahr 2023 unverändert hoch war (165 Tage); nimmt indessen die Erklärung der Bürgerbeauftragten zur Kenntnis, dass dieser Durchschnitt durch Verzögerungen beim Abschluss von Untersuchungen beeinflusst wurde, die auf den wiederholten Austausch mit den betreffenden Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen zurückzuführen sind;

13.nimmt außerdem zur Kenntnis, dass die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union zunehmend positiv auf die Vorschläge der Bürgerbeauftragten zur Verbesserung ihrer Verwaltung reagiert haben und die Gesamtannahmequote 2023 bei 81 % lag (im Vergleich zu 79 % im Jahr 2022); fordert die Bürgerbeauftragte auf, weiterhin darauf hinzuwirken, dass ihre Feststellungen, Empfehlungen und Vorschläge mehr Anklang finden;

14.nimmt die Bemühungen der Bürgerbeauftragten im Jahr 2023 zur Kenntnis, die Kenntnis und das Verständnis des Mandats des Bürgerbeauftragten zu verbessern; stellt in diesem Zusammenhang mit Zufriedenheit fest, dass die Zahl der in den Zuständigkeitsbereich fallenden Beschwerden um 20 %, von 740 im Jahr 2022 auf 885 im Jahr 2023, gestiegen ist und dass der Anteil dieser Beschwerden von 33 % im Jahr 2022 auf 37 % im Jahr 2023 angestiegen ist;

15.nimmt die Bemühungen der Bürgerbeauftragten und ihre positive Wirkung in den Bereichen Ethik, Transparenz und Rechenschaftspflicht im Jahr 2023 zur Kenntnis, die sich insbesondere aus ihren Untersuchungen zum Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten und zu Interessenkonflikten im Zusammenhang mit verschiedenen Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union oder der Europäischen Investitionsbank ergibt; würdigt den Sonderbericht der Bürgerbeauftragten vom September 2023 über Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten durch die Kommission;

16.stellt fest, dass dem Bericht der Bürgerbeauftragten an die Entlastungsbehörde mit dem Titel „Bericht über die Folgemaßnahmen zur Entlastung für das Haushaltsjahr 2022“ zufolge im Bereich der Aufbau- und Resilienzfazilität (ARF) Probleme festgestellt wurden, darunter insbesondere erhebliche Verzögerungen bei der Beantwortung von Anträgen auf Zugang zu Informationen durch die Kommission und Verzögerungen bei der Veröffentlichung der größten Empfänger der Mittel aus der ARF durch die Mitgliedstaaten, was die Transparenz beeinträchtigt, sowie in Bezug auf die Begründung der Kommission dafür, in welchem Umfang sie in bestimmten Fällen der Öffentlichkeit Zugang zu Dokumenten gewährte; ist besorgt über die Entscheidung der Kommission, nicht alle Empfehlungen und Lösungsvorschläge der Bürgerbeauftragten in dieser Angelegenheit anzunehmen, und weist erneut darauf hin, dass die in Zusammenarbeit mit der OECD erarbeiteten Grundsätze bewährter Verfahren in Bezug auf die Transparenz von Regierungen bei der Verwendung der Mittel aus dem Aufbaufonds wichtig sind; bedauert, dass auf nationaler Ebene nach wie vor erhebliche Unterschiede hinsichtlich der Rechtzeitigkeit und Vollständigkeit der Informationen über die Endempfänger bestehen; fordert die Kommission auf, ihre Bemühungen zur Beseitigung dieser Mängel im Rahmen ihrer laufenden Überwachungs- und Kontrolltätigkeiten zu intensivieren; betont, dass eine kohärente und vollständige Berichterstattung in allen Mitgliedstaaten wichtig ist, um für Transparenz und Rechenschaftspflicht zu sorgen; fordert die Bürgerbeauftragte auf, die Bemühungen der Kommission um Transparenz und eine wirksame Überwachung der ARF weiterzuverfolgen; fordert die Bürgerbeauftragte ferner auf, die Haushaltsbehörde weiterhin regelmäßig über die Schwierigkeiten zu unterrichten, die bei ihrer Arbeit in Bezug auf die ARF in Sachen Transparenz und Rechenschaftspflicht auftreten;

17.betont, dass die Bürgerbeauftragte im Jahr 2023 nach einer Initiativuntersuchung, die ergab, dass die Kommission in 85 % der Fälle die gesetzlich festgelegten Fristen nicht einhält, wenn Einzelpersonen einen Antrag auf Überprüfung einer Zugangsentscheidung – einen sogenannten Zweitantrag – stellen, die Kommission aufforderte, die systemischen Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten unverzüglich anzugehen; fordert, dass die dringliche Empfehlung der Bürgerbeauftragten für eine gründliche Neubewertung rasch umgesetzt wird, damit die im Unionsrecht – etwa in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001) – festgelegten Fristen eingehalten werden; begrüßt, dass die Bürgerbeauftragte dem Europäischen Parlament einen Sonderbericht übermittelt hat, in dem sie das Organ förmlich um Unterstützung ersucht, um die Kommission dazu zu veranlassen, ihrer Empfehlung nachzukommen; stellt fest, dass die Bürgerbeauftragte im November 2023 https://www.ombudsman.europa.eu/de/doc/annual-report/de/183636. den Bericht mit Mitgliedern des Europäischen Parlaments im Ausschuss für bürgerliche Freiheiten, Justiz und Inneres erörtert hat;

18.stellt mit großer Besorgnis fest, dass die Bürgerbeauftragte viele Beschwerden von Bürgerinnen und Bürgern über extreme Verzögerungen beim Zugang zu angeforderten Dokumenten erhält; pflichtet der Bürgerbeauftragten darin bei, dass ein verzögerter Zugang in der Praxis einem verweigerten Zugang gleichkommt und dass die Verwaltungsverfahren gestrafft werden sollten, um sicherzustellen, dass die Bürgerinnen und Bürger rechtzeitig Zugang zu Dokumenten erhalten https://www.ombudsman.europa.eu/en/multimedia/infographics/de/142.;

19.stellt fest, dass der Interne Prüfer den Rahmen für das Risikomanagement der Bürgerbeauftragten überprüft hat; stellt fest, dass sich die Parteien auf einen neun Punkte umfassenden Aktionsplan geeinigt haben, der bis Ende 2024 umgesetzt werden soll; fordert die Bürgerbeauftragte auf, der Entlastungsbehörde über die Fortschritte in Bezug auf die Umsetzung des entsprechenden Plans Bericht zu erstatten;

20.stellt fest, dass die Gesamtzahl der Bediensteten der Bürgerbeauftragten um 11 %, von 74 im Jahr 2022 auf 82 im Jahr 2023, gestiegen ist, was vor allem auf einen Anstieg der Zahl der Vertragsbediensteten und Bediensteten auf Zeit zurückzuführen ist; stellt ferner fest, dass die Bürgerbeauftragte im Jahr 2023 40 Beamtinnen und Beamte beschäftigte, gegenüber 39 und 38 in den Jahren 2022 bzw. 2021, 33 Bedienstete auf Zeit im Vergleich zu 28 und 30 in den Jahren 2022 bzw. 2021 und neun Vertragsbedienstete, gegenüber sieben und sechs in den Jahren 2022 bzw. 2021; stellt mit Zufriedenheit fest, dass der Anteil der Bediensteten, die im Kerngeschäft der Bürgerbeauftragten (Beschwerden und Untersuchungen) tätig sind, von 40,54 % im Jahr 2022 auf 42,68 % im Jahr 2023 gestiegen ist; stellt mit Zufriedenheit fest, dass der Besetzungsgrad der Stellen von 91,8 % im Jahr 2022 auf 95 % im Jahr 2023 gestiegen ist und dass die Fluktuationsrate von 9,9 % im Jahr 2022 auf 5,2 % im Jahr 2023 gesunken ist;

21.bedauert, dass die Stelle des Generalsekretärs der Bürgerbeauftragten seit dem 1. September 2022 bereits seit über zwei Jahren unbesetzt ist; entnimmt dem Fragebogen, dass die derzeitige Bürgerbeauftragte aus Rücksicht auf den neuen Bürgerbeauftragten, der bis Ende 2024 gewählt werden soll, beschlossen hat, die Stelle unbesetzt zu lassen, um ihrem Nachfolger bzw. ihrer Nachfolgerin die Entscheidung über die Ernennung zu überlassen; fordert den nächsten Bürgerbeauftragten auf, dafür zu sorgen, dass Stellen in Führungspositionen möglichst rasch besetzt werden und nicht länger unbesetzt bleiben, als für die Einstellung neuer Bediensteter für diese Stellen erforderlich ist;

22.begrüßt, dass die Bürgerbeauftragte einen Aufruf zur Interessenbekundung für Stellen (Untersuchungsbeauftragte) veröffentlicht hat, der 2023 mit der Erstellung einer Reserveliste von 19 Bewerberinnen und Bewerbern erfolgreich abgeschlossen wurde, von denen sechs noch im selben Jahr eingestellt wurden; stellt fest, dass die Bürgerbeauftragte dadurch die für die Einstellung erforderliche Zeit verkürzen konnte, was in der Vergangenheit ein Problem darstellte; stellt ferner fest, dass die Bürgerbeauftragte im Jahr 2023 mit Unterstützung des Europäischen Amtes für Personalauswahl (EPSO) drei interne Auswahlverfahren durchgeführt hat, um eigene Fachkräfte zu halten; stellt fest, dass solche Maßnahmen dazu beitragen, die Effizienz der Einrichtung zu verbessern;

23.stellt fest, dass es der Bürgerbeauftragten im Jahr 2023 trotz der geringen Größe des Amtes gelungen ist, dafür zu sorgen, dass in ihrer Belegschaft 19 Nationalitäten vertreten sind, und zwar dank proaktiver Kommunikationsmaßnahmen und Maßnahmen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit, die insbesondere über soziale Medien und Online-Plattformen für die Veröffentlichung von Stellenangeboten durchgeführt wurden; bedauert jedoch, dass einige Nationalitäten überrepräsentiert (z. B. Franzosen und Iren) und andere Nationalitäten unterrepräsentiert sind (z. B. Rumänen und Spanier); fordert die Bürgerbeauftragte nachdrücklich auf, ihre Bemühungen um eine ausgeglichene geografische Vertretung der Staatsangehörigkeiten aller Mitgliedstaaten innerhalb ihres Personals und insbesondere auf der Führungsebene fortzusetzen, indem sie die Öffentlichkeitsarbeit, die Sichtbarkeit und die Arbeitsbedingungen verbessert, um Personal aus den unterrepräsentierten Mitgliedstaaten zu gewinnen;

24.stellt in Bezug auf eine ausgewogene Vertretung der Geschlechter fest, dass bei der Bürgerbeauftragten in allen Personalkategorien und insbesondere auf der Führungsebene mehr Frauen als Männer beschäftigt sind, wobei das Gesamtverhältnis zwischen Frauen und Männern im Jahr 2023 gegenüber 2022 unverändert bei 67 % zu 33 % blieb; fordert die Bürgerbeauftragte auf, ihre Anstrengungen fortzusetzen, um eine besser ausgewogene Vertretung der Geschlechter in ihrer Belegschaft zu erreichen;

25.stellt fest, dass sich die Bürgerbeauftragte um das körperliche und geistige Wohlbefinden ihres Personals am Arbeitsplatz bemüht, und den Fokus auf Förderung des Zusammengehörigkeitsgefühls legt; begrüßt in diesem Zusammenhang das Ergebnis der allgemeinen Personalbefragung, die im Jahr 2023 durchgeführt wurde und aus der eine Personalzufriedenheit von insgesamt 87 % hervorgeht, wobei insbesondere 95 % der Befragten bestätigten, dass sich die Bürgerbeauftragte um das Wohlergehen ihres Personals kümmert, 97 % mit den hybriden und flexiblen Arbeitsregelungen der Bürgerbeauftragten zufrieden waren und 90 % die für Telearbeit bereitgestellte Ausrüstung und Materialien positiv bewerteten; stellt mit Zufriedenheit fest, dass die Bürgerbeauftragte im Jahr 2023 beschlossen hat, allen Bediensteten auf Antrag ergonomische Stühle zur Verfügung zu stellen;

26.stellt fest, dass die geringe Größe des Amtes der Bürgerbeauftragten es den Führungskräften ermöglicht, die Arbeitsbelastung des Personals genau zu beobachten, notwendige Anpassungen vorzunehmen und somit mögliche Fälle von Burnout frühzeitig zu erkennen; stellt fest, dass bei der Personalbefragung 2023 keine Probleme mit der Verteilung der Arbeitsbelastung oder arbeitsbedingte Gesundheitsprobleme festgestellt wurden und dass der Ärztliche Dienst des Europäischen Parlaments keine Langzeiterkrankungen im Zusammenhang mit Burnout gemeldet hat;

27.begrüßt, dass im Jahr 2023 keine Fälle von Belästigung oder Mobbing verzeichnet wurden; begrüßt die Bemühungen der Bürgerbeauftragten um die Schaffung eines Arbeitsumfelds, das frei von sexueller Belästigung und Mobbing ist, insbesondere durch Sensibilisierungsmaßnahmen und Schulungen; stellt mit Zufriedenheit fest, dass eine im Jahr 2023 im Rahmen einer internen Prüfung des Ethikrahmens durchgeführte Befragung ergeben hat, dass 90 % der Bediensteten die Strategie und die Leitlinien in Bezug auf Belästigung bzw. Mobbing jeglicher Art bekannt waren;

28.nimmt mit Zufriedenheit zur Kenntnis, dass die Bürgerbeauftragte im Jahr 2023 insgesamt 18 bezahlte Praktikumsstellen (Zahl gegenüber dem Vorjahr unverändert) vergeben hat, von denen eine mit einer Person besetzt wurde, die im Rahmen der ersten Ausschreibung der Bürgerbeauftragten, die sich an Bewerberinnen und Bewerber mit Behinderungen richtete, ausgewählt wurde; stellt fest, dass diese Maßnahme Inklusion und Chancengleichheit fördert, da den Praktikantinnen und Praktikanten die Möglichkeit geboten wird, wertvolle Erfahrungen in den Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU zu sammeln;

29.begrüßt die fortgesetzten Bemühungen der Bürgerbeauftragten, den Ethikrahmen der Einrichtung zu stärken und für ihn zu sensibilisieren; stellt mit Zufriedenheit fest, dass die Bürgerbeauftragte im Jahr 2023 die Strategie zur Meldung von Missständen überarbeitet hat, um potenzielle Hinweisgeber besser zu schützen, eine bessere Ausrichtung an Datenschutzstandards sicherzustellen, die Vertraulichkeit und Unterstützung zu erhöhen und Bestimmungen über Ethik-Korrespondenten aufzunehmen; begrüßt ferner, dass sie das Sysper-Ethik-Tool, das es den Bediensteten ermöglicht, ihre Erklärungen (zu Interessenkonflikten und zu den beruflichen Tätigkeiten ihrer Ehegatten/Partner) zu aktualisieren, in vollem Umfang eingesetzt hat und dass sie ein interaktives Seminar mit dem Titel „Respekt und Würde am Arbeitsplatz und unsere Rolle als Akteure, Empfänger und Beobachter“ organisiert hat; begrüßt das Ergebnis der im Jahr 2023 durchgeführten allgemeinen Personalbefragung, die bestätigt hat, dass das Personal ein hohes Maß an Bewusstsein für ethische Fragen hat; fordert, dass alle hochrangigen Treffen des Büros der Bürgerbeauftragten mit externen Akteuren, einschließlich Unternehmen, Interessengruppen und Einrichtungen der EU, veröffentlicht werden, um Transparenz bei der Entscheidungsfindung und Interessenvertretung sicherzustellen;

30.stellt fest, dass die interne Prüfung des Ethikrahmens der Bürgerbeauftragten (Bericht Nr. 22/03) im Jahr 2023 mit sechs Empfehlungen abgeschlossen wurde, die bis zum 31. Dezember 2024 umgesetzt werden sollten; entnimmt dem Fragebogen, dass vier dieser Empfehlungen vollständig umgesetzt wurden; fordert die Bürgerbeauftragte auf, der Entlastungsbehörde über den Stand der Umsetzung der beiden verbleibenden Empfehlungen zu berichten;

31.stellt fest, dass die Betrugsbekämpfungsstrategie der Bürgerbeauftragten weitgehend auf dem bestehenden Ethikrahmen und dem Grundsatz der Aufgabentrennung im Bereich Finanzen beruht; nimmt zur Kenntnis, dass die Bürgerbeauftragte im Jahr 2023 den Verhaltenskodex für die mit der Kontrolle von Finanzvorgängen betrauten Bediensteten überarbeitet und angenommen hat, in dem die Pflichten und Verantwortlichkeiten bei der Aufdeckung betrügerischer Transaktionen, einschließlich des Verfahrens bei Betrugsverdacht, festgelegt sind;

32.stellt mit Zufriedenheit fest, dass im Jahr 2023 weder Fälle von Interessenkonflikten noch von Missständen gemeldet wurden;

33.entnimmt dem Fragebogen, dass sich die Bürgerbeauftragte dem Transparenzregister der EU (das mit der Interinstitutionellen Vereinbarung vom 20. Mai 2021 zwischen dem Europäischen Parlament, dem Rat der Europäischen Union und der Europäischen Kommission über ein verbindliches Transparenzregister eingerichtet wurde) nicht förmlich angeschlossen hat, um sicherzustellen, dass sie auch möglichen Beschwerden über das Sekretariat dieses Transparenzregisters nachgehen kann; stellt jedoch fest, dass sie ihre Verfahren an die für das Transparenzregister geltenden Grundsätze angeglichen hat, wobei überprüft wird, ob Redner oder Gesprächspartner bei Veranstaltungen oder Sitzungen, die von der Bürgerbeauftragten organisiert werden, im Transparenzregister registriert sind; begrüßt das hohe Maß an Transparenz, das die Bürgerbeauftragte durch die Veröffentlichung von Informationen über Untersuchungen, Dienstreisen, Sitzungen und Veranstaltungen, an denen die Bürgerbeauftragte teilnimmt, auf ihrer Website erreicht hat;

34.fordert die Bürgerbeauftragte auf, für leitende Bedienstete eine verpflichtende Erklärung der finanziellen Interessen einzuführen und der Öffentlichkeit in Echtzeit Zugang zu Informationen über etwaige Interessenkonflikte, externe Tätigkeiten sowie finanzielle Vermögenswerte zu ermöglichen;

35.begrüßt, dass der endgültige Haushalt der Bürgerbeauftragten für Gebäude und Nebenkosten (nach Mittelübertragungen) um etwa 15 %, von 1 622 200 EUR im Jahr 2022 auf 1 373 000 EUR im Jahr 2023, gesunken ist; stellt fest, dass die Mittel für Mietaufwendungen um 26 % zurückgegangen sind, und zwar von 1 177 700 EUR im Jahr 2022 auf 866 100 EUR im Jahr 2023, wobei die Vollzugsquote bei den Zahlungen in beiden Jahren fast 100 % betrug;

36.stellt fest, dass das Gebäude, in das das Büro der Bürgerbeauftragten im Jahr 2021 in Brüssel aufgrund eines Umzugs in neue, vom Parlament zur Verfügung gestellte Räumlichkeiten verlegt wurde, mit offenen Büroräumen, sehr wenigen Einzelbüros sowie flexibel nutzbaren Sitzungsräumlichkeiten ausgestattet wurde; stellt mit Zufriedenheit fest, dass in den Räumlichkeiten der Bürgerbeauftragten kein „Hot Desking“ betrieben wird und dass alle Bediensteten über einen eigenen Schreibtisch mit reichlich Stauraum verfügen; stellt fest, dass im Jahr 2023 keine Änderungen an den Büros vorgenommen wurden und dass eine im selben Jahr durchgeführte allgemeine Personalbefragung ergab, dass die Mehrheit der Bediensteten (56 %) die physischen Vorkehrungen in ihren Büros in Brüssel positiv bewertete;

37.weist darauf hin, dass die Bürgerbeauftragte keine eigenen Gebäude besitzt, sondern ein Gebäude in Brüssel und Büroräume in Straßburg mietet; stellt mit Zufriedenheit fest, dass das Havel-Gebäude in Straßburg für Personen mit eingeschränkter Mobilität oder anderen Behinderungen vollkommen barrierefrei ist; stellt aber mit großem Bedauern fest, dass die Barrierefreiheit des in Brüssel gemieteten Gebäudes verbessert werden muss; fordert das Parlament auf, die Barrierefreiheit des an die Bürgerbeauftragte in Brüssel vermieteten Gebäudes zu verbessern;

38.würdigt den Erfolg des langjährigen Ansatzes der Bürgerbeauftragten, integrierte Systeme und Ressourcen anderer Organe der Union, insbesondere des Parlaments und der Kommission, zu nutzen, um die Verwendung der Haushaltsmittel zu optimieren und die Koordinierung zu verbessern, zum Beispiel im Bereich der Digitalisierung; nimmt in diesem Zusammenhang die erfolgreiche Umsetzung der Tools der Kommission für die maschinelle Übersetzung zur Kenntnis, die im Jahr 2023 in die Systeme der Bürgerbeauftragten (z. B. die Website) integriert wurden; entnimmt dem Fragebogen mit Zufriedenheit, dass dieses Vorhaben dazu geführt hat, die Kosten für Übersetzungen um schätzungsweise über 30 % pro Jahr zu senken und den Verwaltungsaufwand zu verringern;

39.begrüßt die vollständige Einführung der qualifizierten elektronischen Signatur, die es den Bediensteten ermöglicht, Dokumente auf sichere Weise zu unterzeichnen, sowie die Nutzung der Software „QSIGN“ der Kommission, die den Bediensteten die Möglichkeit bietet, Dokumente, einschließlich Beschaffungs- und Vertragsdokumenten, zu unterzeichnen und zu verwalten;

40.stellt fest, dass die Bürgerbeauftragte seit 2023 aktiv die potenziellen Einsatzmöglichkeiten künstlicher Intelligenz (KI) erprobt; begrüßt in diesem Zusammenhang die Partnerschaft der Bürgerbeauftragten mit der Gemeinsamen Forschungsstelle der Europäischen Kommission, um umfangreiche Sprachmodelle zu erproben und KI-Anwendungsfälle zu testen und zu bewerten; stellt ferner fest, dass die Bürgerbeauftragte mehrere KI-Tools erworben hat, die erfolgreich zur Erstellung von Videoinhalten beigetragen haben; begrüßt, dass die Bürgerbeauftragte interne Leitlinien angenommen hat, um sicherzustellen, dass externe KI-Tools verantwortungsvoll und transparent verwendet werden; fordert die Bürgerbeauftragte auf, dafür zu sorgen, dass die Bediensteten eine Pflichtschulung zum sicheren und ethischen Einsatz von KI-Tools absolvieren, um ihr Verständnis zu vertiefen und mögliche Risiken zu minimieren; fordert die Bürgerbeauftragte auf, die Entlastungsbehörde über die Erprobung und Verwendung von KI-Lösungen auf dem Laufenden zu halten;

41.stellt fest, dass sich die Bürgerbeauftragte im Bereich der IT auf die Infrastruktur und den Rahmen für Cybersicherheit des Parlaments stützt und bei der Integration und Wartung der unionsinternen Instrumente (Sysper, ABAC, MiPS und ARES) sowie bei der Nutzung von IT-Rahmenverträgen eng mit der Kommission zusammenarbeitet; stellt fest, dass die Bürgerbeauftragte vor dem Hintergrund, dass ihr Maß an Kontrolle über die Daten begrenzt ist, Dienstleistungsvereinbarungen mit den betreffenden Organen geschlossen hat, um sicherzustellen, dass der Umgang mit personenbezogenen Daten dem geltenden Rechtsrahmen entspricht; stellt mit Zufriedenheit fest, dass die Bürgerbeauftragte im Jahr 2023 keinen Cyberangriffen ausgesetzt war;

42.fordert die Bürgerbeauftragte auf, eng mit der ENISA (Agentur der Europäischen Union für Cybersicherheit) zusammenzuarbeiten; empfiehlt, regelmäßig aktualisierte Schulungsprogramme zur Cybersicherheit für das gesamte Personal der Bürgerbeauftragten anzubieten;

43.stellt in Bezug auf den Bericht über die Interne Prüfung Nr. 21/03 betreffend den Datenschutzrahmen der Bürgerbeauftragten fest, dass eine Maßnahme im vierten Quartal 2023 noch ausstand, und dass im Jahr 2023 in Bezug auf den Bericht über die Interne Prüfung Nr. 20/04 betreffend die IKT-Sicherheit der Bürgerbeauftragten sieben Maßnahmen noch nicht abgeschlossen waren; fordert die Bürgerbeauftragte auf, die Entlastungsbehörde über diesbezügliche Fortschritte auf dem Laufenden zu halten;

44.begrüßt, dass die Bürgerbeauftragte im Laufe der Jahre ihren ökologischen Fußabdruck verringert hat, insbesondere durch die Digitalisierung ihrer Verfahren, die Abschaffung von Einzelplatzdruckern, das Nichtersetzen von Zentraleinheiten nach Ende ihres Lebenszyklus, Maßnahmen zur nachhaltigeren Gestaltung von Veranstaltungen sowie die verstärkte Nutzung von Videokonferenzsystemen zur Vermeidung von Dienstreisen; stellt fest, dass die Bürgerbeauftragte in Bezug auf den ökologischen Fußabdruck ihrer Gebäude von den Maßnahmen des Parlaments in seiner Eigenschaft als Eigentümer der Gebäude abhängig ist; stellt mit Zufriedenheit fest, dass beide Gebäude, in denen die Bürgerbeauftragte über Büros verfügt, zu 100 % mit sauberer Energie betrieben werden; begrüßt, dass das Parlament im Jahr 2024 Solarpaneele, unter anderem auf dem Havel-Gebäude in Straßburg, installiert hat;

45.stellt fest, dass die Bürgerbeauftragte die Förderung nachhaltiger Mobilität im Jahr 2023 fortgesetzt hat; begrüßt in diesem Zusammenhang, dass die Bürgerbeauftragte eine neue Mobilitätsstrategie angenommen hat, die die Zahlung eines pauschalen Beitrags an Bedienstete bis zur Besoldungsgruppe AST8/AD8 vorsieht, die nachhaltige Verkehrsmittel nutzen, um zur Arbeit zu gelangen; entnimmt dem Fragebogen außerdem, dass die Initiative der Bürgerbeauftragten, den Bediensteten Fahrräder zur Nutzung während der Arbeitszeit bereitzustellen, nicht erfolgreich war, da die Fahrräder im Versuchszeitraum kaum genutzt wurden;

46.begrüßt die finanziellen und administrativen Einsparungen, die durch die interinstitutionelle Zusammenarbeit, insbesondere die breite Palette von Dienstgütevereinbarungen (SLA – Service Level Agreement) mit dem Parlament und der Kommission und die Beteiligung an interinstitutionellen Vergabeverfahren, erzielt wurden; begrüßt die Formalisierung der Zusammenarbeit zwischen dem Parlament und der Bürgerbeauftragten im Bereich der Cybersicherheit durch eine überarbeitete interinstitutionelle Vereinbarung, mit der dem Parlament ein Rahmen geboten wird, um die Bürgerbeauftragte weiterhin wirksam im Bereich der Cybersicherheit zu unterstützen; stellt ferner fest, dass die Bürgerbeauftragte im Jahr 2023 eine SLA mit EPSO über die Organisation interner Auswahlverfahren unterzeichnet hat;

47.begrüßt die enge Zusammenarbeit der Bürgerbeauftragten mit dem Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF), dem Rechnungshof und der Europäischen Staatsanwaltschaft, die im Jahr 2023 Sitzungen und Aussprachen umfasste, etwa zu Ansätzen zur Stärkung der Transparenz und Integrität der Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union oder zur Verbesserung des Aufsichtsrahmens der Union; weist darauf hin, dass die Bürgerbeauftragte und das OLAF ein System eingerichtet haben, um Doppeluntersuchungen zu vermeiden; entnimmt dem Fragebogen, dass sich die Bürgerbeauftragte und der Europäische Datenschutzbeauftragte (EDSB) hauptsächlich anlassbezogen und auf informeller Basis abstimmen, um bei Bedarf rasch und effektiv zusammenarbeiten zu können; fordert die Bürgerbeauftragte auf, eng mit den anderen Organen und Agenturen der EU zusammenzuarbeiten;

48.fordert die Bürgerbeauftragte auf, einen jährlich stattfindenden offiziellen Dialog mit dem Haushaltskontrollausschuss sowie dem Ausschuss für bürgerliche Freiheiten, Justiz und Inneres des Europäischen Parlaments zu etablieren, um sicherzustellen, dass systematisch Folgemaßnahmen in den Bereichen institutionelle Transparenz, Governance-Reformen und Schutz der Grundrechte durchgeführt werden;

49.stellt fest, dass es wichtig ist, für ein hohes Maß an Austausch und Koordinierung im Rahmen des Europäischen Verbindungsnetzes der Bürgerbeauftragten (ENO – European Network of Ombudsmen) zu sorgen; begrüßt die Organisation der jährlichen ENO-Konferenz im Jahr 2023 mit Sitzungen zu Themen wie Migration, künstliche Intelligenz und Ethik in der öffentlichen Verwaltung; stellt mit Zufriedenheit fest, dass die Bürgerbeauftragte die Mitglieder des ENO durch das Abfrageverfahren beim Abschluss von Untersuchungen auf nationaler und regionaler Ebene unterstützt und im Jahr 2023 fünf Anfragen aus fünf Mitgliedstaaten der Union bearbeitet hat; begrüßt die Organisation der jährlichen ENO-Konferenz im Jahr 2023, da sie eine wichtige Plattform für den Austausch über wichtige Themen darstellt, die die Bürgerbeauftragten in ganz Europa in ihrer Tätigkeit beeinflussen;

50.begrüßt, dass die Bürgerbeauftragte im Jahr 2023 bei wichtigen Untersuchungen weiterhin eng mit den einschlägigen Ausschüssen des Parlaments zusammengearbeitet hat, indem sie die Arbeit entweder direkt in Ausschusssitzungen vorgestellt oder den Ausschussvorsitzen Informationen übermittelt hat; betont, dass die von der Bürgerbeauftragten durchgeführten strategischen Initiativen und Untersuchungen eine wesentliche Rolle für die Verbesserung der Transparenz und der Rechenschaftspflicht der Verwaltung der Union spielen;

51.stellt fest, dass die Gesamtmittel für Kommunikations- und Werbemaßnahmen (Veröffentlichungen, Organisation von Veranstaltungen, digitale Kommunikation usw.) um 17,20 %, von 132 400 EUR im Jahr 2022 auf 155 200 EUR im Jahr 2023, gestiegen sind;

52.begrüßt die Bemühungen und Maßnahmen der Bürgerbeauftragten im Jahr 2023, die darauf abzielten, die Bürgerinnen und Bürger über ihre Aufgaben und die Möglichkeit zu informieren, sich bei Missständen in der Verwaltung eines Organs, einer Einrichtung oder einer sonstigen Stelle der Union an sie zu wenden; nimmt in diesem Zusammenhang die im Jahr 2023 durchgeführten Kommunikationskampagnen zur Kenntnis, die eine Reihe von Videos umfassten, in denen die Arbeit der Bürgerbeauftragten sowie drei ihrer zentralen Tätigkeitsbereiche vorgestellt wurden, sowie eine Erläuterung der langfristigen Auswirkungen ihrer Arbeit in Form einer scrollbaren Geschichte und einen Leitfaden für den Zugang zu Dokumenten; begrüßt zudem die Organisation der Verleihung der „Auszeichnung für gute Verwaltungspraxis“ sowie die Beteiligung der Bürgerbeauftragten am Tag der offenen Tür der EU in Brüssel und Straßburg, bei dem sie spezielle Veranstaltungen für Interessenträger, darunter Wissenschaftler und Denkfabriken, durchführte, sowie ihre Teilnahme am Europäischen Jugendevent 2023 in Straßburg;

53.nimmt die Bemühungen der Bürgerbeauftragten zur Kenntnis, transparente Informationen bereitzustellen und Daten (einschließlich Statistiken über die Anzahl ihrer Fälle) in einem informativen und benutzerfreundlichen Format auf ihrer Website zu veröffentlichen (obgleich diese Daten nicht in offenen Formaten verfügbar sind); begrüßt, dass auf der Website ein Zeitplan für alle Untersuchungen im Zusammenhang mit Beschwerden veröffentlicht wurde, der sowohl Informationen zu vergangenen als auch zu künftigen wichtigen Etappen in jeder Untersuchung umfasst;

54.nimmt zur Kenntnis, dass die Bürgerbeauftragte Social-Media-Konten auf Instagram, LinkedIn und X (ehemals Twitter) betreibt und dass die Zahl der Abonnenten (Follower) und die Interaktionsquoten (Engagement Rate) im Jahr 2023 weiter gestiegen sind; begrüßt die Teilnahme der Bürgerbeauftragten an einem Pilotprojekt unter der Leitung des EDSB, mit dem die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union dazu gebracht werden sollen, auf den kostenlosen, quelloffenen sozialen Netzwerken EU-Voice und EU-Video aktiv zu werden, die auf der Mastodon-Software basieren und es den Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union ermöglichen, durch das Teilen von Texten, Bildern, Videos und Podcasts mit der Öffentlichkeit zu interagieren.