1.rileva che il bilancio del GEPD rientra nella rubrica 7 del QFP "Pubblica amministrazione europea", che nel 2023 ammontava a un totale di 12,3 miliardi di EUR, pari al 6,4 % della spesa di bilancio dell'Unione; osserva che il bilancio del GEPD rappresentava lo 0,18 % degli stanziamenti della rubrica 7 del QFP;

2.prende atto che la Corte dei conti ("Corte"), nella sua relazione annuale ("relazione della Corte") per l'esercizio 2023, ha esaminato un campione di 70 operazioni nell'ambito della rubrica 7 del QFP, 21 delle quali (30 %) contenevano errori; osserva inoltre che per cinque di tali errori quantificati dalla Corte, quest'ultima ha stimato un livello di errore inferiore alla soglia di rilevanza;

3.prende atto dell'osservazione contenuta nella relazione della Corte secondo cui le spese amministrative comprendono le spese relative alle risorse umane, comprese le pensioni, che nel 2023 hanno rappresentato circa il 70 % del totale delle spese amministrative, e le spese per gli immobili, gli impianti e le apparecchiature, l'energia, le comunicazioni e le tecnologie dell'informazione; accoglie con favore il rinnovato parere della Corte secondo cui, nel complesso, la spesa amministrativa è a basso rischio;

4.apprende dalla relazione della Corte che nel 2023 la Corte ha sottoposto ad audit il pagamento dello stipendio di un funzionario la cui ultima dichiarazione sui diritti agli assegni familiari e all'indennità per figli a carico risaliva al 2020; condivide la preoccupazione della Corte sul fatto che i ritardi nel ricevere e verificare queste dichiarazioni aumentano il rischio di pagamenti non ammissibili;

5.osserva che il bilancio definitivo adottato per il GEPD ammontava a 22 711 559 EUR nel 2023, importo che rappresenta un aumento del 12,06% rispetto al 2022; fa presente che il bilancio del GEPD copre anche il lavoro del segretariato indipendente dell'EDPB; apprende dalla relazione annuale del GEPD per il 2023 (la "relazione annuale") che il bilancio adottato dall'EDPB per tale anno ammontava a 7,67 milioni di EUR, di cui 300 000 EUR concessi mediante un bilancio rettificativo resosi necessario a causa dell'aumento delle attività relative a contenziosi nel corso dell'anno;

6.riconosce che gli sforzi in materia di controllo e pianificazione del bilancio compiuti dal GEPD nell'esercizio 2023 si sono tradotti in un tasso di esecuzione degli stanziamenti d'impegno dell'esercizio in corso del 96 % (in leggero calo rispetto al 98 % del 2022); apprende inoltre dalla relazione sui conti annuali del GEPD per il 2023 che il tasso di esecuzione degli stanziamenti di pagamento dell'esercizio in corso si è attestato all'84 % (inferiore rispetto all'88 % nel 2022); rileva peraltro dalle risposte del GEPD al questionario presentato dalla commissione per il controllo dei bilanci sul discarico del bilancio 2023 (il "questionario") che il tasso di esecuzione degli stanziamenti di pagamento è stato complessivamente del 91,33 % nel 2023 (in calo rispetto al 94,09 % del 2022);

7.osserva inoltre che l'importo dei riporti (C8) dal 2023 al 2024 ammontava a 2 517 942,67 EUR, pari all'11,08 % del bilancio totale per il 2023, mentre nel 2022 ammontava a 1 827 354,23 EUR, pari al 9,01 % del bilancio totale; segnala che il tasso di esecuzione del bilancio C8 nel 2023 è stato del 76,65 % (superiore al 73,77 % del 2022);

8.accoglie con favore il miglioramento del tempo medio di pagamento da 25 giorni nel 2022 a 19 giorni nel 2023, come pure il fatto che il 97,50 % dei pagamenti è elaborato nei tempi previsti; osserva che tale miglioramento è dovuto anche al fatto che il GEPD ha risolto un bug di vecchia data nel sistema di pagamento elettronico per le fatture relative ai costi di missione; rileva inoltre un aumento significativo del numero di pagamenti, che sono passati da 799 nel 2022 a 1 335 nel 2023; osserva, a tale riguardo, che il numero di operazioni è ancora inferiore ai livelli pre-pandemia a causa di cambiamenti nelle modalità di lavoro (ad esempio riunioni ibride o eventi virtuali per esperti);

9.fa presente che nel 2023 gli effetti della guerra illegale di aggressione della Russia nei confronti dell'Ucraina hanno continuato a esercitare pressioni sul bilancio del GEPD, anche attraverso l'aumento dell'inflazione e il conseguente incremento dei costi dell'energia, e che le linee di bilancio più colpite sono state le retribuzioni del personale, la sicurezza degli edifici e i costi di locazione, i costi di missione e i servizi forniti dal personale esterno; elogia, a tale riguardo, il GEPD per aver riadeguato le sue priorità e per aver attuato una ridistribuzione interna nei capitoli di bilancio; è consapevole del fatto che l'ottimizzazione del bilancio era necessaria per gestire con successo l'indicizzazione delle retribuzioni del personale e dei costi di locazione, nonché l'aumento dei costi dei servizi di assistenza giuridica esterna a causa dell'incremento del numero di decisioni vincolanti del GEPD, che si sono tradotte in un maggior numero di cause da difendere dinanzi alla Corte di giustizia dell'Unione europea (CGUE) con l'aiuto di assistenza giuridica esterna; deplora, in tale contesto, che il GEPD abbia dovuto rinviare alcune delle sue attività, come uno studio di fattibilità sull'intelligenza artificiale; invita il GEPD a rispettare le competenze del suo mandato adottando un approccio collaborativo con le istituzioni e le agenzie dell'Unione e a evitare di avviare azioni legali, in particolare quelle manifestamente inammissibili, onde evitare ripercussioni negative sulla gestione delle risorse, che non consentono al GEPD di svolgere le sue attività in quanto istituzione;

10.esprime preoccupazione per il sensibile rincaro dei costi di missione del personale del GEPD, che sono passati da 28 789 EUR nel 2021 e 176 903 EUR nel 2022 a 284 580 EUR nel 2023; invita il GEPD a valutare se le risorse spese per le missioni siano utilizzate in modo appropriato ed efficace; osserva che il GEPD ha cessato di rendere pubblico il numero di missioni finanziate dagli organizzatori, nonché le informazioni su quale unità o settore abbia partecipato a ciascuna missione, riducendo in tal modo la trasparenza per quanto riguarda le spese di missione; invita il GEPD a ripristinare tale prassi; incoraggia il GEPD a promuovere, ove opportuno, il ricorso a strumenti di videoconferenza, che potrebbero contribuire a ridurre il numero di missioni e i costi; invita il GEPD a valutare se le risorse spese per le missioni siano utilizzate in modo appropriato ed efficace;

11.osserva che il GEPD ha utilizzato nove indicatori chiave di prestazione (ICP) per monitorare le proprie prestazioni nel 2023, in linea con i principali obiettivi della strategia del GEPD per il periodo 2020-2024, attuata attraverso il piano di gestione annuale; apprende dalla relazione annuale che il GEPD ha ottenuto risultati superiori alle attese in quasi tutti i settori, come evidenziato dagli ICP per il 2023, ad eccezione di un solo ICP (il numero di follower del GEPD su alcuni account sui social media); osserva con preoccupazione che il GEPD si è trovato ad affrontare notevoli sfide a causa del crescente carico di lavoro e delle questioni complesse relative alla protezione dei dati derivanti dalla rapida evoluzione del panorama digitale, nonché dall'estensione del mandato del GEPD alle attività di vigilanza (quali audit e indagini) e dalle risposte alle consultazioni e alle consultazioni preliminari, il tutto nel contesto di un bilancio limitato; apprende dalla relazione di follow-up del GEPD alla risoluzione del Parlamento sull'esecuzione del bilancio del GEPD per il 2022 (la "relazione di follow-up") che diversi sviluppi legislativi negli ultimi due anni hanno inciso sul lavoro e sulle risorse del GEPD, a causa dell'ampliamento del mandato di Eurojust, delle nuove informazioni che Europol deve ricevere a norma del regolamento sui servizi digitali, dell'introduzione delle nuove banche dati su larga scala dell'Unione e del quadro di interoperabilità nel settore della giustizia e degli affari interni e dell'entrata in vigore del regolamento sull'intelligenza artificiale ("regolamento sull'IA"); invita la Commissione e l'autorità di bilancio a tenere conto di tali questioni nel corso della procedura annuale di bilancio;

12.accoglie con favore il fatto che, nel 2023, il GEPD abbia rafforzato la sua capacità di valutare le tendenze tecnologiche emergenti e il loro potenziale impatto sulla protezione dei dati e della vita privata e di prepararvisi; osserva che tale obiettivo è stato conseguito attraverso un approccio previsionale, prestando particolare attenzione al monitoraggio degli sviluppi in settori quali i modelli linguistici di grandi dimensioni, i portafogli di identità digitale, l'internet dei comportamenti, la realtà estesa e l'individuazione dei deepfake; accoglie con favore, in tale contesto, la pubblicazione da parte del GEPD della sua terza iniziativa TechSonar sulle tecnologie emergenti; si congratula inoltre con il GEPD per essersi aggiudicato il Global Privacy and Data Protection Award 2023 dell'Assemblea mondiale sulla vita privata nella categoria dell'innovazione;

13.osserva che il 2023 è stato caratterizzato da diversi cambiamenti organizzativi o aggiornamenti che si sono resi necessari per rispondere all'evolvere delle sfide in materia di protezione dei dati e per adattarvisi; accoglie con favore, in tale contesto, la nomina di un segretario generale a partire dal 1º luglio 2023; prende atto inoltre della trasformazione di due settori in unità (Informazione e comunicazione e Governance e controllo interno) e la creazione di tre nuovi settori specializzati all'interno dell'unità Tecnologia e vita privata: Sorveglianza e audit dei sistemi, Monitoraggio e previsione tecnologica e Trasformazione digitale;

14.evidenzia il ruolo del GEPD nel sorvegliare il trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione; prende atto con preoccupazione della durata dei procedimenti dinanzi al GEPD, dal momento che quest'ultimo non ha chiuso alcuna indagine nel 2023, ma osserva che, rispetto all'anno precedente, nel 2023 il numero di notifiche oltre le 72 ore è notevolmente diminuito;

15.constata che nel 2023 il GEPD ha ricevuto 420 denunce, vale a dire 53 in più rispetto al 2022, delle quali 73 sono state ritenute ammissibili e 347 sono state ritenute non ammissibili; osserva che il GEPD ha emesso una decisione, un parere o una risposta definitivi per 31 delle 73 denunce ricevute nel 2023 in media entro 44 giorni e ha risposto a tutte le 347 denunce non ammissibili ricevute; rileva che, di tutte le denunce ammissibili (tra quelle in corso e quelle ricevute nel 2023), 55 sono state finalizzate nel 2023, il che equivale a un aumento del 17 % rispetto al 2022; riconosce gli sforzi compiuti dal GEPD per ridurre l'elevato numero di reclami attraverso lo sviluppo di uno strumento dinamico sul sito web del GEPD, fermo restando che la quantità di reclami è rimasta gravosa a causa delle risorse limitate nel 2023; osserva con soddisfazione che il GEPD ha sviluppato vari strumenti e politiche procedurali per rafforzare i suoi processi di indagine nel 2023; elogia a tale riguardo il GEPD per aver modificato il suo regolamento interno in modo tale da sostituire la "procedura di riesame" con una "valutazione preliminare" al fine di salvaguardare il diritto di tutte le parti interessate di essere ascoltate, contribuendo in tal modo a un trattamento equo e tempestivo dei reclami e delle indagini;

16.sottolinea l'importante ruolo consultivo del GEPD nell'iter legislativo; osserva che, a norma dell'articolo 42, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, il GEPD ha risposto a 80 consultazioni legislative formali e i suoi consigli sono confluiti in 54 pareri (27 nel 2022), 26 commenti formali (49 nel 2022) e 34 commenti informali (30 nel 2022) destinati alla Commissione e ai colegislatori in risposta alle richieste di consultazione legislativa del 2023; elogia il GEPD per il suo contributo al regolamento sull'IA, in particolare il parere d'iniziativa del GEPD su tale regolamento e la consulenza sulle norme in materia di responsabilità per l'IA, nonché per il contributo del GEPD alla risoluzione dell'Assemblea mondiale sulla vita privata sui sistemi di IA generativi; prende atto del significativo aumento (+93 %) delle richieste di consultazione negli ultimi cinque anni;

17.osserva che nel 2023 il GEPD ha svolto otto indagini e cinque indagini preliminari, segnando un aumento significativo rispetto agli anni precedenti; rileva che nel 2023 il GEPD è stato attivamente coinvolto in un totale di 13 indagini e sette indagini preliminari, tra quelle avviate nel 2023 e quelle riportate da anni precedenti; prende atto che il GEPD ha portato avanti dal 2021 due indagini formali complesse e ad alta intensità di risorse sull'utilizzo da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione europea di servizi cloud forniti da soggetti esterni all'UE/al SEE, con particolare attenzione all'uso di Microsoft 365 da parte della Commissione; sollecita la tempestiva conclusione di tali indagini tenuto conto delle loro sostanziali incidenze sul funzionamento delle istituzioni; osserva inoltre che il GEPD ha avviato cinque indagini sulla base di reclami riguardanti i siti web di istituzioni, organi e organismi dell'UE, concentrandosi in senso ampio sulle questioni relative alla protezione dei dati e della vita privata, e che le relative valutazioni preliminari sono previste per il 2024;

18.esorta il GEPD a privilegiare e a rafforzare le procedure per il trattamento dei dati personali dei minori di età inferiore ai 15 anni, in particolare nel contesto dei sistemi di Europol, in cui tali persone possono essere qualificate di indiziati; è consapevole dell'accresciuta vulnerabilità di tale gruppo e della necessità di valide garanzie;

19.osserva che il GEPD ha indagato sul presunto uso da parte della Commissione del microtargeting sulla piattaforma X e ha portato avanti due indagini preliminari: un caso riguardante l'utilizzo da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'UE del servizio cloud Trello, chiuso nel 2023, e un altro, condotto nel 2024, sull'uso della profilazione sempre da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'UE; osserva che sono state avviate in totale sei indagini e quattro indagini preliminari (una nel 2022) nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia, il che equivale a un aumento significativo rispetto al 2022; prende atto delle preoccupazioni del GEPD in merito alle sfide che possono sorgere nel caso di indagini in cui è necessaria un'azione congiunta tra le autorità nazionali e le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'UE; rileva inoltre che, nell'ambito del suo piano di audit per il 2023, il GEPD ha sottoposto ad audit i seguenti organismi: l'Ufficio europeo di selezione del personale, la Banca europea per gli investimenti, la Banca centrale europea, il Centro europeo per la prevenzione e il controllo delle malattie e l'Agenzia europea per i medicinali;

20.rammenta che, nel 2022, il GEPD ha intentato dinanzi al Tribunale un'azione per l'annullamento di due disposizioni del regolamento Europol modificato, istanza successivamente respinta; osserva che, nel frattempo, il GEPD ha deciso di impugnare l'ordinanza del Tribunale nella causa T-578/22 Ordinanza del Tribunale del 6 settembre 2023, GEPD / Parlamento e Consiglio, T-578/22, ECLI:EU:T:2023:522., ritenendo che le questioni sollevate debbano essere affrontate al più alto livello; deplora che il GEPD non si sia reso conto della manifesta inammissibilità del suo ricorso, anche se l'istituzione non intendeva contestare un atto di Europol, bensì una modifica retroattiva del quadro giuridico volta a neutralizzare gli effetti delle azioni di esecuzione del GEPD; invita l'istituzione a cooperare con le istituzioni e le agenzie dell'Unione prima di avviare procedimenti giudiziari che impediscono l'adempimento del suo mandato e l'utilizzo delle sue risorse per le finalità previste; rileva inoltre che il GEPD ha anche dato seguito all'attuazione del suo decreto del 3 gennaio 2022, compresi i controlli sulle relazioni di Europol; si rammarica che la relazione finale sull'argomento sia stata comunicata dal GEPD solo il 22 luglio 2024;

21.osserva che, dopo l'attuazione pilota del nuovo quadro di gestione dei rischi presso il GEPD verso la fine del 2022, nel maggio 2023 è stata condotto un sondaggio anonimo sulla soddisfazione per valutarne l'efficacia e raccogliere ulteriori suggerimenti; rileva inoltre che i risultati del sondaggio sono stati positivi, il che ha portato all'adozione formale del quadro il 26 giugno 2023;

22.osserva che il servizio di audit interno ha effettuato un audit sulla metodologia per la pianificazione degli audit del GEPD presso il Garante nel 2023; osserva che l'audit si è concluso con due raccomandazioni rispetto alle quali il GEPD ha presentato un piano d'azione al servizio di audit interno; invita il GEPD a tenere regolarmente informata l'autorità di discarico riguardo ai progressi compiuti in tale ambito;

23.ricorda il trattato sull'Unione europea, in virtù del quale l'UE e le sue istituzioni promuovono la solidarietà e la parità tra donne e uomini;

24.rileva che, alla fine del 2023, il GEPD contava 129 membri del personale, rispetto ai 127 del 2022; osserva che il GEPD impiegava 50 agenti contrattuali (AC) ai sensi dell'articolo 3, lettera b), dello statuto dei funzionari e del regime applicabile agli altri agenti (52 AC nel 2022) e 7 agenti temporanei (AT) ai sensi dell'articolo 2, lettere b) e c) (6 AT nel 2022) e che si è avvalso dei servizi di 12 fornitori esterni di servizi (EXT) che lavoravano intra muros nel 2023 (8 EXT nel 2022); incoraggia il GEPD a proseguire gli sforzi per una rappresentanza geografica più equilibrata tra tutti gli Stati membri, in particolare a livello manageriale; accoglie con favore la maggiore diversità delle nazionalità rappresentate, pur rilevando con rammarico la continua sottorappresentanza delle donne nelle posizioni dirigenziali di alto livello; chiede l'adozione di una tabella di marcia per la parità di genere, che comprenda misure proattive di assunzione e programmi di formazione alla leadership per il personale femminile;

25.constata che nel 2023 tra il personale del GEPD erano rappresentate 23 nazionalità (dagli Stati membri), il che costituisce un miglioramento rispetto alle 22 nazionalità del 2022; prende atto con insoddisfazione della sovrarappresentanza di cinque nazionalità e della sottorappresentanza di altre nazionalità; esorta il GEPD a proseguire gli sforzi per conseguire una distribuzione geografica equilibrata delle nazionalità di tutti gli Stati membri tra il suo personale, potenziando la comunicazione, promuovendo la visibilità e migliorando le condizioni di lavoro per attrarre le nazionalità sottorappresentate;

26.rileva che nel 2023 il GEPD aveva una forza lavoro composta per il 65 % da donne e per il 35 % da uomini, in linea con le tendenze degli anni precedenti; deplora l'assenza di donne nei ruoli dirigenziali di alto livello, nonostante il conseguimento della parità di genere tra le sei posizioni dirigenziali di livello intermedio; esorta il GEPD a intensificare gli sforzi per garantire una rappresentanza equilibrata sotto il profilo del genere a tutti i livelli del personale e invita il GEPD a promuovere la candidatura di donne anche in vista della prossima elezione di un Garante da parte del Parlamento europeo;

27.constata un elevato tasso di occupazione della tabella dell'organico, pari al 95,65 %, ma anche un elevato tasso di avvicendamento, pari al 13 % nel 2023; osserva che la maggior parte dei posti vacanti è dovuta alla non idoneità dei candidati, vista la necessità di profili altamente specializzati per il GEDP e l'esiguo numero di candidati idonei; accoglie con favore il fatto che tali difficoltà siano state affrontate ripubblicando gli avvisi di posti vacanti, con una diffusione più ampia o maggiormente mirata degli avvisi o la riformulazione dei requisiti; accoglie con favore le misure adottate dal GEPD per quanto riguarda le procedure di assunzione; invita il GEPD a continuare ad affrontare le sfide legate alla ricerca di candidati idonei e a tenere informata l'autorità di discarico in merito ai miglioramenti nell'ambito delle assunzioni e dell'avvicendamento del personale;

28.osserva che, nella seconda metà del 2023, l'équipe Risorse umane del GEPD ha avviato un'iniziativa pilota per un nuovo processo di inserimento per i nuovi assunti, con sessioni che coprono, tra l'altro, la presentazione delle attività delle unità centrali, l'etica, le procedure di appalto e la sicurezza delle informazioni, e che nel 2023 sono state proposte tre sessioni di inserimento; invita il GEPD a continuare a offrire ai nuovi assunti sessioni di inserimento e all'intero personale sessioni obbligatorie che ricordino l'importanza di principi quali l'etica, i conflitti d'interesse, la trasparenza, il controllo interno e la lotta alle frodi, poiché tale approccio è diventato la norma nelle istituzioni dell'Unione; osserva inoltre che nel 2023 sono state offerte 12 sessioni individuali al personale del GEPD e dell'EDPB, sei sessioni di tutoraggio di gruppo in cui i partecipanti (livello dirigenziale) hanno appreso gli uni dagli altri, nonché un tutoraggio di squadra della durata di un anno con un formatore esperto in sviluppo della leadership presso la Scuola europea di amministrazione;

29.apprende dal questionario che il GEPD offre modalità di lavoro flessibili e ibride che sono ben accolte dal personale, il quale può beneficiare, tra l'altro, di congedi parentali, crediti di tempo, lavoro a tempo parziale o lavoro dall'estero per un numero limitato di giorni all'anno; osserva che, nel 2023, la maggior parte del personale si è avvalsa di tali modalità di lavoro e che l'86,30 % del personale ha fatto ricorso alle modalità di telelavoro nel 2023; ritiene che le infrastrutture immobiliari debbano essere ottimizzate per riflettere il suddetto elevato tasso di telelavoro, il che potrebbe contribuire a ridurre i costi operativi e a garantire un uso più efficiente dello spazio per uffici; accoglie con favore i continui sforzi del GEPD per migliorare attivamente il benessere fisico e mentale del suo personale;

30.elogia il GEPD per aver intrapreso diverse azioni di sensibilizzazione nel corso del 2023 condividendo informazioni relative all'eliminazione della discriminazione razziale, alla Giornata internazionale della donna, al mese europeo della diversità e all'apprendimento in materia di neurodiversità; osserva che attualmente il GEPD non impiega personale con disabilità, ma che dispone di una clausola sulle pari opportunità presente in tutti i suoi avvisi di posti vacanti e che incoraggia attivamente le candidature di candidati con disabilità;

31.prende atto dal questionario che il GEPD considera riservate tutte le informazioni sui casi di burnout, compreso il numero degli stessi; è in disaccordo su tale approccio e invita il GEPD a fornire annualmente all'autorità di discarico il numero di casi di burnout; rileva con soddisfazione che nel 2023 non sono stati segnalati casi di molestie presso il GEPD; accoglie con favore il fatto che nel 2023 il GEPD abbia continuato a offrire una presentazione antimolestie, realizzata da uno dei suoi consulenti di fiducia, nell'ambito della formazione iniziale denominata "Giornata di benvenuto del GEPD"; elogia la pubblicazione della decisione sulla lotta alle molestie e il ruolo dei consulenti di fiducia nell'intranet del GEPD;

32.osserva che, nel 2023, il GEPD ha concentrato i propri sforzi su una crescente consapevolezza del personale circa il quadro etico del GEPD/EDPB organizzando apposite sessioni di formazione obbligatorie per tutto il personale e sessioni di formazione iniziale per i nuovi assunti del GEPD/EDPB, nominando un nuovo responsabile per le questioni etiche e partecipando al gruppo di lavoro "Comité Paritaire des Questions Statuaries" che si occupa di questioni etiche; accoglie con favore la creazione di una casella di posta elettronica da parte del GEPD mediante la quale i membri del personale possono presentare le loro richieste di informazioni relative all'etica, nonché l'uso del modulo etico della Commissione in Sysper; incoraggia il GEPD a perseverare nella sua attività di sensibilizzazione e organizzazione delle indagini per valutare il livello di consapevolezza del personale circa il quadro etico del GEPD/EDPB;

33.accoglie con favore l'alto livello generale di trasparenza raggiunto dal GEPD in relazione alle sue attività, soprattutto per quanto concerne la pubblicazione dell'agenda e la dichiarazione di interessi del Garante e del capo dell'amministrazione del GEPD, in linea con il codice di condotta del Garante del 2019; apprende dalla relazione di follow-up che il GEPD ha adottato due codici di condotta, uno che si applica al Garante e un altro per il personale del GEPD; comprende che, nei casi in cui il Segretario generale è chiamato a sostituire il Garante, il codice di condotta di quest'ultimo si applica anche al Segretario generale;

34.rileva con soddisfazione che, dalla sua istituzione, il GEPD non è mai stato oggetto di alcuna indagine dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF);

35.osserva che, delle cinque indagini avviate dal Mediatore nel 2023 riguardanti il GEPD, quattro sono state chiuse senza ulteriori approfondimenti; osserva che, per un'indagine, la decisione era ancora in sospeso ed è prevista per l'ultimo trimestre del 2024; invita il GEPD a tenere informata l'autorità di discarico circa l'esito di tale indagine;

36.si rammarica del fatto che il GEPD non abbia ancora formalmente aderito al registro per la trasparenza dell'Unione; apprende ciò nondimeno dalla relazione di follow-up che, in vista di aderire formalmente al registro per la trasparenza, il GEPD ha avviato una valutazione interna sulle misure di trasparenza e che nel 2023 si sono svolte riunioni esplorative e scambi tra il GEPD e la segreteria del registro per la trasparenza; invita il GEPD a informare l'autorità di discarico sull'esito di tale esercizio di valutazione; ribadisce il suo invito al GEPD affinché aderisca al registro, anche per quanto riguarda la divulgazione proattiva delle riunioni con terzi, per garantire la trasparenza delle sue funzioni normativa e consultiva;

37.osserva con soddisfazione che, nel 2023, il GEPD ha istituito norme interne applicabili all'audizione di persone che potrebbero essere interessate da una decisione finale del GEPD adottata nell'ambito di indagini, comprese indagini di propria iniziativa, al fine di garantire il corretto esercizio del loro diritto fondamentale di essere ascoltate in tali procedimenti; elogia il GEPD per aver pubblicato una nuova scheda informativa sulle indagini del GEPD e una nuova politica in materia di indagini del GEPD, nonché per aver garantito che tutte le relazioni finanziarie, compresi i bilanci annuali, le relazioni contabili e le relazioni di audit, siano accessibili al pubblico su un sito web delle istituzioni dell'Unione e tramite altri canali ufficiali, visto il ruolo guida svolto dal GEPD nel migliorare la preparazione in materia di cibersicurezza delle istituzioni dell'Unione;

38.apprende con soddisfazione dal questionario che nel 2023 non sono stati segnalati casi di conflitti di interessi, denunce di irregolarità o frodi presso il GEPD; osserva che il GEPD ha istituito un quadro per prevenire i conflitti di interessi nell'alta dirigenza e nel personale mediante codici di condotta, azioni di sensibilizzazione e dichiarazioni di assenza di conflitti di interesse e riservatezza; osserva che, oltre all'introduzione obbligatoria al quadro etico del GEPD per tutti i nuovi membri del personale, questi ultimi vengono introdotti anche alla strategia antifrode del GEPD;

39.constata dal questionario che il GEPD dispone di norme interne per la denuncia delle irregolarità, che definiscono percorsi e canali sicuri mediante i quali il personale può manifestare i propri dubbi relativi a frodi, corruzione o ad altri illeciti gravi senza alcun pregiudizio alla riservatezza dell'identità dell'informatore e delle informazioni fornite; osserva che ad oggi non è mai stato segnalato un caso di denuncia di irregolarità presso il GEPD;

40.esorta il GEPD a divulgare pubblicamente qualsiasi ricusazione dovuta a conflitti d'interesse nelle sue decisioni esecutive, garantendo la piena trasparenza nella sorveglianza regolamentare e nel processo decisionale;

41.apprende dal questionario che il bilancio 2023 per le attrezzature e i progetti informatici è stato del 9,5 % inferiore al bilancio del 2022; osserva che tale diminuzione è dovuta principalmente al fatto che nel 2023 non sono stati commissionati nuovi studi di fattibilità informatica, contrariamente al 2022 quando tali studi rappresentavano una parte sostanziale del bilancio per le tecnologie dell'informazione; osserva inoltre che altri elementi di costo sono rimasti relativamente stabili tra i due esercizi, compresi i servizi informatici generali e la manutenzione;

42.prende atto, dalla relazione di follow-up e dal questionario, delle conclusioni dello studio di fattibilità informatica condotto nel 2022, che evidenziano lacune tra ciò che gli strumenti e i servizi informatici forniti dalla Commissione e dal Parlamento possono offrire e le esigenze specifiche del GEPD; osserva che tali lacune dovrebbero essere colmate sviluppando capacità e applicazioni interne per le quali è stato ritenuto necessario mobilitare almeno cinque membri del personale informatico ed esternalizzare una parte dei servizi del GEPD; deplora che, a causa dei vincoli di bilancio, l'attuazione delle raccomandazioni dello studio sia rimasta in sospeso; invita il GEPD a prendere in considerazione un approccio graduale, iniziando dalle raccomandazioni e dai progetti che richiederebbero meno risorse;

43.elogia i progressi compiuti nel 2023 dal GEPD nella digitalizzazione dei suoi flussi di lavoro e dei suoi processi, con l'introduzione di ARES, la firma digitale qualificata (e-IDAS) e una piattaforma collaborativa (Nextcloud) per la redazione di documenti e videoconferenze, nonché aggiornamenti dello strumento (Website Evidence Collector) che automatizza la raccolta del trattamento dei dati personali sui siti web dei titolari e dei responsabili del trattamento dei dati, l'adozione dell'ambiente di collaudo di EU Send Web, un servizio/canale per lo scambio di informazioni sensibili non classificate con altre istituzioni, organi e organismi dell'Unione, nonché gli ulteriori progressi compiuti verso l'attuazione di servizi che non possono essere esternalizzati, come il modulo e il flusso di lavoro elettronico per gestire le notifiche di violazione dei dati; rileva tuttavia difficoltà relativamente all'utilizzo e alla manutenzione del sistema degli appalti elettronici;

44.accoglie con favore l'impegno del GEPD a garantire che i contraenti esterni rispettino le necessarie norme morali ed etiche che ci si attende siano rispettate dalle istituzioni, dagli organi e dagli organismi dell'Unione, in particolare alla luce del precedente ricorso da parte del GEPD a società esterne che, secondo la graduatoria dell'Università di Yale, continuano a operare in Russia;

45.riconosce che il GEPD si affida con successo a molti dei sistemi amministrativi utilizzati dalla Commissione, in particolare nel settore delle risorse umane e dei processi di amministrazione aziendale, nonché ad alcuni servizi del Parlamento, tra cui la fornitura di computer portatili, infrastrutture di rete e videoconferenze; plaude alla conclusione del progetto che ha comportato il miglioramento della qualità e delle prestazioni dei computer forniti al personale del GEPD, in collaborazione con il Parlamento, in vista della generalizzazione del lavoro ibrido;

46.riconosce il ruolo di primo piano del GEPD nel migliorare la preparazione in materia di cibersicurezza delle istituzioni dell'Unione, lavorando nel contempo a stretto contatto con organismi quali l'Agenzia dell'Unione europea per la cibersicurezza (ENISA) e i poli di cibersicurezza come CERT-UE; lo esorta a elaborare un quadro di audit strutturato per i rischi legati alla cibersicurezza in seno agli organismi dell'Unione; constata che, nel 2023, il GEPD ha continuato a migliorare la protezione dei dati personali e delle informazioni sensibili contro gli attacchi informatici in un contesto di minacce alla cibersicurezza in rapida evoluzione; elogia in tale contesto il GEPD per aver rivisto le sue politiche e metodologie in materia di sicurezza in preparazione degli effetti del regolamento sulla cibersicurezza (regolamento (UE, Euratom) 2023/2841 Regolamento (UE, Euratom) 2023/2841 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 dicembre 2023, che stabilisce misure per un livello comune elevato di cibersicurezza nelle istituzioni, negli organi e negli organismi dell'Unione (GU L, 2023/2841, 18.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2841/oj).); prende atto, dal questionario, che il GEPD ha presentato una richiesta di due equivalenti a tempo pieno supplementari per coprire le infrastrutture di cibersicurezza in relazione ai suoi obblighi ai sensi di tale regolamento, nonché del ruolo del GEPD quale membro del comitato interistituzionale per la cibersicurezza (IICB); osserva altresì con soddisfazione che il GEPD ha migliorato la sua politica in materia di sicurezza delle informazioni e la sua politica di utilizzo accettabile per far fronte a specifiche minacce alla cibersicurezza in relazione al telelavoro, all'uso di dispositivi mobili personali e al divieto di applicazioni pericolose (TikTok); osserva che il GEPD non è stato vittima di attacchi informatici nel 2023; chiede relazioni pubbliche annuali sulle minacce individuate, sulle misure di risposta e sulla ciberresilienza istituzionale;

47.elogia il GEPD per aver aggiornato la formazione in materia di cibersicurezza per tutto il suo personale e rinnovato il modello di formazione in materia di sicurezza per i nuovi assunti; apprezza il fatto che il GEPD abbia dimostrato proattività nella sensibilizzazione in merito ai rischi per la sicurezza informatica, ad esempio preparando schede informative, svolgendo indagini con le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'Unione e conducendo campagne di sensibilizzazione; incoraggia il GEPD a garantire che il personale riceva una formazione obbligatoria sull'uso sicuro ed etico degli strumenti di IA al fine di migliorarne la comprensione e attenuarne i potenziali rischi;

48.constata che, nel 2023 come nel 2022, il GEPD e l'EDPB erano i soli locatari dell'edificio del Parlamento nel quale avevano sede dopo il trasferimento del Mediatore europeo a fine 2021 e che, affittando i propri locali dal Parlamento anziché dal mercato privato, il GEPD intende mantenere i costi di locazione e manutenzione a un livello ragionevole; osserva che il GEPD ha dovuto chiedere un importo supplementare di 81 856,84 EUR per il pagamento dei costi di locazione al Parlamento, dato che il tasso di indicizzazione era pari all'8,82 % e quindi superiore al massimale del 2 % per le spese amministrative;

49.osserva che, in termini di accessibilità dell'edificio, il GEPD si affida alle decisioni prese e adottate dal Parlamento nell'ambito della sua politica immobiliare; apprende dalla relazione di follow-up che il GEPD impiega personale con menomazioni fisiche dovute a gravi malattie; plaude all'impegno del GEPD di prendere in considerazione la possibilità di assumere tirocinanti a mobilità ridotta o con disabilità;

50.osserva che il GEPD non ha aderito al sistema di ecogestione e audit (EMAS), ma ha attuato diverse misure per ridurre la sua impronta ambientale, come la regolazione automatica e centralizzata della temperatura, lo spegnimento automatico delle luci in assenza di movimento nella stanza, l'acquisto di prodotti e servizi ecocompatibili e l'automazione dei flussi di lavoro con l'introduzione di ARES; apprende dalla relazione di follow-up che, secondo le informazioni ricevute dalla direzione generale delle Infrastrutture e della logistica del Parlamento, responsabile della gestione dell'edificio preso in locazione dal GEPD, su tale edificio sono installati pannelli solari; chiede al GEPD di informare l'autorità di discarico in merito alla quota (percentuale) dell'energia elettrica prodotta dai pannelli solari rispetto alle esigenze totali di consumo energetico annuo del GEPD; invita inoltre il GEPD a informare l'autorità di discarico in merito a eventuali nuovi sviluppi riguardanti il processo di certificazione EMAS;

51.osserva che il GEPD non ha valutato la sua impronta di carbonio nel 2023; plaude tuttavia al fatto che il GEPD continui ad applicare misure che riducono l'impronta di carbonio, limitando gli spostamenti casa-lavoro grazie alle possibilità di telelavoro, rimborsando il 50 % degli abbonamenti mensili/annuali del personale per l'utilizzo dei trasporti pubblici, incoraggiando il personale a prediligere la videoconferenza e i viaggi in treno per i tragitti brevi, avvalendosi della gestione elettronica del ciclo delle fatture e, per quanto riguarda le risorse umane, mettendo a punto procedure di selezione ed esercizi di valutazione interamente privi di supporti cartacei;

52.esorta il GEPD ad adottare l'EMAS per monitorare e migliorare sistematicamente la sua impronta ambientale, in particolare in termini di consumo energetico, riduzione dei rifiuti e politiche sostenibili in materia di uffici;

53.osserva che il GEPD affronta i rischi legati alla sostenibilità (come i rischi ambientali, sociali e di governance) in modo esaustivo mediante un esercizio annuale di valutazione dei rischi; accoglie con favore, a tale riguardo, l'adozione del nuovo processo di gestione del rischio da parte del GEPD nel 2023, che dovrebbe contribuire a individuare e analizzare meglio tali rischi e, di conseguenza, a calibrare meglio le azioni di mitigazione;

54.accoglie con favore i risparmi amministrativi e di bilancio ottenuti dal GEPD in virtù della cooperazione interistituzionale, in particolare la conclusione di un accordo sul livello dei servizi con il Parlamento per l'affitto delle sue strutture e per l'uso dei suoi sistemi informatici, le forniture hardware e la manutenzione, e con la Commissione per le risorse umane e i processi di amministrazione aziendale, nonché attraverso la partecipazione a grandi contratti quadro interistituzionali in settori quali la consulenza informatica, i servizi interinali e le forniture per ufficio; elogia inoltre il GEPD per aver mantenuto una cooperazione strutturata con il Mediatore, l'Agenzia per i diritti fondamentali e CERT-UE attraverso protocolli d'intesa;

55.constata che il GEPD partecipa alle riunioni di vari organi interistituzionali; accoglie con favore, in tale contesto, la partecipazione del GEPD alle riunioni dei capi dei servizi amministrativi e del comitato interistituzionale per la comunicazione online, guidato dalla direzione generale della Comunicazione del Parlamento; riconosce che la cooperazione interistituzionale con il GEPD, nel suo ruolo di supervisore, è di fondamentale importanza per consentire alle altre istituzioni dell'Unione di innalzare il proprio livello di conformità con il quadro giuridico di protezione dei dati;

56.chiede una più stretta cooperazione tra il GEPD, la Corte dei conti, l'OLAF e la Procura europea (EPPO) al fine di elaborare protocolli comuni per l'individuazione delle frodi nei dati digitali e nelle operazioni finanziarie all'interno delle istituzioni dell'UE; insiste sulla necessità di audit congiunti sui rischi di frode basata sull'IA;

57.accoglie con favore il ruolo cruciale svolto dal GEPD nel 2023 nel coordinamento delle autorità preposte alla protezione dei dati degli Stati membri al fine di promuovere una protezione dei dati coerente in tutta l'Unione; osserva che il GEPD si è unito a 26 autorità preposte alla protezione dei dati in un'azione di contrasto coordinata riguardante il ruolo e i compiti dei responsabili della protezione dei dati (RPD), valutando la loro conformità al regolamento (UE) 2018/1725; prende atto del coinvolgimento continuo e attivo del GEPD nel comitato di vigilanza coordinato nell'ambito dello spazio di libertà, sicurezza e giustizia, che affronta questioni quali la gestione delle denunce contro Europol e il rafforzamento dei processi di cooperazione; apprezza inoltre tutte le altre misure adottate per migliorare la cooperazione tra il GEPD e le autorità competenti per la protezione dei dati personali, quali lo svolgimento di un'ispezione congiunta di Europol con le autorità nazionali (Polonia e Lituania) e la partecipazione all'azione di controllo coordinata sul trattamento dei dati dei minori nei sistemi Europol, la partecipazione a una visita operativa presso la Procura europea delegata a Lisbona nel quadro di un accordo di lavoro con l'autorità portoghese preposta alla protezione dei dati e il coordinamento di un'ispezione in loco a Lesbo con l'autorità greca preposta alla protezione dei dati per verificare le pratiche di raccolta dei dati durante le operazioni congiunte condotte da Frontex; riconosce che tali impegni interistituzionali aiutano il GEPD ad allinearsi alle migliori pratiche delle istituzioni dell'Unione e a trarre vantaggio dallo scambio di informazioni con i servizi omologhi;

58.constata che il bilancio per la comunicazione pubblica e le attività promozionali nel 2023 ammontava a 468 000 EUR, importo che rappresenta un aumento del 54 % rispetto al 2022;

59.osserva con soddisfazione che nel 2023 il GEPD ha organizzato diversi eventi di comunicazione online e in presenza volti a sensibilizzare un pubblico più ampio in merito al ruolo e alla missione del GEPD e all'importanza di rispettare le norme dell'Unione in materia di protezione dei dati, quali la Giornata della protezione dei dati, la conferenza dei tirocinanti del GEPD (due volte l'anno), il seminario del GEPD sull'essenza dei diritti fondamentali alla vita privata e alla protezione dei dati e altri eventi internazionali;

60.osserva che il GEPD comunica online tramite il suo sito web e i suoi account su X (già Twitter) (29 400 follower), LinkedIn (71 000 follower), YouTube (2 900 follower), EU-Voice (5 900 follower) ed EU-Video (750 follower);

61.osserva che nel 2023 è proseguito il progetto pilota delle piattaforme EU-Voice ed EU-Video (reti di social media gratuite e open source, orientate alla protezione della vita privata e basate sui software Mastodon e PeerTube); accoglie con favore, a tale riguardo, il contributo del GEPD alla strategia dell'Unione in materia di dati e sovranità digitale al fine di promuovere l'indipendenza dell'Unione nel mondo digitale e il rispetto del quadro giuridico in materia di protezione dei dati.