1.Europaparlamentet noterar att Europeiska ombudsmannens (ombudsmannen) budget sorterar under rubrik 7 i den fleråriga budgetramen, ”Europeisk offentlig förvaltning”, vars anslag uppgick till totalt 11,6 miljarder EUR, dvs. 5,9 % av unionens budget 2022. Parlamentet noterar att ombudsmannens budget utgjorde 0,1 % av anslagen under rubrik 7 i den fleråriga budgetramen.

2.Europaparlamentet noterar att revisionsrätten i sin årsrapport för budgetåret 2022 granskade ett urval av 60 transaktioner under ”Administration”, dvs. samma antal som för 2021. Parlamentet noterar vidare att revisionsrätten skriver att de administrativa utgifterna omfattar utgifter för personal, inklusive pensioner, som 2022 stod för omkring 70 % av de totala administrativa utgifterna, och för byggnader, utrustning, energi, kommunikation och informationsteknik, och att revisionsrättens arbete under många år visar att dessa utgifter totalt sett är små.

3.Europaparlamentet noterar att revisionsrätten som en del av revisionen 2022 granskade ombudsmannens system för övervakning och kontroll, särskilt tillämpningen av normer för intern kontroll, riskhanteringen och funktionen hos nyckelkontroller som fastställs i förordning (EU, Euratom) 2018/1046 (budgetförordningen) inbegripet för- och efterhandskontroller av betalningar.

4.Europaparlamentet noterar att 14 (23 %) av de 60 transaktionerna innehöll fel, men att revisionsrätten på grundval av de fem fel som kvantifierades uppskattar att felnivån ligger under väsentlighetströskeln.

5.Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att revisionsrätten i sin årsrapport för budgetåret 2022 konstaterar att man inte identifierade några specifika problem när det gäller ombudsmannen.

6.Europaparlamentet noterar att ombudsmannens budget uppgick till 12 222 108 EUR 2022, vilket är en minskning med 280 000 EUR jämfört med 2021. Parlamentet förstår att denna minskning är resultatet av en rationalisering av budgeten på grundval av faktiska behov.

7.Europaparlamentet noterar att budgetgenomförandet var 96,97 % 2022, vilket är högre än föregående år, då genomförandegraden var 88,8 % på grund av restriktioner i samband med covid-19-pandemin.

8.Europaparlamentet noterar att ombudsmannen under 2022 gjorde sex budgetöverföringar enligt artikel 29 i budgetförordningen, vilket motsvarar totalt 344 460 miljoner EUR eller 2,8 % av anslagen det budgetåret. Parlamentet noterar vidare att kontoplanen för punkt ”2000” delades upp i fyra underkategorier för att öka transparensen när det gäller den information som krävs för ombudsmannens byggnader på båda arbetsorterna. Parlamentet konstaterar att de anslag som överfördes från budgetposten för hyra inte utnyttjades eftersom ombudsmannen betalade alla kostnader för inredningen av den nya ombudsmannens byggnad genom 2021 års budget i stället för att fördela dem över sex år.

9.Europaparlamentet uppskattar att den genomsnittliga tiden för betalningar fortsätter att vara relativt kort, trots att betalningsfristen har ökat från 11,35 till 13 dagar från 2021 till 2022. Parlamentet anser att införandet av ett system för elektronisk fakturering från och med 2023 endast kan effektivisera betalningsprocessen.

10.Europaparlamentet noterar att ombudsmannen inte rapporterade några effekter av Rysslands anfallskrig mot Ukraina på dess budget för 2022 för tjänsteresor, upphandling eller byggnader. Parlamentet rekommenderar ombudsmannen att ta hänsyn till att parlamentets nästa årliga översyn av hyran och schablonbeloppet för byggnadsavgifterna kan leda till ytterligare kostnader i ombudsmannens budget för 2023.

11.Europaparlamentet noterar att budgeten för personalens tjänsteresor minskade från 135 000 EUR 2021 till 120 000 EUR 2022 till följd av besparingar grundade på lärdomarna från covid-19-pandemin och den omfattande användningen av videokonferensutrustning för interna och externa sammanträden på de båda arbetsorterna.

12.Europaparlamentet konstaterar att ombudsmannen under 2022 fortsatte att genomföra särskilda åtgärder i linje med målen och prioriteringarna i ombudsmannens femåriga strategi ”Mot 2024”, i enlighet med den årliga förvaltningsplanen. Parlamentet betonar särskilt att ombudsmannen överlämnade utkastet till bestämmelser om genomförande av den nya stadgan för ombudsmannens ämbetsutövning till kommissionen, rådet och parlamentet för samråd i enlighet med den årliga förvaltningsplanen för 2022.

13.Europaparlamentet understryker att ombudsmannen 2022, mot bakgrund av den uppenbara avsaknaden av offentlig information, frågade kommissionen hur den kommer att säkerställa insyn i förhandlingarna om de nationella återhämtningsplanerna, se till att de delmål som medlemsstaterna nått blir föremål för offentlig granskning och övervaka revisionerna https://www.ombudsman.europa.eu/sv/news-document/sv/152993..

14.Europaparlamentet noterar att ombudsmannen mottog 2 223 klagomål under 2022, jämfört med 2 192 under 2021, varav 35 % omfattades av ombudsmannens mandat. Parlamentet noterar vidare att ombudsmannen inledde 348 undersökningar, däribland 60 undersökningar av allmänt intresse, och avslutade 330 undersökningar under 2022 jämfört med 338 inledda undersökningar och 305 avslutade undersökningar 2021.

15.Europaparlamentet konstaterar med stor oro att ombudsmannen tar emot många klagomål från medborgarna om extrema förseningar för att få tillgång till begärda handlingar. Parlamentet stöder ombudsmannens uppfattning att försenad tillgång i praktiken innebär nekad tillgång och att de administrativa förfarandena bör effektiviseras i syfte att säkerställa att medborgarna får tillgång till handlingar inom en rimlig tid https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2023-0295_SV.html..

16.Europaparlamentet välkomnar utvecklingen av en rationaliserad process för att hantera ”underlåtenhet att svara”-undersökningar. Parlamentet välkomnar också införandet av ett förenklat förfarande för hantering av klagomål ”utanför mandatet”, vilket minskar handläggningstiden för sådana begäranden från 15 dagar till 3 dagar. Parlamentet är dock oroat över att den genomsnittliga handläggningstiden för ett klagomål inom mandatet ökade från 61 till 91 dagar och att den genomsnittliga handläggningstiden för en undersökning ökade från 112 till 166 dagar mellan 2021 och 2022.

17.Europaparlamentet noterar att etik och transparens har förblivit viktiga arbetsområden för ombudsmannen under 2022 som fortsatte att bidra till framsteg, men också ställdes inför utmaningar, och att antalet klagomål som rör transparens och ansvarsskyldighet uppgick till 32 % av alla ärenden under 2022.

18.Europaparlamentet noterar att allmänhetens tillgång till handlingar fortsatt var en viktig prioritering för ombudsmannen under 2022, med 121 mottagna klagomål, vilket är det högsta antalet registrerade under ett år, och att undersökningar resulterade i 90 klagomål. Parlamentet välkomnar den snabba handläggningen av ärenden som rör allmänhetens tillgång till handlingar, med i genomsnitt 46 arbetsdagar fram till dess att klagomålet avslutas och 67 arbetsdagar endast för undersökningar. Parlamentet ser att andelen snabbhandläggningar av förfrågningar, trots det ökade antalet ärenden, utgjorde endast 28 % av alla förfrågningar om allmänhetens tillgång till handlingar, jämfört med 58 % 2021. Parlamentet välkomnar resultaten av större undersökningar som rör kommissionen och andra EU-byråer, såsom Frontex, och institutioner och organ, såsom EIB, om deras administrativa hantering av begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar.

19.Europaparlamentet påminner om att enligt Europeiska ombudsmannen bör begränsningar av tillgången till handlingar, särskilt lagstiftningshandlingar, utgöra undantag och begränsas till vad som är absolut nödvändigt. Parlamentet påminner även om att alla avslag angående allmänhetens tillgång till handlingar måste bygga på tydligt och noggrant fastställda rättsliga undantag och åtföljas av motiverade och specifika skäl så att medborgarna kan förstå varför tillgång till handlingen nekats och på ett effektivt sätt använda sig av de rättsmedel som finns att tillgå. Parlamentet anser att en mer proaktiv strategi skulle bidra till att säkerställa effektiv transparens och förhindra kostsamma och betungande rättstvister mellan medborgarna och institutionerna https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2023-0295_SV.html..

20.Europaparlamentet noterar att personalsammansättningen i fråga om status och arbetsprofiler har förblivit stabil under de senaste åren, med totalt 74 anställda i slutet av 2022, vilket är samma antal som 2021. Parlamentet noterar vidare att under 2022 var 39 tjänstemän anställda av ombudsmannen, jämfört med 37 och 38 under 2020 respektive 2021, 28 tillfälligt anställda, jämfört med 28 och 30 under 2020 respektive 2021 och 7 kontraktsanställda, jämfört med 8 och 6 under 2020 respektive 2021. Parlamentet noterar att under 2022 arbetade omkring 40 % av personalen med administrativa uppgifter (personal, ekonomi, processledning) medan en lika stor andel, dvs. 40 % behandlade klagomål och undersökningar.

21.Europaparlamentet beklagar att tjänsten som generalsekreterare har varit vakant sedan den 1 september 2022.

22.Europaparlamentet noterar att ombudsmannen under 2022 utlyste en inbjudan till intresseanmälan i syfte att upprätta en reserv av kandidater för att snabbare rekrytera tillfälligt anställda. Parlamentet har ett intresse av att följa upp de effektivitetsvinster som detta förfarande genererat.

23.Europaparlamentet noterar att ombudsmannen har lyckats rekrytera en personal som representerar 18 nationaliteter, tack vare proaktiv kommunikation och utåtriktad verksamhet som riktat sig till en mer blandad publik, särskilt via sociala medier. Parlamentet uppmanar bestämt ombudsmannen att fortsätta sina insatser för att uppnå en balanserad geografisk spridning av medborgare från alla medlemsstater inom sin personal.

24.Europaparlamentet noterar att ombudsmannen, när det gäller könsfördelningen, sysselsätter fler kvinnor än män i alla personalkategorier, särskilt på ledningsnivå, med en total representation på 67 % kvinnor och 33 % män, jämfört med 68 % kvinnor och 32 % män 2021. Parlamentet uppmuntrar ombudsmannen att fortsätta sina insatser för att uppnå en jämn könsfördelning bland personalen.

25.Europaparlamentet noterar att ombudsmannen under 2022 införde sin nya policy för arbetstider och hybridarbete, som antogs i oktober 2021 och som innehåller bestämmelser om till exempel distansarbete, även från utlandet, tillhandahållande av ergonomisk utrustning för arbete hemifrån, deltidsarbete, föräldraledighet, flextid och rätten att inte vara uppkopplad, och välkomnar att policyn gäller för alla personalkategorier. Parlamentet välkomnar det övergripande resultatet av en personalundersökning som genomfördes 2023 och som visade att 97 % av de anställda generellt sett var nöjda med hybridarbetet och de flexibla arbetsformerna.

26.Europaparlamentet konstaterar att cheferna har en god överblick över personalens arbetsbörda, övervakar arbetsfördelningen regelbundet och vid behov finjusterar den. Parlamentet noterar att parlamentets läkarmottagning, som hanterar medicinska frågor som rör ombudsmannens personal, inte underrättade ombudsmannen om någon långvarig sjukdom som skulle ha orsakats av utbrändhet.

27.Europaparlamentet välkomnar att inga fall av trakasserier rapporterades under 2022. Parlamentet uppmuntrar ombudsmannen att fortsätta sina insatser för att säkerställa en arbetsmiljö där inga sexuella trakasserier och mobbning förekommer, särskilt genom medvetandehöjande åtgärder och utbildning. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att en undersökning som genomfördes i samband med en internrevision av den etiska ramen visade att 90 % av de anställda i början av 2023 var medvetna om policyn och riktlinjerna för trakasserier.

28.Europaparlamentet välkomnar att ombudsmannen tog emot 18 avlönade praktikanter under 2022, jämfört med 16 under 2021, och dessa hade ett lönepaket och åtnjöt samma arbetsvillkor som den övriga personalen. Parlamentet uppmuntrar ombudsmannen att som planerat för 2023 inrätta ett praktikprogram avsett för ungdomar med funktionsnedsättning.

29.Europaparlamentet välkomnar de fortsatta insatserna för att stärka och öka medvetenheten om institutionens etiska ram. Parlamentet noterar att ombudsmannen i detta avseende anordnade en presentation av ombudsmannens policy för extern verksamhet, en utbildning om trakasserier och en lunchföreläsning om intressekonflikter för hela personalen. Parlamentet noterar vidare att formulären för förklaringar om intressekonflikter, extern verksamhet, publikationer och utövande av yrkesverksamhet efter avslutat tjänstgöring vid EU sågs över för att säkerställa en konsekvent tillämpning av tjänsteföreskrifterna och de interna reglerna. Parlamentet välkomnar den internrevision av ombudsmannens etiska ram som inleddes 2022 och vars resultat kommer att beaktas för att ytterligare förbättra metoderna på detta område.

30.Europaparlamentet noterar att ombudsmannens bedrägeribekämpningsstrategi till stor del bygger på den befintliga etiska ramen och principen om åtskillnad mellan finansiella funktioner. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att inga fall av intressekonflikter eller fall av visselblåsning rapporterades 2022.

31.Europaparlamentet beklagar att ombudsmannen inte formellt anslöt sig till EU:s öppenhetsregister som inrättades genom det interinstitutionella avtalet av den 20 maj 2021 mellan Europaparlamentet, Europeiska unionens råd och Europeiska kommissionen om ett obligatoriskt öppenhetsregister, utan har anpassat sin praxis till öppenhetsregistrets principer och kontrollerat att talare eller samtalspartner vid evenemang eller möten som anordnas av ombudsmannen är registrerade där. Parlamentet välkomnar den höga grad av transparens som ombudsmannen uppnått genom offentliggörandet på sin webbplats av information om undersökningar, tjänsteresor, möten och evenemang som ombudsmannen deltar i.

32.Europaparlamentet uppmanar ombudsmannen att regelbundet informera budgetmyndigheten om de svårigheter som uppstått i dess arbete med transparens och ansvarsskyldighet när det gäller faciliteten för återhämtning och resiliens.

33.Europaparlamentet välkomnar att ombudsmannen 2022 offentliggjorde en vägledning för allmänheten om allmänhetens rätt till tillgång till handlingar, med information om hur denna rätt bäst kan utövas.

34.Europaparlamentet lovordar ombudsmannen för att aktivt främja digitalisering i syfte att minska pappersanvändningen och underlätta utbyte och lagring av handlingar. Parlamentet noterar att it-utgifterna under 2022 minskade med 48 % jämfört med 2021, eftersom inga särskilda investeringar behövdes för att förbättra digitaliseringen. Parlamentet välkomnar den allmänna användningen av videokonferenser och webbsändningar, vilket har minskat behovet av resor.

35.Europaparlamentet noterar att ombudsmannen när det gäller it förlitar sig på parlamentets ram för infrastruktur och cybersäkerhet och har ett nära samarbete med kommissionen när det gäller integrering och underhåll av unionens gemensamma verktyg (Sysper, ABAC, MiPS och ARES) och användningen av it-ramavtal. Parlamentet noterar att ombudsmannen, med tanke på att dess kontroll över uppgifterna är begränsad, ingick servicenivåavtal med de berörda institutionerna för att säkerställa att hanteringen av personuppgifter är förenlig med den tillämpliga rättsliga ramen. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att ombudsmannen inte utsattes för några cyberattacker under 2022.

36.Europaparlamentet uppmuntrar ombudsmannen att nära samarbeta med Enisa (Europeiska unionens cybersäkerhetsbyrå). Parlamentet föreslår att regelbundet uppdaterade utbildningsprogram om cybersäkerhet ska erbjudas alla anställda hos ombudsmannen.

37.Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att ombudsmannen under 2022 slutförde fyra åtgärder i den handlingsplan med fem punkter som antogs till följd av internrevisionsrapport 21/03 om översynen av institutionens ram för uppgiftsskydd, i syfte att ytterligare öka effektiviteten och ändamålsenligheten i institutionens behandling av personuppgifter.

38.Europaparlamentet noterar att Europeiska datatillsynsmannen (datatillsynsmannen) under 2022 gav återkoppling angående ett klagomål från en medborgare och hävdade att den information om dataskydd som ombudsmannen tillhandahöll i sitt standardmottagningsbevis var otillräcklig. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att datatillsynsmannen avslutade ärendet utan några ytterligare åtgärder efter det att ombudsmannen hade infört de föreslagna ändringarna i sin mall.

39.Europaparlamentet välkomnar att ett system för elektronisk fakturering för närvarande håller på att införas i samarbete med kommissionen (GD Informationsteknik). Parlamentet uppmanar ombudsmannen att ange en tidsplan för ett fullständigt genomförande av systemet för elektronisk fakturering.

40.Europaparlamentet lovordar ombudsmannen för att uteslutande använda programvara med öppen källkod på sin webbplats och för att när det är möjligt prioritera användningen av verktyg med öppen källkod för interna ändamål.

41.Europaparlamentet noterar att efter flytten av ombudsmannens kontor i Bryssel till de nya lokaler som tillhandahölls av parlamentet 2021 utformades byggnaden som en samarbetsarbetsplats med gemensamma arbetsytor och mycket få enskilda kontor och flexibla mötesmöjligheter. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att ombudsmannen inte infört hot-desking (flexibel kontorslösning) och att alla anställda har egna skrivbord med goda förvaringsmöjligheter. Parlamentet är bekymrat över att ombudsmannen inte anordnade någon personalundersökning innan man flyttade till lokaler med gemensamma arbetsytor på Brysselkontoret. Parlamentet noterar att en allmän personalundersökning som genomfördes 2023 visade att majoriteten av personalen ställde sig positiv till de nya fysiska arrangemangen. Parlamentet uppskattar också att personalen före flytten informerades om vissa beslut om inredningen av arbetsutrymmena, såsom vilka färger som skulle användas.

42.Europaparlamentet noterar att ombudsmannen på begäran av parlamentet avstod från 20,5 % av den yta som parlamentet hyrde i Strasbourg och att dess hyra därefter sänktes.

43.Europaparlamentet påminner om att ombudsmannen inte äger sina egna byggnader utan hyr en fastighet i Bryssel och kontorslokaler i Strasbourg. Parlamentet noterar med tillfredsställelse att Havel-byggnaden i Strasbourg är fullt tillgänglig för personer med nedsatt rörlighet eller andra funktionsnedsättningar och beklagar djupt att tillgängligheten till den fastighet som hyrs i Bryssel behöver förbättras. Parlamentet uppmanas att förbättra tillgängligheten till den fastighet som hyrs till ombudsmannen i Bryssel.

44.Europaparlamentet välkomnar att ombudsmannen under årens lopp har minskat sitt miljöavtryck, särskilt genom digitalisering av sina processer och publikationer, såsom årsrapporten, avlägsnandet av enskilda skrivare och åtgärder för att göra evenemangen mer hållbara. Parlamentet noterar att ombudsmannen, när det gäller byggnadernas miljöavtryck, förlitar sig på de åtgärder som vidtagits av parlamentet i dess egenskap av ägare till byggnaderna. Parlamentet konstaterar att ombudsmannen har vidarebefordrat sin begäran till parlamentet, som uttrycktes i beslutet om ansvarsfrihet för 2021, om installation av solpaneler på taket i dess byggnader.

45.Europaparlamentet noterar att ombudsmannen fortsatte att uppmuntra hållbar rörlighet under 2022, särskilt genom att ge finansiellt stöd till årliga abonnemang inom kollektivtrafiken, genom att begränsa de tillgängliga parkeringsplatserna för bilar och genom att underlätta för cyklister och förbättra cykelparkeringarna.

46.Europaparlamentet välkomnar de ekonomiska och administrativa besparingar som uppnåtts genom interinstitutionellt samarbete, särskilt det breda spektrum av servicenivåavtal som ingåtts med parlamentet och kommissionen och deltagandet i interinstitutionella upphandlingsförfaranden. Parlamentet noterar att ombudsmannen under 2022 utvecklade nya synergier med andra institutioner och undertecknade avtal om tillhandahållande av tjänster för kommissionens användning av kvalificerade certifikat för elektroniska underskrifter på distans och tillhandahållande av tjänster genom personalens Front Office och informationsdiskavdelningen vid parlamentet.

47.Europaparlamentet inser vikten av att fortsätta att i hög grad utbyta information och samarbeta med Europeiska ombudsmannanätverket. Parlamentet välkomnar anordnandet av Europeiska ombudsmannanätverkets årliga konferens och tematiska webbinarium som viktiga diskussionsforum om aktuella frågor som påverkar ombudsmännens arbete i hela Europa under 2022.

48.Europaparlamentet välkomnar det samarbete som ombudsmannen har med Eppo, revisionsrätten och Olaf för att undvika dubbelarbete vid undersökningar och diskutera områden av ömsesidigt intresse, såsom en förbättring av unionens tillsynsram. Parlamentet välkomnar också de samarbetskanaler som inrättats med Europeiska datatillsynsmannen för att säkerställa snabba ömsesidiga samråd i samband med de båda institutionernas dagliga arbete och samförståndsavtalet som avgränsar varje institutions respektive befogenheter i syfte att undvika dubbelarbete.

49.Europaparlamentet uppskattar att ombudsmannen har ett nära samarbete med relevanta utskott i Europaparlamentet om viktiga undersökningar, antingen genom att redogöra för arbetet direkt vid utskottssammanträden eller genom att information skickas till utskottsordförandena. Parlamentet betonar att de strategiska initiativ och undersökningar som genomförs av ombudsmannen är avgörande för att förbättra transparensen och ansvarsskyldigheten inom unionens förvaltning.

50.Europaparlamentet noterar att den totala budgeten för kommunikations- och informationsverksamhet ökade från 92 100 EUR till 132 400 EUR, dvs. 43,8 %, mellan 2021 och 2022. Parlamentet lovordar ombudsmannen för att ha utvecklat en omfattande kommunikationsstrategi som har bidragit till att öka kontakterna med specialiserade målgrupper och allmänheten. Parlamentet noterar att europeiska medier publicerade 60 % fler tidningsartiklar om ombudsmannen jämfört med 2021.

51.Europaparlamentet välkomnar ombudsmannens insatser för att öka medborgarnas medvetenhet om ombudsmannens roll och möjligheten vända sig till ombudsmannen om det skulle uppdagas fall av administrativa missförhållanden inom EU:s institutioner. Parlamentet erkänner de insatser som gjorts för att tillhandahålla transparent information och offentliggöra uppgifter i ett informativt och användarvänligt format på ombudsmannens webbplats, även om sådana uppgifter inte finns tillgängliga i ett öppet format. Parlamentet välkomnar antagandet av en ny logotyp och visuell identitet för att öka synligheten för ombudsmannens arbete och göra det lättare att känna igen ombudsmannen som ett EU-organ.

52.Europaparlamentet uppskattar ombudsmannens användning av ett automatiserat verktyg för översättning av ärenden på webbplatsen, och uppmanar ombudsmannen att säkerställa en smidig och snabb översättning av ärendena till alla språk.

53.Europaparlamentet noterar att ombudsmannen har konton på de sociala medierna Instagram, LinkedIn och X (f.d. twitter), där ökningen av antalet följare och reaktioner var högre under 2022 än under tidigare år. Parlamentet välkomnar ombudsmannens deltagande i ett pilotprojekt som leds av datatillsynsmannen och som syftar till att föra in unionens institutioner på EU-Voice och EU-Video, vilka är två kostnadsfria sociala medienätverk med öppen källkod, baserade på Mastodonprogramvara, som gör det möjligt för EU:s institutioner att interagera med allmänheten genom att dela texter, bilder, videor och poddsändningar.