P9_TA(2024)0172Tempo impiegato dalla Commissione europea per trattare le richieste di accesso del pubblico ai documentiRisoluzione del Parlamento europeo del 14 marzo 2024 sul tempo impiegato dalla Commissione europea per trattare le richieste di accesso del pubblico ai documenti (2023/2941(RSP))Il Parlamento europeo,

–visto il trattato sull'Unione europea (TUE), in particolare gli articoli 1, 9, 10, 11 e 16,

–visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea, in particolare gli articoli 15 e 228,

–vista la Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea, in particolare gli articoli 41 e 42,

–visto il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.,

–visto il regolamento (UE, Euratom) 2021/1163 del Parlamento europeo, del 24 giugno 2021, che fissa lo statuto e le condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del Mediatore (statuto del Mediatore europeo) e che abroga la decisione 94/262/CECA, CE, Euratom GU L 253 del 16.7.2021, pag. 1.,

–vista la decisione della Mediatrice europea del 18 settembre 2023 relativa alle tempistiche della Commissione europea per il trattamento delle richieste di accesso del pubblico ai documenti (indagine strategica OI/2/2022/OAM);

–vista la relazione speciale della Mediatrice europea, relazione del 21 settembre 2023 nell'ambito della sua indagine strategica relativa alle tempistiche della Commissione europea per il trattamento delle richieste di accesso del pubblico ai documenti (OI/2/2022/OAM);

–vista la giurisprudenza della Corte di giustizia dell'Unione europea e della Corte europea dei diritti dell'uomo,

–vista la sua risoluzione del 13 luglio 2023 sulla relazione annuale per gli anni 2019-2021 sull'accesso del pubblico ai documenti Testi approvati, P9_TA(2023)0295.,

–visto l'articolo 132, paragrafo 2, del suo regolamento,

A.considerando che l'accesso del pubblico ai documenti in possesso delle istituzioni dell'UE è un diritto fondamentale tutelato dalla Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea e dai trattati; che i cittadini devono poter esercitare tale diritto in modo proattivo, in quanto consente loro di esercitare efficacemente il loro diritto di controllare l'operato e le attività delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'UE, in particolare il processo legislativo; che le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'UE devono adoperarsi per garantire le norme più rigorose possibili in materia di buona amministrazione, responsabilità, apertura, integrità e trasparenza nel loro funzionamento e nel processo decisionale; che tali norme rappresentano una condizione preliminare per la fiducia dei cittadini nelle istituzioni dell'UE;

B.considerando che lo scopo del regolamento (CE) n. 1049/2001 è quello di conferire al pubblico il diritto di accesso più ampio possibile ai documenti delle istituzioni al fine di consentire alle persone di esercitare efficacemente il loro diritto di controllo sull'operato e le attività delle istituzioni dell'UE; che è necessario garantire metodi di controllo che combinino attività di supervisione democratica, controllo e monitoraggio; che la Commissione è giuridicamente tenuta a divulgare i documenti tempestivamente e in linea con i termini chiaramente definiti nel regolamento (CE) n. 1049/2001;

C.considerando che l'articolo 228 TFUE e l'articolo 3 dello statuto del Mediatore europeo incaricano il Mediatore di svolgere indagini qualora ritenga giustificato farlo, sulla base di una denuncia o di propria iniziativa, in particolare in casi ripetuti, sistemici o particolarmente gravi di cattiva amministrazione; che l'articolo 4, paragrafo 3, dello statuto impone al Mediatore di trasmettere una relazione al Parlamento europeo quando la natura o l'entità del caso di cattiva amministrazione lo rende necessario;

D.considerando che numerose denunce ricevute dalla Mediatrice rivelano che la Commissione ha adottato decisioni in merito alle richieste di accesso del pubblico ai documenti con notevoli ritardi e non ha rispettato i termini previsti dalla legislazione pertinente; che la relazione speciale della Mediatrice nel quadro della sua indagine strategica sul tempo impiegato dalla Commissione per trattare le richieste di accesso del pubblico ai documenti dimostra che i suoi suggerimenti non sono stati sistematicamente applicati nella pratica e che la Commissione non ha attuato le modifiche necessarie per soddisfare tale richiesta; che il 28 novembre 2023 la Mediatrice ha presentato alla commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni la sua relazione speciale e la sua valutazione della situazione;

E.considerando che la risposta della Commissione suggerisce che essa tratti le richieste di accesso ai documenti senza problemi di rilievo; che, nella sua risposta Risposta della Commissione del 28 marzo 2023 in merito a una richiesta di informazioni del Mediatore europeo sul tempo impiegato dalla Commissione europea per trattare le richieste di accesso del pubblico ai documenti. in merito alla richiesta di informazioni della Mediatrice sul tempo impiegato dalla Commissione per trattare le richieste di accesso del pubblico ai documenti, la Commissione riconosce l'importanza di trattare le richieste in modo tempestivo e sottolinea le numerose sfide poste dall'aumento del numero di richieste e dalla loro complessità; che il nuovo portale per l'accesso elettronico ai documenti della Commissione rappresenta chiaramente un passo positivo in termini di interazione della Commissione con coloro che richiedono l'accesso e in termini di pubblicazione di tutti i documenti divulgati;

Accesso ai documenti della Commissione

1.ricorda che il diritto del pubblico di accedere ai documenti in possesso delle istituzioni dell'UE è sancito dai trattati e dalla Carta dei diritti fondamentali e svolge un ruolo cruciale nel garantire che le istituzioni dell'UE operino in modo trasparente, il che migliora la legittimità e la fiducia del pubblico nei confronti dell'UE, nonché la sua credibilità;

2.sottolinea che le istituzioni dell'UE, compresa la Commissione, sono tenute ad attuare l'articolo 15, paragrafo 3, TFUE in linea con i principi democratici, in particolare quelli sanciti dall'articolo 10, paragrafo 3, TUE e dall'articolo 42 della Carta dei diritti fondamentali; sottolinea che la trasparenza è fondamentale per garantire la responsabilità e il controllo democratico delle istituzioni dell'UE;

3.accoglie con favore le raccomandazioni pratiche della Mediatrice su come registrare il testo e i messaggi istantanei inviati o ricevuti dai membri del personale a titolo professionale Mediatore europeo, "Closing note on the strategic initiative on how EU institutions, bodies, offices and agencies record text and instant messages sent/received by staff members in their professional capacity (SI/4/2021/MIG) (Nota conclusiva sull'iniziativa strategica sul modo in cui le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'UE registrano testi e messaggi istantanei inviati/ricevuti dai membri del personale a titolo professionale), 13 luglio 2022., riconosce che i messaggi di testo e istantanei concernenti il lavoro sono "documenti" ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti e invita anche le altre istituzioni, organi e organismi dell'UE a riconoscerlo, attenersi di conseguenza alle raccomandazioni della Mediatrice e rendere pubblico tale follow-up;

4.ricorda che una domanda di accesso a un documento deve essere trattata tempestivamente; ribadisce la propria preoccupazione per il fatto che molte delle denunce ricevute dalla Mediatrice riguardano ritardi nell'accesso ai documenti richiesti e che i ritardi nell'accesso si verificano in casi di rilevante interesse pubblico; deplora profondamente le conclusioni della relazione speciale della Mediatrice in merito a ritardi sistemici e significativi nell'accesso ai documenti della Commissione, in particolare il fatto che, nell'85 % dei casi esaminati, la Commissione non abbia adottato una decisione entro i termini di legge e che, nel 60 % dei casi, il ritardo sia stato superiore a 60 giorni lavorativi; deplora che la Commissione non abbia rispettato il regolamento (CE) n. 1049/2001 a causa della violazione sistematica dei termini di legge per l'accesso del pubblico ai documenti e della mancata comunicazione tempestiva della sua decisione ai richiedenti, come indicato nella relazione speciale della Mediatrice; sottolinea che, in linea con la valutazione della Mediatrice, tali ritardi equivalgono a una cattiva amministrazione da parte della Commissione;

5.sottolinea che il Mediatore europeo svolge un ruolo importante nell'agevolare l'accesso dei cittadini ai documenti, in particolare quando tale accesso è stato parzialmente o totalmente rifiutato da un'istituzione, un'agenzia o un organo dell'UE; sostiene fermamente le raccomandazioni della Mediatrice alla Commissione sulla necessità di correggere urgentemente tale situazione;

6.ricorda con grande preoccupazione che, nel 2021, a seguito di una richiesta di accesso pubblico ai messaggi di testo tra la Presidente della Commissione Ursula von der Leyen e l'amministratore delegato di un'azienda farmaceutica in merito all'acquisto di vaccini anti COVID‑19 da parte della Commissione, la Commissione ha rifiutato di riconoscere che tali messaggi di testo rientrano nella definizione di "documento" ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001; ricorda che la registrazione di un documento è una conseguenza e non una condizione preliminare per la sua esistenza; prende nota della conclusione della Mediatrice riguardo alla cattiva amministrazione da parte della Commissione in questo caso; esprime preoccupazione per il fatto che la Commissione non ha dato seguito alla raccomandazione della Mediatrice, formulata successivamente alla sua indagine, di condurre un'altra ricerca relativa a messaggi di testo pertinenti; invita la Commissione a effettuare senza ritardi una ricerca completa; esprime profonda preoccupazione per la crescente distanza tra i cittadini e le istituzioni dell'UE, peggiorata in seguito a questa situazione;

7.osserva con molta preoccupazione che la Mediatrice ha ricevuto numerose denunce da parte di cittadini per estremi ritardi nell'accesso ai documenti richiesti; sostiene il parere della Mediatrice secondo cui l'accesso ritardato è effettivamente negato e le procedure amministrative dovrebbero essere razionalizzate per garantire che i cittadini ricevano accesso ai documenti in modo tempestivo;

8.ricorda che, a giudizio della Mediatrice europea, le restrizioni di accesso ai documenti, in particolare a quelli legislativi, dovrebbero essere eccezionali e limitate allo stretto necessario; rammenta inoltre che qualsiasi decisione di rifiutare al pubblico l'accesso ai documenti deve essere basata su eccezioni previste dalla legislazione, definite in modo chiaro e rigoroso e accompagnate da una giustificazione motivata e specifica che consenta ai cittadini di comprendere il rifiuto dell'accesso e di avvalersi efficacemente dei mezzi di ricorso legali disponibili; ritiene che un approccio più proattivo contribuirebbe a garantire un'effettiva trasparenza e a prevenire controversie giuridiche costose e onerose tra i cittadini e le istituzioni;

9.evidenzia la necessità di garantire che i cittadini siano in grado di seguire e comprendere i processi decisionali dell'UE e di prendervi parte; sottolinea che la Commissione, in quanto la più grande istituzione dell'UE, dovrebbe dare l'esempio per quanto riguarda l'accesso ai documenti; sottolinea che i ritardi nella concessione dell'accesso possono compromettere la capacità dei cittadini di partecipare al processo democratico, in quanto i documenti e le informazioni richiesti sono spesso sensibili al fattore temporale e possono perdere rilevanza per il richiedente in caso di ritardi; sottolinea che i ritardi possono anche avere un effetto dissuasivo, inducendo le persone a scegliere di non esercitare il loro diritto fondamentale di accesso ai documenti sulla base del presupposto che ciò richiederà troppo tempo; sottolinea che il volume e la complessità crescenti delle richieste di accesso ai documenti non possono giustificare i ritardi sistemici da parte della Commissione;

10.è convinto che la pubblicazione proattiva dei documenti nel registro è la soluzione migliore per ridurre il numero di richieste di accesso ai documenti ed evitare ritardi; sottolinea che un approccio maggiormente proattivo contribuirebbe a garantire un'effettiva trasparenza e ad evitare inutili contenziosi che potrebbero essere fonte di spese e oneri superflui sia per i cittadini che per le istituzioni dell'UE;

Raccomandazioni

11.esorta la Commissione a correggere i suoi ritardi sistematici e significativi nel trattamento delle richieste di accesso del pubblico ai documenti;

12.chiede la pubblicazione immediata e completa di tutti i contratti per l'acquisto di vaccini contro la COVID-19 finanziati interamente o parzialmente con fondi pubblici;

13.invita la Commissione ad attuare la raccomandazione e tutti i suggerimenti contenuti nella relazione speciale del Mediatore, in particolare per quanto riguarda la necessità di una trasparenza maggiormente proattiva, di risorse umane più specializzate per la gestione delle domande di conferma e di un atteggiamento più aperto e costruttivo nei confronti dei richiedenti;

14.invita la Commissione a riformare la sua gestione dell'accesso del pubblico ai documenti al fine di affrontare la grave questione dei ritardi e il mancato rispetto dei termini stabiliti dalla legislazione pertinente;

15.invita la Commissione a essere proattiva nella pubblicazione di documenti e statistiche sulle sue modalità di gestione delle richieste di accesso ai documenti, comprese le informazioni sul rispetto dei termini stabiliti dal diritto dell'UE, in quanto tali informazioni sono essenziali per rafforzare i processi democratici dell'UE;

16.invita la Commissione a pubblicare finalmente e immediatamente i messaggi di testo che la presidente della Commissione e l'amministratore delegato dell'azienda farmaceutica Pfizer si sono scambiati durante i negoziati sull'acquisto di 1,8 miliardi di dosi di vaccini contro la COVID-19, in particolare alla luce dell'ingiustificato aumento del 25 % del prezzo per dose, che ha comportato un costo totale di 35 miliardi di EUR di denaro pubblico;

17.sottolinea che, se la Commissione non affronterà i ritardi sistematici e significativi nel trattamento delle richieste di accesso del pubblico ai documenti al momento dell'istituzione del nuovo collegio dei commissari, il Parlamento valuterà la possibilità di utilizzare tutti gli strumenti parlamentari disponibili per affrontare la questione; ricorda che il Parlamento ha il diritto di presentare ricorso contro la Commissione dinanzi alla Corte di giustizia dell'UE per violazione dei trattati, compreso l'articolo 15, paragrafo 3, TFUE sul diritto dei cittadini e dei residenti dell'UE di accedere ai documenti;

18.chiede alla Commissione di informare il Parlamento in merito alle modalità con cui intende rispettare i termini stabiliti nella pertinente legislazione dell'UE;

° °

19.incarica la sua Presidente di trasmettere la presente risoluzione alla Commissione.