1.Europaparlamentet noterar att ombudsmannens budget sorterar under rubrik 7 i den fleråriga budgetramen, ”Europeisk offentlig förvaltning”, som 2023 uppgick till totalt 12,3 miljarder EUR, dvs. 6,4 % av unionens budgetutgifter. Parlamentet noterar att ombudsmannens budget utgjorde 0,11 % av anslagen under rubrik 7 i den fleråriga budgetramen.

2.Europaparlamentet noterar i revisionsrättens årsrapport för budgetåret 2023 (revisionsrättens rapport) att ett urval bestående av 70 transaktioner granskades under rubriken ”Europeisk offentlig förvaltning”, av vilka 21 (30 %) innehöll fel. Parlamentet noterar vidare att revisionsrätten kvantifierade fem av dessa fel och uppskattade att felnivån låg under väsentlighetsgränsen. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att revisionsrätten i sin rapport för 2023 inte identifierade några större problem med ombudsmannen.

3.Europaparlamentet noterar i revisionsrättens rapport att de administrativa utgifterna omfattar utgifter för personal, inklusive pensioner, som år 2023 stod för omkring 70 % av de totala administrativa utgifterna, och för byggnader, utrustning, energi, kommunikation och it. Parlamentet välkomnar att revisionsrätten i likhet med tidigare år kom fram till att de administrativa utgifterna på det stora hela är förknippade med låg risk.

4.Europaparlamentet noterar att ombudsmannens budget uppgick till 13 212 447 EUR 2023, vilket är en ökning med 990 339 EUR (dvs. +8,1 %) jämfört med 2022. Parlamentet noterar i ombudsmannens svar på budgetkontrollutskottets frågeformulär för ansvarsfriheten för 2023 (frågeformuläret) att denna ökning främst beror på lönejusteringar och ytterligare två tjänster som behövdes för att stärka ombudsmannens kärnverksamhet.

5.Europaparlamentet noterar att insatserna för budgetövervakning under budgetåret 2023 resulterade i ett budgetgenomförande på 95,39 %, vilket är en minskning med 1,58 % jämfört med 2022. Parlamentet noterar att genomförandegraden för det aktuella årets betalningsbemyndiganden var 97,58 %, vilket innebär en ökning med 1,31 % jämfört med 2022, vilket ledde till en minskning av automatiska överföringar från 3,73 % (eller 442 209) 2002 till 2,42 % (eller 304 550 EUR) 2023. Parlamentet beklagar dock en lägre genomförandegrad för de automatiskt överförda anslagen från föregående år, som 2023 var 73,27 % jämfört med 92,59 % 2022. Parlamentet efterlyser en förbättring i detta avseende.

6.Europaparlamentet noterar att ombudsmannen under 2023 gjorde nio budgetöverföringar enligt artikel 29 i budgetförordningen, vilket motsvarar totalt 241 150 EUR eller 1,8 % av anslagen det budgetåret, jämfört med 2,8 % under 2022. Parlamentet noterar att dessa överföringar behövdes för att förstärka olika budgetposter för exempelvis möbler, byggnaders säkerhet och övervakning, digitalisering av arkiv eller informationsteknik. Parlamentet konstaterar i detta sammanhang att it-utgifterna har ökat med 41 %, från 159 714 EUR under 2022 till 224 698 EUR under 2023.

7.Europaparlamentet noterar en ytterligare ökning för tredje året i rad av den genomsnittliga tiden för att verkställa betalningar. Parlamentet konstaterar att trots att betalningstiden har ökat från 11,35 dagar 2021 till 13,50 dagar 2023 är den genomsnittliga betalningstiden fortfarande relativt kort och underskrider den lagstadgade maximala betalningstiden (30 dagar). Parlamentet välkomnar i detta sammanhang att ombudsmannen under tiden till fullo har infört ett elektroniskt faktureringssystem som ytterligare bör effektivisera betalningsprocessen från och med 2024.

8.Europaparlamentet hade under 2023 inte pålagt ombudsmannen någon betydande ökning av hyran och schablonbeloppet för byggnadsavgifterna, vilket har gjort det möjligt för ombudsmannen att minska sin budgetpost för hyra med 8,06 % och förstärka andra budgetposter under 2023. Parlamentet noterar dock att ombudsmannen för 2024 förväntar sig en ökning med 170 % av de fastighetsrelaterade utgifterna (eller 122 260 EUR).

9.Europaparlamentet välkomnar att budgeten för personalens tjänsteresor minskade från 120 000 EUR 2022 till 100 000 EUR 2023 tack vare en omfattande användning av videokonferenser på båda arbetsorterna. Parlamentet lovordar i detta sammanhang ombudsmannen för att ha minskat budgeten för tjänsteresor för fjärde året i rad. Parlamentet noterar att ombudsmannens budget för tjänsteresor och resor förblev densamma under 2023 som under tidigare år (2021 och 2022), dvs. 35 000 EUR.

10.Europaparlamentet noterar att ombudsmannen till högnivåmålen i sin ”Mot 2024”-strategi har kopplat nio nyckelprestationsindikatorer som består av 19 komponenter, i enlighet med ombudsmannens årliga förvaltningsplan för 2023. Parlamentet konstaterar att 14 av dessa nyckelprestationsindikatorer har uppnåtts eller överskridits under 2023.

11.Europaparlamentet noterar en total ökning av ombudsmannens arbetsbörda jämfört med föregående år. Ombudsmannen hanterade 2 392 nya klagomål under 2023 (2 223 under 2022), inledde 398 undersökningar (348 under 2022), däribland 56 undersökningar av allmänt intresse (60 under 2022), avslutade 372 undersökningar (330 under 2022) och behandlade ett rekordstort antal klagomål om allmänhetens tillgång, vilket är en ökning från 117 under 2022 till rekordmånga 167 under 2023, varav 118 följdes upp med undersökningar. Parlamentet lovordar i detta sammanhang ombudsmannen för de effektivitetsvinster som gjordes 2023 för att få ner antalet klagomål genom att förenkla hanteringen av ”underlåtenheten att svara”-undersökningar och rationalisera behandlingen av klagomål ”utanför mandatet” och begäranden om information. Parlamentet uppmanar ombudsmannen att satsa på mer riktad kommunikation för att hantera detta problem i framtiden. Parlamentet välkomnar de fortsatta insatserna för att rationalisera och förenkla processen under de kommande åren.

12.Europaparlamentet berömmer ombudsmannen för att ha minskat den tid som krävs för att behandla ärenden på olika nivåer i förfarandet, såsom den tid som ägnas åt tillåtlighet (från 16 dagar 2022 till 11 dagar 2023) eller den genomsnittliga tiden för att avsluta ärenden som rör allmänhetens tillgång till handlingar (från 46 dagar 2022 till 42 dagar 2023). Parlamentet beklagar dock att den genomsnittliga handläggningstiden (165 dagar) för en undersökning förblev lång under 2023. Parlamentet förstår dock ombudsmannens förklaring att detta genomsnitt påverkades av att avslutandet av undersökningar försenades på grund av upprepade diskussioner med de berörda institutionerna.

13.Europaparlamentet noterar vidare en förbättring när det gäller EU-institutionernas positiva svar på ombudsmannens förslag om att förbättra deras administration, med en total acceptansgrad på 81 % 2023 (jämfört med 79 % 2022). Parlamentet uppmanar ombudsmannen att fortsätta att arbeta för bättre efterlevnad av dess iakttagelser, rekommendationer och förslag.

14.Europaparlamentet erkänner ombudsmannens insatser under 2023 för att öka medvetenheten om och förståelsen för ombudsmannens mandat. Det är i detta sammanhang positivt att antalet klagomål inom ramen för mandatet ökat med 20 %, från 740 under 2022 till 885 under 2023, samt att andelen av denna typ av klagomål ökat från 33 % 2022 till 37 % 2023.

15.Europaparlamentet erkänner ombudsmannens insatser och positiva effekter på områdena etik, transparens och ansvarsskyldighet under 2023, särskilt till följd av undersökningar om allmänhetens tillgång till handlingar och intressekonflikter gällande olika unionsinstitutioner, unionsbyråer eller Europeiska investeringsbanken. Parlamentet uttrycker sin uppskattning för ombudsmannens särskilda rapport från september 2023 om förseningar i kommissionens hantering av begäranden om tillgång till handlingar.

16.Europaparlamentet noterar att ombudsmannen i sin rapport till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om uppföljning av ansvarsfrihetsförfarandet för budgetåret 2022 tar upp de problem som konstaterats när det gäller faciliteten för återhämtning och resiliens, nämligen att kommissionen dröjt länge med att besvara begäranden om tillgång till information, särskilt det fördröjda offentliggörandet av de största mottagarna av stöd från faciliteten per medlemsstat, vilket undergräver transparensen, samt det resonemang som låg till grund för i vilken grad kommissionen beviljade allmän tillgång till handlingar i vissa fall. Parlamentet uttrycker oro över kommissionens beslut att inte godta alla ombudsmannens förslag och lösningsförslag i detta avseende, och påminner om vikten av de i samarbete med OECD framtagna principerna om god praxis avseende transparens i den offentliga förvaltningen i förbindelse med användningen av återhämtningsmedel. Parlamentet beklagar att betydande skillnader kvarstår på nationell nivå i fråga om aktuell och fullständig informationen om slutmottagare. Parlamentet uppmanar kommissionen att intensifiera sina ansträngningar att åtgärda dessa brister som en del av sina pågående funktioner för övervakning och kontroll. Parlamentet betonar vikten av enhetlig och fullständig rapportering i alla medlemsstater för att säkerställa transparens och ansvarsskyldighet. Parlamentet uppmanar ombudsmannen att fortsätta sin övervakning av kommissionens ansträngningar för att säkerställa transparens och effektiv övervakning av faciliteten och att fortsätta att informera budgetmyndigheten om de svårigheter som uppstått i dess arbete med transparens och ansvarsskyldighet när det gäller faciliteten för återhämtning och resiliens.

17.Europaparlamentet framhåller att ombudsmannen 2023 genomförde en undersökning på eget initiativ som visade att när enskilda personer ansöker om omprövning av ett beslut om tillgång, en så kallad bekräftande ansökan, överskrider kommissionen de lagstadgade tidsfristerna i 85 procent av fallen, varpå ombudsmannen uppmanade kommissionen att snarast ta itu med systematiska förseningar i hanteringen av ansökningar om tillgång till handlingar. Parlamentet kräver ett snabbt genomförande av ombudsmannens enträgna rekommendation om en grundläggande omprövning för att se till att kommissionen följer de tidsfrister som fastställs i unionsrätten, såsom förordning (EG) nr 1049/2001. Parlamentet lovordar ombudsmannens särskilda rapport till Europaparlamentet med begäran om parlamentets stöd för att få kommissionen att agera i enlighet med hennes rekommendation. Ombudsmannen diskuterade rapporten med Europaparlamentets ledamöter i utskottet för medborgerliga fri- och rättigheter samt rättsliga och inrikes frågor i november 2023 https://www.ombudsman.europa.eu/sv/doc/annual-report/sv/183636.

18.Europaparlamentet konstaterar med stor oro att ombudsmannen tar emot många klagomål från medborgarna om extrema förseningar för att få tillgång till begärda handlingar. Parlamentet stöder ombudsmannens uppfattning att försenad tillgång i praktiken innebär nekad tillgång och att de administrativa förfarandena bör effektiviseras i syfte att säkerställa att medborgarna får tillgång till handlingar inom en rimlig tid https://www.ombudsman.europa.eu/en/multimedia/infographics/en/142.

19.Europaparlamentet noterar att internrevisorn genomfört en översyn av ombudsmannens riskhanteringsram. Parlamentet noterar att parterna enades om en handlingsplan med nio punkter som ska genomföras före utgången av 2024. Parlamentet uppmanar ombudsmannen att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om framstegen i genomförandet av denna plan.

20.Europaparlamentet noterar att det totala antalet anställda hos ombudsmannen ökade med 11 % från 74 under 2022 till 82 under 2023, främst på grund av en ökning av antalet kontraktsanställda och tillfälligt anställda. Parlamentet noterar vidare att under 2023 var 40 tjänstemän anställda av ombudsmannen, jämfört med 39 och 38 under 2022 respektive 2021, 33 tillfälligt anställda, jämfört med 28 och 30 under 2022 respektive 2021 och 9 kontraktsanställda, jämfört med 7 och 6 under 2022 respektive 2021. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att andelen anställda som arbetar med ombudsmannens kärnverksamhet (klagomål och undersökningar) ökade från 40,54 % 2022 till 42,68 % 2023. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att andelen tillsatta tjänster ökade från 91,8 % 2022 till 95 % 2023 och att personalomsättningen minskade från 9,9 % 2022 till 5,2 % 2023.

21.Europaparlamentet beklagar att tjänsten som generalsekreterare hos ombudsmannen har varit vakant i mer än två år, sedan den 1 september 2022. Parlamentet noterar i frågeformuläret att den nuvarande ombudsmannen uppger att hon beslutat att inte tillsätta tjänsten utan låter sin efterträdare, som kommer att väljas senast i slutet av 2024, besluta om utnämningen. Parlamentet uppmanar nästa ombudsman att se till att ledande befattningar tillsätts så snart som möjligt och att inte dröja längre än vad rekryteringen av ny personal till dessa befattningar kräver.

22.Europaparlamentet berömmer ombudsmannen för den inbjudan att anmäla intresse för tjänster som undersökningshandläggare som slutfördes framgångsrikt 2023 med upprättandet av en reservlista med 19 kandidater, varav sex rekryterades samma år. Parlamentet noterar att detta har gjort det möjligt för ombudsmannen att minska rekryteringstiden, som tidigare har varit ett problem. Parlamentet noterar vidare att ombudsmannen, med hjälp av Epso, anordnade tre interna uttagningsprov under 2023 för att behålla interna talanger. Parlamentet konstaterar att sådana åtgärder bidrar till att förbättra institutionens effektivitet.

23.Europaparlamentet noterar att hela 19 nationaliteter var representerade hos ombudsmannen under 2023, trots att det är en liten institution, tack vare proaktiv kommunikation och utåtriktad verksamhet, särskilt genom sociala medier och onlineplattformar för att annonsera lediga tjänster. Parlamentet beklagar dock en överrepresentation av vissa nationaliteter (t.ex. franska och irländska) och en underrepresentation av andra nationaliteter (t.ex. rumänska och spanska). Parlamentet uppmanar bestämt ombudsmannen att fortsätta sina insatser för att uppnå en balanserad geografisk spridning av medborgare från alla medlemsstater inom sin personal, särskilt på chefsnivå, genom förbättrad kommunikation, ökad synlighet och bättre arbetsvillkor för att locka till sig underrepresenterade nationaliteter.

24.Europaparlamentet noterar när det gäller könsfördelningen att ombudsmannen sysselsätter fler kvinnor än män i alla personalkategorier, särskilt på chefsnivå, där könsfördelningen 2023 var densamma som under 2022, dvs. 67 % kvinnor och 33 % män. Parlamentet uppmuntrar ombudsmannen att fortsätta verka för en jämnare könsfördelning bland personalen.

25.Europaparlamentet noterar att ombudsmannen satsar på att säkerställa personalens fysiska och psykiska välbefinnande på arbetsplatsen och fokuserar på stärkt laganda. Parlamentet välkomnar i detta sammanhang resultatet av den allmänna personalenkät som genomfördes 2023, som visade en generell nöjdhetsgrad bland personalen på 87 %, där i synnerhet 95 % av deltagarna i undersökningen hade svarat positivt på frågan om ombudsmannen brydde sig om personalens välbefinnande, 97 % var nöjda med ombudsmannens hybridarbete och flexibla arbetsformer och 90 % var nöjda med den utrustning och det material som deras arbetsgivare försett dem med för distansarbete. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att ombudsmannen 2023 beslutade att tillhandahålla ergonomiska stolar till all personal som begär detta.

26.Europaparlamentet konstaterar att ombudsmannakontorets ringa storlek gör det möjligt för chefer att ha noga uppsikt över personalens arbetsbörda och göra nödvändiga anpassningar, så att potentiella fall av utbrändhet upptäcks tidigt. Parlamentet noterar att personalenkäten 2023 inte visade på några problem med arbetsfördelningen eller arbetsrelaterade hälsoproblem, och att Europaparlamentets läkarmottagning inte rapporterade några fall av långtidssjukdom som hade att göra med utbrändhet.

27.Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att inga fall av trakasserier rapporterades under 2023. Parlamentet erkänner att ombudsmannen verkat för en arbetsmiljö utan sexuella trakasserier och mobbning, särskilt genom medvetandehöjande åtgärder och utbildning. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att en undersökning som genomfördes 2023 i samband med en internrevision av den etiska ramen visade att 90 % av de anställda var medvetna om policyn och riktlinjerna för trakasserier av alla slag.

28.Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att ombudsmannen välkomnade 18 avlönade praktikanter under 2023 (samma antal som 2022), varav en valdes ut efter ombudsmannens första inbjudan som riktade sig till kandidater med funktionsnedsättning. Parlamentet konstaterar att detta initiativ främjar inkludering och lika möjligheter genom att ge praktikanter värdefull erfarenhet inom EU-institutionerna.

29.Europaparlamentet välkomnar ombudsmannens fortsatta insatser för att stärka och öka medvetenheten om institutionens etiska ram. Parlamentet noterar med uppskattning att ombudsmannen under 2023 reviderade visselblåsarpolicyn för att stärka skyddet för potentiella visselblåsare, säkerställa bättre anpassning till dataskyddsstandarder, förbättra konfidentialiteten och stödet samt införliva bestämmelser om etikkorrespondenter. Parlamentet välkomnar det fullständiga införandet av Syspers etiska verktyg som gör det möjligt för personalen att uppdatera förklaringar (om sina intressekonflikter och om sina makars/partners yrkesverksamhet) och anordnade en interaktiv utbildning om respekt och värdighet på arbetsplatsen och om rollen som aktör, mottagare och vittne. Parlamentet välkomnar resultatet av den allmänna personalenkät som genomfördes 2023 och som bekräftar att personalen är mycket medveten om etiska frågor. Parlamentet kräver att ombudsmannens alla högnivåmöten med externa aktörer, inbegripet företag, intressegrupper och EU-byråer offentliggörs, så att transparens vad gäller beslutsfattande och opinionsbildning säkerställs.

30.Europaparlamentet noterar att internrevisionen (rapport 22/03) om ombudsmannens etiska ram slutfördes 2023 och innehöll sex rekommendationer som skulle genomföras senast den 31 december 2024. Parlamentet noterar i frågeformuläret att fyra av dessa rekommendationer har genomförts fullt ut. Parlamentet uppmanar ombudsmannen att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om hur genomförandet av de båda återstående rekommendationerna fortlöper.

31.Europaparlamentet noterar att ombudsmannens bedrägeribekämpningsstrategi till stor del bygger på den befintliga etiska ramen och principen om åtskillnad mellan finansiella funktioner. Parlamentet noterar att ombudsmannen under 2023 granskade och antog de yrkesetiska regler som gäller för personal som deltar i kontrollen av finansiella transaktioner och som fastställer uppgifter och ansvar i samband med upptäckt av bedrägliga transaktioner, inbegripet det förfarande som ska följas vid misstänkt bedrägeri.

32.Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att inga fall av intressekonflikter eller fall av visselblåsning rapporterades 2023.

33.Europaparlamentet noterar i frågeformuläret att ombudsmannen inte formellt anslutit sig till EU:s öppenhetsregister (som inrättades genom det interinstitutionella avtalet av den 20 maj 2021 mellan Europaparlamentet, Europeiska unionens råd och Europeiska kommissionen om ett obligatoriskt öppenhetsregister) för att hon också ska kunna undersöka eventuella klagomål som rör öppenhetsregistrets sekretariat. Parlamentet noterar dock att ombudsmannen har anpassat sin praxis till öppenhetsregistrets principer och kontrollerar att talare och samtalspartner vid evenemang eller möten som anordnas av ombudsmannen är registrerade i registret. Parlamentet välkomnar den höga grad av transparens som ombudsmannen uppnått genom offentliggörandet på sin webbplats av information om undersökningar, tjänsteresor, möten och evenemang som ombudsmannen deltar i.

34.Europaparlamentet uppmanar ombudsmannen att införa en obligatorisk förklaring om ekonomiska intressen för högre tjänstemän, med offentlig tillgång i realtid till information om potentiella intressekonflikter, externa åtaganden och finansiella tillgångar.

35.Europaparlamentet välkomnar att ombudsmannens slutliga budget (efter överföringar) för byggnader och tillhörande kostnader minskade med ca 15 %, från 1 622 200 EUR under 2022 till 1 373 000 EUR under 2023. Parlamentet noterar att anslagen för hyra minskade med 26 %, från 1 177 700 EUR under 2022 till 866 100 EUR under 2023, med en genomförandegrad för betalningar på nästan 100 % under båda åren.

36.Europaparlamentet noterar att efter flytten av ombudsmannens kontor i Bryssel till de nya lokaler som tillhandahölls av parlamentet 2021 utformades byggnaden som en samarbetsarbetsplats med gemensamma arbetsytor och mycket få enskilda kontor och flexibla mötesmöjligheter. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att ombudsmannen inte infört hot-desking (flexibel kontorslösning) och att alla medarbetare har egna skrivbord med goda förvaringsmöjligheter. Parlamentet noterar att det inte gjordes några ändringar gällande kontoren under 2023 och att en allmän personalenkät som genomfördes 2023 visade att flertalet medarbetare (56 %) var nöjda med sin kontorsmiljö i Bryssel.

37.Europaparlamentet påminner om att ombudsmannen inte äger sina egna byggnader utan hyr en fastighet i Bryssel och kontorslokaler i Strasbourg. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att Havel-byggnaden i Strasbourg är fullt tillgänglig för personer med nedsatt rörlighet eller andra funktionsnedsättningar och beklagar djupt att tillgängligheten till den fastighet som hyrs i Bryssel behöver förbättras. Parlamentet uppmanas att förbättra tillgängligheten till den fastighet som hyrs ut till ombudsmannen i Bryssel.

38.Europaparlamentet erkänner att ombudsmannens långvariga strategi att utnyttja andra EU-institutioners, särskilt parlamentets och kommissionens, integrerade system och resurser, varit framgångsrik för att optimera budgetutnyttjandet och förbättra samordningen, till exempel inom digitalisering. Parlamentet noterar i detta sammanhang det framgångsrika genomförandet av kommissionens maskinöversättningsverktyg som har integrerats i ombudsmannens system (t.ex. webbplatsen) under 2023. Parlamentet noterar med tillfredsställelse i frågeformuläret att detta projekt har lett till en minskning av översättningskostnaderna som uppskattas till över 30 % per år samt till en minskad administrativ börda.

39.Europaparlamentet välkomnar det fullständiga genomförandet av den kvalificerade elektroniska signaturen som gör att personalen kan underteckna dokument på ett säkert sätt, samt användningen av kommissionens QSign som gör att personalen kan underteckna och hantera dokument, inbegripet upphandlings- och kontraktshandlingar.

40.Europaparlamentet noterar att ombudsmannen från och med 2023 aktivt har undersökt vilka möjligheter som användningen av artificiell intelligens (AI) kan medföra. Parlamentet välkomnar i detta sammanhang att ombudsmannen inlett partnerskap med kommissionens gemensamma forskningscentrum för att experimentera med stora språkmodeller och testa och utvärdera fall av AI-användning. Parlamentet noterar vidare att ombudsmannen har köpt flera AI-verktyg som framgångsrikt bidragit till skapandet av videoinnehåll. Parlamentet välkomnar att ombudsmannen har antagit interna riktlinjer för att säkerställa att externa AI-verktyg används på ett ansvarsfullt och transparent sätt. Parlamentet uppmuntrar ombudsmannen att se till att personalen får obligatorisk utbildning om säker och etisk användning av AI-verktyg för att öka deras insikter och minska potentiella risker. Parlamentet uppmanar ombudsmannen att hålla den ansvarsbefrielsebeviljande myndigheten informerad om vilka framsteg som görs med att testa och använda AI-lösningar.

41.Europaparlamentet noterar att ombudsmannen när det gäller it förlitar sig på parlamentets ram för infrastruktur och cybersäkerhet och har ett nära samarbete med kommissionen när det gäller integrering och underhåll av unionens gemensamma verktyg (Sysper, ABAC, MiPS och ARES) och användningen av it-ramavtal. Parlamentet noterar att ombudsmannen, med tanke på att dess kontroll över uppgifterna är begränsad, ingick servicenivåavtal med de berörda institutionerna för att säkerställa att hanteringen av personuppgifter är förenlig med den tillämpliga rättsliga ramen. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att ombudsmannen inte utsattes för några cyberattacker under 2023.

42.Europaparlamentet uppmanar ombudsmannen att samarbeta nära med Enisa (Europeiska unionens cybersäkerhetsbyrå). Parlamentet föreslår att uppdaterade utbildningsprogram om cybersäkerhet ska erbjudas all personal hos ombudsmannen.

43.Europaparlamentet noterar när det gäller internrevisionsrapporten 21/03 om översynen av ombudsmannens dataskyddsram att en åtgärd fortfarande var oavslutad under det fjärde kvartalet 2023 och, när det gäller internrevisionsrapport 20/04 om ombudsmannens IKT-säkerhet, att sju åtgärder var oavslutade under 2023. Parlamentet uppmanar ombudsmannen att hålla den ansvarsbefrielsebeviljande myndigheten uppdaterad om de framsteg som görs i detta avseende.

44.Europaparlamentet välkomnar att ombudsmannen under årens lopp har minskat sitt miljöavtryck, särskilt genom att digitalisera sina processer, avlägsna enskilda skrivare, låta bli att ersätta uttjänta centralprocessorer, vidta åtgärder för att göra evenemang mer hållbara och i stor utsträckning använda sig av videokonferenssystem för att undvika tjänsteresor. Parlamentet noterar att ombudsmannen, när det gäller byggnadernas miljöavtryck, förlitar sig på de åtgärder som vidtagits av parlamentet i dess egenskap av ägare till byggnaderna. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att båda byggnaderna där ombudsmannen har kontor använder 100 % ren energi. Det är glädjande att parlamentet under 2024 installerade solpaneler, bland annat på Havel-byggnaden i Strasbourg.

45.Europaparlamentet noterar att ombudsmannen fortsatte att uppmuntra hållbar rörlighet under 2023. Parlamentet välkomnar i detta avseende att ombudsmannen har antagit en ny rörlighetspolicy som gör det möjligt att utbetala ett schablonbidrag till personal upp till lönegrad AST8/AD8 som tar sig till jobbet med hållbara transportsätt. Parlamentet noterar vidare i frågeformuläret att ombudsmannens initiativ att tillhandahålla cyklar som personalen kunde använda under arbetstid inte varit någon succé, eftersom knappt några cyklar använts under försöksperioden.

46.Europaparlamentet välkomnar de ekonomiska och administrativa besparingar som uppnåtts genom interinstitutionellt samarbete, särskilt det breda spektrum av servicenivåavtal som ingåtts med parlamentet och kommissionen och deltagandet i interinstitutionella upphandlingsförfaranden. Parlamentet välkomnar formaliseringen av samarbetet mellan parlamentet och ombudsmannen på cybersäkerhetsområdet genom ett reviderat interinstitutionellt avtal som ger parlamentet en ram för att fortsätta att tillhandahålla ett stabilt cybersäkerhetsstöd till ombudsmannen. Parlamentet noterar vidare att ombudsmannen 2023 undertecknade ett servicenivåavtal med Epso för anordnandet av interna uttagningsprov.

47.Europaparlamentet lovordar ombudsmannen för det goda samarbetet med Olaf, revisionsrätten och Eppo, som under 2023 tog sig uttryck i möten och diskussioner om exempelvis hur EU-institutionernas transparens och integritet eller unionens tillsynsram kan förbättras. Parlamentet påminner om att ombudsmannen och Olaf har infört ett system för att undvika dubbelarbete vid utredningar. Parlamentet noterar i frågeformuläret att ombudsmannen och Europeiska datatillsynsmannen främst samarbetar på ad hoc-basis och informellt för ett snabbt och effektivt samarbete när så behövs. Parlamentet uppmuntrar ombudsmannen att ha ett nära samarbete med övriga institutioner och EU-byråer.

48.Europaparlamentet uppmanar ombudsmannen att inrätta en formaliserad årlig dialog med CONT- och LIBE-utskotten för att säkerställa systematisk uppföljning av institutionell transparens, styrningsreformer och skydd av de grundläggande rättigheterna.

49.Europaparlamentet inser vikten av att fortsätta att i hög grad utbyta information och samarbeta med Europeiska ombudsmannanätverket. Parlamentet välkomnar att ombudsmannanätverket under 2023 anordnade sin årliga konferens med sessioner om frågor såsom migration, artificiell intelligens och etik inom den offentliga förvaltningen. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att ombudsmannen genom förfrågningsförfarandet hjälper ombudsmannanätverkets medlemmar med utredningar på nationell och regional nivå, och att ombudsmannen 2023 avslutade fem förfrågningar från fem av unionens medlemsstater. Parlamentet lovordar anordnandet av Europeiska ombudsmannanätverkets årliga konferens 2023 som en värdefull plattform för dialog om viktiga frågor som påverkar ombudsmännens verksamhet i hela Europa.

50.Europaparlamentet uppskattar att ombudsmannen under 2023 fortsatte sitt nära samarbete med relevanta utskott i Europaparlamentet om viktiga utredningar, antingen genom att redogöra för arbetet direkt vid utskottssammanträden eller genom att information skickas till utskottsordförandena. Parlamentet betonar att de strategiska initiativ och undersökningar som genomförs av ombudsmannen är avgörande för att förbättra transparensen och ansvarsskyldigheten inom unionens förvaltning.

51.Europaparlamentet noterar att den totala budgeten för kommunikations- och marknadsföringsverksamhet (publikationer, anordnande av evenemang, digital kommunikation osv.) ökade med 17,20 % från 132 400 EUR 2022 till 155 200 EUR 2023.

52.Europaparlamentet välkomnar ombudsmannens ansträngningar och insatser under 2023 för att öka medborgarnas medvetenhet om ombudsmannens roll och möjligheten att vända sig till ombudsmannen om det skulle uppdagas fall av administrativa missförhållanden inom EU:s institutioner. Parlamentet noterar i detta avseende de kommunikationskampanjer som genomfördes 2023 med en rad videor som presenterar ombudsmannens arbete och förklarar tre av ombudsmannens viktigaste verksamhetsområden i form av en skrollningsbar redogörelse för vilken effekt ombudsmannens arbete haft över tid och en vägledning för tillgång till handlingar. Parlamentet välkomnar dessutom att ombudsmannen delat ut ett pris för god förvaltning och deltagit i EU:s öppet hus-dag i Bryssel och Strasbourg, där ombudsmannen stod värd för evenemang som riktade sig till akademiker och tankesmedjor, samt deltog i det europeiska ungdomsevenemanget i Strasbourg 2023.

53.Europaparlamentet erkänner de insatser som ombudsmannen gjort för att tillhandahålla transparent information och offentliggöra uppgifter (inbegripet statistik om sina ärenden) i ett informativt och användarvänligt format på ombudsmannens webbplats (även om sådana uppgifter inte finns tillgängliga i ett öppet format). Parlamentet välkomnar att det på webbplatsen offentliggjorts en tidsplan för alla utredningar av klagomål med information om tidigare och framtida milstolpar i varje utredning.

54.Europaparlamentet noterar att ombudsmannen har konton på de sociala medierna Instagram, LinkedIn och X (f.d. Twitter), där antalet följare och reaktioner fortsatte att öka under 2023. Parlamentet välkomnar ombudsmannens deltagande i ett pilotprojekt som leds av datatillsynsmannen och som syftar till att föra in unionens institutioner på EU-Voice och EU-Video, vilka är två kostnadsfria sociala medienätverk med öppen källkod, baserade på Mastodonprogramvara, som gör det möjligt för EU:s institutioner att interagera med allmänheten genom att dela texter, bilder, videor och poddsändningar.