1.reamintește că dreptul publicului de a avea acces la documentele deținute de instituțiile UE este prevăzut în tratate și în Carta drepturilor fundamentale și este esențial pentru a garanta că instituțiile UE funcționează în mod transparent, ceea ce îmbunătățește legitimitatea și încrederea publicului în UE, precum și credibilitatea acesteia;

2.subliniază că instituțiile UE, în special Comisia, au obligația de a pune în aplicare articolul 15 alineatul (3) din TFUE în concordanță cu principiile democratice, îndeosebi cu cele prevăzute la articolul 10 alineatul (3) din TUE și la articolul 42 din Carta drepturilor fundamentale; subliniază că transparența este fundamentală pentru a asigura responsabilitatea instituțiilor UE și controlul democratic asupra acestora;

3.salută recomandările practice ale Ombudsmanului privind modul de înregistrare a mesajelor text și instantanee trimise sau primite de membrii personalului în exercițiul activității lor profesionale Ombudsmanul European, „Closing note on the strategic initiative on how EU institutions, bodies, offices and agencies record text and instant messages sent/received by staff members in their professional capacity (SI/4/2021/MIG)”, 13 iulie 2022.; recunoaște că mesajele text și mesajele instantanee din context profesional sunt „documente” în sensul Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 privind accesul public la documente și invită celelalte instituții, organe, oficii și agenții ale UE să recunoască acest lucru, să dea curs recomandărilor Ombudsmanului în mod corespunzător și să facă publică monitorizarea acestei chestiuni;

4.reamintește că o cerere de acces la un document trebuie tratată cu promptitudine; își reafirmă îngrijorarea cu privire la faptul că multe dintre plângerile primite de Ombudsman se referă la întârzierea cu care se obține accesul la documentele solicitate și cu privire la faptul că se înregistrează întârzieri de acordare a accesului în cazuri de interes public important; regretă profund constatările din raportul special al Ombudsmanului privind întârzierile sistemice și semnificative în ceea ce privește accesul la documentele Comisiei, în special faptul că, în 85 % din cazurile examinate, Comisia nu a luat o decizie în termenele legale și că, în 60 % din cazuri, întârzierea a fost de peste 60 de zile lucrătoare; regretă că Comisia nu a respectat Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, încălcând sistematic termenele legale pentru accesul public la documente și necomunicându-și decizia solicitanților în timp util, astfel cum se arată în raportul special al Ombudsmanului; subliniază că, conform analizei Ombudsmanului, aceste întârzieri constituie o administrare defectuoasă din partea Comisiei;

5.evidențiază faptul că Ombudsmanul European joacă un rol important în facilitarea accesului cetățenilor la documente, în special atunci când accesul respectiv a fost refuzat parțial sau complet de către o instituție, o agenție sau un organism al UE; sprijină ferm recomandările Ombudsmanului adresate Comisiei privind necesitatea de a corecta această situație în mod prioritar;

6.reamintește cu mare îngrijorare că, în 2021, în urma unei cereri de acces public la mesajele text dintre Președinta Comisiei, Ursula von der Leyen, și directorul general al unei companii farmaceutice cu privire la achiziționarea de către Comisie a vaccinurilor împotriva COVID‑19, Comisia a refuzat să admită că astfel de mesaje text se încadrează în definiția unui „document” în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1049/2001; reamintește că înregistrarea unui document este o consecință, nu o condiție prealabilă, a existenței acestuia; ia act de constatarea de către Ombudsman a administrării defectuoase de către Comisie în acest caz; este îngrijorat de faptul că Comisia nu a dat curs recomandării făcute de Ombudsman în urma anchetei sale de a căuta din nou mesajele text în cauză; invită Comisia să efectueze o căutare exhaustivă fără întârziere; își exprimă profunda îngrijorare cu privire la distanța crescândă dintre cetățeni și instituțiile UE, distanță agravată de această situație;

7.ia act cu mare îngrijorare de faptul că Ombudsmanul a primit numeroase plângeri din partea cetățenilor cu privire la întârzierile extreme pentru obținerea accesului la documentele solicitate; sprijină punctul de vedere al Ombudsmanului conform căruia acordarea cu întârziere a accesului este, în realitate, un refuz de acces, iar procesele administrative ar trebui raționalizate pentru a garanta că cetățenii primesc acces la documente în timp util;

8.reamintește că, potrivit Ombudsmanului European, restricțiile privind accesul la documente, în special la documentele legislative, ar trebui să fie excepționale și să se limiteze la ceea ce este absolut necesar; reamintește, de asemenea, că, la baza oricărei decizii prin care se refuză accesul public la documente, trebuie să stea excepții prevăzute de legislație și definite în termeni clari și în mod strict, însoțite de justificări motivate și specifice, care să le permită cetățenilor să înțeleagă de ce a fost refuzat accesul și să folosească în mod eficient căile de atac pe care le au la dispoziție; consideră că o abordare mai proactivă ar contribui la asigurarea unei transparențe efective și la prevenirea litigiilor juridice costisitoare și împovărătoare dintre cetățeni și instituții;

9.subliniază necesitatea de a se garanta că cetățenii sunt în măsură să urmărească, să înțeleagă și să participe la procesele decizionale ale UE; consideră că Comisia, care este cea mai mare instituție a UE, ar trebui să dea un exemplu în ceea ce privește accesul la documente; subliniază că întârzierile în acordarea accesului pot submina capacitatea cetățenilor de a participa la procesul democratic, deoarece documentele și informațiile solicitate trebuie adesea folosite într-un anumit interval de timp și își pot pierde relevanța pentru solicitant în caz de întârzieri; indică, de asemenea, că întârzierile pot avea și un efect disuasiv, persoanele putând alege să nu își exercite dreptul fundamental de acces la documente plecând de la ideea că va dura prea mult timp; consideră că volumul și complexitatea tot mai mari ale cererilor de acces la documente nu pot justifica întârzierile sistemice din partea Comisiei;

10.este convins că publicarea proactivă a documentelor în registru este cea mai bună soluție pentru a reduce numărul de cereri de acces la documente și a evita întârzierile; subliniază că o abordare mai proactivă ar contribui la asigurarea unei transparențe efective și ar preveni litigiile inutile, care ar putea genera costuri și sarcini inutile atât pentru cetățeni, cât și pentru instituțiile UE;

11.îndeamnă Comisia să își corecteze întârzierile sistematice și semnificative în prelucrarea cererilor de acces public la documente;

12.solicită publicarea imediată și integrală a tuturor contractelor pentru achiziționarea de vaccinuri împotriva COVID-19 finanțate integral sau parțial din fonduri publice;

13.invită Comisia să pună în aplicare recomandarea și toate sugestiile din raportul special al Ombudsmanului, în special privind necesitatea unei transparențe mai proactive, a unor resurse umane mai specifice pentru a trata cererile de confirmare și a unei atitudini mai deschise și mai constructive față de solicitanți;

14.solicită Comisiei să își reformeze modul de gestionare a accesului public la documente pentru a aborda problema majoră a întârzierilor și nerespectarea termenelor stabilite de legislația relevantă;

15.invită Comisia să fie proactivă în ceea ce privește publicarea de documente și statistici despre modul în care tratează cererile de acces la documente, inclusiv informații privind respectarea termenelor stabilite de legislația UE, deoarece aceste informații sunt esențiale pentru consolidarea proceselor democratice ale UE;

16.invită Comisia să publice în sfârșit și imediat mesajele text pe care Președinta Comisiei și directorul general al companiei farmaceutice Pfizer le-au schimbat în timpul negocierilor privind achiziționarea a 1,8 miliarde de doze de vaccinuri împotriva COVID-19, în special având în vedere creșterea neexplicată cu 25 % a prețului per doză, ceea ce a dus la un cost total de 35 de miliarde EUR, acoperit din bani publici;

17.subliniază că, în cazul în care Comisia nu abordează întârzierile sistematice și semnificative în prelucrarea cererilor de acces public la documente până la constituirea noului colegiu al comisarilor, Parlamentul va lua în considerare utilizarea tuturor instrumentelor parlamentare disponibile pentru a aborda această chestiune; reamintește că Parlamentul are dreptul de a introduce o acțiune împotriva Comisiei în fața Curții de Justiție a UE pe motiv de încălcare a tratatelor, inclusiv a articolului 15 alineatul (3) din TFUE referitor la dreptul cetățenilor și al rezidenților UE de a avea acces la documente;

18.solicită Comisiei să informeze Parlamentul despre modul în care intenționează să respecte termenele prevăzute în legislația UE relevantă;

19.încredințează Președintei sarcina de a transmite prezenta rezoluție Comisiei.