1.merkt op dat de begroting van de Ombudsman valt onder MFK-rubriek 7, “Europees openbaar bestuur”, die in 2023 in totaal 12,3 miljard EUR bedroeg, oftewel 6,4 % van de begrotingsuitgaven van de Unie; merkt op dat de begroting van de Ombudsman goed was voor 0,11 % van de kredieten van rubriek 7 van het MFK;

2.neemt er nota van dat de Europese Rekenkamer (de “Rekenkamer”) in haar jaarverslag over het begrotingsjaar 2023 (het “verslag van de Rekenkamer”) een steekproef van 70 verrichtingen onder de rubriek “Europees openbaar bestuur” heeft onderzocht, waarvan er 21 (30 %) fouten bevatten; stelt verder vast dat het foutenpercentage van vijf van die verrichtingen die de Rekenkamer kwantificeerde volgens de schattingen van de Rekenkamer onder de materialiteitsdrempel lag; stelt tevreden vast dat de Rekenkamer in haar verslag voor 2023 geen noemenswaardige kwesties met betrekking tot de Ombudsman heeft vastgesteld;

3.neemt nota van de opmerking in het verslag van de Rekenkamer dat de administratieve uitgaven ook uitgaven voor personele middelen, met inbegrip van pensioenen, omvatten, die in 2023 goed waren voor zo’n 70 % van de totale administratieve uitgaven, alsook uitgaven voor gebouwen, uitrusting, energieverbruik, communicatie en informatietechnologie; is verheugd dat de Rekenkamer, net als in de voorgaande jaren, concludeerde dat de administratieve uitgaven over het algemeen een laag risico vormen;

4.stelt vast dat de begroting van de Ombudsman in 2023 13 212 447 EUR bedroeg, een stijging met 990 339 EUR (oftewel 8,1 %) ten opzichte van 2022; neemt er akte van dat deze stijging volgens de antwoorden van de Ombudsman op de vragenlijst van de Commissie begrotingscontrole voor de kwijting van 2023 (de “vragenlijst”) voornamelijk het gevolg was van salarisaanpassingen en het creëren van twee nieuwe posten die nodig waren om de kernactiviteiten van de Ombudsman te versterken;

5.merkt op dat de inspanningen op het gebied van begrotingstoezicht gedurende het begrotingsjaar 2023 hebben geleid tot een uitvoeringspercentage van de begroting van 95,39 %, een daling van 1,58 % ten opzichte van 2022; merkt op dat het uitvoeringspercentage van de betalingskredieten voor het lopende jaar 97,58 % bedroeg, wat neerkomt op een stijging met 1,31 % ten opzichte van 2022, met als gevolg een daling van de automatische overdrachten van 3,73 % (of 442 209 EUR) in 2022 tot 2,42 % (of 304 550 EUR) in 2023; betreurt echter het lagere uitvoeringspercentage van de automatische overdrachten van kredieten van het voorgaande jaar, dat in 2023 73,27 % bedroeg, ten opzichte van 92,59 % in 2022; dringt in dit opzicht aan op verbetering;

6.stelt vast dat de Ombudsman in de loop van 2023 negen begrotingsoverschrijvingen heeft verricht overeenkomstig artikel 29 van het Financieel Reglement, die in totaal 241 150 EUR oftewel 1,8 % van de kredieten van dat begrotingsjaar vertegenwoordigen, ten opzichte van 2,8 % in 2022; merkt op dat die overschrijvingen nodig waren om verschillende begrotingsonderdelen te versterken, onder meer voor meubilair, beveiliging en toezicht, gebouwen, digitalisering van archieven en informatica; merkt in dat verband op dat de IT-uitgaven met 41 % zijn toegenomen, van 159 714 EUR in 2022 naar 224 698 EUR in 2023;

7.stelt voorts vast dat de gemiddelde termijn voor de uitvoering van betalingen voor het derde jaar op rij is gestegen; geeft toe dat de gemiddelde betalingstermijn ondanks de stijging van 11,35 dagen in 2021 naar 13,50 dagen in 2023 nog steeds relatief kort is en onder de wettelijke maximale betalingstermijn (30 dagen) ligt; is in dat verband verheugd dat de Ombudsman intussen een elektronisch factureringssysteem volledig heeft uitgerold om de betalingen vanaf 2024 nog efficiënter te laten verlopen;

8.stelt vast dat het Europees Parlement voor 2023 geen significante stijging van de huur en de vaste kosten van gebouwen aan de Ombudsman heeft doorgerekend, waardoor het orgaan in 2023 zijn begrotingsonderdeel voor huurkosten met 8,06 % kon verminderen en zo andere begrotingsonderdelen kon versterken; merkt echter op dat de Ombudsman voor 2024 een stijging van de uitgaven in verband met gebouwen van 170 % (oftewel 122 260 EUR) verwacht;

9.is verheugd over het feit dat de begroting voor dienstreizen van het personeel dankzij uitvoerig gebruik van videoconferentietools op beide werkplekken is gedaald van 120 000 EUR in 2022 naar 100 000 EUR in 2023; prijst de Ombudsman in dat verband omdat hij de begroting voor dienstreizen voor het vierde jaar op rij heeft verlaagd; merkt op dat de begroting voor werkbezoeken en reizen van de Ombudsman in 2023 35 000 EUR bedroeg, hetzelfde bedrag als in de voorgaande jaren (2021 en 2022);

10.stelt vast dat de Ombudsman negen kernprestatie-indicatoren (KPI’s), die bestaan uit 19 onderdelen, heeft gekoppeld aan de doelstellingen op hoog niveau van zijn strategie “Naar 2024” zoals beschreven in het jaarlijks beheersplan van de Ombudsman voor 2023; stelt vast dat 14 van die KPI-onderdelen in 2023 zijn gehaald of overschreden;

11.merkt op dat de werklast van de Ombudsman ten opzichte van het voorgaande jaar over het algemeen is gestegen, aangezien het orgaan in 2023 2 392 nieuwe klachten behandelde (2 223 in 2022), 398 onderzoeken opende (348 in 2022), waaronder 56 onderzoeken van openbaar belang (60 in 2022), 372 onderzoeken afsloot (330 in 2022) en een recordaantal van 167 klachten inzake toegang van het publiek behandelde (117 in 2022), waarvan 118 verder werden onderzocht; complimenteert de Ombudsman in dat verband met de efficiëntiewinsten in 2023 op het vlak van het terugdringen van het aantal klachten, wat is bereikt dankzij een vereenvoudigde procedure voor onderzoeken naar zaken waarbij is verzuimd om te antwoorden en het stroomlijnen van de verwerking van onderzoeken die buiten zijn mandaat vallen en van verzoeken om informatie; verzoekt de Ombudsman te werken aan gerichtere communicatie om deze kwestie in de toekomst aan te pakken; is verheugd dat de Ombudsman zich inspant om de procedure in de komende jaren verder te stroomlijnen en te vereenvoudigen;

12.prijst de Ombudsman omdat hij de tijd die nodig was om dossiers op verschillende niveaus van de procedure te behandelen, heeft verminderd, waaronder de tijd voor onderzoeken naar de ontvankelijkheid (van 16 dagen in 2022 naar 11 dagen in 2023) en de gemiddelde termijn die nodig was om zaken op het gebied van de toegang van het publiek tot documenten af te sluiten (van 46 dagen in 2022 naar 42 dagen in 2023); betreurt het echter dat onderzoeken in 2023 gemiddeld nog steeds erg lang duurden (165 dagen); toont echter begrip voor de verklaring van de Ombudsman dat dit gemiddelde beïnvloed is doordat er herhaaldelijk uitwisselingen met de betrokken instellingen hebben plaatsgevonden, waardoor verschillende onderzoeken daardoor met vertraging zijn afgesloten;

13.stelt voorts vast dat de instellingen van de Unie vaker positief hebben gereageerd op voorstellen van de Ombudsman om hun bestuur te verbeteren, met een algemeen acceptatiepercentage van 81 % in 2023 (ten opzichte van 79 % in 2022); verzoekt de Ombudsman ervoor te zorgen dat zijn bevindingen, aanbevelingen en suggesties nog meer worden nageleefd;

14.is de Ombudsman erkentelijk voor zijn inspanningen in 2023 om zijn opdracht bekender en inzichtelijker te maken; merkt in dat verband tevreden op dat het aantal klachten dat binnen het mandaat viel met 20 % is gestegen, van 740 in 2022 naar 885 in 2023, alsook dat het aandeel van dat type klachten is toegenomen, van 33 % in 2022 naar 37 % in 2023;

15.is de Ombudsman erkentelijk voor zijn inspanningen en positieve impact op het gebied van ethiek, transparantie en verantwoordingsplicht in 2023, met name als gevolg van zijn onderzoeken naar de toegang van het publiek tot documenten en naar belangenconflicten in verschillende instellingen van de Unie, agentschappen of de Europese Investeringsbank; drukt zijn waardering uit voor het speciale verslag van de Ombudsman van september 2023 over de te trage behandeling van verzoeken om toegang tot documenten door de Commissie;

16.neemt op basis van het verslag van de Ombudsman aan de kwijtingsautoriteit getiteld “Verslag over de follow-up van de kwijting voor het begrotingsjaar 2022” nota van de problemen die zijn vastgesteld op het gebied van de herstel- en veerkrachtfaciliteit, met name de aanzienlijke vertragingen wanneer de Commissie verzoeken om toegang tot informatie beantwoordt, meer bepaald de vertraagde bekendmaking van de grootste ontvangers van gelden uit de herstel- en veerkrachtfaciliteit door de lidstaten, wat de transparantie ondermijnt, alsook met betrekking tot de redenering op basis waarvan de Commissie het niveau voor de verlening van toegang van het publiek tot documenten in sommige gevallen heeft vastgesteld; uit bezorgdheid over het besluit van de Commissie om niet alle door de Ombudsman in dat verband gedane suggesties en oplossingsvoorstellen te aanvaarden, en herinnert aan het belang van de in samenwerking met de OESO opgestelde beginselen voor goede praktijken inzake overheidstransparantie bij het gebruik van herstelfondsen; betreurt het dat er op nationaal niveau nog steeds aanzienlijke verschillen bestaan met betrekking tot de tijdigheid en volledigheid van de informatie over eindontvangers; verzoekt de Commissie meer te doen om deze tekortkomingen aan te pakken in het kader van haar voortdurende monitoring- en controlefuncties; wijst op het belang van consistente en volledige verslaggeving door alle lidstaten om transparantie en verantwoordingsplicht te waarborgen; verzoekt de Ombudsman te blijven toezien op de inspanningen van de Commissie om transparantie en effectief toezicht op de herstel- en veerkrachtfaciliteit te waarborgen; verzoekt de Ombudsman voorts de begrotingsautoriteit op gezette tijden op de hoogte te blijven houden van de moeilijkheden die hij ondervindt bij zijn werkzaamheden met betrekking tot de transparantie en verantwoordingsplicht in het kader van de herstel- en veerkrachtfaciliteit;

17.wijst erop dat de Ombudsman in 2023, na een onderzoek op eigen initiatief waaruit bleek dat de Commissie bij een verzoek om herziening van een toegangsbesluit, bekend als een confirmatief verzoek, de wettelijk vastgestelde termijnen in 85 % van de gevallen niet haalt, er bij de Commissie op aandrong de systemische vertragingen bij de behandeling van verzoeken om toegang tot documenten onverwijld aan te pakken; roept de Commissie ertoe op de dringende aanbeveling van de Ombudsman voor een grondige herbeoordeling snel op te volgen om ervoor te zorgen dat de termijnen die zijn vastgesteld in het Unierecht, zoals Verordening (EG) nr. 1049/2001, in acht worden genomen; prijst de Ombudsman voor zijn speciaal verslag aan het Europees Parlement, waarin de instelling om formele steun wordt verzocht teneinde de Commissie ertoe te bewegen gevolg te geven aan zijn aanbeveling; herinnert eraan dat de ombudsvrouw het verslag in november 2023 heeft besproken met leden van het Europees Parlement in de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zakenhttps://www.ombudsman.europa.eu/nl/doc/annual-report/nl/183636.;

18.stelt met grote bezorgdheid vast dat de Ombudsman veel klachten van burgers ontvangt over extreme vertragingen bij het verkrijgen van toegang tot opgevraagde documenten; schaart zich achter het standpunt van de Ombudsman dat vertraagde toegang in feite neerkomt op geweigerde toegang en dat administratieve processen moeten worden gestroomlijnd om ervoor te zorgen dat burgers tijdig toegang krijgen tot documentenhttps://www.ombudsman.europa.eu/en/multimedia/infographics/nl/142.;

19.stelt vast dat de interne controleur het kader voor risicobeheer van de Ombudsman heeft doorgelicht; merkt op dat de partijen zijn overeengekomen om uiterlijk eind 2024 een actieplan met negen punten uit te voeren; verzoekt de Ombudsman de kwijtingsautoriteit op de hoogte te stellen van de geboekte vooruitgang bij de uitvoering van dat plan;

20.merkt op dat het totale personeelsbestand van de Ombudsman met 11 % is toegenomen, van 74 in 2022 naar 82 in 2023, met name door een stijging van het aantal arbeidscontractanten en tijdelijk functionarissen; stelt voorts vast dat de Ombudsman in 2023 40 ambtenaren in dienst had, tegenover 39 en 38 in respectievelijk 2022 en 2021, 33 tijdelijke functionarissen, tegenover 28 en 30 in respectievelijk 2022 en 2021, en 9 arbeidscontractanten, tegenover 7 en 6 in respectievelijk 2022 en 2021; merkt tevreden op dat het aandeel personeelsleden dat zich met de kernactiviteiten van de Ombudsman (klachten en onderzoeken) bezighoudt, gestegen is van 40,54 % in 2022 naar 42,68 % in 2023; is verheugd dat de personeelsbezettingsgraad is gestegen van 91,8 % in 2022 naar 95 % in 2023 en het verloop is gedaald van 9,9 % in 2022 naar 5,2 % in 2023;

21.betreurt het dat de post van secretaris-generaal van de Ombudsman al sinds 1 september 2022, dus meer dan twee jaar, vacant is; neemt nota van het antwoord op de vragenlijst dat de huidige ombudsvrouw heeft besloten de post vacant te laten als geste aan haar opvolgster, die eind 2024 zal worden verkozen, zodat zij over de benoeming kan beslissen; verzoekt de volgende ombudsvrouw ervoor te zorgen dat leidinggevende functies zo kort mogelijk en niet langer dan de tijd die nodig is om nieuw personeel voor die functies aan te werven, vacant blijven;

22.feliciteert de Ombudsman met de oproep tot het indienen van blijken van belangstelling voor banen (onderzoeksfunctionarissen), die in 2023 met succes is afgerond met de opstelling van een reservelijst van 19 kandidaten, waarvan er zes nog in hetzelfde jaar zijn aangenomen; stelt vast dat de Ombudsman daardoor minder tijd aan aanwervingen moest spenderen, wat vroeger wel eens voor problemen zorgde; merkt voorts op dat de Ombudsman in 2023 met behulp van EPSO drie interne vergelijkende onderzoeken organiseerde om talent uit eigen huis te behouden; erkent dat dergelijke maatregelen helpen om het orgaan efficiënter te maken;

23.merkt op dat de Ombudsman weliswaar een klein orgaan is, maar dat zijn personeel in 2023 toch uit maar liefst 19 verschillende nationaliteiten bestond als gevolg van proactieve communicatie en voorlichtingsactiviteiten, met name via sociale media en onlineplatforms om vacatures in de kijker te zetten; stelt echter met ongenoegen vast dat bepaalde nationaliteiten (bijvoorbeeld Fransen en Ieren) oververtegenwoordigd en andere (bijvoorbeeld Roemenen en Spanjaarden) ondervertegenwoordigd zijn; dringt er bij de Ombudsman op aan te blijven streven naar een evenwichtige geografische spreiding van onderdanen uit alle lidstaten bij het personeel, met name op managementniveau, door de communicatie te verbeteren, de zichtbaarheid te vergroten en de arbeidsvoorwaarden interessanter te maken om ondervertegenwoordigde nationaliteiten aan te trekken;

24.stelt vast dat de Ombudsman, wat genderevenwicht betreft, in alle personeelscategorieën meer vrouwen dan mannen in dienst heeft, met name op leidinggevend niveau, waarbij de verhouding vrouwen-mannen in 2023 dezelfde was als in 2022, namelijk 67 % vrouwen en 33 % mannen; moedigt de Ombudsman aan zich verder in te spannen om binnen het personeelsbestand een evenwichtigere gendervertegenwoordiging te bereiken;

25.stelt vast dat de Ombudsman zich inspant om het lichamelijke en geestelijke welzijn van zijn personeel op het werk te beschermen en zich focust op de versterking van de teamgeest; is in dat verband ingenomen met het resultaat van de algemene personeelsenquête uit 2023, waaruit blijkt dat 87 % van het personeel over het algemeen tevreden is en met name 95 % van de respondenten positief heeft geantwoord op de vraag of de Ombudsman aandacht heeft voor het welzijn van zijn personeel, 97 % tevreden is met de hybride en flexibele werkregelingen van de Ombudsman en 90 % tevreden is met de uitrusting en het materiaal dat hun werkgever aanbiedt om op afstand te werken; stelt met genoegen vast dat de Ombudsman in 2023 besloten heeft ergonomische stoelen aan te schaffen voor alle personeelsleden die erom vragen;

26.wijst erop dat de geringe omvang van het Bureau van de Ombudsman leidinggevenden in staat stelt de werklast van het personeel nauwlettend te volgen en de nodige aanpassingen door te voeren, zodat potentiële burn-outs vroegtijdig kunnen worden opgespoord; merkt op dat uit de personeelsenquête van 2023 bleek dat er geen problemen waren met de verdeling van de werklast of werkgerelateerde gezondheidsproblemen, en dat de medische dienst van het Europees Parlement geen melding heeft gemaakt van chronisch zieken als gevolg van burn-out;

27.stelt tevreden vast dat er in 2023 geen meldingen van intimidatie zijn geweest; is de Ombudsman erkentelijk voor zijn inspanningen met het oog op een werkomgeving die vrij is van seksuele en psychologische intimidatie, met name door middel van bewustmaking en opleidingen; stelt met voldoening vast dat uit een onderzoek uit 2023 in het kader van een interne audit van het ethisch kader is gebleken dat 90 % van het personeel op de hoogte was van het beleid en de richtsnoeren inzake alle soorten intimidatie;

28.merkt met tevredenheid op dat de Ombudsman in 2023 18 betaalde stagiairs (hetzelfde aantal als in 2022) heeft ontvangen, waarvan eentje geselecteerd was na de allereerste oproep van de Ombudsman tot het indienen van kandidaturen die gericht was op kandidaten met een handicap; wijst erop dat dit initiatief inclusiviteit en gelijke kansen bevordert doordat stagiairs de kans krijgen waardevolle ervaring op te doen bij de EU-instellingen;

29.is ingenomen met de aanhoudende inspanningen van de Ombudsman om het ethisch kader van het orgaan te versterken en bekender te maken; merkt met waardering op dat de Ombudsman in 2023 het klokkenluidersbeleid heeft herzien om potentiële klokkenluiders nog beter te beschermen, te zorgen voor een betere afstemming op de gegevensbeschermingsnormen, de vertrouwelijkheid en ondersteuning te bevorderen en bepalingen inzake de contactpersonen voor ethische kwesties op te nemen; is voorts verheugd over de volledige uitrol van het ethisch instrument van Sysper, waarmee het personeel verklaringen (van belangenconflicten en over de beroepsactiviteiten van echtgenoten/partners) kan bijwerken, en over de organisatie van een interactieve opleiding getiteld “Respect en waardigheid op het werk en onze rol als actoren, ontvangers en omstaanders”; is ingenomen met het resultaat van de algemene personeelsenquête van 2023, waaruit bleek dat het personeel goed op de hoogte was van het ethisch kader; dringt erop aan dat alle vergaderingen op hoog niveau van het Bureau van de Ombudsman met externe actoren, met inbegrip van bedrijfsentiteiten, belangengroepen en EU-agentschappen, worden bekendgemaakt om transparantie bij besluitvorming en belangenbehartiging te waarborgen;

30.merkt op dat de interne controle (verslag 22/03) van het ethisch kader van de Ombudsman in 2023 is afgerond, met zes aanbevelingen die tegen 31 december 2024 uitgevoerd moesten zijn; maakt uit de antwoorden op de vragenlijst op dat vier van die aanbevelingen volledig zijn uitgevoerd; verzoekt de Ombudsman om aan de kwijtingsautoriteit te laten weten hoever hij staat met de uitvoering van de resterende twee aanbevelingen;

31.merkt op dat de fraudebestrijdingsstrategie van de Ombudsman grotendeels is gebaseerd op het bestaande ethisch kader en het beginsel van scheiding van taken voor financiële functies; stelt vast dat de Ombudsman in 2023 de beroepscode heeft geëvalueerd en goedgekeurd voor personeel dat betrokken is bij de controle van financiële verrichtingen, waarin de taken en verantwoordelijkheden bij het opsporen van frauduleuze transacties worden beschreven, waaronder de te volgen procedure bij gevallen van vermoedelijke fraude;

32.stelt tevreden vast dat er in 2023 geen gevallen van belangenconflicten of klokkenluiden zijn gemeld;

33.neemt akte van het feit dat de Ombudsman zich volgens de antwoorden op de vragenlijst niet formeel heeft aangesloten bij het transparantieregister van de EU (dat is ingesteld bij het Interinstitutioneel Akkoord van 20 mei 2021 tussen het Europees Parlement, de Raad van de Europese Unie en de Europese Commissie over een verplicht transparantieregister) zodat hij ook eventuele klachten in verband met het secretariaat van dat transparantieregister kan onderzoeken; stelt echter vast dat de Ombudsman zijn activiteiten wel heeft afgestemd op de beginselen van het transparantieregister en controleert of sprekers of gesprekspartners bij door de Ombudsman georganiseerde evenementen of bijeenkomsten in dat register zijn opgenomen; is ingenomen met de hoge mate van transparantie die de Ombudsman aan de dag heeft gelegd door informatie over onderzoeken, dienstreizen, vergaderingen en events waaraan hij deelneemt, op zijn website te publiceren;

34.verzoekt de Ombudsman een verplichte opgave van financiële belangen voor hogere ambtenaren in te voeren, met realtimetoegang van het publiek tot informatie over mogelijke belangenconflicten, externe verbintenissen en financiële activa;

35.is verheugd dat de definitieve begroting (na overmakingen) van de Ombudsman voor gebouwen en de daarmee gepaard gaande kosten met ongeveer 15 % zijn gedaald, van 1 622 200 EUR in 2022 naar 1 373 000 EUR in 2023; merkt op dat de kredieten voor huur met 26 % zijn gedaald, van 1 177 700 EUR in 2022 naar 866 100 EUR in 2023, en dat het uitvoeringspercentage van de betalingen in beide jaren bijna 100 % bedroeg;

36.merkt op dat het gebouw, na de verhuizing van het kantoor van de Ombudsman in Brussel naar de nieuwe faciliteiten die het Parlement in 2021 ter beschikking heeft gesteld, is ingericht als een collaboratieve werkruimte met zeer weinig individuele kantoren en flexibele collaboratieve vergaderfaciliteiten; neemt er tevreden nota van dat de Ombudsman niet met flexplekken werkt en dat alle personeelsleden een eigen bureau met voldoende opbergruimte hebben; merkt op dat de kantoren in 2023 ongewijzigd zijn gebleven en dat uit een algemene personeelsenquête uit 2023 is gebleken dat de meeste personeelsleden (56 %) positief staat tegenover de fysieke regelingen in hun kantoren in Brussel;

37.herinnert eraan dat de Ombudsman geen eigen gebouwen bezit, maar een gebouw in Brussel en kantoorruimte in Straatsburg huurt; merkt met tevredenheid op dat het Havelgebouw in Straatsburg volledig toegankelijk is voor personen met beperkte mobiliteit of andere handicaps en betreurt het ten zeerste dat de toegankelijkheid van het in Brussel gehuurde gebouw moet worden verbeterd; verzoekt het Parlement het gebouw in Brussel dat aan de Ombudsman wordt verhuurd, toegankelijker te maken;

38.waardeert de succesvolle gevestigde praktijk van de Ombudsman om geïntegreerde systemen en middelen van andere instellingen van de Unie te benutten, met name van het Parlement en de Commissie, om de begroting zo optimaal mogelijk te gebruiken, en de coördinatie, bijvoorbeeld op het gebied van digitalisering, te verbeteren; neemt in dat verband nota van de succesvolle toepassing van de instrumenten van de Commissie voor machinevertaling die in 2023 in de systemen van de Ombudsman (bijv. de website) zijn geïntegreerd; neemt met genoegen akte van het feit dat de vertaalkosten, volgens de antwoorden op de vragenlijst, dankzij dit project met naar schatting meer dan 30 % per jaar zijn gedaald en dat de administratieve lasten zijn verminderd;

39.is verheugd dat de gekwalificeerde elektronische handtekening waarmee het personeel veilig documenten kan ondertekenen, volledig is uitgerold, en is ingenomen met het gebruik van QSign van de Commissie, waarmee het personeel documenten kan ondertekenen en beheren, waaronder aanbestedingsdocumenten en contracten;

40.stelt vast dat de Ombudsman sinds 2023 actief onderzoek heeft gevoerd naar de mogelijkheden die het gebruik van artificiële intelligentie (AI) kan bieden; is in dat verband verheugd dat de Ombudsman een partnerschap is aangegaan met het Gemeenschappelijk Centrum voor onderzoek van de Commissie om te experimenteren met grote taalmodellen en om AI in de praktijk te testen en te evalueren; stelt voorts vast dat de Ombudsman verschillende AI-instrumenten heeft aangekocht die een goede hulp waren bij het maken van video’s; is verheugd dat de Ombudsman interne richtsnoeren heeft goedgekeurd om te waarborgen dat externe AI-tools verantwoord en transparant worden gebruikt; moedigt de Ombudsman aan ervoor te zorgen dat het personeel een verplichte opleiding krijgt over het veilige en ethische gebruik van AI-instrumenten om hun inzicht in AI te vergroten en potentiële risico’s te beperken; verzoekt de Ombudsman de kwijtingsautoriteit op de hoogte te houden van zijn vorderingen bij het testen en gebruiken van AI;

41.merkt op dat de Ombudsman op het gebied van IT gebruikmaakt van de infrastructuur en het cyberbeveiligingskader van het Parlement en nauw samenwerkt met de Commissie wat betreft de integratie en het onderhoud van de bedrijfstools van de Unie (Sysper, ABAC, MiPS en ARES) en het gebruik van IT-kadercontracten; merkt op dat de Ombudsman slechts beperkte controle over de gegevens heeft en daarom dienstenniveauovereenkomsten met de betrokken instellingen heeft gesloten om ervoor te zorgen dat de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming is met het toepasselijke rechtskader; stelt tevreden vast dat er in 2023 geen cyberaanvallen bij de Ombudsman hebben plaatsgevonden;

42.spoort de Ombudsman aan nauw samen te werken met het Agentschap van de Europese Unie voor cyberbeveiliging (Enisa); stelt voor om alle personeelsleden van de Ombudsman regelmatig geactualiseerde opleidingsprogramma’s op het gebied van cyberbeveiliging aan te bieden;

43.merkt met betrekking tot interneauditverslag 21/03 over de evaluatie van het kader voor gegevensbescherming van de Ombudsman op dat één actie in het vierde kwartaal van 2023 nog niet was uitgevoerd en dat er met betrekking tot interneauditverslag 20/04 over de ICT-beveiliging van de Ombudsman in 2023 zeven lopende acties waren; verzoekt de Ombudsman om de kwijtingsautoriteit op de hoogte te houden van de vorderingen op dit gebied;

44.is verheugd dat de Ombudsman in de loop der jaren zijn milieuvoetafdruk heeft verminderd, met name door processen te digitaliseren, individuele printers te verwijderen, centrale verwerkingseenheden aan het einde van hun levensduur niet meer te vervangen, maatregelen te nemen om evenementen te verduurzamen en uitvoerig gebruik te maken van videoconferentiesystemen om werkbezoeken te vermijden; merkt op dat de Ombudsman voor de ecologische voetafdruk van zijn gebouwen afhangt van de maatregelen die het Parlement als eigenaar van de gebouwen neemt; stelt tevreden vast dat beide gebouwen waar de Ombudsman kantoren heeft op 100 % schone energie werken; is verheugd dat het Parlement in 2024 zonnepanelen heeft geïnstalleerd, onder meer op het Havelgebouw in Straatsburg;

45.stelt vast dat de Ombudsman in 2023 het gebruik van duurzame mobiliteit verder heeft aangemoedigd; is in dat verband verheugd dat de Ombudsman een nieuw mobiliteitsbeleid heeft goedgekeurd waarbij een nominale premie wordt uitbetaald aan personeelsleden tot rang AST8/AD8 die met duurzame vervoerwijzen naar het werk komen; maakt voorts uit de antwoorden op de vragenlijst op dat het initiatief waarbij de Ombudsman tijdens de werkuren fietsen ter beschikking stelde voor het personeel geen succes was, aangezien er tijdens de proefperiode amper fietsen werden gebruikt;

46.is ingenomen met de financiële en administratieve besparingen die dankzij interinstitutionele samenwerking zijn gerealiseerd, met name de grote reeks dienstenniveauovereenkomsten (DNO’s) met het Parlement en de Commissie en de deelname aan interinstitutionele aanbestedingsprocedures; is verheugd dat de samenwerking tussen het Parlement en de Ombudsman op het gebied van cyberbeveiliging is geformaliseerd door middel van een herzien interinstitutioneel akkoord dat het Parlement een kader biedt om de Ombudsman degelijke steun op het gebied van cyberbeveiliging te blijven bieden; merkt voorts op dat de Ombudsman in 2023 een DNO met EPSO heeft ondertekend voor de organisatie van interne vergelijkende onderzoeken;

47.prijst de Ombudsman voor de goede samenwerking met het OLAF, de Rekenkamer en het EOM, die in 2023 bestond uit vergaderingen en gedachtewisselingen over, onder meer, manieren om de EU-instellingen transparanter en integerder te maken en het toezichtskader van de Unie te verbeteren; herinnert eraan dat de Ombudsman en het OLAF een systeem hebben ingevoerd om te voorkomen dat hetzelfde onderzoek twee keer wordt gevoerd; stelt vast dat de Ombudsman en de EDPS volgens de antwoorden op de vragenlijst voornamelijk ad hoc en informeel samenwerken met het oog op snelle en efficiënte samenwerking waar nodig; moedigt de Ombudsman aan nauw samen te werken met de andere instellingen en de Europese agentschappen;

48.verzoekt de Ombudsman een geformaliseerde jaarlijkse dialoog op te zetten met de commissies CONT en LIBE van het Europees Parlement, om te zorgen voor een systematische follow-up van institutionele transparantie, bestuurshervormingen en de bescherming van de grondrechten;

49.erkent dat het belangrijk is om een intensieve uitwisseling en samenwerking met het Europees netwerk van ombudsmannen (ENO) te handhaven; is ingenomen met de organisatie van de jaarlijkse ENO-conferentie in 2023, met vergaderingen over onder meer migratie, artificiële intelligentie en ethiek bij de overheid; stelt tevreden vast dat de Ombudsman ENO-leden via de vraagprocedure helpt om onderzoek op nationaal en regionaal niveau te voeren, waarbij het orgaan in 2023 vijf vragen uit vijf EU-lidstaten heeft beantwoord; is vol lof over de organisatie van de jaarlijkse ENO-conferentie in 2023, die een waardevol platform vormt voor dialoog over belangrijke kwesties die van invloed zijn op de activiteiten van ombudsmannen in heel Europa;

50.is verheugd dat de Ombudsman in 2023 bij belangrijke onderzoeken nauw bleef samenwerken met de bevoegde commissies van het Europees Parlement en daarbij zijn werkzaamheden rechtstreeks in commissievergaderingen presenteerde of informatie verstrekte aan de commissievoorzitters; onderstreept dat de strategische initiatieven en onderzoeken van de Ombudsman van cruciaal belang zijn om de transparantie en verantwoordingsplicht van het bestuur van de Unie te verbeteren;

51.stelt vast dat de totale begroting voor communicatie- en promotieactiviteiten (publicaties, evenementorganisatie, digitale communicatie enz.) met 17,20 % is toegenomen, van 132 400 EUR in 2022 naar 155 200 EUR in 2023;

52.is ingenomen met de inspanningen van de Ombudsman en de maatregelen die hij in 2023 heeft genomen om burgers beter bewust te maken van zijn rol en de mogelijkheid om een beroep op hem te doen in geval van wanbeheer door een instelling van de Unie; neemt in dat verband nota van de communicatiecampagnes die in 2023 zijn gevoerd met een reeks video’s waarin de werkzaamheden van de Ombudsman werden gepresenteerd en drie van de belangrijkste gebieden waar hij kan optreden werden toegelicht, en waarin uitleg werd gegeven in de vorm van een doorscrolbaar webverhaal over de impact van de werkzaamheden van de Ombudsman in de loop van de tijd en een gids over hoe burgers toegang tot documenten kunnen verkrijgen; is daarnaast ingenomen met de organisatie van de “Prijs voor goed bestuur” en de deelname van de Ombudsman aan de open dag van de EU in Brussel en Straatsburg, waar het orgaan gerichte evenementen voor belanghebbenden hield met academici en denktanks, en aan het Europees Jongerenevenement in Straatsburg in 2023;

53.is de Ombudsman erkentelijk voor zijn inspanningen om transparante informatie te verstrekken en gegevens (waaronder statistieken over het aantal dossiers) in een informatieve en gebruiksvriendelijke vorm op zijn website te publiceren (hoewel die gegevens niet in een open formaat beschikbaar zijn); is ingenomen met de publicatie, op de website, van een tijdslijn voor alle onderzoeken naar klachten, met informatie over eerdere en toekomstige mijlpalen voor elk onderzoek;

54.merkt op dat de Ombudsman socialemedia-accounts heeft op Instagram, LinkedIn en X (het vroegere Twitter), waar het aantal volgers en de participatiegraad in 2023 zijn blijven groeien; is verheugd dat de Ombudsman heeft deelgenomen aan een proefproject onder leiding van de EDPS, dat tot doel had de instellingen van de Unie op EU-Voice en EU-Video te brengen, twee gratis opensource- en socialemedianetwerken op basis van Mastodon-software waarop die instellingen met het publiek kunnen communiceren door teksten, beelden, video’s en podcasts te delen.