1.Europaparlamentet noterar att datatillsynsmannens budget sorterar under rubrik 7 i den fleråriga budgetramen, ”Europeisk offentlig förvaltning”, vars anslag 2023 uppgick till totalt 12,3 miljarder EUR, dvs. 6,4 % av unionens budgetutgifter. Parlamentet noterar att datatillsynsmannens budget utgjorde 0,18 % av anslagen under rubrik 7 i den fleråriga budgetramen.
2.Europaparlamentet noterar att revisionsrätten i sin årsrapport för budgetåret 2023 granskade ett urval av 70 transaktioner under rubrik 7 i den fleråriga budgetramen, av vilka 21 (30 %) innehöll fel. Parlamentet noterar vidare att revisionsrätten uppskattade en felnivå under väsentlighetströskeln för fem av dessa fel, som kvantifierades av revisionsrätten.
3.Europaparlamentet noterar observationen i revisionsrättens rapport att i de administrativa kostnaderna ingår personalutgifter, inklusive pensioner, som 2023 utgjorde cirka 70 % av de totala administrativa kostnaderna, samt kostnader för byggnader, utrustning, energi, kommunikation och it. Parlamentet välkomnar revisionsrättens förnyade uttalande om att de administrativa kostnaderna på det stora hela är förknippade med låg risk.
4.Europaparlamentet noterar utifrån revisionsrättens rapport att den under 2023 granskade en löneutbetalning till en tjänsteman som senast hade lämnat en förklaring om sin rätt till familje- och barntillägg år 2020. Parlamentet är liksom revisionsrätten bekymrat över att förseningar i mottagandet och kontrollen av sådana förklaringar ökar risken för icke stödberättigande utbetalningar.
Budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen5.Europaparlamentet noterar att datatillsynsmannens slutliga antagna budget var 22 711 559 EUR år 2023, vilket är en ökning med 12,06 % jämfört med 2022. Parlamentet noterar att datatillsynsmannens budget även omfattar arbetet i Europeiska dataskyddsstyrelsens oberoende sekretariat. Parlamentet noterar utifrån datatillsynsmannens årsrapport för 2023 (årsrapporten) att Europeiska dataskyddsstyrelsens antagna budget uppgick till 7,67 miljoner EUR 2023, inklusive 300 000 EUR som beviljades genom en ändringsbudget som behövdes på grund av en ökning av antalet rättstvister under 2023.
6.Europaparlamentet erkänner att datatillsynsmannens insatser för budgetövervakning och budgetplanering under budgetåret 2023 resulterade i ett budgetgenomförande av åtagandebemyndigandena för det innevarande året på 96 % (något lägre än 2022, då genomförandegraden var 98 %). Parlamentet noterar vidare från rapporten om datatillsynsmannens årsredovisning för 2023 att genomförandegraden för betalningsbemyndigandena för det innevarande året var 84 % (lägre än 88 % 2022). Parlamentet noterar dessutom utifrån datatillsynsmannens svar på budgetkontrollutskottets frågeformulär för ansvarsfriheten för 2023 (frågeformuläret) att genomförandegraden för betalningsbemyndigandena totalt sett var 91,33 % 2023 (lägre än 94,09 % 2022).
7.Europaparlamentet noterar vidare att överföringarna (C8) från 2023 till 2024 uppgick till 2 517 942,67 EUR eller 11,08 % av den totala budgeten för 2023, jämfört med 1 827 354,23 EUR eller 9,01 % av den totala budgeten för 2022. Parlamentet noterar att genomförandegraden för C8-budgeten för 2023 var 76,65 % (högre än 73,77 % 2022).
8.Europaparlamentet välkomnar en förbättring av den genomsnittliga betalningstiden från 25 dagar 2022 till 19 dagar 2023, där 97,50 % av betalningarna hanterades i tid. Parlamentet noterar att denna förbättring också beror på att datatillsynsmannen har löst en gammal bugg i det elektroniska betalningssystemet för fakturor kopplade till kostnader för tjänsteresor. Parlamentet noterar vidare en betydande ökning av antalet betalningar från 799 under 2022 till 1 335 under 2023. Parlamentet konstaterar i detta sammanhang att antalet transaktioner fortfarande är lägre än före pandemin på grund av förändringar i arbetssättet (såsom hybridmöten eller virtuella evenemang för experter).
9.Europaparlamentet noterar att effekterna av Rysslands olagliga anfallskrig mot Ukraina fortsatte att skapa budgettryck på datatillsynsmannen under 2023, bland annat genom stigande inflation och den därav följande ökningen av energikostnaderna, där de budgetposter som påverkas mest är personalens löner, kostnader för byggnadssäkerhet och hyror, kostnader för tjänsteresor och tjänster som tillhandahålls av extern personal. Parlamentet lovordar i detta sammanhang datatillsynsmannen för att ha justerat sina prioriteringar på nytt och genomfört interna omfördelningar inom budgetkapitel. Parlamentet förstår att budgetoptimering var nödvändig för att framgångsrikt hantera indexeringen av personalens löner och hyreskostnader samt en ökning av kostnaderna för externa advokattjänster på grund av ett ökat antal bindande beslut från datatillsynsmannen, vilket ledde till ett större antal mål som måste försvaras vid Europeiska unionens domstol (EU-domstolen) med hjälp av externt rättsligt bistånd. Parlamentet beklagar i detta sammanhang att datatillsynsmannen var tvungen att skjuta upp en del av sin verksamhet, såsom en genomförbarhetsstudie om artificiell intelligens. Parlamentet uppmanar datatillsynsmannen att respektera befogenheterna i sitt mandat genom att samarbeta med unionens institutioner och byråer och att undvika att inleda rättsliga åtgärder, särskilt sådana som är uppenbart otillåtliga, för att undvika negativa återverkningar på förvaltningen av resurser, som inte tillåter datatillsynsmannen att bedriva sin verksamhet som institution.
10.Europaparlamentet uttrycker oro över den betydande ökningen av kostnaderna för datatillsynsmannens tjänsteresor, från 28 789 EUR 2021 och 176 903 EUR 2022 till 284 580 EUR 2023. Parlamentet uppmanar datatillsynsmannen att undersöka om de resurser som spenderas på tjänsteresor används på ett lämpligt och effektivt sätt. Parlamentet noterar att datatillsynsmannen upphörde att offentliggöra antalet uppdrag som finansieras av organisatörerna samt information om vilken enhet eller sektor som deltog i varje uppdrag, vilket minskar transparensen när det gäller utgifter för tjänsteresor. Parlamentet uppmanar datatillsynsmannen att återinföra denna praxis. Parlamentet uppmuntrar datatillsynsmannen att främja användningen av videokonferensverktyg där så är lämpligt, eftersom detta skulle kunna bidra till att minska antalet tjänsteresor och minska kostnaderna. Parlamentet uppmanar datatillsynsmannen att undersöka om de resurser som spenderas på tjänsteresor används på ett lämpligt och effektivt sätt.
Intern förvaltning, prestation och intern kontroll11.Europaparlamentet noterar att datatillsynsmannen använde nio nyckelprestationsindikatorer för att övervaka sina resultat under 2023, i linje med huvudmålen i datatillsynsmannens strategi för 2020–2024, som genomförs genom den årliga förvaltningsplanen. Parlamentet noterar utifrån årsrapporten att datatillsynsmannen överskred målsättningen på nästan alla områden, vilket framgår av resultaten av nyckelprestationsindikatorerna för 2023, med undantag för en nyckelprestationsindikator (antalet följare som datatillsynsmannen har på vissa konton på sociala medier). Parlamentet noterar med oro att datatillsynsmannen stötte på betydande utmaningar på grund av en ökande arbetsbörda och komplicerade dataskyddsfrågor till följd av det snabbt föränderliga digitala landskapet, samt på grund av utvidgningen av datatillsynsmannens mandat till tillsynsverksamhet (såsom revisioner och utredningar) och svar på samråd och förhandssamråd, allt inom ramen för en begränsad budget. Parlamentet noterar från datatillsynsmannens uppföljningsrapport till parlamentets resolution om genomförandet av datatillsynsmannens budget för 2022 (uppföljningsrapporten) att flera lagstiftningsutvecklingar under de senaste två åren har påverkat datatillsynsmannens arbete och resurser på grund av utvidgningen av Eurojusts mandat, ny information som Europol ska ta emot enligt förordningen om digitala tjänster, införandet av unionens nya storskaliga databaser och interoperabilitetsramen på området rättsliga och inrikes frågor och ikraftträdandet av förordningen om artificiell intelligens. Parlamentet uppmanar kommissionen och budgetmyndigheten att beakta dessa frågor under det årliga budgetförfarandet.
12.Europaparlamentet välkomnar att datatillsynsmannen under 2023 stärkte sin förmåga att bedöma och förbereda sig för nya tekniska trender och deras potentiella inverkan på integritet och dataskydd. Parlamentet noterar att detta uppnåddes genom en framsynsbaserad strategi, med fokus på att övervaka utvecklingen på områden såsom stora språkmodeller, digitala identitetsplånböcker, beteendets internet, utvidgad verklighet och upptäckt av deepfakes. Parlamentet välkomnar i detta sammanhang datatillsynsmannens offentliggörande av sitt tredje TechSonar-initiativ om ny teknik. Parlamentet gratulerar dessutom datatillsynsmannen till att ha tilldelats priset GPA Global Privacy and Data Protection Awards 2023 i kategorin innovation.
13.Europaparlamentet noterar att 2023 präglades av flera organisatoriska förändringar eller uppdateringar som behövdes för att reagera på och anpassa sig till de föränderliga utmaningarna på dataskyddsområdet. Parlamentet välkomnar i detta sammanhang utnämningen av en generalsekreterare från och med den 1 juli 2023. Parlamentet noterar dessutom ombildningen av två sektorer till enheter, dvs. Information och kommunikation och Styrning och intern kontroll, och inrättandet av tre nya specialiserade sektorer inom enheten Teknik och integritet, nämligen Tillsyn och revision av system, Teknisk övervakning och framsyn samt Digital omvandling.
14.Europaparlamentet betonar datatillsynsmannens roll när det gäller att övervaka behandlingen av personuppgifter inom unionens institutioner, organ och byråer. Parlamentet noterar med oro handläggningstiden för de förfaranden som framförs till datatillsynsmannen, då datatillsynsmannen inte avslutade en enda utredning 2023, men konstaterar att jämfört med föregående år minskade antalet anmälningar som gjordes efter fristen på 72 timmar betydligt under 2023.
15.Europaparlamentet noterar att datatillsynsmannen under 2023 mottog 420 klagomål, dvs. 53 fler än under 2022, varav 73 var tillåtliga och 347 otillåtliga. Parlamentet noterar att datatillsynsmannen i genomsnitt utfärdade ett slutligt beslut, yttrande eller svar i 31 av de 73 klagomålsärenden som mottogs under 2023 inom 44 dagar och besvarade samtliga 347 otillåtliga klagomål. Parlamentet noterar att av alla tillåtliga klagomål (pågående och mottagna 2023) avslutades 55 ärenden under 2023, vilket innebär en ökning med 17 % jämfört med 2022. Parlamentet erkänner datatillsynsmannens insatser för att minska det stora antalet klagomål genom att utveckla ett dynamiskt verktyg på datatillsynsmannens webbplats, även om antalet klagomål fortfarande var utmanande på grund av begränsade resurser under 2023. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att datatillsynsmannen under 2023 utvecklade olika verktyg och strategier för att förbättra sina utredningsprocesser. Parlamentet lovordar i detta sammanhang datatillsynsmannen för att ha ändrat sin arbetsordning, genom vilken omprövningsförfarandet ersätts med en preliminär bedömning för att skydda alla berörda parters rätt att bli hörda och på så sätt bidra till en rättvis och snabb hantering av klagomål och utredningar.
16.Europaparlamentet understryker den viktiga roll som datatillsynsmannens samråd och rådgivning spelar i lagstiftningsprocessen. Parlamentet noterar att datatillsynsmannen, i enlighet med artikel 42.1 i förordning (EU) 2018/1725, svarade på 80 formella lagstiftningssamråd och att dess råd tog formen av 54 yttranden (27 under 2022), 26 formella kommentarer (49 under 2022) och 34 informella kommentarer (30 under 2022) till kommissionen och medlagstiftarna som svar på begäranden om lagstiftningssamråd under 2023. Parlamentet lovordar datatillsynsmannen för bidraget till förordningen om artificiell intelligens, särskilt datatillsynsmannens yttrande på eget initiativ om förordningen om artificiell intelligens och råd om skadeståndsansvaret gällande AI, samt för datatillsynsmannens bidrag till GPA:s resolution om generativa AI-system. Parlamentet noterar en betydande ökning (+ 93 %) av förfrågningar om samråd under de senaste fem åren.
17.Europaparlamentet noterar att datatillsynsmannen under 2023 genomförde åtta utredningar och fem förhandsutredningar, vilket innebär en betydande ökning jämfört med tidigare år. Parlamentet noterar att datatillsynsmannen under 2023 var aktivt involverad i totalt 13 utredningar och sju förhandsutredningar, som antingen inleddes 2023 eller överfördes från tidigare år. Parlamentet noterar att datatillsynsmannen fortsatte två komplexa och resursintensiva formella utredningar från 2021 av hur EU:s institutioner, organ och byråer använder molntjänster från enheter utanför EU/EES, inbegripet ett fokus på kommissionens användning av Microsoft 365. Parlamentet kräver att dessa utredningar slutförs i tid på grund av deras betydande inverkan på institutionernas arbete. Parlamentet noterar vidare att datatillsynsmannen också inledde fem utredningar på grundval av klagomål på webbplatserna för EU:s institutioner, organ och byråer, med ett brett fokus på integritets- och dataskyddsfrågor, och att preliminära bedömningar förväntades under 2024.
18.Europaparlamentet uppmanar med kraft datatillsynsmannen att prioritera och förbättra förfarandena för behandling av personuppgifter om minderåriga under 15 år, särskilt inom ramen för Europols system, där sådana personer kan betecknas som misstänkta. Parlamentet noterar den förhöjda sårbarheten för denna grupp och behovet av kraftfulla skyddsåtgärder.
19.Europaparlamentet noterar att datatillsynsmannen undersökte kommissionens påstådda användning av mikroinriktning på plattform X och fortsatte två förhandsutredningar: ett fall som gällde användningen av molntjänsten Trello vid EU:s institutioner, organ och byråer, som avslutades 2023, och ett annat om användningen av profilering vid EU:s institutioner, organ och byråer, som genomfördes 2024. Parlamentet noterar att totalt sex utredningar och fyra förhandsutredningar (en förhandsutredning 2022) inleddes inom området med frihet, säkerhet och rättvisa, en betydande ökning jämfört med 2022. Parlamentet noterar datatillsynsmannens oro över de utmaningar som kan uppstå i samband med utredningar där det krävs gemensamma åtgärder mellan nationella myndigheter och EU:s institutioner, organ och byråer. Parlamentet noterar dessutom att datatillsynsmannen, som en del av sin revisionsplan för 2023, granskade följande organ: Europeiska rekryteringsbyrån, Europeiska investeringsbanken, Europeiska centralbanken, Europeiska centrumet för förebyggande och kontroll av sjukdomar och Europeiska läkemedelsmyndigheten.
20.Europaparlamentet påminner om att datatillsynsmannen år 2022 väckte talan om ogiltigförklaring av två bestämmelser i den ändrade Europolförordningen vid tribunalen, som senare avslogs. Parlamentet noterar att datatillsynsmannen under tiden beslutade att överklaga tribunalens beslut i mål T-578/22 Tribunalens beslut av den 6 september 2023, datatillsynsmannen mot parlamentet och rådet, T-578/22, ECLI:EU:T:2023:522., och ansåg att de frågor som tagits upp bör behandlas på högsta nivå. Parlamentet beklagar att datatillsynsmannen inte insåg att överklagandet var uppenbart otillåtligt, även om institutionen inte hade för avsikt att ifrågasätta en åtgärd från Europol, utan en retroaktiv ändring av den rättsliga ramen som syftar till att neutralisera effekterna av datatillsynsmannens verkställighetsåtgärder. Parlamentet uppmanar institutionen att samarbeta med unionens institutioner och byråer innan den inleder rättsliga förfaranden som förhindrar fullgörandet av dess mandat och användningen av dess resurser för de ändamål som de var avsedda för. Parlamentet noterar vidare att datatillsynsmannen också följde upp genomförandet av sitt beslut av den 3 januari 2022, inbegripet kontroller av Europols rapportering. Parlamentet beklagar att datatillsynsmannen inte överlämnade slutrapporten i denna fråga förrän den 22 juli 2024.
21.Europaparlamentet noterar att efter pilotgenomförandet av den nya riskhanteringsramen vid datatillsynsmannen i slutet av 2022 genomfördes en anonym enkät i maj 2023 för att bedöma dess effektivitet och samla in ytterligare förslag. Parlamentet noterar vidare att undersökningsresultaten var positiva, vilket ledde till det formella antagandet av ramen den 26 juni 2023.
22.Europaparlamentet noterar att tjänsten för internrevision (IAS) genomförde en revision av metoden för planering av datatillsynsmannens revisioner vid datatillsynsmannen under 2023. Parlamentet noterar att revisionen avslutades med två rekommendationer för vilka datatillsynsmannen lämnade in en handlingsplan till IAS. Parlamentet uppmanar datatillsynsmannen att hålla den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten regelbundet informerad om framstegen i detta avseende.
23.Europaparlamentet påminner om fördraget om Europeiska unionen, enligt vilket EU och dess institutioner ska främja solidaritet och jämställdhet mellan kvinnor och män.
Personalresurser, jämställdhet och personalens välbefinnande24.Europaparlamentet noterar att datatillsynsmannen i slutet av 2023 hade totalt 129 anställda, jämfört med 127 under 2022. Parlamentet noterar att datatillsynsmannen hade 50 kontraktsanställda enligt artikel 3 b i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän och anställningsvillkoren för övriga anställda (52 kontraktsanställda 2022), 7 tillfälligt anställda enligt artikel 2 b och 2 c (6 tillfälligt anställda 2022) och använde tjänster från 12 externa tjänsteleverantörer som arbetade internt under 2023 (8 externa tjänsteleverantörer 2022). Parlamentet uppmuntrar datatillsynsmannen att fortsätta sina ansträngningar för en mer balanserad geografisk representation bland alla medlemsstater, särskilt på ledningsnivå. Parlamentet välkomnar den ökade mångfalden av företrädda nationaliteter, men beklagar den fortsatta underrepresentationen av kvinnor på högre chefstjänster. Parlamentet efterlyser antagandet av en färdplan för en jämn könsfördelning, inbegripet proaktiva rekryteringsåtgärder och utbildningsprogram i ledarskap för kvinnliga anställda.
25.Europaparlamentet noterar att datatillsynsmannen hade 23 nationaliteter (från medlemsstaterna) bland sin personal under 2023, vilket är en förbättring jämfört med 22 nationaliteter 2022. Parlamentet noterar med missnöje att fem nationaliteter är överrepresenterade och att andra nationaliteter är underrepresenterade. Parlamentet uppmanar med kraft datatillsynsmannen att fortsätta sina ansträngningar för att uppnå en balanserad geografisk fördelning av medborgare från alla medlemsstater inom sin personal, genom att förbättra kommunikationen, främja synligheten och förbättra arbetsvillkoren för att locka till sig underrepresenterade nationaliteter.
26.Europaparlamentet konstaterar att datatillsynsmannens anställda under 2023 till 65 % bestod av kvinnor och till 35 % av män, vilket är i linje med trenderna från tidigare år. Parlamentet beklagar avsaknaden av kvinnor i högre chefsbefattningar, trots att man uppnått en jämn könsfördelning bland de sex chefsposterna på mellannivå. Parlamentet uppmanar med kraft datatillsynsmannen att intensifiera sina insatser för att säkerställa en jämn könsfördelning på alla personalnivåer och uppmanar datatillsynsmannen att främja ansökningar från kvinnor även med tanke på parlamentets nästa val av datatillsynsman.
27.Europaparlamentet noterar en hög tillsättningsgrad i tjänsteförteckningen på 95,65 %, men även en hög omsättning på 13 % under 2023. Parlamentet noterar att de flesta av de otillsatta tjänsterna berodde på att kandidaterna var olämpliga, med tanke på datatillsynsmannens behov av högt specialiserade profiler och den lilla poolen av behöriga kandidater. Parlamentet välkomnar hanteringen av dessa utmaningar genom ett nytt offentliggörande med en bredare eller mer riktad spridning av den lediga tjänsten eller genom omformulering av kraven. Parlamentet välkomnar de åtgärder som datatillsynsmannen vidtagit när det gäller rekryteringsprocessen. Parlamentet uppmanar datatillsynsmannen att fortsätta att ta itu med utmaningarna när det gäller att hitta lämpliga kandidater och att hålla den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten informerad om förbättringar i fråga om personalrekrytering och personalomsättning.
28.Europaparlamentet noterar att datatillsynsmannens team för personalfrågor under andra halvåret 2023 inledde ett pilotprojekt för ett nytt introduktionsförfarande för nyanställda, med sessioner som bland annat omfattar presentationer av kärnenheternas arbete, etik, upphandlingsförfaranden och informationssäkerhet, och konstaterar att tre introduktionssessioner erbjöds under 2023. Parlamentet uppmanar datatillsynsmannen att fortsätta att erbjuda nykomlingar introduktionssessioner och all personal obligatoriska sessioner som påminner om vikten av principer som gäller bland annat etik, intressekonflikter, transparens, intern kontroll och bedrägeribekämpning, eftersom de har blivit standard inom unionens institutioner. Parlamentet noterar dessutom att 12 enskilda sessioner erbjöds för datatillsynsmannens och Europeiska dataskyddsstyrelsens personal, sex sessioner med grupphandledning där deltagare (på chefsnivå) lärde sig av varandra, samt en ettårig gruppcoachning med en designer för ledarskapsutveckling vid Europeiska förvaltningsskolan 2023.
29.Europaparlamentet noterar utifrån frågeformuläret att datatillsynsmannen erbjuder flexibel arbetstid och hybridarbetsformer som tagits emot väl av de anställda, som bland annat kan utnyttja föräldraledighet, arbetstidskonton, deltidsarbete samt arbete från utlandet under ett begränsat antal dagar per år. Parlamentet noterar att majoriteten av personalen under 2023 utnyttjade dessa arbetsformer och att 86,30 % av personalen utnyttjade distansarrangemang under 2023. Parlamentet anser att byggnadsinfrastrukturen bör optimeras för att återspegla denna höga grad av distansarbete, vilket skulle kunna bidra till att minska driftskostnaderna och säkerställa en effektivare användning av kontorsutrymmen. Parlamentet välkomnar datatillsynsmannens fortsatta insatser för att aktivt förbättra personalens fysiska och psykiska välbefinnande.
30.Europaparlamentet lovordar datatillsynsmannen för att ha genomfört flera kunskapshöjande åtgärder under 2023 med information om eliminering av rasdiskriminering, Internationella kvinnodagen, EU:s mångfaldsmånad och lärande om neurodiversitet. Parlamentet noterar att datatillsynsmannen för närvarande inte har anställda med funktionsnedsättning men har en klausul om lika möjligheter i alla meddelanden om lediga tjänster hos datatillsynsmannen och aktivt uppmuntrar till ansökningar från kandidater med funktionsnedsättning.
31.Europaparlamentet noterar utifrån frågeformuläret att datatillsynsmannen anser att all information om fall av utbrändhet, inbegripet antalet sådana fall, är konfidentiell. Parlamentet är inte av samma åsikt och uppmanar datatillsynsmannen att årligen förse den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten med antalet fall av utbrändhet. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att inga fall av trakasserier hos datatillsynsmannen rapporterades 2023. Parlamentet välkomnar att datatillsynsmannen under 2023 fortsatte att tillhandahålla en föreläsning om bekämpning av trakasserier från en av datatillsynsmannens konfidentiella rådgivare, inom ramen för introduktionsutbildningen kallad ”EDPS Welcome Day”. Parlamentet lovordar offentliggörandet av beslutet om bekämpning av trakasserier och de konfidentiella rådgivarnas roll på datatillsynsmannens intranät.
Etisk ram och transparens32.Europaparlamentet noterar att datatillsynsmannen under 2023 inriktade sina insatser på att öka personalens kunskaper om datatillsynsmannens/EDPB:s etiska ram genom att anordna obligatoriska särskilda utbildningstillfällen för all personal och introduktionsutbildning för nyanställda vid datatillsynsmannen/EDPB, utsåg en ny etikansvarig och deltog i arbetsgruppen för etik kallad Comité Paritaire des Questions Statuaries. Parlamentet välkomnar att datatillsynsmannen inrättat en brevlåda där anställda kan lämna in sina förfrågningar gällande etiska frågor, samt användningen av kommissionens etiska modul i Sysper. Parlamentet uppmuntrar datatillsynsmannen att fortsätta att öka medvetenheten och anordna undersökningar för att bedöma personalens medvetenhet om datatillsynsmannens/EDPB:s etiska ram.
33.Europaparlamentet välkomnar den övergripande höga grad av transparens som datatillsynsmannen uppnått när det gäller verksamheten, särskilt när det gäller offentliggörandet av dagordningen och intresseförklaringarna för datatillsynsmannen och chefen för datatillsynsmannens administration, i linje med datatillsynsmannens uppförandekod från 2019. Parlamentet noterar utifrån uppföljningsrapporten att datatillsynsmannen har antagit två uppförandekoder, av vilka den ena är tillämplig på datatillsynsmannen och den andra på datatillsynsmannens personal. Parlamentet inser att i de fall då generalsekreteraren uppmanas att ersätta datatillsynsmannen är datatillsynsmannens uppförandekod även tillämplig på generalsekreteraren.
34.Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att datatillsynsmannen sedan inrättandet aldrig har varit föremål för några utredningar av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf).
35.Europaparlamentet noterar att fyra av de fem undersökningar som ombudsmannen inledde 2023 om datatillsynsmannen avslutades utan ytterligare undersökning. Parlamentet noterar att i fråga om en undersökning förväntades ett beslut under fjärde kvartalet 2024. Parlamentet uppmanar datatillsynsmannen att hålla den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten informerad om resultatet av denna undersökning.
36.Europaparlamentet beklagar att datatillsynsmannen fortfarande inte formellt har anslutit sig till unionens öppenhetsregister. Parlamentet noterar dock utifrån uppföljningsrapporten att datatillsynsmannen, i syfte att formellt ansluta sig till unionens öppenhetsregister, har inlett en intern bedömning av transparensåtgärder och att datatillsynsmannen under 2023 höll sonderande möten och diskussioner med öppenhetsregistrets sekretariat. Parlamentet uppmanar datatillsynsmannen att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om resultaten av denna bedömning. Parlamentet upprepar sin uppmaning till datatillsynsmannen att ansluta sig till och använda unionens öppenhetsregister, även för proaktivt offentliggörande av möten med tredje parter, för att säkerställa transparens i sina reglerings- och rådgivningsfunktioner.
37.Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att datatillsynsmannen 2023 fastställde interna regler för hörande av personer som skulle kunna påverkas av ett slutligt beslut från datatillsynsmannen som antagits i undersökningar och utredningar på eget initiativ för att säkerställa ett korrekt utövande av deras grundläggande rätt att höras i sådana förfaranden. Parlamentet lovordar datatillsynsmannen för att ha offentliggjort ett nytt faktablad om datatillsynsmannens utredningar och en ny utredningspolicy för datatillsynsmannen samt för att säkerställa att alla finansiella rapporter, inbegripet årsbudgetar samt redovisnings- och revisionsrapporter, offentliggörs via en unionsinstitutions webbplats och andra officiella kanaler, eftersom datatillsynsmannen spelar en ledande roll när det gäller att förbättra EU-institutionernas cybersäkerhetsberedskap.
38.Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse utifrån frågeformuläret att inga fall av intressekonflikter, visselblåsning eller bedrägerier rapporterades hos datatillsynsmannen under 2023. Parlamentet noterar att datatillsynsmannen har inrättat en ram för att förebygga intressekonflikter på högsta ledningsnivå och personalnivå genom uppförandekoder, informationskampanjer och försäkringar om frånvaro av intressekonflikter och om sekretess. Parlamentet noterar att utöver den obligatoriska introduceringen av datatillsynsmannens etiska ram för all ny personal introduceras ny personal även i datatillsynsmannens strategi för bedrägeribekämpning.
39.Europaparlamentet noterar utifrån frågeformuläret att datatillsynsmannen har interna regler om visselblåsning, som fastställer säkra sätt och kanaler genom vilka personalen kan ta upp farhågor om bedrägeri, korruption eller andra allvarliga missförhållanden, utan att det påverkar konfidentialiteten för visselblåsarens identitet och den information som rapporteras. Parlamentet noterar att det hittills aldrig har rapporterats om något fall av visselblåsning för datatillsynsmannen.
40.Europaparlamentet uppmanar med kraft datatillsynsmannen att i sina verkställighetsbeslut offentliggöra alla fall av jäv på grund av intressekonflikt, för att säkerställa full transparens i tillsynen och beslutsfattandet.
Digitalisering, it-säkerhet och skydd av personuppgifter41.Europaparlamentet noterar utifrån frågeformuläret att 2023 års budget för it-utrustning och it-projekt var 9,5 % lägre än 2022. Parlamentet noterar att denna minskning främst berodde på att inga nya it-genomförbarhetsstudier beställdes under 2023, jämfört med 2022, då sådana studier utgjorde en betydande del av it-budgeten. Parlamentet noterar vidare att andra kostnadsfaktorer förblir relativt stabila mellan de två åren, däribland allmänna it-tjänster och underhåll.
42.Europaparlamentet noterar utifrån uppföljningsrapporten och frågeformuläret slutsatserna av den it-genomförbarhetsstudie som genomfördes 2022, att det finns skillnader mellan vad de it-verktyg och it-tjänster som tillhandahålls av kommissionen och parlamentet kan erbjuda och datatillsynsmannens särskilda behov. Parlamentet noterar att dessa skillnader bör åtgärdas genom utveckling av intern kapacitet och interna tillämpningar för vilka det ansågs att det var nödvändigt med minst fem it-anställda och delvis utkontraktering av datatillsynsmannens funktioner. Parlamentet beklagar att genomförandet av rekommendationerna i studien på grund av budgetbegränsningar fortfarande väntar på genomförande. Parlamentet uppmanar datatillsynsmannen att överväga en stegvis strategi genom att börja med de rekommendationer och projekt som skulle kräva färre resurser.
43.Europaparlamentet lovordar de framsteg som datatillsynsmannen gjorde under 2023 när det gäller att digitalisera sina arbetsflöden och processer, med införandet av Ares, den kvalificerade digitala signaturen (e-IDA) och en samarbetsplattform (Nextcloud) för utarbetande av dokument och för videokonferenser, samt uppdateringar av verktyget Website Evidence Collector som automatiserar insamlingen av personuppgifter på personuppgiftsansvarigas och personuppgiftsbiträdens webbplatser, antagandet av acceptansmiljön för EU Send Web, en tjänst/kanal för utbyte av känslig icke-sekretessbelagd information med andra institutioner, organ och byråer och ytterligare framsteg som gjorts för att genomföra tjänster som inte kan utkontrakteras, såsom formen och det elektroniska arbetsflödet för att hantera anmälningar om dataintrång. Parlamentet noterar dock problem med användningen och underhållet av e‑upphandlingssystemet.
44.Europaparlamentet välkomnar datatillsynsmannens fokus på att säkerställa att externa uppdragstagare uppfyller de nödvändiga moraliska och etiska standarder som förväntas av alla unionens institutioner, organ och byråer, särskilt mot bakgrund av datatillsynsmannens tidigare användning av externa företag som, enligt Yale-universitetets rankning, fortsätter att vara verksamma i Ryssland.
45.Europaparlamentet konstaterar att datatillsynsmannen framgångsrikt förlitar sig på många av de administrativa system som används av kommissionen, särskilt när det gäller personal- och affärsförvaltningsprocesser, samt på vissa av parlamentets tjänster, inbegripet tillhandahållande av bärbara datorer, nätverksinfrastruktur och videokonferenser. Parlamentet lovordar slutförandet av projektet för att förbättra kvaliteten på och prestandan hos de datorer som tillhandahålls datatillsynsmannens personal, i samarbete med parlamentet, i syfte att göra hybridarbetet mer allmänt.
46.Europaparlamentet erkänner datatillsynsmannens ledande roll när det gäller att förbättra EU-institutionernas cybersäkerhetsberedskap, samtidigt som man har ett nära samarbete med organ såsom Europeiska unionens cybersäkerhetsbyrå (Enisa) och cybersäkerhetsnav såsom CERT-EU. Parlamentet uppmanar med kraft datatillsynsmannen att utveckla en strukturerad revisionsram för cybersäkerhetsrisker inom unionens organ. Parlamentet noterar att datatillsynsmannen under 2023 fortsatte att förbättra sin beredskap att skydda personuppgifter och känslig information mot cyberattacker med tanke på den snabbt föränderliga hotbilden mot cybersäkerheten. Parlamentet lovordar i detta sammanhang datatillsynsmannen för att ha sett över sin säkerhetspolitik och sina metoder inför genomförandet av cybersäkerhetsförordningen (förordning (EU, Euratom) 2023/2841). Parlamentet noterar utifrån frågeformuläret att datatillsynsmannen lämnade in en begäran om ytterligare två heltidsekvivalenter för att täcka cybersäkerhetsinfrastruktur i samband med datatillsynsmannens skyldigheter enligt den förordningen samt datatillsynsmannens roll som ledamot i den interinstitutionella cybersäkerhetsstyrelsen (IICB). Parlamentet noterar vidare med tillfredsställelse att datatillsynsmannen uppgraderade sin policy för informationssäkerhet och datatillsynsmannens policy för acceptabel användning för att hantera specifika cybersäkerhetshot i samband med distansarbete, användning av personliga mobila enheter och förbud mot farliga tillämpningar (TikTok). Parlamentet noterar att datatillsynsmannen inte har utsatts för några cyberattacker under 2023. Parlamentet efterlyser årlig offentlig rapportering om upptäckta hot, motåtgärder och institutionell cyberresiliens.
47.Europaparlamentet lovordar datatillsynsmannen för att ha uppdaterat cybersäkerhetsutbildningen för all personal och moderniserat säkerhetsutbildningsmodellen för nyanställda. Parlamentet uppskattar att datatillsynsmannen har varit proaktiv när det gäller att öka medvetenheten om it-säkerhetsrisker, till exempel genom att utarbeta faktablad, genomföra undersökningar med EU:s institutioner, organ och byråer och genomföra informationskampanjer. Parlamentet uppmuntrar datatillsynsmannen att se till att personalen får obligatorisk utbildning om säker och etisk användning av AI-verktyg för att öka deras insikter och minska potentiella risker.
Miljö och hållbarhet50.Europaparlamentet noterar att datatillsynsmannen inte har anslutit sig till miljölednings- och miljörevisionsordningen (Emas) men har genomfört flera åtgärder för att minska sitt miljöavtryck, såsom att reglera temperaturen automatiskt och centralt, automatiskt släcka ljus när ingen rör sig i ett rum, köpa miljövänliga produkter och tjänster och automatisera arbetsflödena genom införandet av Ares. Parlamentet noterar utifrån uppföljningsrapporten att enligt den information som mottagits av parlamentets generaldirektorat för infrastruktur och logistik, som ansvarar för förvaltningen av den byggnad som hyrs av datatillsynsmannen, installeras solpaneler i den byggnaden. Parlamentet uppmanar datatillsynsmannen att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om andelen (%) solpanelproducerad el av datatillsynsmannens totala energiförbrukningsbehov per år. Parlamentet uppmanar dessutom datatillsynsmannen att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om eventuell ny utveckling i fråga om Emas certifieringsprocess.
51.Europaparlamentet noterar att datatillsynsmannen inte har bedömt sitt koldioxidavtryck 2023. Parlamentet välkomnar dock att datatillsynsmannen fortsätter att tillämpa åtgärder som minskar koldioxidavtrycket genom att minska resorna till kontoret genom möjligheter till distansarbete, ersätta 50 % av personalens månatliga/årliga abonnemang för användning av kollektivtrafik, uppmuntra personalen att främja videokonferenser och tågresor för korta avstånd, hantera betalningscykeln för fakturor elektroniskt och hantera urvals- och bedömningsprocesserna inom personalförvaltningen fullständigt papperslöst.
52.Europaparlamentet uppmanar med kraft datatillsynsmannen att anta Emas för att systematiskt övervaka och förbättra sitt miljöavtryck, särskilt när det gäller energiförbrukning, avfallsminskning och hållbar kontorspolitik.
53.Europaparlamentet noterar att datatillsynsmannen hanterar hållbarhetsrelaterade risker (såsom miljömässiga, sociala och styrningsrelaterade risker) på ett övergripande sätt genom en årlig riskbedömning. Parlamentet välkomnar i detta sammanhang att datatillsynsmannen antog sin nya riskhanteringsprocess 2023, som bör hjälpa datatillsynsmannen att rikta in sig på och bättre analysera dessa risker och följaktligen bättre kalibrera riskreducerande åtgärder.
Interinstitutionellt samarbete54.Europaparlamentet välkomnar de budgetmässiga och administrativa besparingar som datatillsynsmannen har uppnått genom interinstitutionellt samarbete, särskilt genom ingåendet av servicenivåavtal med parlamentet för hyra av dess lokaler och användning av it-systemapplikationer, maskinvara och underhåll och med kommissionen för personal- och affärsförvaltningsprocesser, samt genom deltagande i stora interinstitutionella ramavtal på områden som it-rådgivning, tillfälliga tjänster och kontorsmateriel. Parlamentet lovordar dessutom datatillsynsmannen för att ha upprätthållit ett strukturerat samarbete med ombudsmannen, byrån för grundläggande rättigheter och CERT-EU genom samförståndsavtal.
55.Europaparlamentet noterar att datatillsynsmannen deltar i möten i olika interinstitutionella organ. Parlamentet välkomnar i detta sammanhang datatillsynsmannens deltagande i möten mellan förvaltningscheferna och den interinstitutionella kommittén för onlinekommunikation, under ledning av parlamentets generaldirektorat för kommunikation. Parlamentet erkänner att interinstitutionellt samarbete med datatillsynsmannen, i hans tillsynsroll, är av avgörande betydelse för att de andra unionsinstitutionerna ska kunna förbättra sin efterlevnad av den rättsliga ramen för dataskydd.
56.Europaparlamentet efterlyser ett närmare samarbete mellan datatillsynsmannen, revisionsrätten, Olaf och Europeiska åklagarmyndigheten (Eppo) för att utveckla gemensamma protokoll för upptäckt av bedrägerier i samband med digitala uppgifter och finansiella transaktioner inom EU:s institutioner. Parlamentet betonar behovet av gemensamma revisioner av AI-baserade bedrägeririsker.
57.Europaparlamentet välkomnar den avgörande roll som datatillsynsmannen spelade 2023 i samordningen av medlemsstaternas dataskyddsmyndigheter för att främja ett enhetligt dataskydd i hela unionen. Parlamentet noterar att datatillsynsmannen anslöt sig till 26 dataskyddsmyndigheter i en samordnad verkställighetsåtgärd som gällde dataskyddsombudens roll och uppgifter och där man bedömde deras efterlevnad av förordning (EU) 2018/1725. Parlamentet noterar datatillsynsmannens fortsatta aktiva deltagande i den samordnade tillsynskommittén inom området med frihet, säkerhet och rättvisa, för att behandla frågor såsom hantering av klagomål mot Europol och förbättring av samarbetsprocesser. Parlamentet uppskattar dessutom alla andra åtgärder som vidtagits för att förbättra samarbetet mellan datatillsynsmannen och dataskyddsmyndigheterna, såsom genomförandet av en gemensam Europolinspektion med nationella myndigheter (Polen och Litauen) och deltagandet i den samordnade tillsynsåtgärden för behandling av minderårigas uppgifter i Europols system, deltagandet i ett operativt besök hos den europeiska delegerade åklagaren i Lissabon inom ramen för ett samarbetsavtal med Portugals dataskyddsmyndighet och samordningen av en inspektion på plats i Lesbos med Greklands dataskyddsmyndighet för att kontrollera datainsamlingsmetoderna under Frontex gemensamma insatser. Parlamentet konstaterar att dessa interinstitutionella åtaganden hjälper datatillsynsmannen att anpassa sig till bästa praxis vid unionens institutioner och dra nytta av informationsutbytet med motsvarande avdelningar.
Kommunikation58.Europaparlamentet noterar att budgeten för offentlig kommunikation och PR-verksamhet under 2023 uppgick till 468 000 EUR, vilket var en ökning med 54 % jämfört med 2022.
59.Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att datatillsynsmannen anordnade flera kommunikationsevenemang både online och på plats under 2023 i syfte att öka kunskaperna om datatillsynsmannens roll och uppdrag bland en bredare allmänhet och vikten av att respektera unionens dataskyddsregler, såsom dataskyddsdagen, datatillsynsmannens praktikantkonferens (två gånger om året), datatillsynsmannens seminarium om kärnan i den grundläggande rätten till integritet och dataskydd samt andra internationella evenemang.
60.Europaparlamentet noterar att datatillsynsmannen kommunicerar online via sin webbplats och sina konton på sociala medier på X (f.d. Twitter) (29 400 följare), LinkedIn (71 000 följare), YouTube (2 900 följare), EU-Voice (5 900 följare) och EU‑Video (750 följare).
61.Europaparlamentet noterar att pilotprojektet med plattformarna EU-Voice och EU‑Video (fria sociala medier med öppen källkod, integritetsorienterade och baserade på programvarorna Mastodon och PeerTube) fortsatte under 2023. Parlamentet välkomnar i detta sammanhang datatillsynsmannens bidrag till unionens strategi för datamässig och digital suveränitet för att främja unionens oberoende i den digitala världen och efterlevnaden av den rättsliga ramen för dataskydd.