1.herinnert eraan dat het recht van het publiek op toegang tot documenten die in het bezit zijn van de EU-instellingen is vastgelegd in de Verdragen en het Handvest van de grondrechten en dat dit recht een cruciale rol speelt bij het waarborgen van een transparante werking van de EU-instellingen, hetgeen de legitimiteit en het vertrouwen van het publiek in de EU en de geloofwaardigheid ervan ten goede komt;

2.benadrukt dat de EU-instellingen, met inbegrip van de Commissie, verplicht zijn artikel 15, lid 3, VWEU ten uitvoer te leggen in overeenstemming met de democratische beginselen, met name die welke zijn neergelegd in artikel 10, lid 3, VEU en artikel 42 van het Handvest van de grondrechten; benadrukt dat transparantie van fundamenteel belang is om verantwoordingsplicht en democratische controle van de EU-instellingen te waarborgen;

3.is ingenomen met de praktische aanbevelingen van de Ombudsman over de registratie van tekst- en chatberichten die door personeelsleden in hun professionele hoedanigheid worden verzonden en ontvangen Europese Ombudsman, “Closing note on the strategic initiative on how EU institutions, bodies, offices and agencies record text and instant messages sent/received by staff members in their professional capacity (SI/4/2021/MIG)”, 13 juli 2022.; erkent dat werkgerelateerde tekst- en chatberichten “documenten” zijn in de zin van Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten, en verzoekt de andere instellingen, organen en instanties van de EU dit te erkennen, de aanbevelingen van de Ombudsman dienovereenkomstig op te volgen en deze opvolging openbaar te maken;

4.herinnert eraan dat verzoeken om toegang tot een document onverwijld moeten worden behandeld; spreekt nogmaals zijn bezorgdheid uit over het feit dat veel van de door de Ombudsman ontvangen klachten betrekking hebben op vertragingen bij het verkrijgen van toegang tot gevraagde documenten en dat de vertraagde toegang zich voordoet in gevallen van aanzienlijk openbaar belang; betreurt ten zeerste de bevindingen in het speciaal verslag van de Ombudsman van stelselmatige en aanzienlijke vertragingen bij de toegang tot documenten van de Commissie, met name het feit dat de Commissie in 85 % van de onderzochte gevallen geen besluit heeft genomen binnen de wettelijke termijnen en dat de vertraging in 60 % van de gevallen meer dan 60 werkdagen bedroeg; betreurt het dat de Commissie Verordening (EG) nr. 1049/2001 niet heeft nageleefd door stelselmatig de wettelijke termijnen voor de toegang van het publiek tot documenten niet in acht te nemen en haar besluit niet tijdig aan de aanvragers mee te delen, zoals blijkt uit het speciaal verslag van de Ombudsman; onderstreept dat deze vertragingen, in overeenstemming met de beoordeling van de Ombudsman, neerkomen op wanbeheer door de Commissie;

5.onderstreept dat de Europese Ombudsman een belangrijke rol speelt bij het vergemakkelijken van de toegang van burgers tot documenten, met name wanneer die toegang gedeeltelijk of volledig is geweigerd door een instelling, orgaan of instantie van de EU; staat volledig achter de aanbevelingen van de Ombudsman aan de Commissie om deze situatie met prioriteit recht te zetten;

6.herinnert er met grote bezorgdheid aan dat de Commissie in 2021, naar aanleiding van een verzoek om het publiek toegang te geven tot tekstberichten die waren verzonden tussen de voorzitter van de Commissie Ursula von der Leyen en de algemeen directeur van een farmaceutisch bedrijf over de aankoop door de Commissie van COVID-19-vaccins, heeft geweigerd te erkennen dat dergelijke tekstberichten binnen de definitie van “document” vallen in de zin van Verordening (EG) nr. 1049/2001; herinnert eraan dat de registratie van een document een gevolg is van, en geen voorwaarde voor, het bestaan van dat document; neemt kennis van de vaststelling door de Ombudsman van wanbeheer door de Commissie in dit geval; is bezorgd over het feit dat de Commissie heeft nagelaten gevolg te geven aan de naar aanleiding van het onderzoek van de Ombudsman geformuleerde aanbeveling om nogmaals te trachten relevante tekstberichten te achterhalen; verzoekt de Commissie onverwijld een volledig onderzoek naar deze berichten in te stellen; is zeer bezorgd over de steeds groter wordende kloof tussen de burgers en de EU-instellingen, die door deze situatie is vergroot;

7.stelt met grote bezorgdheid vast dat de Ombudsman veel klachten van burgers heeft ontvangen over extreme vertragingen bij het verkrijgen van toegang tot opgevraagde documenten; schaart zich achter het standpunt van de Ombudsman dat vertraagde toegang in feite neerkomt op geweigerde toegang en dat administratieve processen moeten worden gestroomlijnd om ervoor te zorgen dat burgers tijdig toegang krijgen tot documenten;

8.herinnert eraan dat de toegang tot documenten, met name wetgevingsdocumenten, volgens de Europese Ombudsman slechts mag worden beperkt in uitzonderlijke situaties waarin dit absoluut noodzakelijk is; herhaalt voorts dat besluiten om de toegang van het publiek tot documenten te weigeren, op duidelijk en streng omlijnde wettelijke uitzonderingen moeten stoelen en vergezeld moeten gaan van een gemotiveerde, specifieke toelichting om de burgers in staat te stellen de reden voor de weigering te begrijpen en doeltreffend gebruik te maken van de beschikbare rechtsmiddelen; is van mening dat een meer proactieve aanpak daadwerkelijke transparantie in de hand zou werken en dure en omslachtige juridische geschillen tussen burgers en instellingen zou helpen voorkomen;

9.benadrukt dat ervoor moet worden gezorgd dat burgers de besluitvormingsprocessen van de EU kunnen volgen, begrijpen en eraan kunnen deelnemen; benadrukt dat de Commissie, als grootste EU-instelling, het goede voorbeeld moet geven wat betreft de toegang tot documenten; onderstreept dat vertragingen bij het verlenen van toegang het vermogen van burgers om deel te nemen aan het democratische proces kunnen ondermijnen, aangezien de gevraagde documenten en informatie vaak tijdgevoelig zijn en voor de verzoeker hun relevantie kunnen verliezen als zich vertragingen voordoen; benadrukt dat vertragingen ook een ontmoedigend effect kunnen hebben, waardoor individuen ervoor kiezen hun grondrecht op toegang tot documenten niet uit te oefenen in de veronderstelling dat het te lang zal duren; onderstreept dat de toenemende omvang en complexiteit van verzoeken om toegang tot documenten de stelselmatige vertragingen van de kant van de Commissie niet kunnen rechtvaardigen;

10.is ervan overtuigd dat het proactief publiceren van documenten in het register de beste oplossing is om het aantal verzoeken om toegang tot documenten te verminderen en vertraging te vermijden; benadrukt dat een meer proactieve aanpak zou bijdragen tot daadwerkelijke transparantie en tot het voorkomen van onnodige juridische geschillen, die kunnen leiden tot onnodige kosten en lasten voor zowel de burgers als de instellingen;

11.dringt er bij de Commissie op aan de stelselmatige en aanzienlijke vertragingen bij de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten te verhelpen;

12.dringt aan op de onmiddellijke en volledige publicatie van alle contracten voor de aankoop van COVID-19-vaccins die geheel of gedeeltelijk met overheidsmiddelen zijn gefinancierd;

13.verzoekt de Commissie uitvoering te geven aan de aanbeveling en alle suggesties in het speciaal verslag van de Ombudsman, met name over de noodzaak van meer proactieve transparantie, meer specifieke personele middelen voor de behandeling van confirmatieve verzoeken en een meer open en constructieve houding ten aanzien van verzoekers;

14.verzoekt de Commissie haar beheer van de toegang van het publiek tot documenten te hervormen om het grote probleem van de vertragingen en de niet-naleving van de in de desbetreffende wetgeving vastgestelde termijnen aan te pakken;

15.verzoekt de Commissie proactief te werk te gaan bij de publicatie van documenten en statistieken over de wijze waarop zij verzoeken om toegang tot documenten behandelt, met inbegrip van informatie over de naleving van de in het EU-recht vastgestelde termijnen, aangezien dergelijke informatie van essentieel belang is om de democratische processen van de EU te versterken;

16.verzoekt de Commissie eindelijk en onmiddellijk de tekstberichten te publiceren die de voorzitter van de Commissie en de CEO van het farmaceutisch bedrijf Pfizer tijdens de onderhandelingen over de aankoop van 1,8 miljard doses COVID-19-vaccins hebben uitgewisseld, met name in het licht van de onverklaarde stijging van de prijs per dosis met 25 %, wat heeft geleid tot een totaal van 35 miljard EUR met publieke middelen gefinancierde kosten;

17.benadrukt dat, indien de Commissie de systematische en aanzienlijke vertragingen bij de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten niet aanpakt tegen de datum waarop het nieuwe college van commissarissen wordt geïnstalleerd, het Parlement zal overwegen alle beschikbare parlementaire instrumenten te gebruiken om deze kwestie aan te pakken; herinnert eraan dat het Parlement het recht heeft om bij het Hof van Justitie van de EU een procedure in te leiden tegen de Commissie wegens schending van de Verdragen, waaronder artikel 15, lid 3, VWEU inzake het recht van burgers en ingezetenen van de EU op toegang tot documenten;

18.verzoekt de Commissie het Parlement te informeren over de wijze waarop zij van plan is de termijnen na te leven die zijn vastgelegd in de desbetreffende EU-wetgeving;

19.verzoekt zijn Voorzitter deze resolutie te doen toekomen aan de Commissie.