1.rileva che il bilancio del Mediatore rientra nell'ambito della rubrica 7 del QFP "Pubblica amministrazione europea", che nel 2023 ammontava a un totale di 12,3 miliardi di EUR, pari al 6,4 % della spesa di bilancio dell'Unione; osserva che il bilancio del Mediatore rappresentava lo 0,11 % degli stanziamenti della rubrica 7 del QFP;

2.prende atto che la Corte dei conti ("Corte"), nella sua relazione annuale per l'esercizio 2023 ("relazione della Corte"), ha esaminato un campione di 70 operazioni nell'ambito della rubrica "Pubblica amministrazione europea", 21 delle quali (30 %) contenevano errori; osserva inoltre che per cinque di tali errori quantificati dalla Corte, quest'ultima ha stimato un livello di errore inferiore alla soglia di rilevanza; prende atto con soddisfazione dalla relazione della Corte che, per l'esercizio 2023, la Corte non ha individuato alcuna questione specifica riguardante il Mediatore;

3.prende atto dell'osservazione contenuta nella relazione della Corte secondo cui le spese amministrative comprendono le spese relative alle risorse umane, comprese le pensioni, che nel 2023 hanno rappresentato circa il 70 % del totale delle spese amministrative, e le spese per gli immobili, gli impianti e le apparecchiature, l'energia, le comunicazioni e le tecnologie dell'informazione; si compiace che la Corte abbia concluso, come negli esercizi precedenti, che, nel complesso, la spesa amministrativa è a basso rischio;

4.osserva che il bilancio del Mediatore ammontava a 13 212 447 EUR nel 2023, che rappresenta un aumento di 990 339 EUR (vale a dire dell'8,1 %) rispetto al 2022; apprende dalle risposte del Mediatore al questionario della commissione per il controllo dei bilanci per il discarico del bilancio 2023 ("questionario") che tale aumento è dovuto principalmente agli adeguamenti delle retribuzioni e a due posti supplementari necessari per rafforzare le attività principali del Mediatore;

5.rileva che gli sforzi in materia di controllo di bilancio intrapresi nel corso dell'esercizio 2023 si sono tradotti in un tasso di esecuzione del bilancio del 95,39 %, con una diminuzione dell'1,58 % rispetto all'esercizio 2022; osserva che il tasso di esecuzione degli stanziamenti di pagamento dell'esercizio in corso è stato del 97,58 %, il che rappresenta un aumento dell'1,31 % rispetto al 2022, che ha portato a una diminuzione dei riporti automatici dal 3,73 % (o 442 209 EUR) nel 2022 al 2,42 % (o 304 550 EUR) nel 2023; si rammarica, tuttavia, del tasso di esecuzione inferiore dei riporti automatici di stanziamenti dall'esercizio precedente, che nel 2023 è stato del 73,27 % rispetto al 92,59 % del 2022; chiede un miglioramento a tale riguardo;

6.rileva che nel corso del 2023 il Mediatore ha effettuato nove storni di bilancio a norma dell'articolo 29 del regolamento finanziario, per un importo totale di 241 150 milioni di EUR, pari all'1,8 % degli stanziamenti di tale esercizio, rispetto al 2,8 % nel 2022; osserva che tali storni erano necessari per il rafforzamento di varie linee di bilancio relative, ad esempio, al mobilio, alla sicurezza e alla sorveglianza degli edifici, alla digitalizzazione degli archivi e all'informatica; osserva, in tale contesto, che la spesa informatica è aumentata del 41 %, passando da 159 714 EUR nel 2022 a 224 698 EUR nel 2023;

7.prende atto di un ulteriore aumento, per il terzo anno consecutivo, del tempo medio di esecuzione dei pagamenti; constata che, nonostante l'estensione dei tempi per i pagamenti da 11,35 giorni nel 2021 a 13,50 giorni nel 2023, il tempo medio per i pagamenti continua a essere relativamente breve e inferiore al termine massimo di pagamento previsto dalla normativa (30 giorni); accoglie con favore, a tale riguardo, il fatto che il Mediatore ha nel frattempo pienamente attuato un sistema di fatturazione elettronica che dovrebbe migliorare ulteriormente l'efficienza dei processi di pagamento a partire dal 2024;

8.osserva che, per il 2023, il Parlamento europeo non ha imposto al Mediatore alcun aumento significativo per quanto riguarda il canone di locazione e le spese forfettarie legate all'edificio, il che ha consentito al Mediatore di ridurre dell'8,06 % la sua linea di bilancio relativa agli affitti, al fine di rafforzare altre linee di bilancio nel 2023; prende atto, tuttavia, che per il 2024 il Mediatore prevede un aumento delle spese relative agli immobili del 170 % (pari a 122 260 EUR);

9.accoglie con favore il fatto che il bilancio per le missioni del personale è sceso da 120 000 EUR nel 2022 a 100 000 EUR nel 2023 grazie a un ampio ricorso alle strutture di videoconferenza in entrambi i luoghi di lavoro; elogia, in tale contesto, il Mediatore per aver ridotto, per il quarto anno consecutivo, il bilancio per le missioni del suo personale; osserva che nel 2023 il bilancio per le missioni e gli spostamenti del Mediatore è rimasto invariato rispetto agli anni precedenti (2021 e 2022), ossia 35 000 EUR;

10.prende atto che il Mediatore ha collegato gli obiettivi di alto livello della sua strategia "Verso il 2024" a nove indicatori chiave di prestazione (ICP) costituiti da 19 componenti, come stabilito nel piano di gestione annuale del Mediatore per il 2023; osserva che 14 di tali componenti degli ICP sono stati raggiunti o superati nel 2023;

11.constata un aumento complessivo del carico di lavoro del Mediatore rispetto all'anno precedente, considerando che nel 2023 il Mediatore ha trattato 2 392 nuove denunce (2 223 nel 2022), ha avviato 398 indagini (348 nel 2022), comprese 56 indagini di importanza pubblica (60 nel 2022), ha chiuso 372 indagini (330 nel 2022) e ha trattato un numero record di denunce di accesso del pubblico, che è passato da 117 nel 2022 a un numero record di 167 nel 2023, di cui 118 che hanno dato seguito a indagini; elogia, in tale contesto, il Mediatore per i miglioramenti in termini di efficienza realizzati nel 2023 per ridurre il numero di denunce semplificando il trattamento delle indagini sulle "mancate risposte" e razionalizzando il trattamento delle "denunce che esulano dal mandato" e delle richieste di informazioni; invita il Mediatore a lavorare a una comunicazione più mirata per affrontare la questione in futuro; accoglie con favore gli sforzi volti a proseguire la razionalizzazione e la semplificazione dei processi per gli anni successivi;

12.elogia il Mediatore per aver ridotto il tempo necessario per trattare i fascicoli a diversi livelli della procedura, come il tempo necessario per l'ammissibilità (da 16 giorni nel 2022 a 11 giorni nel 2023) o il tempo medio necessario per chiudere i casi nel settore dell'accesso del pubblico ai documenti (da 46 giorni nel 2022 a 42 giorni nel 2023); si rammarica tuttavia che il tempo medio (165 giorni) per la gestione delle indagini sia rimasto elevato nel 2023; prende atto, tuttavia, della spiegazione del Mediatore secondo cui tale media ha risentito del ritardo nella chiusura delle indagini dovuto ai ripetuti scambi con le istituzioni interessate;

13.rileva un ulteriore miglioramento per quanto riguarda le risposte positive delle istituzioni dell'Unione alle proposte del Mediatore volte a migliorare la loro amministrazione, con un tasso complessivo di accettazione dell'81 % nel 2023 (rispetto al 79 % nel 2022); chiede al Mediatore di continuare ad adoperarsi per conseguire una maggiore conformità alle sue conclusioni, raccomandazioni e suggerimenti;

14.prende atto degli sforzi compiuti dal Mediatore nel 2023 per migliorare la consapevolezza e la comprensione del mandato del Mediatore; osserva con soddisfazione, in tale contesto, un aumento del 20 % del numero di denunce che rientrano nel mandato da 740 nel 2022 a 885 nel 2023, nonché un aumento della percentuale di questo tipo di denunce dal 33 % nel 2022 al 37 % nel 2023;

15.riconosce gli sforzi compiuti dal Mediatore e il suo impatto positivo nei settori dell'etica, della trasparenza e della responsabilità nel 2023, in particolare a seguito di indagini sull'accesso del pubblico ai documenti e sui conflitti di interesse riguardanti varie istituzioni e agenzie dell'Unione o la Banca europea per gli investimenti; esprime apprezzamento per la relazione speciale del Mediatore europeo, pubblicata nel settembre 2023, sui ritardi della Commissione nel trattamento delle richieste di accesso ai documenti;

16.prende atto, dalla relazione del Mediatore all'autorità di discarico dal titolo "Relazione sul seguito dato al discarico per l'esercizio 2022", delle questioni osservate nel settore del dispositivo per la ripresa e la resilienza (RRF), vale a dire i ritardi significativi riscontrati dalla Commissione europea nel rispondere alle richieste di accesso alle informazioni, in particolare la pubblicazione ritardata dei maggiori destinatari dell'RRF da parte degli Stati membri, il che ha minato la trasparenza, nonché per quanto riguarda il ragionamento in base al quale la Commissione ha stabilito il livello di concessione dell'accesso del pubblico ai documenti in alcuni casi; esprime preoccupazione per la decisione della Commissione di non accettare tutti i suggerimenti e le proposte di soluzione formulati dal Mediatore a tale riguardo, ricordando l'importanza dei principi di buone prassi per la trasparenza del governo nell'utilizzo dei fondi per la ripresa prodotti in cooperazione con l'OCSE; deplora il fatto che persistono divergenze significative a livello nazionale per quanto riguarda la tempestività e la completezza delle informazioni sui destinatari finali; invita la Commissione a intensificare gli sforzi per affrontare tali carenze nell'ambito delle sue continue funzioni di monitoraggio e controllo; sottolinea l'importanza di una rendicontazione coerente e completa in tutti gli Stati membri per garantire trasparenza e responsabilità; invita il Mediatore a continuare a monitorare gli sforzi della Commissione volti a garantire la trasparenza e una supervisione efficace dell'RRF; invita inoltre il Mediatore a continuare a informare periodicamente l'autorità di bilancio in merito alle difficoltà incontrate nel suo lavoro per quanto riguarda la trasparenza e la responsabilità dell'RRF;

17.sottolinea che nel 2023, a seguito di un'indagine di propria iniziativa che ha rivelato che, quando le persone chiedono il riesame di una decisione di accesso, nota come richiesta di conferma, la Commissione non rispetta i termini stabiliti dalla legge nell'85 % dei casi, il Mediatore ha esortato la Commissione europea ad affrontare tempestivamente i ritardi sistemici nel trattamento delle richieste di accesso ai documenti; chiede la rapida attuazione della raccomandazione urgente del Mediatore relativa a una rivalutazione approfondita, al fine di garantire il rispetto delle scadenze stabilite dal diritto dell'Unione come il regolamento (CE) n. 1049/2001; elogia il Mediatore per la sua relazione speciale al Parlamento europeo, in cui chiede all'istituzione il suo sostegno formale affinché la Commissione dia seguito alla sua raccomandazione; ricorda che il Mediatore ha discusso la relazione con i deputati al Parlamento europeo in seno alla commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni nel novembre 2023 https://www.ombudsman.europa.eu/it/doc/annual-report/it/183636.;

18.osserva con molta preoccupazione che il Mediatore riceve numerose denunce da parte di cittadini per ritardi estremi nell'accesso ai documenti richiesti; sostiene il parere del Mediatore secondo cui l'accesso ritardato è effettivamente negato e le procedure amministrative dovrebbero essere razionalizzate per garantire che i cittadini ricevano accesso ai documenti in modo tempestivo https://www.ombudsman.europa.eu/it/multimedia/infographics/it/142;

19.osserva che il revisore interno ha effettuato un riesame del quadro di gestione dei rischi del Mediatore; osserva che le parti hanno concordato un piano d'azione in nove punti da attuare entro la fine del 2024; invita il Mediatore a informare l'autorità di discarico in merito ai progressi compiuti nell'attuazione di tale piano;

20.prende atto di un aumento dell'11 % del numero totale dei membri del personale del Mediatore da 74 nel 2022 a 82 nel 2023, principalmente a causa dell'aumento del numero di agenti contrattuali e temporanei; rileva inoltre che, nel 2023, il Mediatore europeo ha assunto 40 funzionari rispetto ai 39 e ai 38 rispettivamente del 2022 e del 2021, 33 membri del personale temporanei rispetto ai 28 e ai 30 rispettivamente del 2022 e del 2021, e 9 agenti contrattuali rispetto ai 7 e ai 6 rispettivamente del 2022 e del 2021; rileva con soddisfazione un aumento della quota del personale impegnato nell'attività principale del Mediatore (denunce e indagini), dal 40,54 % nel 2022 al 42,68 % nel 2023; osserva con soddisfazione che il tasso di occupazione del personale è aumentato dal 91,8 % nel 2022 al 95 % nel 2023 e che il tasso di avvicendamento è sceso dal 9,9 % nel 2022 al 5,2 % nel 2023;

21.si rammarica del fatto che il posto di Segretario generale del Mediatore è vacante dal 1º settembre 2022, vale a dire da oltre due anni; apprende dal questionario che l'attuale Mediatrice ha deciso di lasciare tale posto vacante, come atto di cortesia nei confronti del nuovo Mediatore, che sarà eletto entro la fine del 2024, in modo che quest'ultimo possa decidere in merito alla nomina; invita il prossimo Mediatore a garantire che i periodi di vacanza di posizioni dirigenziali rimangano il più brevi possibile e non superino il tempo necessario per l'assunzione di nuovo personale in tali posizioni;

22.elogia il Mediatore per il suo invito a manifestare interesse per posti di lavoro (responsabili delle indagini), che si è concluso positivamente nel 2023 con la creazione di un elenco di riserva di 19 candidati, di cui sei sono stati assunti lo stesso anno; osserva che ciò ha consentito al Mediatore di ridurre i tempi di assunzione, che in passato costituivano un problema; osserva inoltre che nel 2023 il Mediatore ha organizzato, con l'aiuto dell'EPSO, tre concorsi interni al fine di trattenere i talenti interni; riconosce che tali azioni contribuiscono a migliorare l'efficienza dell'istituzione;

23.prende atto del fatto che, nonostante le piccole dimensioni dell'istituzione, nel 2023 il Mediatore è riuscito ad avere 19 nazionalità rappresentate in seno al suo personale, a seguito dell'attività proattiva di comunicazione e sensibilizzazione, in particolare attraverso i social media e le piattaforme online per pubblicizzare i posti vacanti; rileva con insoddisfazione, tuttavia, una sovrarappresentazione di alcune nazionalità (ad esempio francese e irlandese) e una sottorappresentazione di altre (ad esempio rumena e spagnola); esorta il Mediatore a continuare ad adoperarsi al fine di raggiungere una distribuzione geografica equilibrata dei cittadini di tutti gli Stati membri all'interno del suo personale, in particolare a livello dirigenziale, potenziando la comunicazione, promuovendo la visibilità e migliorando le condizioni di lavoro per attrarre le nazionalità sottorappresentate;

24.osserva che, in termini di equilibrio di genere, il Mediatore impiega più donne che uomini in tutte le categorie di personale, in particolare a livello dirigenziale, con un rapporto complessivo donne-uomini nel 2023 invariato rispetto al 2022, ossia 67 % donne e 33 % uomini; incoraggia il Mediatore europeo a portare avanti il proprio impegno per raggiungere una rappresentanza di genere equilibrata tra il personale;

25.osserva che il Mediatore si adopera per garantire il benessere fisico e mentale del suo personale sul luogo di lavoro e si concentra sul rafforzamento dello spirito di squadra; accoglie con favore, in tale contesto, il risultato dell'indagine generale condotta nel 2023, da cui emerge che il tasso di soddisfazione del personale è complessivamente pari all'87 % e che, in particolare, il 95 % dei partecipanti all'indagine ha risposto positivamente alla domanda relativa all'attenzione rivolta dal Mediatore al benessere del suo personale, il 97 % è soddisfatto delle modalità di lavoro ibride e flessibili e il 90 % è soddisfatto delle attrezzature e dei materiali forniti dal datore di lavoro per lavorare a distanza; osserva con soddisfazione che nel 2023 il Mediatore ha deciso di fornire sedie ergonomiche a tutti i membri del personale che le richiedono;

26.riconosce che le dimensioni ridotte dell'ufficio del Mediatore consentono ai dirigenti di monitorare attentamente il carico di lavoro del personale e di apportare i necessari adeguamenti, consentendo di individuare precocemente potenziali burnout; osserva che il sondaggio condotto presso il personale nel 2023 non ha evidenziato problemi di distribuzione del carico di lavoro o problemi di salute legati al lavoro e che il servizio medico del Parlamento europeo non ha segnalato malattie di lunga durata legate al burnout;

27.rileva con soddisfazione che nel 2023 non sono stati segnalati casi di molestie; prende atto degli sforzi compiuti dal Mediatore per garantire un ambiente di lavoro libero dalle molestie sessuali e psicologiche, soprattutto mediante attività di sensibilizzazione e formazione; rileva con soddisfazione che un'indagine effettuata nel 2023 nel contesto di un audit interno sul quadro etico ha mostrato che il 90 % del personale era a conoscenza della politica e delle linee guida in materia di molestie di ogni tipo;

28.osserva con soddisfazione che nel 2023 il Mediatore ha accolto 18 tirocinanti retribuiti (lo stesso numero del 2022), uno dei quali è stato selezionato a seguito del primo invito del Mediatore rivolto a candidati con disabilità; riconosce che tale iniziativa promuove l'inclusività e le pari opportunità fornendo ai tirocinanti un'esperienza preziosa nelle istituzioni dell'UE;

29.accoglie con favore i continui sforzi del Mediatore volti a consolidare e ampliare la consapevolezza relativa al quadro etico dell'istituzione; apprezza il fatto che nel 2023 il Mediatore abbia rivisto la politica in materia di informatori per rafforzare la protezione dei potenziali informatori, garantire un migliore allineamento alle norme in materia di protezione dei dati, migliorare la riservatezza e il sostegno e integrare disposizioni sui corrispondenti etici; accoglie inoltre con favore il pieno utilizzo dello strumento etico SYSPER che consente al personale di aggiornare le dichiarazioni (sui conflitti di interesse e sulle attività professionali dei coniugi/partner) e ha organizzato un corso di formazione interattivo dal titolo "Respect and dignity at work and our roles as actors, recipients and bystanders" (rispetto e dignità sul lavoro e il nostro ruolo in quanto attori, destinatari e spettatori); accoglie con favore il risultato dell'indagine generale condotta nel 2023, che conferma un elevato livello di consapevolezza del personale rispetto alle questioni etiche; chiede la pubblicazione di tutti gli incontri ad alto livello dell'ufficio del Mediatore con attori esterni, tra cui imprese, gruppi di interesse e agenzie dell'UE, per garantire trasparenza nel processo decisionale e negli sforzi di tutela e sostegno;

30.osserva che l'audit interno (relazione 22/03) sul quadro etico del Mediatore è stato completato nel 2023 con sei raccomandazioni da attuare entro il 31 dicembre 2024; evince dal questionario che quattro di tali raccomandazioni sono state pienamente attuate; invita il Mediatore a riferire all'autorità di discarico in merito allo stato di attuazione delle due restanti raccomandazioni;

31.osserva che la strategia antifrode del Mediatore si basa fortemente su tale quadro etico e sul principio della separazione delle funzioni finanziarie; osserva che nel 2023 il Mediatore ha rivisto e adottato il codice di norme professionali applicabile al personale coinvolto nel controllo delle operazioni finanziarie, in cui sono definiti i doveri e le responsabilità per quanto concerne l'individuazione delle operazioni fraudolente, compresa la procedura da seguire nei casi di sospetta frode;

32.rileva con soddisfazione che nel 2023 non sono stati segnalati casi di conflitti di interessi né irregolarità;

33.apprende dal questionario che il Mediatore non ha formalmente aderito al registro per la trasparenza dell'UE (istituito dall'accordo interistituzionale del 20 maggio 2021 tra il Parlamento europeo, il Consiglio dell'Unione europea e la Commissione europea su un registro per la trasparenza obbligatorio), al fine di garantire la possibilità di esaminare anche le potenziali denunce riguardanti il segretariato di tale registro per la trasparenza; osserva tuttavia che il Mediatore ha allineato le sue pratiche ai principi del registro per la trasparenza, accertandosi che gli oratori o gli interlocutori che partecipano alle riunioni e agli eventi organizzati dal Mediatore vi siano iscritti; accoglie con favore l'alto grado di trasparenza raggiunto dal Mediatore mediante la pubblicazione sul suo sito web delle informazioni relative a indagini, missioni, riunioni ed eventi ai quali partecipa il Mediatore;

34.invita il Mediatore a introdurre una dichiarazione obbligatoria di interessi finanziari per il personale di inquadramento superiore, con accesso pubblico in tempo reale alle informazioni su potenziali conflitti di interessi, impegni esterni e attività finanziarie;

35.si compiace del fatto che il bilancio definitivo (dopo gli storni) del Mediatore per gli immobili e le spese accessorie è diminuito di circa il 15 %, passando da 1 622 200 EUR nel 2022 a 1 373 000 EUR nel 2023; osserva che gli stanziamenti per la locazione sono diminuiti del 26 %, passando da 1 177 700 EUR nel 2022 a 866 100 EUR nel 2023, con un tasso di esecuzione dei pagamenti prossimo al 100 % in entrambi gli anni;

36.constata che, dopo il trasferimento dell'ufficio di Bruxelles del Mediatore nelle nuove strutture messe a disposizione dal Parlamento nel 2021, l'edificio è stato organizzato come uno spazio di lavoro collaborativo, con un numero molto limitato di uffici personali e strutture per riunioni collaborative e flessibili; constata con soddisfazione che il Mediatore non effettua la pratica dell'hot desking e che tutti i membri del personale hanno la propria scrivania con ampi spazi di archiviazione; osserva che nel 2023 non sono state apportate modifiche agli uffici e che da un'indagine generale condotta nel 2023 è emerso che la maggior parte del personale (56 %) ha risposto positivamente in merito all'organizzazione fisica degli uffici a Bruxelles;

37.rammenta che il Mediatore non possiede un proprio edificio ma che affitta un edificio a Bruxelles e uffici a Strasburgo; osserva con soddisfazione che l'edificio Havel di Strasburgo è completamente accessibile alle persone a mobilità ridotta o con altre disabilità e osserva con profondo rammarico che va migliorata l'accessibilità dell'edificio preso in locazione a Bruxelles; invita il Parlamento a migliorare l'accessibilità dell'edificio preso in locazione dal Mediatore europeo a Bruxelles;

38.riconosce il successo dell'approccio di lunga data del Mediatore relativo all'uso dei sistemi integrati e delle risorse di altre istituzioni dell'Unione, in particolare il Parlamento e la Commissione, al fine di ottimizzare l'utilizzo del bilancio e migliorare il coordinamento, ad esempio nel settore della digitalizzazione; prende atto, in tale contesto, dell'efficace attuazione degli strumenti di traduzione automatica della Commissione che sono stati integrati nei sistemi del Mediatore (ad esempio il sito web) nel 2023; apprende con soddisfazione dal questionario che tale progetto ha portato a una riduzione dei costi di traduzione stimata a oltre il 30 % all'anno, nonché a una riduzione degli oneri amministrativi;

39.accoglie con favore la piena attuazione della firma elettronica qualificata che consente al personale di firmare i documenti in modo sicuro, nonché l'uso dello strumento QSign della Commissione che consente al personale di firmare e gestire documenti, compresi documenti di appalto e contrattuali;

40.osserva che dal 2023 il Mediatore sta attivamente esplorando le opportunità che l'uso dell'intelligenza artificiale (IA) potrebbe offrire; accoglie con favore, in tale contesto, il partenariato del Mediatore con il Centro comune di ricerca della Commissione europea per sperimentare modelli linguistici di grandi dimensioni e testare e valutare i casi d'uso dell'IA; osserva inoltre che il Mediatore ha acquistato diversi strumenti di IA che hanno contribuito con successo alla creazione di contenuti video; accoglie con favore l'adozione, da parte del Mediatore, di orientamenti interni per garantire un utilizzo responsabile e trasparente degli strumenti esterni di IA; incoraggia il Mediatore a garantire che il personale riceva una formazione obbligatoria sull'uso sicuro ed etico degli strumenti di IA al fine di migliorarne la comprensione e attenuare i potenziali rischi; invita il Mediatore a tenere informata l'autorità di discarico in merito ai progressi compiuti nella sperimentazione e nell'utilizzo di soluzioni di IA;

41.osserva che, in termini informatici, il Mediatore si affida all'infrastruttura e al quadro per la cibersicurezza del Parlamento e coopera a stretto contatto con la Commissione per quanto concerne l'integrazione e il mantenimento degli strumenti aziendali dell'Unione (SYSPER, ABAC, MiPS e ARES), utilizzando i contratti quadro per il settore informatico; constata che, essendo il suo livello di controllo sui dati limitato, il Mediatore ha concluso accordi sul livello dei servizi con le istituzioni interessate per garantire che la gestione dei dati personali sia conforme al quadro giuridico di riferimento; rileva con soddisfazione che il Mediatore non ha subito alcun attacco informatico nel 2023;

42.incoraggia il Mediatore a collaborare strettamente con l'ENISA (l'Agenzia dell'Unione europea per la cibersicurezza); propone che a tutto il personale del Mediatore siano offerti programmi di formazione regolarmente aggiornati in materia di cibersicurezza;

43.osserva che, per quanto riguarda la relazione sull'audit interno 21/03 sulla revisione del quadro per la protezione dei dati del Mediatore, nel quarto trimestre del 2023 un'azione è rimasta in sospeso e che, per quanto riguarda la relazione sull'audit interno 20/04 sulla sicurezza delle TIC del Mediatore, nel 2023 erano in corso sette azioni; invita il Mediatore a tenere aggiornata l'autorità di discarico sui progressi compiuti al riguardo;

44.accoglie con favore il fatto che, negli anni, il Mediatore abbia ridotto la sua impronta ambientale, soprattutto mediante la digitalizzazione dei suoi processi, la rimozione delle stampanti personali, la non sostituzione delle unità centrali di elaborazione quando giungono alla fine del loro ciclo di vita, misure per rendere gli eventi più sostenibili e l'ampio uso di sistemi di videoconferenza per evitare missioni; constata che, in termini di impatto ambientale dei propri edifici, il Mediatore si affida alle misure adottate dal Parlamento nella sua capacità di proprietario degli immobili; osserva con soddisfazione che entrambi gli edifici in cui il Mediatore ha uffici sono alimentati al 100 % da energia pulita; accoglie con favore l'installazione, da parte del Parlamento, di pannelli solari, anche nell'edificio Havel a Strasburgo, nel 2024;

45.osserva che il Mediatore ha continuato a incoraggiare la mobilità sostenibile nel 2023; accoglie con favore, in tal senso, il fatto che il Mediatore abbia adottato una nuova politica di mobilità che prevede il pagamento di un contributo forfettario al personale di grado AST8/AD8 o inferiore che utilizza mezzi di trasporto sostenibili per recarsi al lavoro; apprende inoltre dal questionario che l'iniziativa del Mediatore relativa alla fornitura di biciclette per l'utilizzo da parte del personale durante l'orario di lavoro non ha avuto esito positivo, in quanto le biciclette sono state raramente utilizzate durante il periodo di prova;

46.accoglie con favore i risparmi amministrativi e finanziari ottenuti attraverso la cooperazione interistituzionale, soprattutto grazie ai numerosi accordi sul livello dei servizi (SLA) conclusi con il Parlamento e la Commissione e alla partecipazione alle procedure di appalto interistituzionali; accoglie con favore la formalizzazione della collaborazione tra il Parlamento e il Mediatore nel settore della cibersicurezza attraverso un accordo interistituzionale riveduto che offre un quadro che consente al Parlamento di continuare a fornire un solido sostegno al Mediatore in materia di cibersicurezza; osserva inoltre che nel 2023 il Mediatore ha firmato un accordo sul livello dei servizi con l'EPSO per l'organizzazione di concorsi interni;

47.elogia il Mediatore per la sua buona collaborazione con l'OLAF, la Corte e l'EPPO, che nel 2023 ha assunto la forma di riunioni e scambi di opinioni, ad esempio in merito alle modalità con cui migliorare la trasparenza e l'integrità delle istituzioni dell'Unione o il quadro di sorveglianza dell'Unione; ricorda che il Mediatore e l'OLAF hanno istituito un sistema per evitare la duplicazione delle indagini; apprende dal questionario che il Mediatore e il Garante europeo della protezione dei dati (GEPD) cooperano principalmente su base ad hoc e informale, con l'obiettivo di una collaborazione rapida ed efficiente ove necessaria; incoraggia il Mediatore a lavorare in stretta cooperazione con le altre istituzioni e agenzie europee;

48.invita il Mediatore a istituire un dialogo annuale formalizzato con le commissioni CONT e LIBE del Parlamento europeo, garantendo un seguito sistematico in materia di trasparenza istituzionale, riforme della governance e tutela dei diritti fondamentali;

49.riconosce l'importanza di mantenere un elevato livello di scambi e di coordinamento con la Rete europea dei difensori civici (ENO); accoglie con favore l'organizzazione della conferenza annuale dell'ENO con sessioni su temi quali la migrazione, l'intelligenza artificiale e l'etica nella pubblica amministrazione nel 2023; osserva con soddisfazione che, mediante la procedura di interrogazione, il Mediatore assiste i membri dell'ENO nella risoluzione di indagini a livello nazionale e regionale e che nel 2023 il Mediatore ha concluso cinque interrogazioni provenienti da cinque Stati membri dell'Unione; elogia l'organizzazione della conferenza annuale dell'ENO nel 2023 quale preziosa piattaforma di dialogo su questioni chiave che influenzano le attività dei difensori civici in tutta Europa;

50.si compiace del fatto che nel 2023 il Mediatore abbia continuato a cooperare strettamente con le commissioni competenti del Parlamento europeo su indagini importanti, presentando i lavori direttamente alle riunioni delle commissioni o inviando informazioni ai presidenti di commissione; sottolinea che le iniziative strategiche e le indagini condotte dal Mediatore sono fondamentali per migliorare la trasparenza e la responsabilità dell'amministrazione dell'Unione;

51.osserva che il bilancio complessivo per le attività di comunicazione e promozione (pubblicazioni, organizzazione di eventi, comunicazione digitale, ecc.) è aumentato del 17,20 %, passando da 132 400 EUR nel 2022 a 155 200 EUR nel 2023;

52.accoglie con favore l'impegno e le azioni intraprese dal Mediatore nel 2023 per la sensibilizzazione dei cittadini al ruolo del Mediatore e alla possibilità di ricorrere a tale figura in caso di cattiva amministrazione da parte di un'istituzione dell'Unione; prende atto, in tal senso, delle campagne di comunicazione realizzate nel 2023 su una serie di video che illustrano il lavoro del Mediatore e spiegano tre dei settori chiave dei suoi interventi, materiale esplicativo sotto forma di storia che si può scorrere sull'impatto del lavoro del Mediatore nel tempo e una guida sull'accesso ai documenti; accoglie inoltre con favore l'organizzazione della cerimonia del "Premio per la buona amministrazione" e la partecipazione del Mediatore alla Giornata porte aperte dell'UE a Bruxelles e Strasburgo, che ha ospitato eventi mirati delle parti interessate con accademici e gruppi di riflessione, e all'Evento europeo per i giovani a Strasburgo nel 2023;

53.riconosce gli sforzi compiuti dal Mediatore per fornire informazioni trasparenti e pubblicare i dati (comprese statistiche relative al suo carico di lavoro) in un formato informativo e facile da leggere per gli utenti sul sito web del Mediatore (sebbene tali dati non siano disponibili in formati aperti); accoglie con favore la pubblicazione sul sito web di un calendario per tutte le indagini sulle denunce, che fornisce informazioni sulle tappe passate e future di ogni indagine;

54.constata che il Mediatore possiede account su Instagram, LinkedIn e X (ex Twitter) e che il numero di follower e il tasso di coinvolgimento hanno continuato ad aumentare nel 2023; accoglie con favore la partecipazione del Mediatore al progetto pilota promosso dal GEPD volto a portare le istituzioni dell'Unione su EU Voice e EU Video, due reti di social media gratuite e open-source, basate sul software Mastodon, che consentono alle istituzioni dell'Unione di interagire con il pubblico condividendo testi, immagini, video e podcast.