1.megjegyzi, hogy az ombudsman költségvetése a többéves pénzügyi keret „Európai közigazgatás” elnevezésű 7. fejezetébe tartozik, amely 2023-ban összesen 12,3 milliárd EUR-t tett ki, ami az uniós költségvetési kiadások 6,4%-ának felel meg; megállapítja, hogy az ombudsman költségvetése a többéves pénzügyi keret 7. fejezete szerinti előirányzatok 0,11%-át képviseli;

2.megjegyzi, hogy az Európai Számvevőszék (a továbbiakban: a Számvevőszék) a 2023. évi pénzügyi évre vonatkozó éves jelentésében egy 70, az „Európai közigazgatás” fejezete alá tartozó ügyletből álló mintát vizsgált meg, amelyből 21 tartalmazott hibákat (30%); megjegyzi továbbá, hogy ezen – a Számvevőszék által számszerűsített – hibák közül öt esetében a Számvevőszék a lényegességi küszöb alatti hibaarányt becsült; elégedetten nyugtázza, hogy a 2023. évi pénzügyi évről szóló éves jelentésben a Számvevőszék nem állapított meg semmilyen jelentős problémát az ombudsmannal kapcsolatban;

3.tudomásul veszi a Számvevőszéknek a jelentésben foglalt azon megállapítását, hogy igazgatási kiadások alatt a személyi jellegű ráfordításokra és ezen belül a nyugdíjakra – ezek 2023-ben az összes igazgatási kiadás mintegy 70%-át tették ki –, valamint az épületekre, a berendezésekre, az energiára, a kommunikációra és az információtechnológiára fordított kiadások értendők; üdvözli, hogy a Számvevőszék a korábbi évekhez hasonlóan arra a következtetésre jutott, hogy az igazgatási kiadások összességében alacsony kockázatúak;

4.megállapítja, hogy az ombudsman költségvetése 2023-ban 13 212 447 EUR-t tett ki, ami 2022-höz képest 990 339 EUR növekedést (+8,1%) jelent; az ombudsmannak a Költségvetési Ellenőrző Bizottság által a 2023. évi költségvetési mentesítésre vonatkozóan kiküldött kérdőívre (a továbbiakban: a kérdőív) adott válaszai alapján tudomásul veszi, hogy ezt a növekedést főként bérkiigazítások és két további álláshely létesítése idézték elő, amelyekre az ombudsman alapvető tevékenységeinek megerősítéséhez volt szükség;

5.megállapítja, hogy a 2023-as pénzügyi év során folytatott költségvetés-ellenőrzési erőfeszítések 95,39%-os végrehajtási arányt eredményeztek, ami 2022-höz képest 1,58%-os visszaesést jelent; megjegyzi, hogy a folyó évi kifizetési előirányzatok végrehajtási aránya 97,58%-os volt, ami 2022-höz képest 1,31%-os javulást jelent, ami az automatikus átvitelek csökkenéséhez vezetett (a 2022. évi 3,73%-ról (442 209 EUR) 2,42%-ra (304 550 EUR) 2023-ban); sajnálatát fejezi ki azonban az előző évről automatikusan átvitt előirányzatok alacsonyabb végrehajtási aránya miatt, amely 2023‑ban 73,27% volt, szemben a 2022. évi 92,59%-kal; e téren javulást szorgalmaz;

6.megállapítja, hogy 2023-ban az ombudsman kilenc költségvetési átcsoportosítást hajtott végre a költségvetési rendelet 29. cikke alapján, amelyek teljes összege 241 150 EUR, vagyis az adott pénzügyi év előirányzatainak 1,8%-a volt, szemben a 2022. évi 2,8%-kal; megjegyzi, hogy ezekre az átcsoportosításokra különböző – például a bútorokat, az épületek biztonságát és felügyeletét, az archívumok digitalizálását vagy az informatikát érintő – költségvetési sorok megerősítéséhez volt szükség; ezzel összefüggésben megállapítja, hogy az informatikai kiadások 41%-kal nőttek (2023-ban 224 698 EUR, szemben a 2022. évi 159 714 EUR-val);

7.megjegyzi, hogy tovább nőtt a kifizetések teljesítéséhez szükséges átlagos idő, immár a harmadik egymást követő évben; elismeri, hogy bár a kifizetésekhez igénybe vett idő a 2021. évi 11,35 napról 2023-ban 13,50 napra nőtt, a kifizetések átlagos ideje továbbra is viszonylag rövid, és elmarad a kifizetések teljesítésére jogszabályban előírt maximális időtől (30 nap); ezzel összefüggésben üdvözli, hogy az ombudsman időközben sort kerített egy elektronikus számlázási rendszer teljes körű bevezetésére, amelynek 2024‑től tovább kell javítania a fizetési folyamat hatékonyságát;

8.megjegyzi, hogy 2023-ban az Európai Parlament nem hárította át az ombudsmanra a bérleti díjak és az átalányösszegű rezsidíjak jelentős növekedését, ami lehetővé tette az ombudsman számára, hogy 2023-ban 8,06%-kal csökkentse bérleti díjakra vonatkozó költségvetési sorát, és e megtakarítást más költségvetési sorok megerősítésére használja fel; tudomásul veszi azonban, hogy 2024-ben az ombudsman az épületekkel kapcsolatos kiadások 170%-os (azaz 122 260 EUR-s) növekedésére számít;

9.üdvözli, hogy a személyzeti kiküldetések költségvetése a 2022. évi 120 000 EUR-ról 2023-ban 100 000 EUR-ra csökkent a videokonferencia-eszközök mindkét munkahelyen történő széles körű használatának köszönhetően; ezzel összefüggésben elismerését fejezi ki az ombudsmannak a kiküldetések költségvetésének negyedik egymást követő évben elért csökkentéséért; megjegyzi, hogy az ombudsman kiküldetési és utazási költségvetése 2023-ban az előző évekhez (2021 és 2022) képest nem változott (35 000 EUR);

10.megjegyzi, hogy az ombudsman „2024 felé” című stratégiájának magas szintű célkitűzéseihez kilenc fő teljesítménymutatót rendelt, amelyek 19 összetevőből állnak, az ombudsman 2023. évi éves irányítási tervében meghatározottak szerint; megállapítja, hogy 2023-ban e fő teljesítménymutatók közül 14-et sikerült elérni vagy meghaladni;

11.megállapítja, hogy az ombudsman munkaterhe összességében nőtt az előző évhez képest, mivel 2023-ban az ombudsman 2392 új panaszt kezelt (2022-ben 2223), 398 vizsgálatot indított (2022-ben 348-at), köztük 56 közérdekű vizsgálatot (2022-ben 60), lezárt 372 vizsgálatot (2022-ben 330), és rekordszámú nyilvános hozzáférési panaszt kezelt, amely a 2022. évi 117-ről 2023-ban rekordszámú 167-re nőtt, amelyek közül 118 esetében vizsgálat indult; ezzel összefüggésben elismerését fejezi ki az ombudsmannak, hogy a panaszok számának csökkentése céljából 2023-ban a válaszadás elmulasztásával kapcsolatos vizsgálatok kezelésének egyszerűsítése, valamint a hatáskörön kívül eső panaszok és az információkérések feldolgozásának egyszerűsítése révén növelte hatékonyságát; kéri az ombudsmant, hogy dolgozzon ki célzottabb kommunikációt e kérdés jövőbeli kezelése érdekében; üdvözli, hogy a következő években is erőfeszítéseket kíván tenni a folyamatok észszerűsítése és egyszerűsítése céljából;

12.elismerését fejezi ki az ombudsmannak azért, hogy az eljárások különböző szintjein csökkentette az akták feldolgozásához szükséges időt, például az elfogadhatóság ellenőrzésére fordított időt (a 2022. évi 16 napról 2023-ban 11 napra), vagy a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáféréshez kapcsolódó ügyek lezárásához szükséges átlagos időt (a 2022. évi 46 napról 2023-ban 42 napra); sajnálatát fejezi ki azonban amiatt, hogy 2023-ban továbbra is hosszú volt a vizsgálatok lefolytatására fordított átlagos idő (165 nap); mindazonáltal megérti az ombudsman magyarázatát, amely szerint ezt az átlagot az rontotta le, hogy a vizsgálatok lezárását késleltették az érintett intézményekkel folytatott elhúzódó eszmecserék;

13.további javulást észlel az uniós intézmények által az ombudsmannak adott pozitív válaszok tekintetében, mivel az intézmények 2023-ban összességében az igazgatásuk javítására irányuló javaslatok 81%-át elfogadták (szemben a 2022. évi 79%-kal); kéri az ombudsmant, hogy továbbra is igyekezzen elérni, hogy az érintettek nagyobb mértékben kövessék megállapításait, ajánlásait és javaslatait;

14.elismeri az ombudsman által 2023-ban annak érdekében tett erőfeszítéseket, hogy növelje megbízatásának ismertségét és megértését; ezzel összefüggésben megelégedéssel állapítja meg, hogy a hatáskörébe tartozó panaszok száma a 2022. évi 740-ről 2023-ban 885-re (20%-kal) nőtt, valamint hogy az ilyen panaszok aránya a 2022. évi 33%-ról 2023-ban 37%-ra nőtt;

15.elismeri az ombudsman által az etika, az átláthatóság és az elszámoltathatóság területén 2023-ban tett erőfeszítéseket és azok pozitív hatását, amely különösen a különböző uniós intézményeket, ügynökségeket vagy az Európai Beruházási Bankot érintő, dokumentumokhoz való nyilvános hozzáféréssel és összeférhetetlenséggel kapcsolatos vizsgálatok eredménye; elismerését fejezi ki az ombudsman által 2023 szeptemberében kiadott, a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmek Bizottság általi késedelmes kezeléséről szóló különjelentésért;

16.az ombudsman mentesítésért felelős hatóság számára készített, „Jelentés a 2022-es pénzügyi évre vonatkozó mentesítés nyomon követéséről” című jelentése alapján tudomásul veszi a Helyreállítási és Rezilienciaépítési Eszköz területén megfigyelt problémákat, nevezetesen az Európai Bizottság által az információkhoz való hozzáférés iránti kérelmek megválaszolása során tapasztalt jelentős késedelmeket, különösen a Helyreállítási és Rezilienciaépítési Eszköz legnagyobb kedvezményezettjeinek tagállamok általi késedelmes közzétételét – ami aláássa az átláthatóságot –, valamint a problémás érvrendszert, amely alapján a Bizottság bizonyos esetekben megállapítja a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés biztosításának szintjét; aggodalmát fejezi ki a Bizottság azon döntése miatt, hogy nem fogadja el az ombudsman e tekintetben megfogalmazott valamennyi indítványát és megoldási javaslatát, emlékeztetve az OECD-vel együttműködésben létrehozott helyreállítási alapok felhasználása során a kormányzati átláthatósággal kapcsolatos bevált gyakorlatokra vonatkozó elvek fontosságára; sajnálatát fejezi ki amiatt, hogy nemzeti szinten továbbra is jelentős eltérések vannak a végső kedvezményezettekre vonatkozó információk időszerűsége és teljessége tekintetében; kéri a Bizottságot, hogy folyamatos nyomonkövetési és ellenőrzési feladatai keretében fokozza az e hiányosságok kezelésére irányuló erőfeszítéseit; hangsúlyozza, hogy az átláthatóság és az elszámoltathatóság biztosítása érdekében valamennyi tagállamban következetes és teljes körű jelentéstételre van szükség; felhívja az ombudsmant, hogy továbbra is kövesse nyomon a Helyreállítási és Rezilienciaépítési Eszköz átláthatóságának és hatékony felügyeletének biztosítására irányuló bizottsági erőfeszítéseket; felhívja továbbá az ombudsmant, hogy továbbra is rendszeresen tájékoztassa a költségvetési hatóságot a Helyreállítási és Rezilienciaépítési Eszköz átláthatóságával és elszámoltathatóságával kapcsolatos munkája során tapasztalt nehézségekről;

17.kiemeli, hogy 2023-ban egy saját kezdeményezésű vizsgálatot követően, amely feltárta, hogy amikor a magánszemélyek valamely hozzáférési határozat felülvizsgálatát kérik, azaz úgynevezett hozzáférés iránti megerősítő kérelmet nyújtanak be, a Bizottság az esetek 85%-ában nem tartja be a jogszabályban meghatározott határidőket, az ombudsman sürgette az Európai Bizottságot, hogy haladéktalanul foglalkozzon a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmek feldolgozása terén tapasztalható rendszeres késedelmekkel; kéri, hogy az uniós jogban, például a 1049/2001/EK rendeletben meghatározott határidők betartásának biztosítása érdekében mielőbb hajtsák végre az ombudsman alapos újraértékelésre vonatkozó sürgős ajánlását; elismerését fejezi ki az ombudsmannak az Európai Parlamenthez intézett különjelentéséért, amelyben hivatalos támogatást kér az intézménytől a Bizottság arra való ösztönzéséhez, hogy az az ajánlása alapján járjon el; emlékeztet arra, hogy az ombudsman 2023 novemberében az Állampolgári Jogi, Bel- és Igazságügyi Bizottság keretében megvitatta a jelentést az Európai Parlament képviselőivel https://www.ombudsman.europa.eu/hu/doc/annual-report/hu/183636.;

18.mély aggodalommal jegyzi meg, hogy az ombudsmanhoz számos panasz érkezik a polgároktól a kért dokumentumokhoz való hozzáférés megszerzése során tapasztalható rendkívüli késedelmekről; támogatja az ombudsman azon véleményét, miszerint a hozzáférés késleltetése lényegében a hozzáférés megtagadását jelenti, és hogy az adminisztratív folyamatokat észszerűsíteni kell annak biztosítása érdekében, hogy a polgárok időben hozzáférjenek a dokumentumokhoz https://www.ombudsman.europa.eu/hu/multimedia/infographics/hu/142.;

19.megjegyzi, hogy a belső ellenőr elvégezte az ombudsman kockázatkezelési keretének felülvizsgálatát; megjegyzi, hogy a felek megállapodtak egy kilenc pontból álló cselekvési tervben, amelyet 2024 végéig végre kell hajtani; felszólítja az ombudsmant, hogy tájékoztassa a mentesítésért felelős hatóságot az említett terv végrehajtásának előrehaladásáról;

20.megjegyzi, hogy az ombudsman teljes személyzete 11%-kal, a 2022. évi 74 főről 2023‑ban 82 főre nőtt, főként a szerződéses és ideiglenes alkalmazottak számának növekedése miatt; megjegyzi továbbá, hogy 2023-ban az ombudsman 40 tisztviselőt (2022-ben 39, 2021-ben 38), 33 ideiglenes alkalmazottat (2022-ben 28, 2021-ben 30), valamint 9 szerződéses alkalmazottat (2022-ben 7, 2021-ben 6) foglalkoztatott; megelégedéssel veszi tudomásul, hogy az ombudsman alaptevékenységével (panaszokkal és vizsgálatokkal) foglalkozó személyzet aránya a 2022. évi 40,54%-ról 2023-ban 42,68%-ra nőtt; megelégedéssel veszi tudomásul, hogy a létszámterv betöltöttségi aránya a 2022. évi 91,8%-ról 2023-ban 95%-ra nőtt, a fluktuációs arány pedig a 2022. évi 9,9%-ról 2023-ban 5,2%-ra csökkent;

21.sajnálja, hogy az ombudsman főtitkári posztja több mint két éve – nevezetesen, 2022. szeptember 1-je óta – betöltetlen; a kérdőív alapján megállapítja, hogy „a jelenlegi ombudsman a 2024 végéig megválasztandó új ombudsman felé gyakorolt gesztusként úgy határozott, hogy betöltetlenül hagyja ezt az álláshelyet, hogy utódja dönthessen a kinevezésről”; felhívja a következő ombudsmant annak biztosítására, hogy a vezetői álláshelyek csak a lehető legrövidebb ideig maradjanak betöltetlenül, és semmiképp se tovább, mint amennyi időre az új alkalmazottak felvételéhez szükség van;

22.elismerését fejezi ki az ombudsmannak a vizsgálati tisztviselői állásokra vonatkozó pályázati felhívásért, amely 2023-ban sikeresen lezárult egy 19 jelöltből álló tartaléklista felállításával, amelyről hat főt még ugyanabban az évben felvettek; megjegyzi, hogy ez lehetővé teszi az ombudsman számára, hogy lerövidítse a munkaerő-felvételhez szükséges időt, ami a múltban problémát jelentett; megjegyzi továbbá, hogy az ombudsman az EPSO segítségével 2023-ban három belső versenyvizsgát szervezett a házon belüli alkalmas személyzet megtartása érdekében; elismeri, hogy ezek az intézkedések hozzájárulnak az intézmény hatékonyságának javításához;

23.megjegyzi, hogy bár az ombudsman hivatala kis intézmény, 2023-ban a különösen a közösségi médián és online platformokon keresztüli, az álláshirdetések közzétételére irányuló proaktív kommunikációjának és tájékoztatási tevékenységének köszönhetően 19 különböző állampolgárságú alkalmazottat foglalkoztatott; elégedetlenségének adott hangot azonban azzal kapcsolatban, hogy egyes állampolgárságok (például francia és ír) felülreprezentáltak, más állampolgárságok (például román és spanyol) pedig alulreprezentáltak; sürgeti az ombudsmant, hogy folytassa erőfeszítéseit a személyzetén belül valamennyi tagállam kiegyensúlyozott földrajzi képviseletének elérése érdekében, különösen vezetői szinten, és az alulreprezentált nemzetiségek vonzása érdekében javítsa kommunikációját, növelje láthatóságát és javítsa a munkakörülményeket;

24.megjegyzi, hogy a nemek közötti egyensúly tekintetében az ombudsman valamennyi személyzeti kategóriában – különösen vezetői szinten – továbbra is több nőt foglalkoztat, mint férfit, és hogy a nők és férfiak aránya 2023-ban összességében megegyezik a 2022. évivel, azaz a munkaerő 67%-a nő és 33%-a férfi; arra ösztönzi az ombudsmant, hogy folytassa a nemek személyzetén belüli kiegyensúlyozottabb képviseletének elérésére irányuló erőfeszítéseit;

25.nyugtázza az ombudsmannak a személyzet fizikai és mentális munkahelyi jóllétének biztosítására irányuló erőfeszítéseit és a csapatszellem megerősítésére irányuló igyekezetét; ezzel összefüggésben üdvözli a 2023-ban végzett általános személyzeti felmérés eredményét, amely 87%-os általános személyzeti elégedettségi arányt mutatott, és különösen azt, hogy a felmérés résztvevői 95%-ban pozitívan válaszoltak arra a kérdésre, hogy az ombudsman gondoskodik-e személyzetének jóllétéről, 97%-uk elégedett volt az ombudsman által biztosított hibrid és rugalmas munkarenddel, 90%-uk pedig elégedett volt a munkáltatójuk által a távmunkához biztosított eszközökkel és anyagokkal; megelégedéssel veszi tudomásul, hogy 2023-ban az ombudsman úgy határozott, hogy ergonomikus székeket biztosít minden olyan alkalmazott számára, aki azt kéri;

26.elismeri, hogy az ombudsmani hivatal kis mérete lehetővé teszi a vezetők számára, hogy szorosan nyomon kövessék a személyzet munkaterhelését és elvégezzék a szükséges kiigazításokat, lehetővé téve az esetleges kiégések korai felismerését; megjegyzi, hogy a 2023. évi személyzeti felmérés nem jelzett semmilyen gondot a munkateher elosztásával vagy a munkával kapcsolatos egészségügyi problémákkal kapcsolatban, továbbá az Európai Parlament orvosi szolgálata nem számolt be kiégéssel kapcsolatos krónikus betegségekről;

27.megelégedéssel állapítja meg, hogy 2023-ban nem érkezett bejelentés zaklatási esetről; elismeri az ombudsman arra irányuló erőfeszítéseit, hogy szexuális és pszichológiai zaklatástól mentes munkakörnyezetet biztosítson, különösen a tudatosság növelése és képzés révén; elégedetten veszi tudomásul, hogy egy, az etikai keretrendszerrel kapcsolatos belső ellenőrzés keretében 2023-ban végzett felmérés azt mutatta, hogy a személyzet 90%-a ismerte a zaklatás bármilyen formájával kapcsolatos politikát és iránymutatásokat;

28.megelégedettséggel jegyzi meg, hogy az ombudsman 2023-ban 18 fizetett gyakornokot fogadott (csakúgy, mint 2022-ben), akik egyikét az ombudsman első, fogyatékossággal élő jelöltekre irányuló felhívását követően választották ki; elismeri, hogy ez a kezdeményezés előmozdítja az inkluzivitást és az esélyegyenlőséget azáltal, hogy lehetővé teszi a gyakornokok számára, hogy értékes tapasztalatokat szerezzenek az uniós intézményeken belül;

29.üdvözli az ombudsman etikai keretének megerősítésére és tudatosítására irányuló folyamatos erőfeszítéseket; elismeréssel veszi tudomásul, hogy 2023-ban az ombudsman felülvizsgálta a visszaélést bejelentő személyekre vonatkozó politikát a visszaélést bejelentő személyek védelmének megerősítése, az adatvédelmi normákkal való jobb összhang biztosítása, a titoktartás és a támogatás fokozása, valamint az etikai kapcsolattartókra vonatkozó rendelkezések beépítése érdekében; üdvözli továbbá, hogy teljes mértékben bevezette a SYSPER etikai eszközt, amely lehetővé teszi a személyzet tagjai számára, hogy frissítsék nyilatkozataikat (az összeférhetetlenségekről és házastársuk/partnerük szakmai tevékenységeiről), és interaktív tanfolyamot szervezett „A munkahelyi tisztelet és méltóság, valamint a kezdeményezőként, címzettként és passzív megfigyelőként betöltött szerepünk” címmel; üdvözli a 2023-ban végzett általános személyzeti felmérés eredményét, amely megerősíti a személyzet etikai kérdésekkel kapcsolatos magas szintű tudatosságát; kéri, hogy a döntéshozatali és érdekképviseleti erőfeszítések átláthatóságának biztosítása érdekében tegyék közzé az ombudsmani hivatal külső szereplőkkel, többek között vállalatokkal, érdekcsoportokkal és uniós ügynökségekkel tartott összes magas szintű találkozóját;

30.megjegyzi, hogy az ombudsman etikai keretére vonatkozó belső ellenőrzést (22/03. sz. jelentés) 2023-ban véglegesítették, és annak keretében hat ajánlást adtak ki, amelyeket 2024. december 31-ig kellett végrehajtani; a kérdőív alapján megjegyzi, hogy ezen ajánlások közül négyet teljes mértékben végrehajtottak; felhívja az ombudsmant, hogy számoljon be a mentesítésért felelős hatóságnak a fennmaradó két ajánlás végrehajtásának állásáról;

31.megjegyzi, hogy az ombudsman csalás elleni stratégiája nagyrészt a hatályos etikai keretre és a pénzügyi funkciókhoz kapcsolódó feladatok elkülönítésének elvére épül; megjegyzi, hogy 2023-ban az ombudsman felülvizsgálta és elfogadta a pénzügyi műveletek ellenőrzésében részt vevő személyzetre alkalmazandó szakmai normák kódexét, amely meghatározza a csalárd ügyletek felderítésével kapcsolatos feladatokat és felelősségi köröket, beleértve a csalás gyanúja esetén követendő eljárást is;

32.megelégedéssel veszi tudomásul, hogy 2023-ban nem jelentettek összeférhetetlenséget, és nem érkezett visszaéléssel kapcsolatos bejelentés sem;

33.a kérdőív alapján tudomásul veszi, hogy az ombudsman hivatalosan nem csatlakozott az uniós átláthatósági nyilvántartáshoz (amelyet az Európai Parlament, az Európai Unió Tanácsa és az Európai Bizottság közötti, a kötelező átláthatósági nyilvántartásról szóló, 2021. május 20-i intézményközi megállapodás hozott létre), amit azzal indokolt, hogy így lehetősége nyílik vizsgálni az említett átláthatósági nyilvántartás titkárságát érintő esetleges panaszokat is; megjegyzi ugyanakkor, hogy az ombudsman hozzáigazította eljárásait az átláthatósági nyilvántartás elveihez, például ellenőrzi, hogy az ombudsman által szervezett rendezvényeken vagy üléseken részt vevő felszólalók vagy tárgyalópartnerek szerepelnek-e a nyilvántartásban; üdvözli az ombudsman által annak révén elért magas szintű átláthatóságot, hogy információkat tesz közzé honlapján azokról a vizsgálatokról, kiküldetésekről, találkozókról és eseményekről, amelyekben az ombudsman részt vesz;

34.kéri az ombudsmant, hogy a vezető beosztású alkalmazottak esetében vezesse be a kötelezően kitöltendő, magánérdekeltségekről szóló nyilatkozatot, valós idejű nyilvános hozzáférést biztosítva az esetleges összeférhetetlenségekre, külső szerepvállalásokra és pénzügyi eszközökre vonatkozó információkhoz;

35.üdvözli, hogy az ombudsman ingatlanokra és kapcsolódó költségekre vonatkozó végleges költségvetése (az átcsoportosításokat követően) körülbelül 15%-kal, a 2022. évi 1 622 200 EUR-ról 2023-ban 1 373 000 EUR-ra csökkent; megjegyzi, hogy a bérleti díjakra vonatkozó előirányzatok 26%-kal, a 2022. évi 1 177 700 EUR-ról 2023-ban 866 100 EUR-ra csökkentek, és a kifizetések végrehajtási aránya mindkét évben közel 100%-os volt;

36.megjegyzi, hogy az ombudsman brüsszeli hivatalának a Parlament által 2021-ben biztosított új létesítményekbe való átköltözését követően az épületet kollaboratív munkaterületként szervezték meg, nagyon kevés egyéni irodával és rugalmas, kollaboratív tárgyalóhelyiségekkel; pozitívan értékeli, hogy az ombudsman nem alkalmazza a hot-desking módszerét, és hogy minden munkatárs saját asztallal rendelkezik, amelyhez elegendő tárolóhely tartozik; megjegyzi, hogy 2023-ban nem történt változás az irodákban, és a 2023-ban végzett általános személyzeti felmérés azt mutatta, hogy a személyzet többsége (56%) pozitívan értékelte a brüsszeli irodák elrendezését;

37.emlékeztet arra, hogy az ombudsman nem rendelkezik saját épületekkel, hanem Brüsszelben egy épületet, Strasbourgban pedig irodahelyiségeket bérel; megelégedéssel jegyzi meg, hogy a strasbourgi Havel-épület teljes mértékben akadálymentes a mozgáskorlátozott vagy más fogyatékossággal élő személyek számára, és rendkívül sajnálatosnak tartja, hogy a Brüsszelben bérelt épület akadálymentessége javításra szorul; kéri a Parlamentet, hogy javítsa az ombudsman számára bérbeadott brüsszeli épület akadálymentességét;

38.elismeri az ombudsman által régóta alkalmazott azon megközelítés sikerét, amely a költségvetés felhasználásának – például a digitalizáció területén történő – optimalizálása és a koordináció fokozása érdekében más uniós intézményektől, különösen a Parlamenttől és a Bizottságtól származó integrált rendszerek és erőforrások bevonására irányul; ezzel összefüggésben tudomásul veszi a Bizottság azon gépi fordítási eszközeinek sikeres beüzemelését, amelyeket 2023-ban integráltak az ombudsman rendszereibe (pl. a weboldalra); elégedetten veszi tudomásul a kérdőív alapján, hogy ez a projekt a fordítási költségek évi több mint 30%-os csökkenését, valamint az adminisztratív terhek csökkenését eredményezte;

39.üdvözli a minősített elektronikus aláírás teljes körű bevezetését, amely lehetővé teszi a személyzet számára a dokumentumok biztonságos aláírását, valamint a Bizottság QSign-alkalmazásának használatát, amely lehetővé teszi a személyzet számára a dokumentumok – többek között a közbeszerzési és szerződéses dokumentumok – aláírását és kezelését;

40.megjegyzi, hogy 2023. óta az ombudsman aktívan vizsgálja a mesterséges intelligencia (MI) használata által kínált lehetőségeket; ezzel összefüggésben üdvözli az ombudsman és az Európai Bizottság Közös Kutatóközpontja közötti partnerséget a nagy nyelvi modellekkel való kísérletezés, valamint a mesterséges intelligencia felhasználási lehetőségeinek tesztelése és értékelése tekintetében; megjegyzi továbbá, hogy az ombudsman számos MI-eszközt vásárolt, amelyek sikeresen hozzájárultak a videotartalmak létrehozásához; üdvözli, hogy az ombudsman belső iránymutatásokat fogadott el annak biztosítása érdekében, hogy a külső MI-eszközöket felelős és átlátható módon használják; ösztönzi az ombudsmant, hogy a személyzet részére biztosítson kötelező képzést az MI-eszközök biztonságos és etikus használatával kapcsolatban annak érdekében, hogy javítsa az ezzel kapcsolatos ismereteiket és csökkentse a lehetséges kockázatokat; kéri az ombudsmant, hogy folyamatosan tájékoztassa a mentesítésért felelős hatóságot az MI-eszközök tesztelése és használata terén elért eredményekről;

41.megjegyzi, hogy az informatika terén az ombudsman a Parlament infrastruktúrájára és kiberbiztonsági keretrendszerére támaszkodik, és szorosan együttműködik a Bizottsággal az uniós szervezeti eszközök (SYSPER, ABAC, MiPS és ARES) integrálása és karbantartása, valamint az informatikai keretszerződések alkalmazása tekintetében; megjegyzi, hogy mivel az ombudsman korlátozott mértékű ellenőrzéssel rendelkezik az adatok felett, szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodásokat kötött az érintett intézményekkel annak biztosítása érdekében, hogy a személyes adatok kezelése megfeleljen az alkalmazandó jogi keretnek; megelégedéssel veszi tudomásul, hogy az ombudsman 2023-ban nem tapasztalt kibertámadást;

42.arra ösztönzi az ombudsmant, hogy szorosan működjön együtt az ENISA-val (az Európai Uniós Kiberbiztonsági Ügynökséggel); javasolja, hogy az ombudsman teljes személyzete számára kínáljanak kiberbiztonsággal kapcsolatos, rendszeresen naprakésszé tett képzési programokat;

43.az ombudsman adatvédelmi keretének felülvizsgálatáról szóló 21/03. sz. belső ellenőrzési jelentés tekintetében megjegyzi, hogy 2023 negyedik negyedévében egy fellépés lezáratlan maradt, és az ombudsman IKT-biztonságáról szóló 20/04. sz. belső ellenőrzési jelentés tekintetében 2023-ban hét fellépés volt folyamatban; kéri az ombudsmant, hogy folyamatosan tájékoztassa a mentesítésért felelős hatóságot az e kérdésekben elért eredményekről;

44.üdvözli, hogy az évek során az ombudsman csökkentette környezeti lábnyomát, különösen azáltal, hogy folyamatait digitalizálta, az egyéni nyomtatókat kivonta a forgalomból, a központi feldolgozóegységeket életciklusuk végén nem pótolta, a rendezvényeket fenntarthatóbbá tette, valamint a kiküldetések elkerülése érdekében bevezette a videokonferencia-rendszerek széles körű használatát; megjegyzi, hogy épületeinek környezeti lábnyomát illetően az ombudsman a Parlament mint az épületek tulajdonosa által hozott intézkedésekre támaszkodik; megelégedéssel veszi tudomásul, hogy mindkét olyan épület, ahol az ombudsman irodái vannak, 100%-ban tiszta energiával működik; üdvözli, hogy a Parlament 2024-ben napelemeket telepített többek között a strasbourgi Havel épületben;

45.megjegyzi, hogy az ombudsman 2023-ban is ösztönözte a fenntartható mobilitást; ebben az értelemben üdvözli, hogy az ombudsman új mobilitási politikát fogadott el, amely átalányösszegű hozzájárulást ír elő a személyzet számára AST8/AD8 besorolási fokozatig, ha fenntartható közlekedési módokat vesznek igénybe a munkába járáshoz; a kérdőív alapján megjegyzi továbbá, hogy sikertelen volt az a kezdeményezés, amelynek során az ombudsman kerékpárokat biztosított a személyzet számára munkaidőben történő használatra, mivel a próbaidőszak alatt alig használták a kerékpárokat;

46.üdvözli az intézményközi együttműködés révén elért pénzügyi és adminisztratív megtakarításokat, különösen a Parlamenttel és a Bizottsággal kötött, szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodások széles körét, valamint az intézményközi közbeszerzési eljárásokban való részvételt; üdvözli, hogy egy felülvizsgált intézményközi megállapodás révén hivatalossá tették a Parlament és az ombudsman közötti együttműködést a kiberbiztonság területén, mivel a megállapodás keretet biztosít a Parlament számára ahhoz, hogy folyamatosan szilárd kiberbiztonsági támogatást nyújtson az ombudsmannak; megjegyzi továbbá, hogy 2023-ban az ombudsman szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodást írt alá az EPSO-val belső versenyvizsgák szervezésére vonatkozóan;

47.elismerését fejezi ki az ombudsmannak az OLAF-fal, a Számvevőszékkel és az Európai Ügyészséggel folytatott jó együttműködéséért, amely 2023-ban például az uniós intézmények átláthatósága és integritása javításának módjairól vagy az uniós felügyeleti keretről szóló találkozók és eszmecserék formájában valósult meg; emlékeztet arra, hogy az ombudsman és az OLAF létrehozott egy rendszert a vizsgálatok megkettőzésének elkerülésére; a kérdőív alapján megállapítja, hogy az ombudsman és az európai adatvédelmi biztos főként eseti és informális alapon működik együtt az esetenként szükség gyors és hatékony kooperáció céljából; ösztönzi az ombudsmant, hogy szorosan működjön együtt a többi intézménnyel és európai ügynökséggel;

48.kéri az ombudsmant, hogy vezessen be hivatalos éves párbeszédet az Európai Parlament Költségvetési Ellenőrző Bizottságával és Állampolgári Jogi, Bel- és Igazságügyi Bizottságával, biztosítva ezáltal az intézményi átláthatóságnak, a kormányzási reformoknak és az alapvető jogok védelmének rendszeres nyomon követését;

49.elismeri az ombudsmanok európai hálózatával (ENO) folytatott magas szintű eszmecsere és koordináció fenntartásának fontosságát; üdvözli az ENO éves konferenciájának megszervezését, amely 2023-ban olyan témákról tartott üléseket is magában foglalt, mint a migráció, a mesterséges intelligencia és a közigazgatás etikája; megelégedéssel veszi tudomásul, hogy a lekérdezési eljárás révén az ombudsman segíti az ENO tagjait a nemzeti és regionális szintű vizsgálatok lefolytatásában, míg 2023-ban az ombudsman öt uniós tagállamból származó öt lekérdezést zárt le; elismerését fejezi ki az ENO 2023. évi éves konferenciájának megszervezéséért, amely értékes platformként szolgál az európai ombudsmanok tevékenységeit befolyásoló kulcsfontosságú kérdésekről folytatott párbeszédhez;

50.üdvözli, hogy az ombudsman 2023-ban a fontos vizsgálatok tekintetében továbbra is szoros együttműködést folytatott az Európai Parlament illetékes bizottságaival azáltal, hogy a munkáját közvetlenül ismertette a bizottsági üléseken, vagy pedig a bizottsági elnököknek küldött információk révén; kiemeli, hogy az ombudsman stratégiai kezdeményezései és vizsgálatai kulcsfontosságúak az uniós közigazgatás átláthatóságának és elszámoltathatóságának javítása szempontjából;

51.megjegyzi, hogy a kommunikációs és promóciós tevékenységek (kiadványok, rendezvényszervezés, digitális kommunikáció stb.) teljes költségvetése a 2022. évi 132 400 EUR-ról 2023-ban 17,20%-kal, 155 200 EUR-ra nőtt;

52.üdvözli az ombudsman arra irányuló 2023. évi erőfeszítéseit és fellépéseit, hogy felhívja a polgárok figyelmét az ombudsman szerepére és arra, hogy az uniós intézmények által elkövetett hivatali visszásságok esetén az ombudsmanhoz fordulhatnak; e tekintetben tudomásul veszi az ombudsman munkáját bemutató és közbenjárásának három kulcsfontosságú területét elmagyarázó videósorozattal kapcsolatban 2023-ban szervezett kommunikációs kampányt, amelynek része volt még egy az ombudsman munkájának távlati hatását szemléltető tallózható leírás és a dokumentumokhoz való hozzáférésre vonatkozó útmutató; üdvözli továbbá a jó közigazgatásért járó díj átadó ünnepségének megszervezését, valamint azt, hogy az ombudsman részt vett a brüsszeli és strasbourgi uniós nyílt napon, ahol az érdekelt felek számára rendezett célzott rendezvényeken látta vendégül a tudományos szakértőket és agytrösztöket, valamint hogy részt vett a 2023-as strasbourgi európai ifjúsági rendezvényen;

53.elismeri az ombudsman által annak érdekében tett erőfeszítéseket, hogy az ombudsman honlapján átlátható tájékoztatást nyújtsanak, és informatív, felhasználóbarát formában tegyenek közzé adatokat (többek között a munkaterhelésre vonatkozó statisztikákat), jóllehet ezek az adatok nyílt formátumban nem állnak rendelkezésre; üdvözli, hogy a honlapon közzétették a panaszokkal kapcsolatos valamennyi vizsgálat ütemtervét, amely tájékoztatást nyújt az egyes vizsgálatok múltbeli és jövőbeli mérföldköveiről;

54.megjegyzi, hogy az ombudsman rendelkezik közösségimédia-fiókokkal az Instagramon, a LinkedInen és az X-en (korábbi Twitter), ahol a követők számának növekedése és az aktivitási arány 2023-ban tovább növekedett; üdvözli az ombudsmannak az európai adatvédelmi biztos által vezetett kísérleti projektben való részvételét, amelynek célja, hogy az uniós intézmények bekapcsolódjanak az EU-Voice és az EU-Video hálózatba, amely két ingyenes, nyílt forráskódú, Mastodon szoftveren alapuló közösségimédia-hálózat, és amely lehetővé teszi az uniós intézmények számára, hogy szövegek, képek, videók és podcastok megosztásával lépjenek kapcsolatba a nyilvánossággal.