1.merkt op dat de begroting van de EDPS valt onder MFK-rubriek 7, “Europees openbaar bestuur”, die in 2023 in totaal 12,3 miljard EUR bedroeg, ofwel 6,4 % van de begrotingsuitgaven van de Unie; merkt op dat de begroting van de EDPS goed was voor 0,18 % van de kredieten van rubriek 7 van het MFK;

2.neemt er nota van dat de Europese Rekenkamer (de “Rekenkamer”) in haar jaarverslag (het “verslag van de Rekenkamer”) over het begrotingsjaar 2023 een steekproef van 70 verrichtingen onder rubriek 7 heeft onderzocht, waarvan er 21 (30 %) fouten bevatten; merkt voorts op dat de Rekenkamer vijf van deze fouten heeft gekwantificeerd en daarbij tot de inschatting kwam dat het foutenpercentage onder de materialiteitsdrempel lag;

3.neemt nota van de opmerking in het verslag van de Rekenkamer dat de administratieve uitgaven onder meer uitgaven voor personele middelen, met inbegrip van pensioenen, omvatten, die in 2023 goed waren voor zo’n 70 % van de totale administratieve uitgaven, alsook uitgaven voor gebouwen, apparatuur, energieverbruik, communicatie en informatietechnologie; is ingenomen met het feit dat de Rekenkamer opnieuw heeft aangegeven dat de administratieve uitgaven over het algemeen een laag risico met zich meebrengen;

4.maakt uit het verslag van de Rekenkamer op dat zij in 2023 een salarisbetaling heeft gecontroleerd van een ambtenaar die in 2020 voor het laatst een verklaring had ingediend inzake het recht op kinder- en gezinstoelagen; deelt de bezorgdheid van de Rekenkamer over het feit dat een late ontvangst en verificatie van dergelijke verklaringen het risico vergroot dat betalingen worden uitgevoerd waarvoor de ontvanger niet in aanmerking kwam;

5.stelt vast dat de definitieve begroting voor 2023 van de EDPS 22 711 559 EUR bedroeg, een stijging van 12,06 % ten opzichte van 2022; merkt op dat de begroting van de EDPS ook dient ter dekking van de werkzaamheden van het onafhankelijke secretariaat van het EDPB; maakt uit het jaarverslag van de EDPS voor 2023 (het “jaarverslag”) op dat de goedgekeurde begroting van het EDPB in 2023 7,67 miljoen EUR bedroeg, waarvan 300 000 EUR werd toegekend via een gewijzigde begroting die nodig was vanwege een stijging van het aantal juridische procedures in 2023;

6.erkent dat de inspanningen van de EDPS op het gebied van begrotingstoezicht en -planning gedurende het begrotingsjaar 2023 hebben geresulteerd in een begrotingsuitvoeringspercentage voor de vastleggingskredieten van het lopende jaar ter hoogte van 96 % in 2023 (een bescheiden daling ten opzichte van 2022 toen dit percentage 98 % bedroeg); maakt voorts uit het verslag over de jaarrekening van de EDPS voor 2023 op dat het uitvoeringspercentage van de betalingskredieten voor het lopende jaar 84 % bedroeg (een daling ten opzichte van 2022 toen dit percentage 88 % bedroeg); maakt bovendien uit de antwoorden van de EDPS op de vragenlijst van de Commissie begrotingscontrole voor de kwijting 2023 (de “vragenlijst”) op dat het uitvoeringspercentage van de betalingskredieten in 2023 in totaal 91,33 % bedroeg, een daling ten opzichte van 2022 toen dit percentage 94,09 % bedroeg;

7.merkt voorts op dat het bedrag aan overdrachten (C8) van 2023 naar 2024 2 517 942,67 EUR bedroeg, ofwel 11,08 % van de totale begroting voor 2023, tegenover 1 827 354,23 EUR of 9,01 % van de totale begroting voor 2022; merkt op dat het uitvoeringspercentage van de C8-begroting in 2023 76,65 % bedroeg (een stijging ten opzichte van 2022 toen dit percentage 73,77 % bedroeg);

8.is ingenomen met de verbetering van de gemiddelde betalingstermijn van 25 dagen in 2022 tot 19 dagen in 2023, waarbij 97,50 % van de betalingen op tijd werd verwerkt; merkt op dat deze verbetering ook te danken is aan het feit dat de EDPS een oude bug in het elektronische betalingssysteem voor facturen in verband met dienstreizen heeft weggewerkt; merkt voorts op dat het aantal betalingen aanzienlijk is gestegen van 799 in 2022 naar 1 335 in 2023; merkt in dit verband op dat het aantal transacties nog steeds lager ligt dan vóór de pandemie, als gevolg van veranderingen in de manier van werken (zoals vergaderingen in hybride format of online evenementen voor deskundigen);

9.merkt op dat de gevolgen van de illegale Russische aanvalsoorlog tegen Oekraïne ook in 2023 begrotingsdruk opleverden voor de EDPS, onder meer door de stijgende inflatie en de daaruit voortvloeiende stijging van de energiekosten, hetgeen het sterkst tot uiting kwam in de begrotingslijnen personeelssalarissen, kosten voor de beveiliging van gebouwen en de huur van gebouwen, kosten van dienstreizen en extern ingekochte diensten; prijst in dit verband de EDPS voor het feit dat de EDPS zijn prioriteiten heeft aangepast en interne herschikkingen binnen begrotingshoofdstukken heeft doorgevoerd; begrijpt dat begrotingsoptimalisering noodzakelijk was gezien de indexering van salarissen en huurkosten, en gezien de kostenstijging voor externe juridische ondersteuning als gevolg van het grotere aantal bindende besluiten van de EDPS, waardoor een groter aantal zaken voor het Hof van Justitie van de Europese Unie (HvJ-EU) moest worden verdedigd, met hulp van externe juridische dienstverleners; betreurt in dit verband dat de EDPS een aantal van zijn activiteiten, zoals een haalbaarheidsstudie inzake artificiële intelligentie, heeft moeten uitstellen; verzoekt de EDPS zich te houden aan de bevoegdheden van zijn mandaat door samen te werken met de instellingen en agentschappen van de Unie, en geen gerechtelijke procedures in te leiden, met name wanneer deze kennelijk niet-ontvankelijk zijn, teneinde negatieve gevolgen voor het beheer van de middelen te voorkomen, waardoor de EDPS zijn activiteiten als orgaan niet kan uitvoeren;

10.uit zijn bezorgdheid over de aanzienlijke stijging van de kosten voor dienstreizen van EDPS-personeel, van 28 789 EUR in 2021 en 176 903 EUR in 2022 tot 284 580 EUR in 2023; verzoekt de EDPS te beoordelen of de middelen die aan dienstreizen worden besteed, op passende en doeltreffende wijze worden ingezet; merkt op dat de EDPS niet langer openbaar maakt hoeveel dienstreizen door de organisatoren worden gefinancierd en welke afdelingen of sectoren aan een dienstreis hebben deelgenomen, waardoor er minder transparantie is met betrekking tot de uitgaven voor dienstreizen; roept de EDPS op deze informatie opnieuw openbaar te maken; spoort de EDPS aan om erop aan te dringen dat er, waar mogelijk, gebruik wordt gemaakt van videoconferentie-instrumenten, aangezien dit kan bijdragen tot een vermindering van het aantal dienstreizen en tot lagere kosten; verzoekt de EDPS te beoordelen of de middelen die aan dienstreizen worden besteed, op passende en doeltreffende wijze worden ingezet;

11.merkt op dat de EDPS negen kernprestatie-indicatoren (KPI’s) heeft gebruikt om zijn prestaties in 2023 te monitoren, overeenkomstig de belangrijkste doelstellingen van de EDPS-strategie 2020-2024, die ten uitvoer wordt gelegd via het jaarlijkse beheersplan; maakt uit het jaarverslag op dat de EDPS, op basis van de resultaten van de KPI’s voor 2023, op bijna alle gebieden bovenmaats heeft gepresteerd, met uitzondering van één KPI (het aantal volgers van de EDPS op sommige sociale media-accounts); stelt met bezorgdheid vast dat de EDPS te maken heeft gehad met aanzienlijke uitdagingen als gevolg van een toenemende werklast en complexe gegevensbeschermingskwesties als gevolg van het snel evoluerende digitale landschap, alsmede ten gevolge van de uitbreiding van het mandaat van de EDPS naar toezichtactiviteiten (zoals audits en onderzoeken) en reacties op raadplegingen en voorafgaande raadplegingen, allemaal in de context van een beperkte begroting; maakt uit het follow-upverslag van de EDPS naar aanleiding van de resolutie van het Parlement over de uitvoering van de begroting van de EDPS voor 2022 (het “follow-upverslag”) op dat verschillende wetgevingsontwikkelingen in de afgelopen twee jaar van invloed zijn geweest op het werk en de middelen van de EDPS, als gevolg van de uitbreiding van het mandaat van Eurojust, nieuwe door Europol te ontvangen informatie in het kader van de wet inzake digitale diensten, de uitrol van de nieuwe grootschalige databanken en interoperabiliteitskaders van de Unie op het gebied van justitie en binnenlandse zaken en de inwerkingtreding van de verordening artificiële intelligentie (de “AI-verordening”); verzoekt de Commissie en de begrotingsautoriteit om in het kader van de jaarlijkse begrotingsprocedure met deze zaken rekening te houden;

12.is ingenomen met het feit dat de EDPS in 2023 zijn vermogen heeft versterkt om opkomende technologische trends en de mogelijke gevolgen van die trends voor privacy en gegevensbescherming te beoordelen en zich daarop voor te bereiden; merkt op dat dit is bereikt door middel van een op prognoses gebaseerde benadering, met bijzondere aandacht voor het monitoren van ontwikkelingen op gebieden zoals grote taalmodellen, portemonnees voor digitale identiteit, Internet of Behaviour, extended reality en deepfake-detectie; is in dit verband ingenomen met de publicatie door de EDPS van zijn derde TechSonar-initiatief inzake opkomende technologieën; feliciteert de EDPS bovendien met het feit dat de EDPS in 2023 een Global Privacy and Data Protection Award in de categorie innovatie in ontvangst mocht nemen;

13.merkt op dat 2023 werd gekenmerkt door verschillende organisatorische veranderingen of actualiseringen die nodig waren om te reageren op en zich aan te passen aan de veranderende uitdagingen op het gebied van gegevensbescherming; is in dit verband ingenomen met de benoeming van een secretaris-generaal met ingang van 1 juli 2023; wijst voorts op de samenvoeging van twee sectoren tot een gezamenlijke structuur, wat bijvoorbeeld de eenheden “Informatie en communicatie” en “Governance en interne controle” heeft opgeleverd, en op de oprichting van drie nieuwe gespecialiseerde sectoren binnen de eenheid “Technologie en privacy” (T&P): “Systeemtoezicht en -audit”, “Technologiemonitoring en -prognose” en “Digitale transformatie”;

14.wijst op de rol van de EDPS bij het toezicht op de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie; neemt met bezorgdheid kennis van de duur van de EDPS-procedures, aangezien de EDPS in 2023 geen enkel onderzoek heeft afgesloten, terwijl het aantal kennisgevingen na de 72 uur in 2023 significant is afgenomen ten opzichte van het voorgaande jaar;

15.merkt op dat de EDPS in 2023 420 klachten heeft ontvangen, d.w.z. 53 meer dan in 2022, waarvan er 73 ontvankelijk waren en 347 niet-ontvankelijk; merkt op dat de EDPS ter zake van 31 van de 73 in 2023 ontvangen klachten gemiddeld binnen 44 dagen een definitief besluit, advies of antwoord heeft uitgebracht en dat de EDPS alle 347 niet-ontvankelijke klachten van antwoord heeft voorzien; stelt vast dat 55 van het totale aantal ontvankelijke klachten (nog openstaand of ontvangen in de loop van 2023) in 2023 werden afgesloten, een stijging van 17 % ten opzichte van 2022; erkent de inspanningen van de EDPS om het grote aantal klachten omlaag te brengen door een dynamische tool voor de EDPS-website te ontwikkelen, hoewel het hoge aantal klachten in 2023 problematisch bleef gezien de beperkte middelen waarover de EDPS beschikte; stelt met tevredenheid vast dat de EDPS in 2023 verschillende procedurele instrumenten en beleidsmaatregelen heeft ontwikkeld om zijn onderzoeksprocessen te verbeteren; prijst de EDPS in dit verband voor de wijziging van zijn reglement van orde, waarbij het artikel over “herziening” werd vervangen door een artikel over “voorlopige beoordeling”, met als doel het recht van alle betrokken partijen om te worden gehoord te waarborgen, hetgeen bijdraagt tot een eerlijke en tijdige afhandeling van klachten en onderzoeken;

16.benadrukt dat de EDPS in het wetgevingsproces een belangrijke raadgevende en adviserende functie vervult; merkt op dat de EDPS in 2023 heeft gereageerd op 80 formele legislatieve raadplegingen overeenkomstig artikel 42, lid 1, van Verordening (EU) 2018/1725, en dit heeft gedaan in de vorm van 54 adviezen (t.o.v. 27 in 2022), 26 formele opmerkingen (t.o.v. 49 in 2022) en 34 informele opmerkingen (t.o.v. 30 in 2022) gericht aan de Commissie en de medewetgevers in antwoord op verzoeken om wetgevingsraadpleging; prijst de EDPS voor zijn inbreng in verband met de AI-verordening, met name het initiatiefadvies van de EDPS inzake de AI-verordening en het advies inzake de AI-aansprakelijkheidsregels, alsook voor zijn bijdrage aan de GPA-resolutie over generatieve AI-systemen; stelt vast dat het aantal raadplegingsverzoeken de afgelopen vijf jaar aanzienlijk is gestegen (+ 93 %);

17.merkt op dat de EDPS in 2023 acht onderzoeken en vijf vooronderzoeken heeft uitgevoerd, wat een aanzienlijke stijging betekent ten opzichte van voorgaande jaren; merkt op dat de EDPS in 2023 actief bezig was in 13 onderzoeken en zeven vooronderzoeken, die ofwel in 2023 werden gestart ofwel uit voorgaande jaren waren overgedragen; merkt op dat de EDPS twee complexe en arbeidsintensieve formele onderzoeken uit 2021 heeft voortgezet naar het gebruik door de instellingen, organen en agentschappen van de Europese Unie (EU-IOA’s) van clouddiensten van niet-EU/EER-entiteiten, met onder meer een focus op het gebruik door de Commissie van Microsoft 365; dringt erop aan deze onderzoeken tijdig af te ronden vanwege de aanzienlijke gevolgen ervan voor de werking van de instellingen; merkt voorts op dat de EDPS ook vijf onderzoeken heeft opgestart op basis van klachten over de websites van EU-IOA’s, waarbij de nadruk in brede zin ligt op kwesties rondom privacy en gegevensbescherming, en dat voorlopige beoordelingen in 2024 worden verwacht;

18.dringt er bij de EDPS op aan voorrang te geven aan procedures voor de verwerking van persoonsgegevens van minderjarigen jonger dan 15 jaar en deze te verbeteren, met name in het kader van de systemen van Europol, waar dergelijke personen als verdachten kunnen worden aangemerkt; erkent de toegenomen kwetsbaarheid van deze groep en de noodzaak van robuuste waarborgen;

19.merkt op dat de EDPS het vermeende gebruik van microtargeting door de Commissie op het platform X heeft onderzocht en twee vooronderzoeken heeft voortgezet: een zaak betreffende het gebruik van de clouddienst Trello door EU-IOA’s, die in 2023 werd afgesloten, en een zaak over het gebruik van profilering door EU-IOA’s, die in 2024 werd uitgevoerd; merkt op dat in totaal zes onderzoeken en vier vooronderzoeken (één vooronderzoek in 2022) werden opgestart op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht, wat neerkomt op een aanzienlijke stijging ten opzichte van 2022; neemt kennis van de bezorgdheid van de EDPS over de uitdagingen die zich kunnen voordoen in het geval van onderzoeken waarbij gezamenlijk optreden van nationale autoriteiten en EU-IOA’s nodig is; merkt voorts op dat de EDPS in het kader van zijn controleplan voor 2023 de volgende instanties heeft gecontroleerd: het Europees Bureau voor personeelsselectie, de Europese Investeringsbank, de Europese Centrale Bank, het Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding en het Europees Geneesmiddelenbureau;

20.merkt op dat de EDPS in 2022 bij het Gerecht van de Europese Unie beroep tot nietigverklaring van twee bepalingen van de gewijzigde Europol-verordening heeft ingesteld, dat door het Gerecht werd verworpen; merkt op dat de EDPS inmiddels heeft besloten beroep in te stellen tegen de beschikking van het Gerecht in zaak T-578/22Beschikking van het Gerecht van 6 september 2023, EDPS/Parlement en Raad, T-578/22, ECLI:EU:T:2023:522., aangezien de EDPS van mening is dat de aan de orde gestelde kwesties op het hoogste niveau moeten worden beoordeeld; betreurt dat de EDPS de kennelijke niet-ontvankelijkheid van zijn beroep niet aanvaardt, ook al was het niet de bedoeling van het orgaan om een handeling van Europol aan te vechten, maar een wijziging met terugwerkende kracht van het rechtskader, die er volgens de EDPS op was gericht de gevolgen van een besluit van de EDPS teniet te doen; verzoekt het orgaan samen te werken met de instellingen en agentschappen van de Unie alvorens gerechtelijke procedures in te leiden waardoor het zijn mandaat niet kan vervullen en geen gebruik kan maken van zijn middelen voor doeleinden waarvoor zij bestemd waren; merkt voorts op dat de EDPS ook een follow-up heeft gegeven aan de uitvoering van zijn bevel van 3 januari 2022, onder meer in de vorm van controles van de verslaglegging van Europol; betreurt dat het eindverslag over deze kwestie pas op 22 juli 2024 door de EDPS is ingediend;

21.merkt op dat, na de proefinvoering eind 2022 van het nieuwe kader voor risicobeheer bij de EDPS, in mei 2023 een anonieme tevredenheidsenquête is uitgevoerd om de doeltreffendheid van dit kader te beoordelen en aanvullende suggesties te verzamelen; merkt voorts op dat de resultaten van de enquête positief waren, wat heeft geleid tot de formele goedkeuring van het kader op 26 juni 2023;

22.merkt op dat de dienst Interne Audit (IAS) in 2023 een audit bij de EDPS heeft uitgevoerd van de methodologie voor de planning van EDPS-controles; merkt op dat uit die audit twee aanbevelingen voortkwamen waarvoor de EDPS een actieplan bij de IAS heeft ingediend; verzoekt de EDPS de kwijtingsautoriteit regelmatig op de hoogte te houden van de voortgang op dit punt;

23.herinnert eraan dat de EU en haar instellingen volgens het Verdrag betreffende de Europese Unie solidariteit en gelijkheid van vrouwen en mannen moeten bevorderen;

24.merkt op dat de EDPS eind 2023 129 personeelsleden telde, tegenover 127 in 2022; merkt op dat de EDPS in 2023 50 arbeidscontractanten (CA) in dienst had uit hoofde van artikel 3, punt b), van het Statuut van de ambtenaren van de EU en de regeling die van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie (52 CA in 2022), 7 tijdelijke functionarissen (TA) uit hoofde van artikel 2, punten b) en c), (6 TA in 2022) en gebruik heeft gemaakt van de diensten van 12 externe dienstverleners (EXT) die intra-muros werkten (8 EXT in 2022); spoort de EDPS aan zich te blijven inspannen voor een evenwichtigere geografische vertegenwoordiging van alle lidstaten, met name op managementniveau; is ingenomen met de toegenomen diversiteit van de vertegenwoordigde nationaliteiten, maar betreurt de aanhoudende ondervertegenwoordiging van vrouwen in hogere managementfuncties; dringt aan op de vaststelling van een routekaart voor gendergelijkheid, met inbegrip van proactieve aanwervingsmaatregelen en leiderschapsopleidingsprogramma’s voor vrouwelijke personeelsleden;

25.merkt op dat er in 2023 in de EDPS 23 nationaliteiten (van de lidstaten) vertegenwoordigd waren, wat een verbetering is ten opzichte van 2022, toen dit er 22 waren; constateert met ontevredenheid dat vijf nationaliteiten oververtegenwoordigd zijn en dat andere nationaliteiten ondervertegenwoordigd zijn; dringt er bij de EDPS op aan te blijven streven naar een evenwichtige vertegenwoordiging van onderdanen uit alle lidstaten onder het personeel en in dat kader de communicatie te verbeteren, de zichtbaarheid van de EDPS te vergroten en de arbeidsvoorwaarden te verbeteren, met als doel personen uit ondervertegenwoordigde landen aan te trekken;

26.merkt op dat de EDPS ook in 2023 een personeelsbestand van 65 % vrouwen en 35 % mannen had, gelijk aan voorgaande jaren; stelt vast dat er bij de zes middenkaderposten sprake was van gendergelijkheid, maar dat er geen vrouwen zijn die hogere managementfuncties bekleden, en betreurt dit; dringt er bij de EDPS op aan meer inspanningen te leveren om te zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van mannen en vrouwen op alle personeelsniveaus, en verzoekt de EDPS om vrouwen aan te sporen om te solliciteren, ook met het oog op de volgende verkiezing van een toezichthouder door het Parlement;

27.wijst op de hoge bezettingsgraad van 95,65 % van de personeelsformatie, maar ook op het hoge verloop onder het personeel, namelijk 13 % in 2023; merkt op dat de meeste openstaande vacatures het gevolg waren van het feit dat er geen geschikte kandidaten waren, wat komt doordat de functieprofielen van de EDPS zeer gespecialiseerd zijn en de groep mensen die aan de specifieke vereisten voldoen maar klein is; is ingenomen met de manier waarop deze uitdagingen zijn aangepakt, namelijk door middel van het opnieuw bekendmaken van vacatures onder een bredere of meer toegespitste doelgroep of door het herformuleren van de functievereisten; is ingenomen met de stappen die de EDPS heeft genomen met betrekking tot het aanwervingsproces; verzoekt de EDPS de uitdagingen bij het vinden van geschikte kandidaten te blijven aanpakken en de kwijtingsautoriteit op de hoogte te houden van positieve ontwikkelingen wat betreft de aanwerving van personeel en personeelsverloop;

28.merkt op dat de afdeling Personeelszaken van de EDPS in de tweede helft van 2023 een proefproject is gestart voor een nieuw onboardingproces voor nieuwkomers, met sessies over onder meer de werkzaamheden van bepaalde afdelingen, ethiek, aanbestedingsprocedures en informatiebeveiliging, en dat in 2023 drie onboardingsessies werden aangeboden; verzoekt de EDPS door te gaan met het aanbieden van onboardingsessies aan nieuwkomers en verplichte sessies aan alle personeelsleden, waarin wordt gewezen op het belang van de beginselen inzake ethiek, belangenconflicten, transparantie, interne controle en fraudebestrijding, aangezien dergelijke sessies de norm zijn geworden in de instellingen van de Unie; merkt voorts op dat er in 2023 twaalf individuele sessies werden aangeboden aan het personeel van de EDPS en het EDPB, zes groepscoachingsessies waarin deelnemers (op managementniveau) van elkaar konden leren, alsook een eenjarig teamcoachingstraject over leiderschap aan de Europese Bestuursschool;

29.maakt uit de vragenlijst op dat de EDPS heeft voorzien in regelingen voor flexibel en hybride werken en dat deze positief worden gewaardeerd door de personeelsleden die onder meer ouderschapsverlof of onbetaald verlof kunnen opnemen, in deeltijd kunnen werken en gedurende een aantal dagen per jaar vanuit het buitenland kunnen werken; merkt op dat het merendeel van de personeelsleden in 2023 van deze regelingen gebruik heeft gemaakt, en dat 86,30 % van het personeel in 2023 heeft getelewerkt; is van mening dat de gebouweninfrastructuur moet worden geoptimaliseerd, zodat rekening wordt gehouden met dit hoge percentage telewerken, omdat daardoor de operationele kosten kunnen worden verlaagd en efficiënter gebruik kan worden gemaakt van kantoorruimte; is ingenomen met de aanhoudende inspanningen van de EDPS om het lichamelijk en geestelijk welzijn van zijn personeel actief te verbeteren;

30.prijst de EDPS voor de uitvoering van verschillende voorlichtingscampagnes in 2023, waarbij informatie werd gedeeld over de uitbanning van rassendiscriminatie, Internationale Vrouwendag, de EU-diversiteitsmaand en het opdoen van kennis over neurodiversiteit; merkt op dat de EDPS momenteel geen personeel met een handicap in dienst heeft, maar dat in alle vacatures van de EDPS een clausule inzake gelijke kansen is opgenomen, en dat de EDPS sollicitaties van kandidaten met een handicap actief aanmoedigt;

31.maakt uit de vragenlijst op dat de EDPS alle informatie over gevallen van burn-out als vertrouwelijk beschouwt, ook het aantal gevallen van burn-out; deelt die mening niet en roept de EDPS op om de kwijtingsautoriteit jaarlijks te informeren over het aantal gevallen van burn-out; stelt met tevredenheid vast dat er in 2023 bij de EDPS geen gevallen van intimidatie zijn gemeld; is ingenomen met het feit dat de EDPS ook in 2023 een presentatie over de bestrijding van intimidatie heeft gegeven bij monde van een van de vertrouwenspersonen van de EDPS, in het kader van de opleiding die wordt aangeboden op de “EDPS Welcome Day”; waardeert dat het besluit over de bestrijding van intimidatie en de rol van de vertrouwenspersonen op het intranet van de EDPS is gepubliceerd;

32.merkt op dat de EDPS in 2023 zijn inspanningen heeft toegespitst op het onder de aandacht brengen bij het personeel van het ethisch kader van de EDPS/het EDPB door het organiseren van verplichte opleidingssessies specifiek hierover voor al het personeel alsook introductieopleidingen voor nieuwkomers bij de EDPS/het EDPB, de benoeming van een nieuwe functionaris voor ethiek en deelname aan de werkgroep ethiek van het Comité paritaire des questions statutaires; is ingenomen met de instelling van een mailbox door de EDPS waar personeelsleden hun verzoeken met betrekking tot ethische vraagstukken kunnen indienen, alsook met het gebruik van de ethiekmodule van de Commissie in Sysper; spoort de EDPS aan om door te gaan met het geven van voorlichting en het houden van enquêtes om na te gaan in hoeverre het ethisch kader van de EDPS/het EDPB onder het personeel bekend is;

33.is ingenomen met het hoge algemene niveau van transparantie dat de EDPS heeft bereikt met betrekking tot zijn activiteiten, met name wat betreft de publicatie van de agenda en de belangenverklaringen van de Toezichthouder en het hoofd van de EDPS-administratie, in overeenstemming met de gedragscode voor de Toezichthouder van 2019; maakt uit het follow-upverslag op dat de EDPS twee gedragscodes heeft aangenomen, een die van toepassing is op de Toezichthouder en een die van toepassing is op het personeel van de EDPS; begrijpt dat in gevallen waarin de secretaris-generaal wordt verzocht de Toezichthouder te vervangen, diens gedragscode ook van toepassing is op de secretaris-generaal;

34.stelt met tevredenheid vast dat de EDPS sinds zijn oprichting nooit betrokken is geweest bij onderzoeken van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF);

35.merkt op dat van de vijf onderzoeken die de Ombudsman in 2023 met betrekking tot de EDPS heeft geopend, er vier zonder verder onderzoek zijn afgesloten; merkt op dat met betrekking tot één onderzoek nog geen besluit was genomen, maar dat dit besluit naar verwachting in het vierde kwartaal van 2024 zou worden genomen; verzoekt de EDPS de kwijtingsautoriteit op de hoogte te houden van de uitkomst van dat onderzoek;

36.betreurt dat de EDPS zich nog steeds niet formeel heeft aangesloten bij het transparantieregister van de Unie; maakt echter uit het follow-upverslag op dat de EDPS, met het oog op zijn formele toetreding tot het transparantieregister van de Unie, een interne beoordeling inzake transparantiemaatregelen is gestart en dat er in 2023 oriënterende vergaderingen en contacten tussen de EDPS en het secretariaat van het register hebben plaatsgevonden; verzoekt de EDPS de kwijtingsautoriteit te informeren over het resultaat van deze interne beoordeling van de transparantiemaatregelen; roept de EDPS nogmaals op om zich aan te sluiten bij en gebruik te maken van het transparantieregister, en onder meer informatie over zijn vergaderingen met derden proactief openbaar te maken, om de transparantie met betrekking tot de toezichthoudende en raadgevende taken van de EDPS te waarborgen;

37.stelt met tevredenheid vast dat de EDPS in 2023 interne regels heeft opgesteld voor het horen van personen voor wie een definitief besluit van de EDPS in het kader van onderzoeken, al dan niet op initiatief van de EDPS, gevolgen kan hebben, teneinde te waarborgen dat deze personen hun grondrecht om in die procedures te worden gehoord naar behoren kunnen uitoefenen; prijst de EDPS voor het publiceren van een nieuwe factsheet over EDPS-onderzoeken en van nieuwe EDPS-beleidslijnen inzake onderzoeken, alsook voor het openbaar toegankelijk maken van alle financiële verslagen, waaronder jaarlijkse begrotingen, boekhoud- en auditverslagen, via een EU-website en via andere officiële kanalen, aangezien de EDPS een leidende rol speelt bij het verbeteren van de paraatheid van de instellingen van de Unie op het gebied van cyberbeveiliging;

38.maakt met tevredenheid uit de vragenlijst op dat er binnen de EDPS in 2023 geen gevallen zijn gemeld van belangenconflicten, klokkenluiden of fraude; merkt op dat de EDPS een kader heeft opgezet voor de preventie van belangenconflicten op de hogere niveaus van het management en het personeel door middel van gedragscodes, voorlichting en verklaringen inzake belangenconflicten en vertrouwelijkheid; merkt op dat, naast de verplichte introductie voor alle nieuwe personeelsleden over het ethisch kader van de EDPS, nieuwe personeelsleden ook informatie krijgen over de fraudebestrijdingsstrategie van de EDPS;

39.maakt uit de vragenlijst op dat de EDPS interne regels heeft inzake klokkenluiden die voorzien in veilige procedures en kanalen die personeelsleden de mogelijkheid bieden hun bezorgdheid te uiten over fraude, corruptie of andere ernstige wanpraktijken, zonder dat de vertrouwelijkheid van de identiteit van de klokkenluider en de gemelde informatie in gevaar komt; merkt op dat er bij de EDPS tot nu toe nog geen klokkenluiderszaak heeft gespeeld;

40.dringt er bij de EDPS op aan om in zijn handhavingsbesluiten alle terugtrekkingsbesluiten vanwege belangenconflicten openbaar te maken, om volledige transparantie bij het toezicht op regelgeving en besluitvorming te waarborgen;

41.maakt uit de vragenlijst op dat de begroting voor 2023 voor IT-apparatuur en -projecten 9,5 % lager was dan in 2022; merkt op dat deze daling voornamelijk het gevolg was van het feit dat er in 2023 geen nieuwe IT-haalbaarheidsstudies zijn ingekocht, in tegenstelling tot 2022, toen dergelijke studies een aanzienlijk deel van het IT-budget uitmaakten; merkt voorts op dat andere kostenelementen in 2023 ten opzichte van het jaar ervoor relatief stabiel bleven, waaronder de kosten van algemene IT-diensten en IT‑onderhoud;

42.verneemt uit het follow-upverslag en de vragenlijst de conclusies van de in 2022 uitgevoerde IT-haalbaarheidsstudie, waaruit blijkt dat er lacunes zijn tussen datgene wat de IT-instrumenten en -diensten van de Commissie en het Parlement kunnen bieden en de specifieke behoeften van de EDPS; merkt op dat deze lacunes moeten worden verholpen door interne capaciteiten en toepassingen te ontwikkelen en dat hiervoor ten minste vijf IT-medewerkers en gedeeltelijke uitbesteding noodzakelijk werden geacht; betreurt dat de uitvoering van de aanbevelingen van de studie vanwege budgettaire beperkingen opgeschort is; verzoekt de EDPS na te denken over een stapsgewijze aanpak waarbij begonnen wordt met de aanbevelingen en projecten waarvoor minder middelen nodig zijn;

43.prijst de vooruitgang die de EDPS in 2023 heeft geboekt bij het digitaliseren van zijn workflows en processen, met de invoering van ARES, de gekwalificeerde digitale handtekening (e-IDAS) en een samenwerkingsplatform (Nextcloud) voor het opstellen van documenten en de invoering van videoconferenties, alsook updates van de tool (Website Evidence Collector) voor automatische verzameling van persoonsgegevens op websites van verwerkingsverantwoordelijken en gegevensverwerkers, de invoering van de acceptatieomgeving van EU Send Web, een dienst/kanaal voor de uitwisseling van gevoelige niet-gerubriceerde informatie met andere EU-IOA’s, alsook de verdere voortgang wat betreft de uitvoering van diensten die niet kunnen worden uitbesteed, zoals het formulier en de elektronische workflow voor het beheer van meldingen van datalekken; wijst niettemin op problemen met betrekking tot het gebruik en het onderhoud van het e-aanbestedingssysteem;

44.verheugt zich erover dat de EDPS er nauwgezet op toeziet dat externe contractanten voldoen aan de nodige morele en ethische normen die van alle instellingen, organen en instanties van de Unie worden verwacht, met name rekening houdend met het feit dat de EDPS in het verleden een beroep heeft gedaan op de diensten van externe bedrijven die volgens de rangschikking van de Universiteit van Yale nog steeds actief zijn in Rusland;

45.erkent dat de EDPS met succes gebruik maakt van veel van de administratieve systemen die door de Commissie worden gebruikt, met name op het gebied van personeelszaken en administratieve bedrijfsvoering, alsook van een aantal diensten van het Parlement, waaronder de levering van laptops en netwerkinfrastructuur en videoconferentiediensten; spreekt zijn waardering uit voor het feit dat het project ter verbetering van de kwaliteit en de prestatie van de computers die aan het personeel van de EDPS worden verstrekt met het oog op de uitbreiding van hybride werkvormen, waarbij met het Parlement werd samengewerkt, inmiddels is afgerond;

46.erkent de leidende rol van de EDPS bij het verbeteren van de paraatheid van de instellingen van de Unie op het gebied van cyberbeveiliging, en neemt nota van de nauwe samenwerking van de EDPS met organen zoals het Agentschap van de Europese Unie voor cyberbeveiliging (Enisa) en cyberbeveiligingshubs zoals CERT-EU; dringt er bij het orgaan op aan een gestructureerd auditkader voor cyberbeveiligingsrisico’s binnen organen van de Unie te ontwikkelen; merkt op dat de EDPS in 2023 zijn paraatheid op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens en gevoelige informatie tegen cyberaanvallen is blijven versterken in het licht van het snel veranderende dreigingslandschap wat betreft cyberbeveiliging; prijst de EDPS in dit verband voor het evalueren van zijn beveiligingsbeleid en -methoden, anticiperend op het effect van de cyberbeveiligingsverordening (Verordening (EU, Euratom) 2023/2841Verordening (EU, Euratom) 2023/2841 van het Europees Parlement en de Raad van 13 december 2023 tot vaststelling van maatregelen voor een hoog gezamenlijk niveau van cyberbeveiliging in de instellingen, organen en instanties van de Unie (PB L, 2023/2841, 18.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2841/oj).); maakt uit de vragenlijst op dat de EDPS een verzoek heeft ingediend om twee extra voltijdequivalenten voor cyberbeveiligingsinfrastructuur in verband met de verplichtingen van de EDPS uit hoofde van die verordening en de rol van de EDPS als lid van de interinstitutionele raad voor cyberbeveiliging (IICB); merkt voorts met waardering op dat de EDPS zijn informatiebeveiligingsbeleid en zijn “acceptable use policy” heeft verbeterd in verband met specifieke cyberdreigingen met betrekking tot telewerken, het gebruik van persoonlijke mobiele apparaten en het gebruik van gevaarlijke applicaties (TikTok); stelt vast dat er in 2023 geen cyberaanvallen bij de EDPS hebben plaatsgevonden; dringt aan op jaarlijkse openbare verslaglegging over ontdekte dreigingen, responsmaatregelen en institutionele cyberweerbaarheid;

47.prijst de EDPS voor het actualiseren van de cyberbeveiligingsopleiding voor alle personeelsleden en voor het vernieuwen van de vorm van de cyberbeveiligingsopleiding die aan nieuwkomers wordt gegeven; waardeert het dat de EDPS proactief is geweest bij het vergroten van het bewustzijn over cyberbeveiligingsrisico’s, bijvoorbeeld door het opstellen van factsheets, het houden van enquêtes met EU-IOA’s en het voeren van bewustmakingscampagnes; spoort de EDPS aan ervoor te zorgen dat het personeel een verplichte opleiding krijgt over veilig en ethisch gebruik van AI-instrumenten om hun inzicht te vergroten en potentiële risico’s te beperken;

48.merkt op dat de EDPS en het EDPB in 2023, na de verhuizing van de Ombudsman eind 2021, net als in 2022, nog de enige huurders waren van het gebouw van het Parlement dat zij als vestigingslocatie gebruikten en dat de EDPS de huur- en onderhoudskosten binnen de grenzen van het redelijke wil houden door kantoorruimte van het Parlement te huren in plaats van op de particuliere markt; merkt op dat de EDPS om een extra bedrag van 81 856,84 EUR moest verzoeken voor de betaling van huurkosten aan het Parlement, aangezien het indexeringspercentage 8,82 % bedroeg en dus hoger was dan het plafond van 2 % voor administratieve uitgaven;

49.merkt op dat de EDPS, wat de toegankelijkheid van zijn gebouw betreft, de besluiten die het Parlement heeft genomen en ten uitvoer legt, toepast in het kader van zijn gebouwenbeleid; maakt uit het follow-upverslag op dat de EDPS personeel in dienst heeft met lichamelijke beperkingen als gevolg van een ernstige ziekte; is ingenomen met de toezegging van de EDPS om de mogelijkheden te onderzoeken om stagiairs met een mobiliteitsbeperking of een handicap aan te nemen;

50.merkt op dat de EDPS zich niet heeft aangesloten bij het milieubeheer- en milieuauditsysteem (EMAS), maar verschillende maatregelen heeft genomen om zijn ecologische voetafdruk te verkleinen, zoals het automatisch en centraal regelen van de temperatuur, het automatisch uitschakelen van de verlichting wanneer er geen beweging in de ruimte is, het inkopen van milieuvriendelijke producten en diensten en het automatiseren van de workflows met de invoering van ARES; maakt uit het follow-upverslag op dat volgens de informatie die het directoraat-generaal Infrastructuur en Logistiek van het Parlement, verantwoordelijk voor het beheer van het door de EDPS gehuurde gebouw, heeft ontvangen, zonnepanelen op het gebouw zijn geïnstalleerd; verzoekt de EDPS de kwijtingsautoriteit te informeren over het aandeel (%) in het totale jaarlijkse energieverbruik van de EDPS dat door de opgewekte zonne-energie wordt geleverd; verzoekt de EDPS voorts de kwijtingsautoriteit te informeren over eventuele ontwikkelingen wat betreft de EMAS-certificeringsprocedure;

51.stelt vast dat de EDPS in 2023 geen beoordeling van zijn koolstofvoetafdruk heeft uitgevoerd; is echter ingenomen met het feit dat de EDPS maatregelen blijft toepassen om zijn koolstofvoetafdruk te verkleinen, zoals het beperken van het aantal reisbewegingen naar kantoor dankzij de telewerkmogelijkheden, het bieden van een vergoeding van 50 % van de maandelijkse/jaarlijkse openbaarvervoersabonnementen van medewerkers, het aanmoedigen van personeel om op afstand aan vergaderingen deel te nemen en voor korte afstanden de trein te nemen, het elektronisch beheren van facturatie en, op het gebied van personeelszaken, het voeren van een geheel papierloze selectieprocedure en beoordelingsexercitie;

52.dringt er bij de EDPS op om toepassing te geven aan het milieubeheer- en milieuauditsysteem (EMAS), met als doel zijn ecologische voetafdruk systematisch te monitoren en te verbeteren, met name op het gebied van energieverbruik, afvalvermindering en duurzaam kantoorbeleid;

53.merkt op dat de EDPS op omvattende wijze acht slaat op risico’s in verband met duurzaamheid (zoals milieu-, sociale en governancerisico’s) in het kader van een jaarlijks uitgevoerde risicobeoordeling; is in dit verband ingenomen met het feit dat de EDPS in 2023 een nieuw risicobeheerproces heeft ingevoerd, dat de EDPS moet helpen deze risico’s doelgericht te benaderen en beter te analyseren en bijgevolg de risicobeperkende maatregelen beter op de geconstateerde risico’s af te stemmen;

54.is ingenomen met de budgettaire en administratieve besparingen die de EDPS heeft gerealiseerd door middel van interinstitutionele samenwerking, met name het sluiten van Service Level Agreements met het Parlement voor de huur van zijn vestigingslocatie en het gebruik van IT-systeemtoepassingen, IT-hardwarebenodigdheden en IT-onderhoud, en met de Commissie voor de processen op het gebied van personeelszaken en administratieve bedrijfsvoering, alsook door deelname aan grote interinstitutionele raamovereenkomsten op gebieden als IT-advies, interim-dienstverlening en kantoorbenodigdheden; prijst de EDPS bovendien voor zijn gestructureerde samenwerking met de Ombudsman, het Bureau voor de grondrechten en CERT-EU door middel van memoranda van overeenstemming;

55.merkt op dat de EDPS deelneemt aan vergaderingen van verschillende interinstitutionele organen; is in dit verband ingenomen met de deelname van de EDPS aan vergaderingen van de hoofden van administratie en het Interinstitutioneel Comité voor onlinecommunicatie, onder leiding van het directoraat-generaal Communicatie van het Parlement; merkt op dat interinstitutionele samenwerking met de EDPS, in zijn toezichthoudende rol, van groot belang is voor de andere instellingen van de Unie om hun niveau van naleving van het rechtskader inzake gegevensbescherming te verbeteren;

56.dringt aan op nauwere samenwerking tussen de EDPS, de Europese Rekenkamer, OLAF en het Europees Openbaar Ministerie (EOM) om gemeenschappelijke protocollen te ontwikkelen voor de opsporing van fraude in digitale gegevens en financiële transacties binnen de EU-instellingen; benadrukt de noodzaak van gezamenlijke audits van op AI gebaseerde frauderisico’s;

57.is ingenomen met de cruciale rol die de EDPS in 2023 heeft gespeeld bij het coördineren van de gegevensbeschermingsautoriteiten van de lidstaten om een consistente gegevensbescherming in de hele Unie te bevorderen; merkt op dat de EDPS samen met 26 gegevensbeschermingsautoriteiten heeft deelgenomen aan een gecoördineerde handhavingsactie met betrekking tot de rol en taken van functionarissen voor gegevensbescherming, waarbij werd beoordeeld of zij voldoen aan Verordening (EU) 2018/1725; neemt kennis van het feit dat de EDPS nog altijd actief participeert in het Comité voor gecoördineerd toezicht op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht, waarbij kwesties zoals de behandeling van klachten tegen Europol en de verbetering van samenwerkingsprocessen worden aangekaart; waardeert voorts alle overige stappen die zijn ondernomen om de samenwerking tussen de EDPS en de gegevensbeschermingsautoriteiten te verbeteren, zoals het uitvoeren van een gezamenlijke Europol-inspectie met de nationale autoriteiten (Polen en Litouwen) en de deelname aan de gecoördineerde toezichtactie inzake de verwerking van gegevens van minderjarigen in Europol-systemen, de deelname aan een operationeel bezoek aan het bureau van het gedelegeerd Europees Openbaar Ministerie in Lissabon in het kader van gemaakte afspraken met de gegevensbeschermingsautoriteit van Portugal en de coördinatie van een inspectie op locatie in Lesbos met de Griekse gegevensbeschermingsautoriteit om de gegevensverzameling die plaatsvindt tijdens gezamenlijke operaties van Frontex te verifiëren; wijst erop dat deze interinstitutionele samenwerking de EDPS in staat stelt om de beste praktijken van de instellingen van de Unie over te nemen en te profiteren van de uitwisseling van informatie met vergelijkbare organen;

58.stelt vast dat in 2023 de begroting voor publiekscommunicatie en promotionele activiteiten 468 000 EUR bedroeg, een stijging van 54 % ten opzichte van 2022;

59.stelt met tevredenheid vast dat de EDPS in 2023 verschillende communicatie-evenementen heeft georganiseerd, zowel online als fysiek, met als doel de rol en de opdracht van de EDPS en het belang van naleving van de gegevensbeschermingsregels van de Unie onder de aandacht te brengen bij een breder publiek, zoals de Dag van de gegevensbescherming, de conferentie van EDPS-stagiairs (tweemaal per jaar), het EDPS-seminar over de essentie van de grondrechten op privacy en gegevensbescherming, en andere internationale evenementen;

60.wijst erop dat de EDPS via zijn website en socialemedia-accounts online aanwezig is op X (voorheen Twitter) (29 400 volgers), LinkedIn (71 000 volgers), YouTube (2 900 volgers), EU Voice (5 900 volgers) en EU Video (750 volgers);

61.merkt op dat het proefproject van de platforms EU Voice en EU Video (gratis en opensourcesocialemedianetwerken, privacygericht en gebaseerd op Mastodon en PeerTube-software) in 2023 is voortgezet; is in dit verband ingenomen met de bijdrage van de EDPS aan de strategie van de Unie inzake gegevens en digitale soevereiniteit teneinde de onafhankelijkheid van de Unie in de digitale wereld en de naleving van het rechtskader inzake gegevensbescherming te bevorderen.