1.Jinnota li l-baġit tal-Ombudsman jaqa’ taħt l-intestatura 7 tal-QFP, “Amministrazzjoni pubblika Ewropea”, li kienet tammonta għal total ta’ EUR 12,3-il biljun, jiġifieri 6,4 % tal-infiq tal-baġit tal-Unjoni, fl-2023; jinnota li l-baġit tal-Ombudsman kien jirrappreżenta 0,11 % tal-approprjazzjonijiet tal-intestatura 7 tal-QFP;

2.Jinnota li l-Qorti tal-Awdituri (il-“Qorti”), fir-Rapport Annwali tagħha għas-sena finanzjarja 2023 (ir-“rapport tal-Qorti”), eżaminat kampjun ta’ 70 tranżazzjoni taħt l-intestatura “Amministrazzjoni pubblika Ewropea”, li 21 minnhom (30 %) kien fihom żbalji; jinnota wkoll li għal ħamsa minn dawk l-iżbalji, li ġew ikkwantifikati mill-Qorti, il-Qorti stmat livell ta’ żball taħt il-limitu ta’ materjalità; jinnota b’sodisfazzjon mir-rapport tal-Qorti li għall-2023 il-Qorti ma identifikat l-ebda kwistjoni sinifikanti li tikkonċerna l-Ombudsman;

3.Jinnota mir-rapport tal-Qorti l-osservazzjoni tagħha li n-nefqa amministrattiva tinkludi nefqa fuq ir-riżorsi umani inklużi l-pensjonijiet, li fl-2023 kienet tammonta għal madwar 70 % tan-nefqa amministrattiva totali, u fuq il-bini, it-tagħmir, l-enerġija, il-komunikazzjonijiet u t-teknoloġija tal-informazzjoni; jilqa’ l-fatt li l-Qorti kkonkludiet, kif għamlet fis-snin preċedenti, li, b’mod ġenerali, l-infiq amministrattiv huwa ta’ riskju baxx;

4.Jinnota li, fl-2023, il-baġit tal-Ombudsman kien jammonta għal EUR 13 212 447, ammont li jirrappreżenta żieda ta’ EUR 990 339 (jiġifieri +8,1 %) meta mqabbel mal-2022; jieħu nota, mit-tweġibiet tal-Ombudsman għall-kwestjonarju ppreżentat mill-Kumitat għall-Kontroll tal-Baġit għall-kwittanza tal-baġit tal-2023 (il-“Kwestjonarju”), li din iż-żieda hija prinċipalment dovuta għal aġġustamenti fis-salarji u żewġ karigi addizzjonali li kienu meħtieġa biex jissaħħu l-attivitajiet ewlenin tal-Ombudsman;

5.Jinnota li l-isforzi ta’ monitoraġġ baġitarju matul is-sena finanzjarja 2023 irriżultaw f’rata ta’ implimentazzjoni tal-baġit ta’ 95,39 %, li tirrappreżenta tnaqqis ta’ 1,58 % meta mqabbla mal-2022; jinnota li r-rata ta’ eżekuzzjoni tal-approprjazzjonijiet ta’ pagament tas-sena kurrenti kienet ta’ 97,58 %, li tirrappreżenta żieda ta’ 1,31 % meta mqabbla mal-2022, li wasslet għal tnaqqis fir-riporti awtomatiċi minn 3,73 % (jew 442 209) fl-2002 għal 2,42 % (jew EUR 304 550) fl-2023; jesprimi dispjaċir, madankollu, għal rata ta’ eżekuzzjoni aktar baxxa ta’ riporti awtomatiċi ta’ approprjazzjonijiet mis-sena preċedenti, li fl-2023 kienet ta’ 73,27 % meta mqabbla ma’ 92,59 % fl-2022; jitlob titjib f’dan ir-rigward;

6.Jinnota li, matul l-2023, l-Ombudsman għamlet disa’ trasferimenti baġitarji skont l-Artikolu 29 tar-Regolament Finanzjarju, li jirrappreżentaw total ta’ EUR 241 150 jew 1,8 % tal-approprjazzjonijiet għal dik is-sena finanzjarja, meta mqabbla ma’ 2,8 % fl-2022; jinnota li dawk it-trasferimenti kienu meħtieġa għat-tisħiħ ta’ diversi linji baġitarji dwar, pereżempju, l-għamara, il-bini ta’ sigurtà u ta’ sorveljanza, id-diġitalizzazzjoni tal-arkivji jew l-informatika; josserva f’dan il-kuntest li n-nefqa fuq l-IT żdiedet b’41 %, minn EUR 159 714 fl-2022 għal EUR 224 698 fl-2023;

7.Jinnota żieda oħra, għat-tielet sena konsekuttiva, taż-żmien medju għall-eżekuzzjoni tal-pagamenti; jirrikonoxxi li, minkejja ż-żieda fiż-żmien għall-pagamenti minn 11,35-il jum fl-2021 għal 13,50-il jum fl-2023, iż-żmien medju għall-pagamenti għadu relattivament qasir u iqsar miż-żmien massimu regolatorju għall-pagamenti (30 jum); jilqa’ f’dan il-kuntest il-fatt li l-Ombudsman sadanittant implimentat bis-sħiħ sistema ta’ fatturazzjoni elettronika li mill-2024 għandha ttejjeb aktar l-effiċjenza tal-proċess tal-pagamenti;

8.Jinnota li, għall-2023, il-Parlament Ewropew ma għadda l-ebda żieda sinifikanti lill-Ombudsman fir-rigward tal-kera u l-imposti tal-bini b’somma f’daqqa, li ppermettew lill-Ombudsman tnaqqas il-linja baġitarja tagħha għall-kera bi 8,06 % sabiex issaħħaħ linji baġitarji oħra fl-2023; jieħu nota, madankollu, li għall-2024 l-Ombudsman tistenna żieda fl-ispejjeż relatati mal-bini ta’ 170 % (jew EUR 122 260);

9.Jilqa’ l-fatt li l-baġit għall-missjonijiet tal-persunal naqas minn EUR 120 000 fl-2022 għal EUR 100 000 fl-2023 bis-saħħa ta’ użu estensiv ta’ faċilitajiet tal-vidjokonferenzi fiż-żewġ postijiet tax-xogħol; ifaħħar, f’dan il-kuntest, lill-Ombudsman għat-tnaqqis fil-baġit tal-missjonijiet tal-persunal tagħha għar-raba’ sena konsekuttiva; jinnota li l-baġit tal-missjonijiet u tal-ivvjaġġar għall-Ombudsman baqa’ l-istess fl-2023 bħal fis-snin preċedenti (2021 u 2022), jiġifieri EUR 35 000;

10.Jinnota li l-Ombudsman rabtet mal-objettivi ta’ livell għoli tal-istrateġija tagħha “Lejn l-2024”, disa’ Indikaturi Ewlenin tal-Prestazzjoni (KPIs) li jikkonsistu fi 19-il komponent, kif stabbilit fil-Pjan ta’ Ġestjoni Annwali tal-Ombudsman għall-2023; josserva li fl-2023 intlaħqu jew inqabżu 14 minn dawk il-komponenti tal-KPI;

11.Josserva żieda ġenerali fl-ammont ta’ xogħol tal-Ombudsman meta mqabbel mas-sena ta’ qabel, filwaqt li fl-2023 l-Ombudsman indirizzat 398 ilment ġdid (2 223 fl-2022), fetħet 398 inkjesta (348 fl-2022), li jinkludu 56 inkjesta ta’ importanza pubblika (60 fl-2022), għalqet 372 inkjesta (330 fl-2022) u ttrattat għadd rekord ta’ lmenti ta’ aċċess pubbliku li żdiedu minn 117 fl-2022 għal numru rekord ta’ 167 fl-2023, b’118 minnhom li ġew segwiti minn inkjesti; ifaħħar, f’dan il-kuntest, lill-Ombudsman għat-titjib fl-effiċjenza li sar fl-2023 biex jitnaqqsu l-għadd ta’ lmenti billi ssimplifikat t-trattament tal-inkjesti ta’ “nuqqas ta’ tweġiba”, u ssimplifikat l-ipproċessar tal-“ilmenti barra mill-mandat” u t-talbiet għal informazzjoni; jistieden lill-Ombudsman taħdem fuq komunikazzjoni aktar immirata biex tindirizza din il-kwistjoni fil-futur; jilqa’ l-isforzi tagħha biex tkompli tissimplifika u tipproċessa s-simplifikazzjoni għas-snin ta’ wara;

12.Ifaħħar lill-Ombudsman talli naqqset iż-żmien meħtieġ għall-ipproċessar ta’ fajls f’livelli differenti tal-proċedura, bħaż-żmien meħud għall-ammissibbiltà (minn 16-il jum fl-2022 għal 11-il jum fl-2023) jew iż-żmien medju meħud għall-għeluq ta’ każijiet fil-qasam tal-aċċess pubbliku għad-dokumenti (minn 46 jum fl-2022 għal 42 jum fl-2023); jesprimi dispjaċir, madankollu, għall-fatt li ż-żmien medju (165 jum) għall-indirizzar ta’ inkjesta baqa’ twil fl-2023; jifhem, madankollu, l-ispjegazzjoni tal-Ombudsman li din il-medja kienet affettwata minn dewmien fl-għeluq tal-inkjesti minħabba skambji ripetuti mal-istituzzjonijiet ikkonċernati;

13.Jinnota wkoll titjib fir-rigward tat-tweġibiet pożittivi mill-istituzzjonijiet tal-Unjoni għall-proposti tal-Ombudsman biex itejbu l-amministrazzjoni tagħhom, b’rata ta’ aċċettazzjoni ġenerali ta’ 81 % fl-2023 (meta mqabbla ma’ 79 % fl-2022); jitlob li titkompla l-ħidma tal-Ombudsman biex tiġi ġġenerata konformità akbar mas-sejbiet, mar-rakkomandazzjonijiet u mas-suġġerimenti tagħha;

14.Jirrikonoxxi l-isforzi li saru mill-Ombudsman fl-2023 għat-titjib tal-għarfien u l-fehim tal-mandat tal-Ombudsman; josserva b’sodisfazzjon f’dan il-kuntest żieda ta’ 20 % fl-għadd ta’ lmenti fi ħdan il-mandat minn 740 fl-2022 għal 885 fl-2023, kif ukoll żieda fis-sehem ta’ dak it-tip ta’ lmenti, minn 33 % fl-2022 għal 37 % fl-2023;

15.Jirrikonoxxi l-isforzi tal-Ombudsman u l-impatt pożittiv tagħha fl-oqsma tal-etika, tat-trasparenza u tal-obbligu ta’ rendikont fl-2023, speċjalment bħala riżultat ta’ inkjesti dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti u l-kunflitti ta’ interess li jikkonċernaw diversi istituzzjonijiet jew aġenziji tal-Unjoni jew il-Bank Ewropew tal-Investiment; jesprimi l-apprezzament tiegħu għar-rapport speċjali tal-Ombudsman maħruġ f’Settembru 2023 dwar id-dewmien tal-Kummissjoni fit-trattament tat-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti;

16.Jieħu nota, mir-rapport tal-Ombudsman lill-awtorità ta’ kwittanza bit-titolu “Report on the follow-up to the discharge for the financial year 2022” (Rapport dwar is-segwitu għall-kwittanza għas-sena finanzjarja 2022), tal-kwistjonijiet osservati fil-qasam tal-Faċilità għall-Irkupru u r-Reżiljenza (RRF), jiġifieri d-dewmien sinifikanti li l-Kummissjoni Ewropea ltaqgħet miegħu biex tirrispondi għat-talbiet għal aċċess għall-informazzjoni, speċjalment id-dewmien fil-pubblikazzjoni tal-akbar riċevituri tal-RRF skont l-Istati Membri, biex b’hekk ġiet imminata t-trasparenza, kif ukoll fir-rigward tar-raġunament li abbażi tiegħu l-Kummissjoni stabbiliet il-livell għall-għoti ta’ aċċess pubbliku għal xi dokumenti f’xi każijiet; jesprimi tħassib fir-rigward tad-deċiżjoni tal-Kummissjoni li ma taċċettax is-suġġerimenti u l-proposti ta’ soluzzjoni kollha tal-Ombudsman f’dak ir-rigward, filwaqt li jfakkar fl-importanza tal-prinċipji ta’ prattika tajba għat-trasparenza governattiva fl-użu tal-fondi ta’ rkupru prodotti f’kooperazzjoni mal-OECD; jesprimi dispjaċir minħabba li għad hemm diverġenzi sinifikanti fil-livell nazzjonali rigward il-puntwalità u l-kompletezza tal-informazzjoni dwar ir-riċevituri finali; jistieden lill-Kummissjoni tintensifika l-isforzi tagħha biex tindirizza dawn in-nuqqasijiet bħala parti mill-funzjonijiet kontinwi tagħha ta’ monitoraġġ u kontroll; jenfasizza l-importanza ta’ rapportar konsistenti u komplut fl-Istati Membri kollha biex jiġu żgurati t-trasparenza u l-obbligu ta’ rendikont; jistieden lill-Ombudsman tkompli l-monitoraġġ tagħha tal-isforzi tal-Kummissjoni biex tiżgura t-trasparenza u s-superviżjoni effettiva tal-RRF; jistieden ukoll lill-Ombudsman tkompli tinforma perjodikament lill-awtorità baġitarja dwar id-diffikultajiet li ltaqgħet magħhom fil-ħidma tagħha dwar it-trasparenza u l-obbligu ta’ rendikont tal-RRF;

17.Jenfasizza l-fatt li, fl-2023, wara inkjesta fuq inizjattiva proprja li żvelat li, meta l-individwi jfittxu rieżami ta’ deċiżjoni ta’ aċċess, magħrufa bħala talba konfermatorja, il-Kummissjoni ma tosservax l-iskadenzi stabbiliti fil-liġi f’85 % tal-każijiet, l-Ombudsman tħeġġeġ lill-Kummissjoni Ewropea tindirizza minnufih id-dewmien sistemiku fl-ipproċessar tat-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti; jitlob l-implimentazzjoni rapida tar-rakkomandazzjoni urġenti tal-Ombudsman għal rivalutazzjoni bir-reqqa biex tiġi żgurata l-konformità mal-iskadenzi stabbiliti fil-liġi tal-Unjoni, bħar-Regolament (KE) Nru 1049/2001; ifaħħar lill-Ombudsman għar-rapport speċjali tagħha lill-Parlament Ewropew, fejn talbet lill-istituzzjoni għall-appoġġ formali tagħha biex il-Kummissjoni taġixxi fuq ir-rakkomandazzjoni tagħha; ifakkar li l-Ombudsman iddiskutiet ir-rapport mal-Membri tal-Parlament Ewropew fil-Kumitat għal-Libertajiet Ċivili, il-Ġustizzja u l-Intern f’Novembru 2023 https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/annual-report/mt/183636;

18.Jinnota bi tħassib serju li l-Ombudsman tirċievi ħafna lmenti miċ-ċittadini dwar dewmien estrem biex jinkiseb aċċess għad-dokumenti mitluba; jappoġġja l-fehmiet tal-Ombudsman li l-aċċess imdewwem huwa effettivament aċċess miċħud u li l-proċessi amministrattivi għandhom jiġu ssimplifikati biex jiġi żgurat li ċ-ċittadini jirċievu aċċess għad-dokumenti fil-ħin https://www.ombudsman.europa.eu/en/multimedia/infographics/mt/142;

19.Jinnota li l-awditur intern wettaq rieżami tal-qafas ta’ ġestjoni tar-riskju tal-Ombudsman; jinnota li l-partijiet qablu dwar pjan ta’ azzjoni ta’ disa’ punti li għandu jiġi implimentat sal-aħħar tal-2024; jistieden lill-Ombudsman tinforma lill-awtorità ta’ kwittanza dwar il-progress li jkun sar fl-implimentazzjoni ta’ dak il-pjan;

20.Jinnota żieda ta’ 11 % fl-għadd totali tal-persunal tal-Ombudsman minn 74 fl-2022 għal 82 fl-2023, prinċipalment minħabba żieda fl-għadd ta’ membri ta’ persunal bil-kuntratt u membri tal-persunal temporanju; jinnota wkoll li, fl-2023, 40 uffiċjal ġew impjegati mill-Ombudsman, meta mqabbla ma’ 39 u 38 fl-2022 u l-2021 rispettivament, 33 membru tal-persunal temporanju, meta mqabbla ma’ 28 u 30 fl-2022 u l-2021 rispettivament, u 9 aġenti kuntrattwali, meta mqabbla ma’ 7 u 6 fl-2022 u l-2021 rispettivament; jinnota b’sodisfazzjon żieda fis-sehem tal-persunal li jaħdem fuq l-attività prinċipali tal-Ombudsman (ilmenti u inkjesti), minn 40,54 % fl-2022 għal 42,68 % fl-2023; jinnota b’sodisfazzjon li r-rata ta’ okkupazzjoni tal-persunal żdiedet minn 91,8 % fl-2022 għal 95 % fl-2023 u r-rata tad-dawran naqset minn 9,9 % fl-2022 għal 5,2 % fl-2023;

21.Jesprimi dispjaċir minħabba li l-kariga tas-Segretarju Ġenerali tal-Ombudsman ilha vakanti għal aktar minn sentejn, mill-1 ta’ Settembru 2022; jinnota mill-kwestjonarju li “bħala korteżija għall-Ombudsman il-ġdid, li se jiġi elett sa tmiem l-2024, l-Ombudsman attwali ddeċidiet li tħalli l-kariga vakanti biex is-suċċessur tagħha jiddeċiedi dwar il-ħatra”; jistieden lill-Ombudsman li jmiss jiżgura li l-perjodi ta’ postijiet vakanti ta’ pożizzjonijiet maniġerjali jibqgħu qosra kemm jista’ jkun u ma jkunux itwal miż-żmien meħtieġ għar-reklutaġġ ta’ persunal ġdid f’dawk il-pożizzjonijiet;

22.Ifaħħar lill-Ombudsman għas-sejħa għal espressjonijiet ta’ interess tagħha għall-impjiegi (uffiċjali tal-inkjesta) li ġiet konkluża b’suċċess fl-2023 bl-istabbiliment ta’ lista ta’ riżerva ta’ 19-il kandidat, li 6 minnhom ġew reklutati fl-istess sena; jinnota li dan ippermetta lill-Ombudsman tnaqqas iż-żmien meħtieġ għar-reklutaġġ li kien problema fil-passat; jinnota wkoll li l-Ombudsman organizzat, bl-għajnuna tal-EPSO, tliet kompetizzjonijiet interni fl-2023, sabiex iżżomm it-talent intern; jirrikonoxxi li tali azzjonijiet jgħinu biex tittejjeb l-effiċjenza tal-istituzzjoni;

23.Jinnota li, minkejja li hija istituzzjoni żgħira, l-Ombudsman irnexxielha jkollha 19-il nazzjonalità rrappreżentati fil-persunal tagħha fl-2023, b’riżultat ta’ komunikazzjoni proattiva u attività ta’ sensibilizzazzjoni, b’mod partikolari permezz ta’ pjattaformi tal-media soċjali u online biex tirreklama l-postijiet tax-xogħol vakanti; jinnota b’diżappunt, madankollu, rappreżentanza żejda ta’ xi nazzjonalitajiet (pereżempju Franċiża u Irlandiża) u sottorappreżentanza ta’ nazzjonalitajiet oħra (pereżempju Rumena u Spanjola); iħeġġeġ lill-Ombudsman tkompli bl-isforzi tagħha biex tikseb distribuzzjoni ġeografika bbilanċjata ta’ ċittadini mill-Istati Membri kollha fi ħdan il-persunal tagħha, b’mod partikolari fil-livell maniġerjali, billi ttejjeb il-komunikazzjoni, trawwem il-viżibbiltà, u ttejjeb il-kundizzjonijiet tax-xogħol biex tattira nazzjonalitajiet sottorappreżentati;

24.Jinnota li, f’termini ta’ bilanċ bejn il-ġeneri, l-Ombudsman timpjega aktar nisa milli rġiel fil-kategoriji kollha tal-persunal, b’mod partikolari fil-livell maniġerjali, bi proporzjoni ġenerali ta’ nisa komparati ma’ rġiel fl-2023 l-istess bħal fl-2022, jiġifieri, 67 % nisa u 33 % rġiel; iħeġġeġ lill-Ombudsman tkompli bl-isforzi tagħha biex tikseb rappreżentanza aktar ibbilanċjata bejn il-ġeneri fost il-persunal tagħha;

25.Jinnota li l-Ombudsman tagħmel sforzi biex tiżgura l-benesseri fiżiku u mentali tal-persunal tagħha fuq il-post tax-xogħol u tiffoka fuq it-tisħiħ tal-ispirtu ta’ tim; jilqa’ f’dan il-kuntest ir-riżultat tal-istħarriġ ġenerali tal-persunal imwettaq fl-2023 li juri rata ġenerali ta’ sodisfazzjon tal-persunal ta’ 87 %, b’mod partikolari, 95 % tal-parteċipanti tal-istħarriġ li wieġbu b’mod pożittiv għall-mistoqsija rigward kemm l-Ombudsman tieħu ħsieb il-benesseri tal-persunal tagħha, 97 % kienu sodisfatti bl-arranġamenti tax-xogħol ibridu u flessibbli tal-Ombudsman u 90 % kienu sodisfatti bit-tagħmir u l-materjal li l-impjegatur tagħhom ipprovdielhom biex jaħdmu mill-bogħod; jinnota b’sodisfazzjon li fl-2023 l-Ombudsman iddeċidiet li tipprovdi siġġijiet ergonomiċi lill-persunal kollu li jitlobhom;

26.Jirrikonoxxi li d-daqs żgħir tal-Uffiċċju tal-Ombudsman jippermetti lill-maniġers jimmonitorjaw mill-qrib l-ammont ta’ xogħol tal-persunal u jagħmlu l-aġġustamenti meħtieġa, li jippermetti l-identifikazzjoni bikrija ta’ burnouts potenzjali; jinnota li l-istħarriġ tal-persunal tal-2023 ma indika l-ebda kwistjoni dwar id-distribuzzjoni tal-ammont ta’ xogħol jew problemi tas-saħħa relatati max-xogħol, u li s-servizz mediku tal-Parlament Ewropew ma rrapporta l-ebda mard fit-tul relatat mal-burnout;

27.Jinnota b’sodisfazzjon li fl-2023 ma ġie rrappurtat l-ebda każ ta’ fastidju; jirrikonoxxi l-isforzi li saru mill-Ombudsman biex tipprovdi ambjent tax-xogħol mingħajr fastidju sesswali u psikoloġiku, b’mod partikolari permezz ta’ sensibilizzazzjoni u taħriġ; jinnota b’sodisfazzjon li stħarriġ li sar fl-2023 fil-kuntest ta’ awditu intern dwar il-qafas etiku wera li 90 % tal-persunal kien konxju mill-politika u l-linji gwida dwar fastidju ta’ kull tip;

28.Jinnota li l-Ombudsman laqgħet 18-il trainee mħallsa fl-2023 (l-istess numru bħal fl-2022), li wieħed minnhom intgħażel wara l-ewwel sejħa tal-Ombudsman immirata lejn il-kandidati b’diżabbiltà; jirrikonoxxi li din l-inizjattiva tippromwovi l-inklużività u l-opportunitajiet indaqs billi tagħti lit-trainees esperjenza siewja fl-istituzzjonijiet tal-UE;

29.Jilqa’ l-isforzi kontinwi tal-Ombudsman biex jissaħħaħ il-qafas etiku tal-istituzzjoni u ssir sensibilizzazzjoni dwaru; jinnota b’apprezzament li fl-2023 l-Ombudsman irrevediet il-politika tal-whistleblowers biex jissaħħu l-protezzjonijiet għal whistleblowers potenzjali, jiġi żgurat allinjament aħjar mal-istandards tal-protezzjoni tad-data, tittejjeb il-kunfidenzjalità u l-appoġġ, u jiġu inkorporati dispożizzjonijiet dwar il-korrispondenti tal-etika; jilqa’ l-implimentazzjoni sħiħa tal-għodda etika SYSPER li tippermetti lill-persunal jaġġorna d-dikjarazzjonijiet (dwar il-kunflitti ta’ interess tagħhom u dwar l-attivitajiet professjonali tal-konjuġi/tas-sħab tagħhom) u organizzat kors ta’ taħriġ interattiv bl-isem “Rispett u dinjità fuq il-post tax-xogħol u r-rwoli tagħna bħala atturi, riċevituri u osservaturi”; jilqa’ r-riżultat tal-istħarriġ ġenerali fost il-persunal imwettaq fl-2023 li jikkonferma livelli għoljin ta’ għarfien tal-persunal dwar kwistjonijiet etiċi; jitlob il-pubblikazzjoni tal-laqgħat kollha ta’ livell għoli tal-uffiċċju tal-Ombudsman ma’ atturi esterni, inklużi entitajiet korporattivi, gruppi ta’ interess u aġenziji tal-UE, biex tiġi żgurata t-trasparenza fl-isforzi tat-teħid tad-deċiżjonijiet u tal-promozzjoni;

30.Jinnota li l-awditu intern (ir-rapport 22/03) dwar il-qafas etiku tal-Ombudsman ġie ffinalizzat fl-2023 b’sitt rakkomandazzjonijiet maħruġa li għandhom jiġu implimentati sal-31 ta’ Diċembru 2024; jinnota mill-Kwestjonarju li erbgħa minn dawk ir-rakkomandazzjonijiet ġew implimentati bis-sħiħ; jistieden lill-Ombudsman tirrapporta lill-awtorità ta’ kwittanza dwar l-istatus ta’ implimentazzjoni taż-żewġ rakkomandazzjonijiet li fadal;

31.Jinnota li l-istrateġija kontra l-frodi tal-Ombudsman hija bbażata l-aktar fuq il-qafas etiku stabbilit u fuq il-prinċipju tas-segregazzjoni tad-dmirijiet għall-funzjonijiet finanzjarji; jinnota li fl-2023 l-Ombudsman irrieżaminat u adottat il-kodiċi ta’ standards professjonali applikabbli għall-persunal involut fil-kontroll tal-operazzjonijiet finanzjarji li jistabbilixxi d-dmirijiet u r-responsabbiltajiet fid-detezzjoni ta’ tranżazzjonijiet frodulenti, inkluża l-proċedura li għandha tiġi segwita f’każijiet ta’ frodi suspettati;

32.Jinnota b’sodisfazzjon li, fl-2023, ma ġie rrapportat l-ebda każ ta’ kunflitt ta’ interess u l-ebda każ ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta;

33.Jinnota mill-Kwestjonarju li l-Ombudsman ma kienitx formalment issieħbet fir-reġistru ta’ trasparenza tal-UE (stabbilit mill-Ftehim Interistituzzjonali tal-20 ta’ Mejju 2021 bejn il-Parlament Ewropew, il-Kunsill tal-Unjoni Ewropea u l-Kummissjoni Ewropea dwar reġistru obbligatorju ta’ trasparenza) sabiex jiġi żgurat li l-Ombudsman tkun tista’ teżamina wkoll ilmenti potenzjali dwar is-segretarjat ta’ dak ir-reġistru ta’ trasparenza; jinnota, madankollu, li l-Ombudsman allinjat il-prattiki tagħha mal-prinċipji tar-reġistru ta’ trasparenza, filwaqt li vverifikat li l-kelliema jew l-interlokuturi fl-avvenimenti jew fil-laqgħat organizzati mill-Ombudsman jiġu rreġistrati fih; jilqa’ l-livell għoli ta’ trasparenza miksub mill-Ombudsman bil-pubblikazzjoni fuq is-sit web tagħha ta’ informazzjoni dwar l-inkjesti, il-missjonijiet, il-laqgħat u l-avvenimenti li fihom tieħu sehem l-Ombudsman;

34.Jistieden lill-Ombudsman tintroduċi dikjarazzjoni obbligatorja tal-interessi finanzjarji għall-persunal anzjan, b’aċċess pubbliku f’ħin reali għall-informazzjoni dwar kunflitti ta’ interess potenzjali, impenji esterni, u assi finanzjarji;

35.Jilqa’ l-fatt li l-baġit finali (wara t-trasferimenti) tal-Ombudsman għall-bini u l-ispejjeż assoċjati naqas b’madwar 15 %, minn EUR 1 622 200 fl-2022 għal EUR 1 373 000 fl-2023; jinnota li l-approprjazzjonijiet għall-kera naqsu b’26 %, minn EUR 1 177 700 fl-2022 għal EUR 866 100 fl-2023, b’rata ta’ eżekuzzjoni tal-pagamenti matul dawn is-sentejn ta’ kważi 100 %;

36.Jinnota li, wara ċ-ċaqliq tal-Uffiċċju tal-Ombudsman ta’ Brussell għal faċilitajiet ġodda pprovduti mill-Parlament fl-2021, il-binja ġiet organizzata bħala spazju tax-xogħol kollaborattiv bi ftit uffiċċji individwali u b’faċilitajiet flessibbli ta’ laqgħat kollaborattivi; jinnota b’sodisfazzjon li l-Ombudsman ma tipprattikax użu flessibbli tal-uffiċċji u li l-membri kollha tal-persunal għandhom l-iskrivanija tagħhom stess bi spazju sew fejn jerfgħu l-affarijiet; jinnota li fl-2023 ma sar l-ebda tibdil fl-uffiċċji u li stħarriġ ġenerali fost il-persunal imwettaq fl-2023 wera li l-maġġoranza tal-persunal (56 %) wieġeb b’mod pożittiv rigward l-arranġamenti fiżiċi fl-uffiċċji tagħhom fi Brussell;

37.Ifakkar li l-Ombudsman mhijiex sid il-bini tagħha stess iżda tikri binja fi Brussell u spazju għall-uffiċċji fi Strażburgu; jinnota b’sodisfazzjon li l-binja Havel fi Strażburgu hija aċċessibbli bis-sħiħ għall-persuni b’mobbiltà mnaqqsa jew b’diżabbiltajiet oħra u jesprimi dispjaċir qawwi għall-fatt li l-aċċessibbiltà għall-binja mikrija fi Brussell jeħtieġ li tittejjeb; jistieden lill-Parlament itejjeb l-aċċessibbiltà għall-binja mikrija lill-Ombudsman fi Brussell;

38.Jirrikonoxxi s-suċċess tal-approċċ fit-tul tal-Ombudsman li jissaħħu is-sistemi u r-riżorsi integrati minn istituzzjonijiet oħra tal-Unjoni, b’mod partikolari l-Parlament u l-Kummissjoni, sabiex jiġi ottimizzat l-użu tal-baġit u tissaħħaħ il-koordinazzjoni, pereżempju fil-qasam tad-diġitalizzazzjoni; jinnota, f’dan il-kuntest, l-implimentazzjoni b’suċċess tal-għodod tat-traduzzjoni awtomatika tal-Kummissjoni li ġew integrati fis-sistemi tal-Ombudsman (eż. is-sit web) fl-2023; jinnota b’sodisfazzjon mill-Kwestjonarju li dan il-proġett wassal għal tnaqqis fl-ispejjeż tat-traduzzjoni stmat ta’ aktar minn 30 % fis-sena, kif ukoll għal tnaqqis fil-piż amministrattiv;

39.Jilqa’ l-implimentazzjoni sħiħa tal-firma elettronika kwalifikata li tippermetti lill-persunal jiffirma d-dokumenti b’mod sikur, kif ukoll l-użu ta’ Qsign tal-Kummissjoni li jippermetti lill-persunal jiffirma u jimmaniġġja d-dokumenti, inklużi d-dokumenti ta’ akkwist u dawk kuntrattwali;

40.Jinnota li, l-Ombudsman ilha mill-2023 tesplora b’mod attiv l-opportunitajiet li jista’ jġib l-użu tal-intelliġenza artifiċjali (IA); jilqa’ f’dan il-kuntest is-sħubija tal-Ombudsman maċ-Ċentru Konġunt tar-Riċerka tal-Kummissjoni Ewropea biex isiru esperimenti b’mudelli lingwistiċi kbar, u jiġu ttestjati u evalwati l-każijiet ta’ użu tal-IA; jinnota wkoll li l-Ombudsman xtrat diversi għodod tal-IA li kkontribwew b’suċċess għall-ħolqien ta’ kontenut ta’ vidjow; jilqa’ l-adozzjoni mill-Ombudsman ta’ linji gwida interni biex jiġi żgurat li l-għodod esterni tal-IA jintużaw b’mod responsabbli u trasparenti; iħeġġeġ lill-Ombudsman tiżgura li l-persunal jirċievi taħriġ obbligatorju dwar l-użu sikur u etiku tal-għodod tal-IA biex jittejjeb il-fehim tiegħu u jiġu mmitigati r-riskji potenzjali; jistieden lill-Ombudsman iżżomm lill-awtorità ta’ kwittanza infurmata dwar il-progress li sar fl-ittestjar u fl-użu ta’ soluzzjonijiet tal-IA;

41.Jinnota li, f’termini tal-IT, l-Ombudsman tibbaża fuq il-qafas tal-infrastruttura u taċ-ċibersigurtà tal-Parlament u tikkoopera mill-qrib mal-Kummissjoni dwar l-integrazzjoni u l-manutenzjoni tal-għodod korporattivi tal-Unjoni (SYSPER, ABAC, MiPS u ARES) u l-użu ta’ kuntratti qafas tal-IT; jinnota li, minħabba li l-livell ta’ kontroll tagħha fuq id-data huwa limitat, l-Ombudsman ikkonkludiet ftehimiet fil-livell ta’ servizz mal-istituzzjonijiet ikkonċernati biex jiġi żgurat li l-ipproċessar tad-data personali jikkonforma mal-qafas legali applikabbli; jinnota b’sodisfazzjon li ma kien hemm l-ebda attakk ċibernetiku fuq l-Ombudsman fl-2023;

42.Iħeġġeġ lill-Ombudsman taħdem f’kooperazzjoni mill-qrib mal-ENISA (l-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għaċ-Ċibersigurtà); jissuġġerixxi li jiġu offruti regolarment programmi ta’ taħriġ aġġornati relatati maċ-ċibersigurtà għall-persunal kollu tal-Ombudsman;

43.Jinnota fir-rigward tar-Rapport tal-Awditjar Intern 21/03 dwar ir-rieżami tal-Qafas dwar il-Protezzjoni tad-Data tal-Ombudsman, li azzjoni waħda baqgħet miftuħa fir-raba’ trimestru tal-2023 u, fir-rigward tar-rapport tal-awditjar intern 20/04 dwar is-sigurtà tal-ICT tal-Ombudsman, li kien hemm seba’ azzjonijiet li kienu għaddejjin fl-2023; jistieden lill-Ombudsman iżżomm lill-awtorità ta’ kwittanza aġġornata dwar il-progress li sar f’dawn il-kwistjonijiet;

44.Jilqa’ l-fatt li, matul is-snin, l-Ombudsman naqqset l-impronta ambjentali tagħha, b’mod partikolari permezz tad-diġitalizzazzjoni tal-proċessi tagħha, it-tneħħija ta’ stampaturi individwali, in-nuqqas ta’ sostituzzjoni ta’ unitajiet ċentrali tal-ipproċessar meta jilħqu t-tmiem tal-ħajja, miżuri biex l-avvenimenti jsiru aktar sostenibbli u l-użu estensiv ta’ sistemi ta’ vidjokonferenza biex jiġu evitati l-missjonijiet; jinnota li, f’termini tal-impronta ambjentali tal-bini tagħha, l-Ombudsman tibbaża fuq il-miżuri meħuda mill-Parlament fil-kapaċità tiegħu bħala sid il-bini; jinnota b’sodisfazzjon li ż-żewġ binjiet fejn l-Ombudsman għandha uffiċċji jaħdmu kompletament b’enerġija nadifa; jilqa’ l-installazzjoni mill-Parlament ta’ pannelli solari, inkluż fuq il-binja Havel fi Strażburgu fl-2024;

45.Jinnota li fl-2023 l-Ombudsman kompliet tħeġġeġ il-mobbiltà sostenibbli; jilqa’, f’dan is-sens, il-fatt li l-Ombudsman adottat politika ġdida dwar il-mobbiltà li tipprevedi l-pagament ta’ kontribuzzjoni b’rata fissa lill-persunal sal-grad AST8/AD8 li juża modi sostenibbli ta’ trasport biex imur għax-xogħol; jinnota wkoll mill-Kwestjonarju li l-inizjattiva li permezz tagħha l-Ombudsman ipprovdiet roti għall-użu tal-persunal matul il-ħinijiet tax-xogħol ma kellhiex suċċess, peress li r-roti bilkemm intużaw matul il-perjodu ta’ prova;

46.Jilqa’ l-iffrankar finanzjarju u amministrattiv miksub permezz ta’ kooperazzjoni interistituzzjonali, b’mod partikolari l-firxa wiesgħa ta’ ftehimiet fil-livell ta’ servizz (FLS) konklużi mal-Parlament u mal-Kummissjoni u l-parteċipazzjoni fi proċeduri ta’ akkwist interistituzzjonali; jilqa’ l-formalizzazzjoni tal-kollaborazzjoni bejn il-Parlament u l-Ombudsman fil-qasam taċ-ċibersigurtà permezz ta’ ftehim interistituzzjonali rivedut li jipprovdi qafas għall-Parlament biex ikompli jipprovdi appoġġ sod għaċ-ċibersigurtà lill-Ombudsman; jinnota wkoll li fl-2023 l-Ombudsman iffirmat FLS mal-EPSO għall-organizzazzjoni ta’ kompetizzjonijiet interni;

47.Ifaħħar lill-Ombudsman għall-kollaborazzjoni tajba mal-OLAF, mal-Qorti u mal-UPPE li fl-2023 ħadet il-forma ta’ laqgħat u skambji ta’ fehmiet dwar, pereżempju, modi biex jittejbu t-trasparenza u l-integrità tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni jew il-qafas ta’ sorveljanza tal-Unjoni; ifakkar li l-Ombudsman u l-OLAF stabbilew sistema biex jevitaw id-duplikazzjoni tal-inkjesti; jinnota mill-Kwestjonarju li l-Ombudsman u l-EDPS jikkooperaw prinċipalment fuq bażi ad hoc u informali bil-għan li meta jkun meħtieġ ikun hemm kollaborazzjoni rapida u effiċjenti; iħeġġeġ lill-Ombudsman taħdem f’kooperazzjoni mill-qrib mal-istituzzjonijiet l-oħra u mal-Aġenziji Ewropej;

48.Jistieden lill-Ombudsman tistabbilixxi djalogu annwali formalizzat mal-Kumitati CONT u LIBE tal-Parlament Ewropew, li jiżgura segwitu sistematiku dwar it-trasparenza istituzzjonali, ir-riformi ta’ governanza u l-protezzjoni tad-drittijiet fundamentali;

49.Jirrikonoxxi l-importanza li jinżamm livell għoli ta’ skambji u ta’ koordinazzjoni man-Network Ewropew tal-Ombudsmen (ENO); jilqa’ l-organizzazzjoni tal-konferenza annwali tal-ENO b’sessjonijiet dwar suġġetti bħall-migrazzjoni, l-intelliġenza artifiċjali u l-etika fl-amministrazzjoni pubblika fl-2023; jinnota b’sodisfazzjon li, permezz tal-proċedura ta’ mistoqsija, l-Ombudsman tassisti lill-membri tal-ENO fis-soluzzjoni ta’ investigazzjonijiet fil-livell nazzjonali u reġjonali, filwaqt li, fl-2023, l-Ombudsman ikkonkludiet ħames mistoqsijiet li kienu joriġinaw minn ħames Stati Membri tal-Unjoni; ifaħħar l-organizzazzjoni tal-konferenza annwali tal-ENO fl-2023 bħala pjattaforma siewja għad-djalogu dwar kwistjonijiet ewlenin li jinfluwenzaw l-attivitajiet tal-Ombudsmen madwar l-Ewropa;

50.Jilqa’ l-fatt li fl-2023 l-Ombudsman kompliet il-kooperazzjoni mill-qrib tagħha mal-Kumitati rilevanti tal-Parlament Ewropew dwar inkjesti importanti permezz tal-preżentazzjoni tal-ħidma jew direttament fil-laqgħat tal-Kumitati jew permezz ta’ informazzjoni li ntbagħtet lill-Presidenti tal-Kumitati; jissottolinja li l-inizjattivi strateġiċi u l-inkjesti mwettqa mill-Ombudsman huma kruċjali għat-titjib tat-trasparenza u l-obbligu ta’ rendikont tal-amministrazzjoni tal-Unjoni;

51.Jinnota li l-baġit ġenerali għall-attivitajiet ta’ komunikazzjoni u ta’ promozzjoni (pubblikazzjonijiet, organizzazzjoni ta’ avvenimenti, komunikazzjoni diġitali eċċ.) żdied bi 17,20 % minn EUR 132 400 fl-2022 għal EUR 155 200 fl-2023;

52.Jilqa’ l-isforzi u l-azzjonijiet meħuda mill-Ombudsman fl-2023 għas-sensibilizzazzjoni fost iċ-ċittadini dwar ir-rwol tal-Ombudsman u l-possibbiltà ta’ rikors għalih fil-każ ta’ amministrazzjoni ħażina minn istituzzjoni tal-Unjoni; jinnota f’dan is-sens il-kampanji ta’ komunikazzjoni mwettqa fl-2023 ibbażati fuq serje ta’ vidjows li jippreżentaw il-ħidma tal-Ombudsman u li jispjegaw tlieta mill-oqsma ewlenin tal-interventi tagħha, spjegazzjoni fil-forma ta’ storja li tista’ tiġi skrolljata dwar l-impatt tal-ħidma tal-Ombudsman matul iż-żmien u gwida għall-aċċess għad-dokumenti; jilqa’ barra minn hekk l-organizzazzjoni taċ-ċerimonja tal-“Premju għal Amministrazzjoni Tajba” u l-parteċipazzjoni tal-Ombudsman fil-Jum għall-Pubbliku tal-UE fi Brussell u fi Strażburgu, fejn ospitat avvenimenti mmirati tal-partijiet ikkonċernati ma’ akkademiċi u gruppi ta’ riflessjoni, u fl-avveniment Ewropew għaż-Żgħażagħ fi Strażburgu fl-2023;

53.Jirrikonoxxi l-isforzi mwettqa mill-Ombudsman biex tipprovdi informazzjoni trasparenti u tippubblika data (inkluża statistika dwar il-volum ta’ każijiet tagħha) f’format informattiv u faċli biex jintuża fuq is-sit web tal-Ombudsman (għalkemm tali data mhijiex disponibbli f’format miftuħ); jilqa’ l-pubblikazzjoni fuq is-sit web ta’ skeda ta’ żmien għall-inkjesti kollha dwar l-ilmenti li jipprovdu informazzjoni dwar l-objettivi intermedji tal-passat u tal-futur f’kull inkjesta;

54.Jinnota li l-Ombudsman għandha kontijiet tal-media soċjali fuq Instagram, LinkedIn u X (ex-Twitter), fejn l-għadd ta’ segwaċi u r-rati ta’ involviment komplew jikbru fl-2023; jilqa’ l-parteċipazzjoni tal-Ombudsman fi proġett pilota mmexxi mill-EDPS li għandu l-għan li jġib lill-istituzzjonijiet tal-Unjoni fuq EU Voice u EU Video, li huma żewġ networks tal-media soċjali ħielsa u b’sors miftuħ, ibbażati fuq is-software Mastodon, li jippermettu lill-istituzzjonijiet tal-Unjoni jinteraġixxu mal-pubbliku billi jaqsmu testi, immaġnijiet, vidjows u podcasts.