1.Observa que o orçamento da AEPD se insere na rubrica 7 do QFP, «Administração pública europeia», que ascendeu a um total de 12,3 mil milhões de EUR em 2023, representando 6,4 % das despesas orçamentais da União; assinala que o orçamento da AEPD representou 0,18 % das dotações da rubrica 7 do QFP;

2.Observa que o Tribunal de Contas (o «Tribunal»), no seu relatório anual relativo ao exercício de 2023 (o «relatório do Tribunal»), examinou uma amostra de 70 operações da rubrica 7 do QFP, 21 das quais (30 %) continham erros; observa ainda que, relativamente a cinco desses erros que foram quantificados pelo Tribunal, o Tribunal estimou um nível de erro abaixo do limiar de materialidade;

3.Regista a observação constante do relatório do Tribunal de que as despesas administrativas incluem despesas com recursos humanos (designadamente pensões) – que, em 2023, representavam cerca de 70 % do total de despesas administrativas –, bem como despesas relativas a edifícios, equipamento, energia, comunicações e informática; congratula-se com o parecer reiterado do Tribunal de que, de um modo geral, as despesas administrativas são de baixo risco;

4.Observa, com base no relatório do Tribunal, que, em 2023, foi auditado um pagamento de salário a um funcionário que havia apresentado pela última vez a sua declaração relativa aos direitos aos abonos de família em 2020; faz eco da preocupação do Tribunal de que os atrasos na receção e verificação destas declarações aumentam o risco de se realizarem pagamentos inelegíveis;

5.Constata que o orçamento definitivo da AEPD aprovado foi de 22 711 559 EUR em 2023, o que representa um aumento de 12,06 % em comparação com 2022; assinala que o orçamento da AEPD também abrange o trabalho do secretariado independente do CEPD; observa, com base no relatório anual da AEPD relativo a 2023 (o «relatório anual»), que o orçamento aprovado do CEPD foi de 7,67 milhões de EUR em 2023, incluindo 300 000 EUR concedidos através de um orçamento retificativo que foi necessário devido a um aumento das atividades de resolução de litígios nesse ano;

6.Assinala que os esforços de acompanhamento e planeamento orçamental da AEPD no exercício de 2023 resultaram numa taxa de execução orçamental das dotações de autorização do exercício em curso de 96 % em 2023 (ligeiramente inferior à de 2022, ano em que essa taxa foi de 98 %); regista ainda, com base no relatório sobre as contas anuais da AEPD relativas a 2023, que a taxa de execução das dotações de pagamento desse exercício foi de 84 % (inferior à taxa de 88 % em 2022); regista, além disso, com base nas respostas da AEPD ao questionário apresentado pela Comissão do Controlo Orçamental para a quitação orçamental de 2023 (o «questionário»), que a taxa global de execução das dotações para pagamentos foi de 91,33 % em 2023 (ou seja, inferior a 94,09 % em 2022);

7.Observa ainda que o montante de dotações transitadas (C8) de 2023 para 2024 foi de 2 517 942,67 EUR, ou 11,08 %, do orçamento total para 2023, em comparação com 1 827 354,23 EUR, ou 9,01 %, do orçamento total para 2022; constata que a taxa de execução do orçamento C8 em 2023 foi de 76,65 % (superior a 73,77 % em 2022);

8.Regozija-se com a melhoria do tempo médio de pagamento, que passou de 25 dias em 2022 para 19 dias em 2023, com 97,50 % dos pagamentos processados a tempo; assinala que esta melhoria também se deve ao facto de a AEPD ter resolvido um antigo erro informático do sistema de pagamento eletrónico para faturas relacionadas com os custos de deslocação em serviço; assinala ainda um aumento significativo do número de pagamentos, que passou de 799 em 2022 para 1 335 em 2023; verifica, neste contexto, que o número de transações continua a ser inferior aos níveis anteriores à pandemia devido a alterações na forma de trabalhar (por exemplo, organização de reuniões híbridas ou de eventos virtuais para peritos);

9.Faz notar que os efeitos da guerra de agressão ilegal da Rússia contra a Ucrânia continuaram a criar pressão orçamental sobre a AEPD em 2023, nomeadamente através do aumento da inflação e do consequente aumento dos custos da energia, sendo as rubricas orçamentais mais afetadas os salários do pessoal, os custos de segurança e arrendamento de edifícios, os custos de deslocações em serviço e os serviços prestados por pessoal externo; neste contexto, congratula a AEPD por ter reajustado as suas prioridades e aplicado a reafetação interna dentro dos capítulos orçamentais; entende que a otimização orçamental foi necessária para gerir com êxito a indexação dos salários do pessoal e dos custos de arrendamento, assim como a subida dos custos dos serviços jurídicos externos devido ao aumento do número de decisões vinculativas da AEPD, que conduziram a um maior número de processos a defender junto do Tribunal de Justiça da União Europeia (TJUE) com a ajuda de assistência jurídica externa; lamenta, assim, que a AEPD tenha tido de adiar algumas das suas atividades, como um estudo de viabilidade sobre inteligência artificial; convida a AEPD a respeitar as competências que o seu mandato lhe confere através de uma abordagem colaborativa com as instituições e agências da União e a abster-se de intentar ações judiciais, em especial quando manifestamente inadmissíveis, no intuito de evitar repercussões negativas na gestão dos recursos, que a impediriam de levar a cabo as suas atividades enquanto instituição;

10.Manifesta preocupação com o aumento expressivo das despesas de deslocação em serviço do pessoal da AEPD, que passaram de 28 789 EUR em 2021 e 176 903 EUR em 2022 para 284 580 EUR em 2023; insta a AEPD a averiguar se os recursos destinados às missões estão a ser utilizados de forma apropriada e eficaz; observa que a AEPD deixou de divulgar o número de missões financiadas pelos organizadores e de facultar informações sobre a unidade ou o setor que participou em cada missão, em detrimento da transparência das despesas de deslocação em serviço; insta a AEPD a restabelecer esta prática; incentiva a AEPD a promover a utilização de ferramentas de videoconferência, sempre que adequado, o que poderia contribuir para reduzir o número de missões e os custos; insta a AEPD a averiguar se os recursos destinados às missões estão a ser utilizados de forma apropriada e eficaz;

11.Constata que a AEPD utilizou nove indicadores-chave de desempenho (ICD) para monitorizar o seu desempenho em 2023, em consonância com os principais objetivos da Estratégia 2020-2024 da AEPD, que é executada através do plano de gestão anual; assinala, com base no relatório anual, que a AEPD ultrapassou os objetivos em quase todos os domínios, tal como indicado pelos resultados dos ICD para 2023, com exceção de um ICD (o número de seguidores da AEPD em algumas contas nas redes sociais); observa com preocupação que a AEPD se deparou com desafios consideráveis devido a um volume de trabalho crescente e a problemas complexos em matéria de proteção de dados decorrentes da rápida evolução do panorama digital, bem como devido ao alargamento do mandato da AEPD às atividades de supervisão (tais como auditorias e investigações) e a respostas a consultas e a consultas prévias, tudo no contexto de um orçamento limitado; regista, com base no relatório da AEPD sobre o seguimento dado à resolução do Parlamento sobre a execução do orçamento da AEPD para 2022 (o «relatório de acompanhamento»), que vários desenvolvimentos legislativos nos últimos dois anos afetaram o trabalho e os recursos da AEPD, devido ao alargamento do mandato da Eurojust, a novas informações a receber pela Europol ao abrigo do Regulamento dos Serviços Digitais, à introdução das novas bases de dados de grande escala e do quadro de interoperabilidade da União no domínio da justiça e dos assuntos internos, e à entrada em vigor do Regulamento Inteligência Artificial (o «Regulamento IA»); exorta a Comissão e a autoridade orçamental a terem em conta estas questões durante o processo orçamental anual;

12.Acolhe com agrado o facto de, em 2023, a AEPD ter reforçado a sua capacidade de avaliação e preparação no que respeita às tendências tecnológicas emergentes e ao seu potencial impacto na privacidade e na proteção de dados; observa que tal foi alcançado através de uma abordagem baseada na prospetiva, com destaque para o acompanhamento da evolução em domínios como os modelos linguísticos de grande dimensão, as carteiras de identidade digital, a Internet de comportamentos, a realidade estendida e a deteção de falsificações profundas; congratula-se, neste contexto, com a publicação pela AEPD da sua terceira iniciativa TechSonar sobre tecnologias emergentes; felicita, além disso, a AEPD por ter sido galardoada com os prémios Proteção de Dados e Privacidade da Assembleia Mundial da Privacidade (GPA), edição de 2023, na categoria «Inovação»;

13.Observa que 2023 ficou marcado por várias alterações ou atualizações organizacionais necessárias para assegurar a resposta e adaptação à evolução dos desafios em matéria de proteção de dados; saúda, neste contexto, a nomeação de um secretário-geral a partir de 1 de julho de 2023; regista ainda a transição de dois setores para unidades («Informação e comunicação» e «Governação e controlo interno») e a criação de três novos setores especializados no âmbito da unidade «Tecnologia e Privacidade» (T&P): «Supervisão e auditoria de sistemas», «Monitorização e prospetiva tecnológica» e «Transformação digital»;

14.Salienta o papel da AEPD na supervisão do tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União; regista com preocupação a morosidade dos processos na AEPD, que não concluiu uma única investigação em 2023, mas reduziu significativamente em 2023, em comparação com o ano anterior, o número de notificações além das 72 horas;

15.Constata que, em 2023, a AEPD recebeu 420 queixas, ou seja, mais 53 do que em 2022, das quais 73 foram consideradas admissíveis e 347 não admissíveis; assinala que a AEPD emitiu uma decisão final, um parecer ou uma resposta em 31 das 73 queixas recebidas em 2023, no prazo de 44 dias, em média, e respondeu às 347 queixas não admissíveis recebidas; observa que, de todas as queixas admissíveis (em curso e recebidas em 2023), 55 processos foram concluídos em 2023, o que representa um aumento de 17 % em relação a 2022; reconhece os esforços envidados pela AEPD no sentido de reduzir o elevado número de queixas através do desenvolvimento de uma ferramenta dinâmica no seu sítio Web, embora o volume de queixas tenha continuado a constituir um desafio devido aos recursos limitados em 2023; regista com satisfação a elaboração de vários instrumentos e políticas processuais pela AEPD para melhorar os processos de investigação em 2023; louva, assim, a AEPD por ter alterado o seu regulamento interno, de acordo com o qual o «procedimento de reapreciação» é substituído por uma «avaliação preliminar» para salvaguardar o direito de todas as partes envolvidas a serem ouvidas, contribuindo assim para um tratamento justo e atempado das queixas e investigações;

16.Sublinha o importante papel de consulta e aconselhamento da AEPD no processo legislativo; observa que, nos termos do artigo 42.º, n.º 1, do Regulamento (UE) 2018/1725, a AEPD respondeu a 80 consultas legislativas formais e que o seu aconselhamento assumiu a forma de 54 pareceres (27 em 2022), 26 observações formais (49 em 2022) e 34 observações informais (30 em 2022) à Comissão e aos colegisladores, em resposta a pedidos de consulta legislativa em 2023; enaltece a AEPD pelo seu contributo no que diz respeito ao Regulamento IA, em particular o parecer de iniciativa da AEPD sobre o Regulamento IA e o aconselhamento sobre as regras em matéria de responsabilidade da IA, bem como pelo contributo da AEPD para a resolução da GPA sobre sistemas de IA de finalidade geral; regista o aumento significativo (+93 %) dos pedidos de consulta nos últimos cinco anos;

17.Observa que, em 2023, a AEPD realizou oito investigações e cinco investigações prévias, o que representa um aumento significativo em comparação com anos anteriores; faz notar que, em 2023, a AEPD participou ativamente num total de 13 investigações e sete investigações prévias, lançadas em 2023 ou transitadas de anos anteriores; constata que a AEPD prosseguiu duas investigações formais, complexas e com utilização intensiva de recursos iniciadas em 2021 sobre a utilização, pelas instituições e pelos órgãos e organismos da UE, de serviços de computação em nuvem de entidades não pertencentes à UE ou ao EEE, com destaque para a utilização do Microsoft 365 pela Comissão; insta à conclusão atempada desta investigação, devido às suas repercussões importantes no funcionamento das instituições; observa ainda que a AEPD também lançou cinco investigações com base em queixas sobre os sítios Web de instituições, órgãos e organismos da UE, centrando-se de forma geral nas questões relativas à privacidade e à proteção de dados, prevendo-se avaliações preliminares em 2024;

18.Insta a AEPD a dar prioridade aos procedimentos de tratamento de dados pessoais de menores de 15 anos e a melhorar estes procedimentos, em particular no contexto dos sistemas da Europol, em que esses menores podem ser identificados como suspeitos; reconhece a vulnerabilidade acrescida deste grupo e a necessidade de garantias sólidas;

19.Regista que a AEPD investigou a alegada utilização pela Comissão de microdirecionamento na plataforma X e deu continuidade a duas investigações prévias: um caso relativo à utilização do serviço de computação em nuvem Trello por parte de instituições, órgãos e organismos da UE, que foi encerrado em 2023, e outro relativo à utilização da definição de perfis por instituições, órgãos e organismos da UE, conduzido em 2024; faz notar que foram abertas seis investigações e quatro investigações prévias (um investigação prévia em 2022) no espaço de liberdade, segurança e justiça, o que reflete um aumento significativo em relação a 2022; regista as preocupações da AEPD no que diz respeito aos desafios que podem surgir no caso de investigações em que é necessária uma ação conjunta entre as autoridades nacionais e as instituições, órgãos e organismos da UE; observa igualmente que, no âmbito do seu plano de auditoria para 2023, a AEPD auditou os seguintes órgãos: o Serviço Europeu de Seleção do Pessoal, o Banco Europeu de Investimento, o Banco Central Europeu, o Centro Europeu de Prevenção e Controlo das Doenças e a Agência Europeia de Medicamentos;

20.Recorda que, em 2022, a AEPD interpôs no Tribunal Geral um recurso de anulação de duas disposições do Regulamento Europol alterado, recurso esse que foi posteriormente rejeitado; observa que, entretanto, a AEPD decidiu recorrer do acórdão do Tribunal Geral no processo T-578/22 Despacho do Tribunal Geral da União Europeia de 6 de setembro de 2023, AEPD/Parlamento e Conselho, T-578/22, ECLI:EU:T:2023:522., considerando que as questões suscitadas devem ser abordadas ao mais alto nível; lamenta que a AEPD não se tenha dado conta da inadmissibilidade manifesta do seu recurso, mesmo que a instituição não tenha tido por intuito contestar uma medida tomada pela Europol, mas sim uma alteração retroativa do quadro jurídico destinada a neutralizar os efeitos das medidas coercivas da AEPD; convida a instituição a cooperar com as instituições e agências da União antes de intentar ações judiciais que impeçam o cumprimento do seu mandato e a utilização dos seus recursos para os fins a que se destinam; assinala ainda que a AEPD também acompanhou a aplicação da sua decisão de 3 de janeiro de 2022, incluindo a verificação dos relatório da Europol; lamenta que o relatório final sobre esta matéria apenas tenha sido comunicado pela AEPD em 22 de julho de 2024;

21.Observa que, após a aplicação piloto do novo quadro de gestão dos riscos na AEPD, no final de 2022, foi realizado um inquérito de satisfação anónimo em maio de 2023 para avaliar a sua eficácia e recolher sugestões adicionais; assinala igualmente que os resultados do inquérito foram positivos, o que conduziu à adoção formal do quadro em 26 de junho de 2023;

22.Regista que, em 2023, o Serviço de Auditoria Interna (SAI) realizou uma auditoria sobre a metodologia de planeamento utilizada para as auditorias da AEPD; assinala que a auditoria foi concluída com duas recomendações relativamente às quais a AEPD apresentou um plano de ação ao SAI; solicita à AEPD que mantenha a autoridade de quitação periodicamente informada sobre os progressos realizados nesta matéria;

23.Recorda que, nos termos do Tratado da União Europeia, a UE e as suas instituições devem promover a solidariedade e a igualdade entre homens e mulheres;

24.Observa que, no final de 2023, a AEPD tinha um total de 129 membros do pessoal, em comparação com 127 em 2022; constata que a AEPD contava com 50 agentes contratuais (AC) ao abrigo do artigo 3.º, alínea b), do Estatuto dos Funcionários e Regime Aplicável aos Outros Agentes da União (52 AC em 2022), 7 agentes temporários (AT) ao abrigo do artigo 2.º, alíneas b) e c) (6 AT em 2022) e recorreu aos serviços de 12 prestadores de serviços externos (EXT) que trabalharam nas suas instalações em 2023 (8 EXT em 2022); incentiva a AEPD a dar continuidade aos seus esforços no sentido de uma representação geográfica mais equilibrada entre todos os Estados-Membros, em particular ao nível da direção; congratula-se com a crescente diversidade de nacionalidades representadas, mas lamenta a sub-representação persistente das mulheres em cargos de direção; solicita que seja adotado um roteiro para a paridade de género de que façam parte medidas de recrutamento pró-ativas e programas de formação em liderança para os membros do pessoal do sexo feminino;

25.Regista que estiveram representadas 23 nacionalidades (dos Estados-Membros) no pessoal da AEPD em 2023, o que constitui uma melhoria em comparação com 22 nacionalidades em 2022; constata com insatisfação a sobrerrepresentação de cinco nacionalidades e a sub-representação de outras nacionalidades; insta a AEPD a prosseguir os seus esforços no sentido de lograr uma distribuição geográfica equilibrada de nacionais de todos os Estados-Membros entre os membros do seu pessoal através da otimização da comunicação, da promoção da visibilidade e da melhoria das condições de emprego para atrair as nacionalidades sub-representadas;

26.Assinala que, em 2023, 65 % dos membros do pessoal da AEPD eram mulheres e 35 % homens, situação consentânea com as tendências dos anos anteriores; lamenta a ausência de mulheres de cargos de direção, apesar de se ter alcançado a paridade de género nos seis cargos de gestão intermédia; insta a AEPD a intensificar os seus esforços para assegurar uma representação equilibrada em termos de género em todos os níveis do pessoal e convida a AEPD a promover a candidatura de mulheres, também com vista à futura eleição da Autoridade pelo Parlamento;

27.Regista uma elevada taxa de ocupação do quadro do pessoal de 95,65 %, mas também uma elevada taxa de rotação de 13 % em 2023; observa que a maioria dos lugares não preenchidos se deveu à falta de candidatos qualificados, dado que a AEPD procura perfis altamente especializados, e ao reduzido número de candidatos elegíveis; congratula-se com a resposta a esses desafios através da republicação das vagas com uma divulgação mais ampla ou mais direcionada ou da reformulação dos requisitos; acolhe com agrado as medidas tomadas pela AEPD relativamente ao processo de contratação; insta a AEPD a continuar a abordar os desafios no que respeita à procura de candidatos adequados e a manter a autoridade de quitação informada sobre as melhorias em matéria de recrutamento e rotação do pessoal;

28.Verifica que, no segundo semestre de 2023, a equipa de recursos humanos da AEPD lançou um projeto-piloto para um novo processo de integração de recém-chegados, com sessões que abrangem, entre outros, apresentações do trabalho das unidades principais, questões de ética, procedimentos de adjudicação de contratos e segurança da informação, tendo sido realizadas três sessões de integração em 2023; convida a AEPD a continuar a oferecer sessões de «integração» aos recém-chegados e sessões obrigatórias que relembrem a importância de princípios como a ética, a prevenção de conflitos de interesses, a transparência, o controlo interno e a luta contra a fraude a todos os membros do pessoal, uma vez que estas sessões se tornaram prática corrente nas instituições da União; verifica, além disso, que em 2023 foram proporcionadas 12 sessões individuais ao pessoal da AEPD e do CEPD, seis sessões de orientação em grupo nas quais os participantes (a nível de gestores) puderam partilhar conhecimentos, tendo igualmente sido oferecido um acompanhamento de grupo de um ano com um formador especializado em desenvolvimento da liderança na Escola Europeia de Administração;

29.Observa, com base no questionário, que a AEPD oferece modalidades de trabalho flexíveis e híbridas, apreciadas pelos membros do pessoal, que podem beneficiar, nomeadamente, de licença parental, créditos de tempo, trabalho a tempo parcial ou trabalho a partir do estrangeiro durante um número limitado de dias por ano; toma nota de que, em 2023, a maioria do pessoal utilizou estas modalidades de trabalho e que 86,30 % dos membros do pessoal usufruíram de modalidades de teletrabalho; considera que a infraestrutura dos edifícios deve ser otimizada de modo a refletir esta percentagem elevada de teletrabalho, o que poderia contribuir para reduzir os custos operacionais e assegurar uma utilização mais eficiente do espaço consagrado aos escritórios; congratula-se com os esforços contínuos da AEPD para melhorar ativamente o bem-estar físico e mental do seu pessoal;

30.Louva a AEPD por ter realizado várias ações de sensibilização durante o ano de 2023, partilhando informações sobre a eliminação da discriminação racial, o Dia Internacional da Mulher e o Mês Europeu da Diversidade, e conhecimentos sobre neurodiversidade; constata que, atualmente, a AEPD não emprega pessoal com deficiência, mas que é incluída uma cláusula de igualdade de oportunidades em todos os avisos de lugares vagos da AEPD, e que esta também encoraja ativamente as candidaturas de candidatos com deficiência;

31.Observa, com base no questionário, que a AEPD considera confidenciais todas as informações sobre casos de esgotamento profissional, incluindo o respetivo número; não concorda com este princípio e solicita à AEPD que forneça anualmente à autoridade de quitação o número de casos de esgotamento profissional; nota com satisfação que, em 2023, não foram comunicados casos de assédio na AEPD; acolhe favoravelmente que, em 2023, a AEPD tenha continuado a disponibilizar uma apresentação sobre o combate ao assédio realizada por um dos conselheiros-confidentes da AEPD, no âmbito da formação inicial denominada «EDPS Welcome Day» [Dia de boas-vindas da AEPD]; louva a publicação, na Intranet da AEPD, da decisão sobre a luta contra o assédio e o papel dos conselheiros-confidentes;

32.Observa que, em 2023, a AEPD centrou os seus esforços no aumento da sensibilização do pessoal para o quadro deontológico da AEPD e do CEPD, organizando sessões de formação específicas obrigatórias para todo o pessoal e ações de formação inicial para os recém-chegados à AEPD e ao CEPD, nomeando um novo responsável pela ética e participando no grupo de trabalho «Comité Paritaire des Questions Statutaires» sobre ética; saúda a criação de uma caixa de correio eletrónica pela AEPD, através da qual os membros do pessoal podem apresentar os seus pedidos relativos a todas as questões relacionadas com a ética, saudando ainda a utilização do módulo de ética da Comissão disponível no sistema Sysper; incentiva a AEPD a continuar a sensibilização e a organizar inquéritos para avaliar o nível de sensibilização do pessoal para o quadro ético da AEPD e do CEPD;

33.Regozija-se com o elevado nível geral de transparência alcançado pela AEPD no que diz respeito às suas atividades, especialmente no que toca à publicação da agenda e da declaração de interesses da Autoridade e do chefe de administração da AEPD, em conformidade com o Código de Conduta da Autoridade de 2019; observa, com base no relatório de acompanhamento, que a AEPD adotou dois códigos de conduta, sendo que um se aplica à Autoridade e o outro ao pessoal da AEPD; entende que, nos casos em que o secretário-geral é chamado a substituir a Autoridade, o código de conduta desta última também se aplica ao secretário-geral;

34.Regista com satisfação que a AEPD nunca esteve envolvida em investigações do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) desde a sua criação;

35.Assinala que, dos cinco inquéritos abertos pelo Provedor de Justiça em 2023 relativamente à AEPD, quatro foram encerrados sem nenhuma investigação adicional; regista que, relativamente a um inquérito, a decisão ainda estava pendente e prevista para o quarto trimestre de 2024; solicita à AEPD que mantenha a autoridade de quitação informada acerca do resultado desta investigação;

36.Lamenta que a AEPD ainda não tenha aderido formalmente ao Registo de Transparência da União (RT); observa, não obstante, com base no relatório de acompanhamento, que, com vista à adesão formal ao Registo de Transparência da União, a AEPD lançou uma avaliação interna das medidas de transparência, e que, em 2023, tiveram lugar reuniões exploratórias e intercâmbios da AEPD com o secretariado do Registo de Transparência; exorta a AEPD a informar a autoridade de quitação sobre os resultados desse exercício da avaliação; reitera o seu apelo à AEPD para que adira ao Registo de Transparência e o utilize, nomeadamente no tocante a divulgação proativa das reuniões com quaisquer terceiros, a fim de assegurar a transparência das funções regulamentares e consultivas da AEPD;

37.Regista com satisfação que, em 2023, a AEPD estabeleceu regras internas aplicáveis à audição de pessoas que possam ser afetadas por uma decisão final da AEPD adotada no âmbito de investigações e inquéritos de iniciativa própria, a fim de assegurar o correto exercício do seu direito fundamental de serem ouvidas nesses processos; louva a AEPD pela publicação de uma nova ficha informativa sobre os seus inquéritos e de uma nova política de investigação, assim como por assegurar que todos os relatórios financeiros, incluindo os orçamentos anuais e os relatórios contabilísticos e de auditoria, sejam disponibilizados ao público através de um sítio Web de uma instituição da União e de outros canais oficiais, uma vez que a AEPD desempenha um papel de liderança no reforço da preparação para a cibersegurança das instituições da União;

38.Observa com agrado, com base no questionário, que, em 2023, a AEPD não comunicou nenhum caso de conflito de interesses, denúncia de irregularidades ou fraude; constata que a AEPD criou um quadro para prevenir conflitos de interesses a nível dos quadros superiores e do pessoal através de códigos de conduta, campanhas de sensibilização, declarações de ausência de conflitos de interesses e declarações de confidencialidade; verifica que, para além da introdução obrigatória ao quadro deontológico da AEPD para todos os novos membros do pessoal, estes também se familiarizam com a estratégia antifraude da AEPD;

39.Constata, com base no questionário, que a AEPD dispõe de regras internas em matéria de denúncia de irregularidades, que definem vias e canais seguros através dos quais o pessoal pode manifestar receios em matéria de fraude, corrupção ou quaisquer outras irregularidades graves, sem prejuízo da confidencialidade da identidade do denunciante e das informações comunicadas; observa que, até à data, nunca foi comunicado um caso de denúncia de irregularidades à AEPD;

40.Exorta a AEPD a divulgar publicamente eventuais recusas devido a conflitos de interesses nas suas decisões de execução, com vista a garantir uma transparência total na supervisão regulamentar e na tomada de decisões;

41.Constata, com base no questionário, que o orçamento de 2023 para equipamento e projetos informáticos foi 9,5% inferior ao de 2022; observa que essa diminuição se deveu principalmente ao facto de não terem sido encomendados novos estudos de viabilidade de tecnologias da informação (TI) em 2023, enquanto em 2022 esses estudos constituíram uma parte significativa do orçamento das TI; observa também que outros elementos de custo se mantêm relativamente estáveis entre os dois anos, incluindo os serviços e manutenção informáticos gerais;

42.Regista, com base no relatório de acompanhamento e no questionário, as conclusões do estudo de viabilidade informática realizado em 2022, segundo as quais existem lacunas entre o que as ferramentas e os serviços informáticos fornecidos pela Comissão e pelo Parlamento podem oferecer e as necessidades específicas da AEPD; observa que essas lacunas devem ser colmatadas através do desenvolvimento de capacidades e aplicações internas, para as quais se consideraram necessários pelo menos cinco membros de pessoal informático, bem como uma externalização parcial das funções da AEPD; lamenta que, devido a restrições orçamentais, a aplicação das recomendações do estudo tenha permanecido suspensa; insta a AEPD a ponderar uma abordagem faseada, começando pelas recomendações e pelos projetos que exigiriam menos recursos;

43.Louva os progressos realizados em 2023 pela AEPD na digitalização dos seus fluxos de trabalho e processos, com a introdução do ARES, da assinatura digital qualificada (e-IDAS) e de uma plataforma colaborativa (Nextcloud) para a redação de documentos e para videoconferências, bem como de atualizações da ferramenta Website Evidence Collector, que automatiza a recolha de dados pessoais nos sítios Web dos responsáveis pelo tratamento de dados e dos subcontratantes, a adoção do ambiente de aceitação do EU Send Web, um serviço/canal utilizado para o intercâmbio de informações sensíveis não classificadas com outras instituições, órgãos, e organismos da UE, e novos progressos na introdução de serviços que não podem ser externalizados, como o formulário e o fluxo de trabalho eletrónicos para o tratamento de notificações de violação de dados; regista, no entanto, problemas no que diz respeito à utilização e manutenção do sistema eletrónico de contratação pública;

44.Congratula-se com o facto de a AEPD assegurar que os contratantes externos cumpram as normas morais e éticas necessárias, que todas as instituições, órgãos e organismos da União devem respeitar, tendo sobretudo em conta que a AEPD recorreu a empresas externas que, de acordo com a classificação da Universidade de Yale, continuam a operar na Rússia;

45.Está ciente de que a AEPD utiliza com êxito muitos dos sistemas administrativos usados pela Comissão, em particular nos processos de gestão de recursos humanos e de gestão institucional, bem como alguns dos serviços do Parlamento, designadamente o fornecimento de computadores portáteis, a infraestrutura de rede e o sistema de videoconferência; aplaude a conclusão do projeto de melhoria da qualidade e do desempenho dos computadores fornecidos ao pessoal da AEPD, em colaboração com o Parlamento, tendo em vista a generalização do trabalho híbrido;

46.Reconhece o papel de liderança da AEPD no reforço da preparação das instituições da União para a cibersegurança, trabalhando em estreita colaboração com organismos como a Agência da União Europeia para a Cibersegurança (ENISA) e plataformas de cibersegurança, como o CERT-UE; convida-a a elaborar um quadro de auditoria estruturado para os riscos de cibersegurança existentes nos organismos da União; constata que, em 2023, a AEPD continuou a melhorar a sua prontidão para proteger os dados pessoais e as informações sensíveis contra ciberataques, tendo em conta a rápida evolução do panorama das ameaças à cibersegurança; louva, neste contexto, a AEPD por ter revisto as suas políticas e metodologias de segurança em preparação para o impacto do Regulamento Cibersegurança (Regulamento (UE, Euratom) 2023/2841 Regulamento (UE, Euratom) 2023/2841 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 13 de dezembro de 2023, que estabelece medidas destinadas a garantir um elevado nível comum de cibersegurança nas instituições, órgãos e organismos da União (JO L, 2023/2841, 18.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2841/oj).); observa, com base no questionário, que a AEPD apresentou um pedido de dois equivalentes a tempo completo adicionais para tratar das infraestruturas de cibersegurança relacionadas com as obrigações da AEPD ao abrigo desse regulamento, assim como do papel da AEPD enquanto membro do Conselho Interinstitucional para a Cibersegurança; observa ainda com satisfação que a AEPD atualizou a sua política de segurança da informação e a política de uso aceitável para fazer face a ameaças específicas à cibersegurança relacionadas com o teletrabalho, a utilização de dispositivos móveis pessoais e a proibição de aplicações perigosas (TikTok); constata que a AEPD não teve de dar resposta a nenhum ciberataque em 2023; solicita que sejam apresentados anualmente relatórios públicos sobre as ameaças detetadas, as medidas de resposta tomadas e a ciber-resiliência institucional;

47.Felicita a AEPD pela atualização da formação em cibersegurança para todo o pessoal e pela reformulação do modelo de formação em matéria de segurança para os recém-chegados; regozija-se com a proatividade da AEPD na sensibilização para os riscos de cibersegurança, por exemplo, através da elaboração de fichas informativas, da realização de inquéritos junto das instituições, dos órgãos e organismos da UE e da realização de campanhas de sensibilização; incentiva a AEPD a assegurar que o pessoal receba formação obrigatória sobre a utilização segura e ética das ferramentas de IA, com vista a melhorar a sua compreensão e atenuar potenciais riscos;

48.Constata que, após a mudança do Provedor de Justiça no final de 2021, em 2023, tal como em 2022, a AEPD e o CEPD foram os únicos inquilinos do edifício do Parlamento onde estavam instalados, e que a AEPD arrenda as suas instalações ao Parlamento e não no mercado privado, com o objetivo de manter os custos de arrendamento e manutenção a um nível razoável; observa que a AEPD teve de solicitar um montante adicional de 81 856,84 EUR para pagar custos de arrendamento ao Parlamento, uma vez que a taxa de indexação foi de 8,82 % e, por conseguinte, superior ao limite máximo de 2 % para as despesas administrativas;

49.Constata que, em matéria de acessibilidade ao seu edifício, a AEPD se baseia nas decisões tomadas e aplicadas pelo Parlamento, no âmbito da sua política imobiliária; toma nota, com base no relatório de acompanhamento, que a AEPD emprega pessoal com deficiências físicas resultantes de doenças graves; congratula-se com o compromisso da AEPD no sentido de explorar as possibilidades de contratação de estagiários com mobilidade reduzida ou deficiência;

50.Observa que a AEPD não aderiu ao Sistema de Ecogestão e Auditoria (EMAS), mas implementou várias medidas para reduzir a sua pegada ambiental, como a regulação automática e centralizada da temperatura, a desativação automática das luzes quando não há movimento numa divisão, a aquisição de produtos e serviços respeitadores do ambiente e a automatização dos fluxos de trabalho com a introdução do ARES; observa, com base no relatório de acompanhamento, que, de acordo com as informações recebidas pela Direção-Geral das Infraestruturas e da Logística do Parlamento, responsável pela gestão do edifício arrendado pela AEPD, estão instalados painéis solares nesse edifício; solicita à AEPD que informe a autoridade de quitação sobre a percentagem (%) de eletricidade gerada por painéis solares nas necessidades anuais totais de consumo de energia da AEPD; insta ainda a AEPD a informar a autoridade de quitação sobre todos os novos desenvolvimentos relativos ao processo de certificação EMAS;

51.Observa que a AEPD não avaliou a sua pegada de carbono em 2023; congratula-se, no entanto, com o facto de a AEPD continuar a aplicar medidas que diminuem a pegada de carbono, reduzindo as deslocações para o escritório graças ao teletrabalho, reembolsando 50 % dos passes mensais/anuais de transportes públicos ao pessoal, incentivando-os a favorecer a videoconferência e as viagens de comboio para distâncias curtas, gerindo o ciclo de faturas por via eletrónica e realizando um processo de seleção e um exercício de avaliação totalmente sem papel no que diz respeito aos recursos humanos;

52.Exorta a AEPD a adotar o EMAS para supervisionar e melhorar sistematicamente a sua pegada ambiental, mormente no que concerne o consumo de energia, a redução de resíduos e políticas em prol de espaços de trabalho sustentáveis;

53.Releva que a AEPD aborda os riscos relacionados com a sustentabilidade (como os riscos ambientais, sociais e de governação) de forma abrangente, através de um exercício anual de avaliação dos riscos; saúda, neste contexto, a adoção do seu novo processo de gestão dos riscos em 2023, que deve ajudar a AEPD a orientar e a analisar melhor esses riscos e, consequentemente, a calibrar melhor as medidas de atenuação;

54.Acolhe com agrado as economias orçamentais e administrativas alcançadas pela AEPD através da cooperação interinstitucional, em particular a celebração de acordos de nível de serviço com o Parlamento (arrendamento de instalações e utilização de aplicações de sistemas informáticos e de equipamento informático, incluindo manutenção) e com a Comissão (processos de gestão dos recursos humanos e de gestão institucional), bem como através da participação em importantes contratos-quadro interinstitucionais em domínios como a consultoria informática, os serviços temporários e o material de escritório; louva ainda a AEPD por manter uma cooperação estruturada com o Provedor de Justiça, a Agência dos Direitos Fundamentais e o CERT-UE através de memorandos de entendimento;

55.Observa que a AEPD participa em reuniões de vários órgãos interinstitucionais; congratula-se, como tal, com a participação da AEPD em reuniões dos chefes de administração e do Comité Interinstitucional para a Comunicação em Linha, liderados pela Direção-Geral da Comunicação do Parlamento; observa que a cooperação interinstitucional com a AEPD, no seu papel de supervisão, é fundamental para que as outras instituições da UE reforcem o seu nível de conformidade com o quadro jurídico em matéria de proteção de dados;

56.Solicita que a AEPD, o Tribunal de Contas Europeu, o OLAF e a Procuradoria Europeia estreitem a sua cooperação com vista a criar protocolos comuns para a deteção de fraudes em dados digitais e transações financeiras nas instituições da UE; frisa a necessidade de realizar auditorias conjuntas sobre os riscos de fraude com base na IA;

57.Regozija-se com o papel central desempenhado pela AEPD, em 2023, na coordenação das autoridades de proteção de dados dos Estados-Membros (APD) para promover uma proteção de dados coerente em toda a União; observa que a AEPD se juntou a 26 APD numa ação de execução coordenada sobre o papel e as tarefas dos responsáveis pela proteção de dados, avaliando a sua conformidade com o Regulamento (UE) 2018/1725; regista a participação ativa e contínua da AEPD no Comité de Supervisão Coordenada (CSC) no espaço de liberdade, segurança e justiça, abordando questões como o tratamento de queixas contra a Europol e o reforço dos processos de cooperação; congratula-se, além disso, com todas as outras medidas tomadas para melhorar a cooperação entre a AEPD e as APD, como a realização de uma inspeção conjunta da Europol com as autoridades nacionais (Polónia e Lituânia) e a participação na ação de supervisão coordenada sobre o tratamento de dados de menores nos sistemas da Europol, a participação numa visita operacional ao Procurador Europeu Delegado em Lisboa, ao abrigo de um acordo de cooperação com a APD de Portugal, e a coordenação de uma inspeção no local com a APD da Grécia, em Lesbos, para verificar as práticas de recolha de dados durante as operações conjuntas da Frontex; reconhece que esses compromissos interinstitucionais ajudam a AEPD a alinhar-se pelas melhores práticas das instituições da União e a beneficiar do intercâmbio de informações com serviços homólogos;

58.Constata que o orçamento destinado à comunicação pública e às atividades promocionais em 2023 foi de 468 000 EUR, o que representa um aumento de 54 % em comparação com 2022;

59.Regista com satisfação que, em 2023, a AEPD organizou vários eventos de comunicação, em linha e presenciais, destinados a sensibilizar um público mais vasto para o papel e a missão da AEPD e para a importância de respeitar as regras da União em matéria de proteção de dados, como o Dia da Proteção de Dados, a conferência dos estagiários da AEPD (duas vezes por ano), o seminário da AEPD sobre a essência dos direitos fundamentais à privacidade e à proteção de dados, assim como outros eventos internacionais;

60.Constata que a AEPD comunica em linha através do seu sítio Web e das suas contas nas redes sociais: X (anteriormente Twitter: 29 400 seguidores), LinkedIn (71 000 seguidores), YouTube (2 900 seguidores), EU-Voice (5 900 seguidores) e EU-Video (750 seguidores);

61.Observa que o projeto-piloto das plataformas EU Voice e EU Video (redes sociais gratuitas e de fonte aberta, orientadas para a privacidade e baseadas no software Mastodon e PeerTube) prosseguiu em 2023; face ao exposto, acolhe favoravelmente o contributo da AEPD para a estratégia da União em matéria de dados e soberania digital, a fim de promover a independência da União no mundo digital e o cumprimento do quadro jurídico em matéria de proteção de dados.